Rangkuman SAP Materi Procurement Halaman 4-2 Sampai 4-8

Ikhtisar proses pengadaan

Pengadaan dalam mysap erp tidak hanya mencakup proses tradisional seperti permintaan, manajemen
pesanan pembelian, dan verifikasi faktur, tetapi juga pemesanan layanan mandiri berbasis katalog untuk
pemeliharaan, perbaikan, dan bahan dan layanan operasi. Integrasi katalog ini diperluas ke operasi
pemeliharaan dan manajemen proyek. Pengadaan di mysap erp meningkatkan proses pengadaan
dengan memfasilitasi pembelian berdasarkan rencana dan ad hoc, manajemen persediaan yang lengkap,
dan pelaporan cerdas pada semua kegiatan pengadaan. Selain menyediakan, alat manajemen hubungan
pemasok, mysap erp memungkinkan pemilihan dan kualifikasi pemasok, negosiasi kontrak, undangan
penawaran, dan evaluasi vendor. Dukungan untuk optimasi varian proses memungkinkan kategori
individual material atau layanan yang akan diperoleh dengan cara yang paling tepat. Misalnya, proses
subkontrak mendukung pengiriman komponen yang dibutuhkan oleh langkah-langkah manufaktur yang
di-outsourcing, dan pengadaan melalui paket faktur membantu meningkatkan proses sewa menyewa.

Siklus pengadaan dasar (atau pembelian untuk membayar) untuk layanan atau material terdiri dari fase-
fase berikut :

Penentuan persyaratan

Persyaratan material diidentifikasi baik di departemen pengguna atau melalui perencanaan dan kontrol
material. Anda dapat memasukkan permintaan pembelian sendiri atau mereka dapat dihasilkan secara
otomatis oleh perencanaan bahan dan sistem kontrol.

Catatan: Ini dapat mencakup mrp dan pendekatan berbasis permintaan untuk kontrol inventaris.
pemeriksaan rutin tingkat stok bahan yang ditentukan oleh catatan induk, penggunaan metode titik-
pemesanan, dan perkiraan berdasarkan penggunaan sebelumnya merupakan aspek penting dari
pengendalian persediaan.
Penentuan sumber

Mysap erp membantu Anda mengidentifikasi sumber pasokan potensial berdasarkan pesanan
sebelumnya dan perjanjian pembelian jangka panjang yang sudah ada. Ini mempercepat proses
pembuatan permintaan kutip (RFQ), yang dapat dikirim ke vendor secara elektronik melalui EDI, jika
diinginkan.

Pemilihan vendor dan perbandingan penawaran

Sistem ini mampu mensimulasikan skenario penetapan harga, memungkinkan Anda membandingkan
sejumlah penawaran yang berbeda. Surat penolakan dapat dikirim secara otomatis.

Pembuatan pesanan pembelian

Pesanan pembelian mengadopsi informasi dari daftar permintaan dan penawaran untuk membantu
Anda membuat pesanan pembelian. Seperti dengan permintaan pembelian, Anda dapat menghasilkan
pesanan pembelian sendiri atau memiliki sistem menghasilkan mereka secara otomatis. Perjanjian dan
kontrak penjadwalan vendor (dalam sistem SAP, jenis perjanjian pembelian jangka panjang) juga
didukung.

Penerimaan Barang dan Manajemen Persediaan

Personil Penerima Barang dapat mengkonfirmasi penerimaan barang hanya dengan memasukkan nomor
Po. Dengan menetapkan toleransi yang diizinkan, pembeli dapat membatasi pengiriman barang yang
dipesan secara berlebih dan di bawah.

Verifikasi Faktur

Sistem mendukung pemeriksaan dan pencocokan faktur. Petugas pembayaran hutang diberitahu
tentang variasi kuantitas dan harga karena sistem memiliki akses ke PO dan data penerimaan barang. Ini
mempercepat proses audit dan kliring faktur untuk pembayaran.
Order pembelian

Merupakan permintaan formal kepada vendor untuk memasok barang atau jasa tertentu dalam kondisi
yang disebutkan. Anda dapat membuat pesanan pembelian tanpa referensi, atau dengan referensi ke
permintaan pembelian, permintaan untuk penawaran, atau pesanan pembelian lainnya.
ketika Anda memasukkan data pesanan pembelian, sistem menyarankan nilai default. Sebagai contoh,
sistem menyarankan alamat pemesanan, serta ketentuan pembayaran dan pengiriman (incoterms) dari
catatan master vendor. Jika Anda telah mempertahankan master materi untuk material yang diberikan
dalam sistem SAP, sistem menyarankan material yang singkat. teks atau kelompok materi, misalnya. Jika
catatan info pembelian sudah ada dalam sistem, sistem akan menyalin proposal harga ke pesanan
pembelian. Anda dapat mengirim pesanan pembelian ke penjual untuk melaksanakan pesanan
transportasi saham di pabrik lain milik perusahaan atau grup Anda. Dengan pesanan transportasi saham,
Anda dapat memperhitungkan biaya pengiriman terkait dalam pesanan pembelian.

Pengadaan Layanan Mandiri

Pengadaan Layanan Mandiri memungkinkan karyawan untuk membuat dan mengelola rekuisisi mereka
sendiri. Ini mengurangi departemen pembelian Anda dari beban administrasi ini sementara membuat
proses pengadaan lebih cepat dan lebih responsif. Menyediakan katalog materi yang paling sering
dipesan juga memastikan bahwa karyawan dapat dengan mudah mengelola pesanan pembelian mereka
sendiri sesuai dengan aturan organisasi Anda.
Pengambilalihan Layanan Mandiri berarti membeli barang-barang non-strategis, yaitu barang-barang
yang tidak terkait langsung dengan rantai nilai (sering disebut MRO: pemeliharaan, perbaikan, dan item
operasi). Ini termasuk, misalnya, materi kantor, pakaian kerja, dan peralatan IT.

Manajemen persediaan

Posting penerimaan barang ke stok dengan mengacu pada pesanan pembelian memiliki sejumlah
keuntungan untuk Anda, termasuk:

· Titik penerimaan barang dapat memeriksa apakah pengiriman sama dengan data pesanan pembelian,
yaitu apakah barang yang dipesan telah dikirim
· Sistem menyarankan data dari pesanan pembelian ketika Anda memasukkan penerimaan barang
(misalnya, barang dan jumlah). Ini memudahkan untuk memasukkan penerimaan barang dan memeriksa
pengiriman berlebihan dan pengiriman yang kurang ketika barang tiba.
· Sejarah pesanan pembelian secara otomatis diperbarui sebagai hasil dari pengiriman. Bagian
pembelian dapat mengirimkan pengingat tentang pengiriman terlambat
· Ketika Anda melakukan post penerimaan barang ke gudang, sistem membuat dokumen material yang
berisi informasi seperti materi yang dikirim dan kuantitas yang dikirimkan. Sistem ini juga mencatat
lokasi penyimpanan untuk bahan yang Anda tempatkan ke stok di pabrik.
· Dalam transaksi yang relevan untuk penilaian material, sistem menciptakan setidaknya satu dokumen
akuntansi yang mencatat efek pergerakan barang pada nilai stok.

Verifikasi Faktur

Proses pengadaan disimpulkan oleh proses verifikasi faktur, di mana faktur dan memo kredit
dimasukkan dan isi dan harga diperiksa keakuratannya. Namun, pembayaran dan evaluasi faktur bukan
bagian dari verifikasi faktur. Informasi yang tepat untuk tugas-tugas ini diteruskan ke departemen lain.
Verifikasi faktur, oleh karena itu, menciptakan hubungan antara Pengadaan dan Akuntansi.
Ketika Anda memasukkan faktur dengan mengacu pada pesanan pembelian, sistem menyarankan data
dari pesanan pembelian dan penerimaan barang untuk pesanan pembelian (misalnya, vendor, materi,
kuantitas masih harus ditagih, syarat pembayaran, dan sebagainya) .
Jika ada perbedaan antara pesanan pembelian atau penerimaan barang dan faktur, sistem
memperingatkan pengguna dan tergantung pada konfigurasi sistem, memblokir faktur untuk
pembayaran. Pengeposan faktur menyelesaikan proses verifikasi faktur. Sistem memperbarui riwayat
pesanan pembelian dan Akuntansi Keuangan memulai pembayaran untuk item faktur terbuka.

Pesan
Anda dapat mengeluarkan semua dokumen pembelian sebagai pesan. Setiap kali Anda dapat membuat
RFQ, pesanan pembelian, kontrak, atau perjanjian penjadwalan, sistem dapat membuat pesan dari
dokumen yang terpengaruh. Pesan ini kemudian ditempatkan di antrian pesan. Untuk mengeluarkan
pesan (dengan mencetak, e-mail, faks, atau EDI) dari antrian pesan, Anda memiliki opsi berikut:
· Masalah segera: Sistem mengeluarkan pesan langsung dari antrian, dengan kata lain, segera setelah
Anda menyimpan dokumen.
· Terbitkan nanti: Anda dapat menjadwalkan pekerjaan latar belakang yang memproses antrean pesan
dalam interval yang ditentukan, atau Anda memulai masalah langsung dari menu pembelian. Sebagai
aturan, Anda mengeluarkan pesan menggunakan pekerjaan latar belakang dan memulai masalah secara
manual hanya sebagai pengecualian (seperti untuk pesanan yang genting).
Untuk masalah pesan, Anda dapat menentukan teks header dan teks berbasis item yang bermasalah
pada sistem. Teks header dicetak di bagian atas pesanan pembelian dan berisi informasi umum. Teks
item mendeskripsikan item pesanan pembelian secara lebih detail. Anda juga dapat memasukkan dan
menerbitkan teks standar. Dalam transaksi pemesanan, Anda dapat menampilkan dokumen di layar
Anda sebelum mencetaknya.

Penjelasan Proses Atau Siklus Procurement Dalam SAP

Demand Determination -> Source Determination -> Supplier Selection -> Purchase Order Processing ->
Order Monitoring -> Goods Receipt -> Invoice Verification -> Payment Processing

1. Demand Determination
Pada tahap ini, dilakukan permintaan terhadap barang dari departemen yang
membutuhkan barang tersebut. Dokumen yang terbuat pada tahap ini adalah purchase
requisition. Isi dari purchase requisition adalah barang-barang yang ingin diminta dari bagian
internal perusahaan.
2. Source Determination
Source determination maksudnya adalah menentukan supplier yang akan menjadi penyedia
barang yang tadi telah diminta pada tahap demand determination. Dokumen yang terbuat pada
tahap ini adalah request for quotation. Isi dari dokumen ini adalah meminta kepada perusahaan
penjual untuk membuat quotation (penawaran).
3. Supplier Selection
Apabila supplier telah ditentukan, maka terdapat tahap dimana supplier/vendor yang telah
ditentukan tadi harus dipilih. Penentuan supplier tadi berdasarkan requirement dari
perusahaan.
4. Purchase Order Processing
Purchase order dapat dibuat berdasarkan informasi dari purchase requisition dan quotation
yang telah terbuat sebelumnya. Purchase order merupakan dokumen perjanjian antara pembeli
dan penjual.
5. Order Monitoring
Sistem akan mengecek reminder period yang telah ditentukan sebelumnya dan jika perlu
mencetak reminder secara otomatis pada interval yang telah ditentukan. Sistem juga
menyediakan status terkini mengenai semua purchase requisition, quotation dan purchase
order.
6. Goods Receipt
Karyawan yang telah ditugaskan untuk menerima barang akan mengkonfirmasi penerimaan
barang dengan memasukkan nomor purchase order. Setelah melakukan goods receipt, maka
stok barang pada inventory akan bertambah.
7. Invoice Verification
Sistem akan mengecek dan mencocokan invoice . Karyawan accounts payable akan
diinfokan mengenai quantity dan varian harga karena sistem memiliki akses ke data purchase
order dan goods receipt. Ini membantu mempercepat proses audit dan clearing invoice untuk
pembayaran.
8. Payment Processing
Proses invoice verification sebelumnya, setelah selesai, akan sampai pada bagian Finance.
Maka, pada tahap ini pembayaran diproses dan diselesaikan ke pihak penjual.
 Penjelasan Proses Atau Siklus Value Chain Porter Dalam SAP

Porter’s Value Chain berfokus pada sistem, dan bagaimana input diubah menjadi output yang dibeli oleh
konsumen. Menggunakan sudut pandang ini, Porter menggambarkan rantai kegiatan umum untuk
semua bisnis, dan ia membagi mereka ke dalam kegiatan primer dan dukungan.
 Primary Activities
Kegiatan utama berhubungan langsung dengan penciptaan fisik, penjualan, pemeliharaan dan
dukungan dari suatu produk atau jasa. Mereka terdiri dari:
 Inbound Logistic – semua proses yang terkait dengan menerima, menyimpan, dan
mendistribusikan input internal.
 Operations – kegiatan transformasi yang mengubah input menjadi output yang akan
dijual kepada pelanggan.
 Outbond Logistic – kegiatan ini memberikan produk atau layanan kepada pelanggan.
 Marketing & Sales – proses yang digunakan untuk membujuk pelanggan untuk membeli
produk yang dijual.
 Service – kegiatan yang berkaitan dengan mempertahankan nilai dari produk atau
layanan kepada pelanggan setelah membeli produk.
Kegiatan ini mendukung fungsi utama di atas. Dalam diagram kita, garis putus-putus
menunjukkan bahwa setiap dukungan, atau sekunder, aktivitas dapat berperan dalam setiap
kegiatan utama. Misalnya, pengadaan mendukung operasi dengan kegiatan tertentu, tetapi
juga mendukung pemasaran dan penjualan dengan kegiatan lain.
 Procurement (Purchasing) – kegiatan organisasi untuk mendapatkan sumber daya yang
dibutuhkan untuk beroperasi.
 Human Resource Management – seberapa baik sebuah perusahaan merekrut, melatih,
memotivasi, memberi penghargaan, dan mempertahankan para pekerjanya.
 Technological Development – kegiatan ini berhubungan dengan pengelolaan dan
pengolahan informasi, serta melindungi basis pengetahuan perusahaan.
 Infrastructure – sistem dukungan perusahaan, dan fungsi-fungsi yang memungkinkan
untuk mempertahankan operasi sehari-hari seperti akuntansi, hukum, administrasi, dan
manajemen.
Berikut adalah langkah – langkah yang harus dilalui oleh perusahaan untuk mendapatkan
Keuntungan (Cost Advantages) :
1. Mengidentifikasi kegiatan utama dan dukungan perusahaan. Semua kegiatan (menerima
dan menyimpan bahan-bahan untuk pemasaran, penjualan dan dukungan purna jual)
yang dilakukan untuk menghasilkan barang atau jasa harus diidentifikasi secara jelas dan
terpisah satu sama lain. Ini membutuhkan pengetahuan yang memadai tentang operasi
perusahaan karena kegiatan rantai nilai tidak diatur dalam cara yang sama seperti
perusahaan itu sendiri.
2. Menetapkan kepentingan relatif dari setiap kegiatan dalam total biaya produk. Total
biaya produksi suatu produk atau jasa harus dipecah dan ditugaskan untuk setiap
kegiatan.
3. Mengidentifikasi biaya -biaya untuk setiap kegiatan.
4. Mengidentifikasi hubungan antara kegiatan. Pengurangan biaya dalam satu kegiatan
dapat menyebabkan pengurangan biaya lebih lanjut dalam kegiatan berikutnya.
Misalnya, lebih sedikit komponen dalam desain produk dapat menyebabkan bagian
yang rusak kurang dan biaya jasa lebih rendah.
5. Mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya.
Berikut langkah jika Value Chain Analysis yang dilakukan oleh perusahaan dengan
mengandalkan diferensiasi produk/jasa. Hal ini dikarenakan fitur yang lebih banyak dan
pelanggan lebih puas dengan produk/jasa yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan mereka
sehingga tingkat peminat lebih tinggi.
1. Mengidentifikasi kegiatan penciptaan nilai pelanggan. Setelah mengidentifikasi semua
kegiatan, manajer harus fokus pada kegiatan-kegiatan yang paling berkontribusi untuk
menciptakan nilai pelanggan.
2. Mengevaluasi strategi diferensiasi untuk meningkatkan nilai pelanggan. Manajer dapat
menggunakan strategi berikut untuk meningkatkan diferensiasi produk dan nilai
pelanggan :
o Menambahkan fitur produk yang lebih;
o Fokus pada layanan pelanggan dan responsif;
o Meningkatkan kustomisasi;
o Menawarkan produk komplementer.
3. Mengidentifikasi diferensiasi terbaik yang berkelanjutan. Biasanya, keunggulan
diferensiasi dan nilai pelanggan akan menjadi hasil dari banyak kegiatan yang saling
terkait dan strategi yang digunakan. Kombinasi terbaik dari mereka harus digunakan
untuk mengejar keuntungan diferensiasi yang berkelanjutan.