MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

Unit 4 Logistics

Pelajaran: Pengadaan
Ikhtisar Pelajaran
Dalam pelajaran ini Anda akan mendapatkan pemahaman tentang proses Pengadaan dan
bagaimana caranya
Pengadaan terintegrasi dalam solusi lain.
Tujuan Pelajaran
Setelah menyelesaikan pelajaran ini, Anda akan dapat:
1. Buat garis besar tugas-tugas yang terkait dalam siklus pengadaan
2. Jelaskan bagaimana SAP dalam mySAP ERP mendukung proses utama di Pembelian

Contoh Bisnis
Perusahaan Anda, IDES, membutuhkan bahan untuk proses produksinya. Bahan adalah
dibeli langsung untuk stok. Karyawan IDES dapat membeli bahan habis pakai
langsung dari katalog online.

Tinjauan Proses Pengadaan

Pengadaan dalam mySAP ERP tidak hanya mencakup proses tradisional seperti
permintaan, manajemen pesanan pembelian, dan verifikasi faktur, tetapi juga permintaan
layanan mandiri berbasis katalog untuk pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) bahan
dan layanan. Integrasi katalog ini diperluas ke operasi pemeliharaan dan proyek pengelolaan.
Pengadaan dalam mySAP ERP meningkatkan proses pengadaan dengan memfasilitasi
plandriven dan pembelian ad hoc, manajemen persediaan lengkap, dan cerdas melaporkan
semua kegiatan pengadaan. Selain menyediakan hubungan pemasok alat manajemen, mySAP
ERP memungkinkan pemilihan dan kualifikasi pemasok, kontrak negosiasi, undangan
penawaran, dan evaluasi vendor. Dukungan untuk varian proses optimisasi memungkinkan
masing - masing kategori material atau layanan diperoleh dalam cara yang paling tepat;
misalnya, proses subkontrak mendukung pengiriman komponen yang diperlukan oleh
langkah-langkah pembuatan yang di-outsourcing-kan, dan pengadaan melalui rencana faktur
membantu meningkatkan proses penyewaan dan penyewaan. Siklus Pengadaan (atau
Pembelian untuk Membayar) dasar untuk suatu layanan atau materi terdiri dari fase berikut:
 MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

 Penentuan Persyaratan
Persyaratan material diidentifikasi baik di departemen pengguna atau melalui bahan
perencanaan dan kontrol. Anda dapat memasukkan daftar permintaan pembelian sendiri atau
bisa juga dihasilkan secara otomatis oleh perencanaan bahan dan sistem kontrol.
 Penentuan Sumber
mySAP ERP membantu Anda mengidentifikasi sumber pasokan potensial berdasarkan
pesanan sebelumnya dan perjanjian pembelian jangka panjang yang sudah ada. Ini
mempercepat proses pembuatan permintaan penawaran (RFQ), yang dapat dikirim ke vendor
secara elektronik melalui EDI, jika diinginkan.
 Seleksi Vendor dan Perbandingan Kutipan
Sistem ini mampu mensimulasikan skenario penetapan harga, memungkinkan Anda untuk
membandingkan sejumlah kutipan yang berbeda. Surat penolakan dapat dikirim secara
otomatis.
 Pembuatan Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian mengadopsi informasi dari daftar permintaan dan kutipan untuk
membantu Anda membuat pesanan pembelian. Seperti permintaan pembelian, Anda dapat
membuat pesanan pembelian sendiri atau meminta sistem membuat mereka secara otomatis.
Perjanjian dan kontrak penjadwalan vendor (dalam sistem SAP, jenis perjanjian pembelian
jangka panjang) juga didukung.
 MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

 Tindak Lanjut Pembelian

Sistem memeriksa periode pengingat yang telah Anda tentukan dan, jika perlu, secara
otomatis mencetak pengingat atau pengedit pada interval yang telah ditentukan. Sistem ini
juga memberi Anda status terbaru dari semua permintaan pembelian, kutipan, dan pesanan
pembelian.

 Penerimaan Barang dan Manajemen Persediaan

Personel penerima barang dapat mengkonfirmasi penerimaan barang hanya dengan
memasukkan nomor pesanan pembelian. Dengan menentukan toleransi yang diizinkan,
pembeli dapat membatasi dan pengiriman barang pesanan kurang

 Verifikasi Faktur
Sistem mendukung pemeriksaan dan pencocokan faktur. Rekening dibayarkan Petugas
diberitahu variasi jumlah dan harga karena sistem memiliki akses ke pesanan pembelian dan
data penerimaan barang. Ini mempercepat proses audit dan menghapus faktur untuk
pembayaran.

 Order pembelian
Pesanan pembelian adalah permintaan resmi kepada vendor untuk memasok barang atau jasa
tertentu dalam kondisi yang disebutkan. Anda dapat membuat pesanan pembelian tanpa
referensi, atau dengan referensi pembelian daftar permintaan, permintaan untuk penawaran,
atau pesanan pembelian lainnya. Saat Anda memasukkan data pesanan pembelian, sistem
menyarankan nilai default. Untuk contoh, sistem menyarankan alamat pemesanan, serta
ketentuan pembayaran dan pengiriman (incoterms) dari catatan induk vendor. Jika Anda telah
mempertahankan materi yang diberikan dalam sistem SAP, sistem menyarankan bahan teks
pendek atau kelompok materi, misalnya. Jika catatan info pembelian sudah ada dalam sistem,
sistem menyalin proposal harga ke pesanan pembelian. Anda dapat mengirim pesanan
pembelian ke vendor atau melakukan transportasi stok pesan di pabrik lain milik perusahaan
atau grup Anda. Dengan transportasi stok pesanan, Anda dapat memperhitungkan biaya
pengiriman terkait dalam pesanan pembelian.
 MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

 Pengadaan Swalayan
Pengadaan Swalayan memungkinkan karyawan untuk membuat dan mengelola sendiri daftar
permintaan. Ini mengurangi departemen pembelian Anda dari beban administrasi ini
sementara membuat proses pengadaan lebih cepat dan lebih responsif. Memberikan katalog
bahan yang paling sering dipesan memastikan bahwa karyawan dapat dengan mudah
mengelola pesanan pembelian mereka sendiri sesuai dengan pesanan organisasi Anda aturan.

Manajemen persediaan
Posting kwitansi barang ke stok dengan referensi pesanan pembelian memiliki sejumlah
keuntungan untuk Anda, termasuk:
- Titik penerimaan barang dapat memeriksa apakah pengiriman sama dengan data pesanan
pembelian, yaitu, apakah barang yang dipesan telah dikirimkan.
- Sistem menyarankan data dari pesanan pembelian ketika Anda memasukkan tanda terima
barang (misalnya, barang dan jumlah). Ini membuatnya lebih mudah untuk memasukkan
tanda terima barang dan memeriksa pengiriman berlebih dan pengiriman kurang ketika
barang tiba.
 MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

- Riwayat pesanan pembelian secara otomatis diperbarui sebagai hasil dari pengiriman.
Bagian pembelian dapat mengirimkan pengingat tentang pengiriman yang terlambat.
- Ketika Anda mengirim tanda terima barang ke gudang, sistem membuat dokumen material
yang berisi informasi seperti materi yang dikirim dan jumlah yang dikirimkan. Sistem juga
mencatat lokasi penyimpanan untuk bahan-bahan yang Anda tempatkan di pabrik. Dalam
transaksi yang relevan untuk penilaian material, sistem menciptakan setidaknya satu
dokumen akuntansi yang mencatat efek pergerakan barang pada nilai stok.

Verifikasi Faktur
Proses pengadaan disimpulkan oleh proses verifikasi faktur, di mana faktur dan memo
kredit dimasukkan dan konten serta harga diperiksa keakuratannya. Namun, pembayaran dan
evaluasi faktur bukan bagian dari verifikasi faktur; informasi yang sesuai untuk tugas-tugas
ini diteruskan ke departemen lain. Oleh karena itu, verifikasi faktur membuat tautan antara
Pengadaan dan Akuntansi.

Saat Anda memasukkan faktur dengan mengacu pada pesanan pembelian, sistem
menyarankan data dari pesanan pembelian dan kwitansi barang untuk pesanan pembelian
(misalnya, vendor, bahan, jumlah yang masih harus ditagih, ketentuan pembayaran, dan
sebagainya) .
 MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

Pesan
Anda dapat mengeluarkan semua dokumen pembelian sebagai pesan. Setiap kali Anda
membuat RFQ, pesanan pembelian, kontrak, atau perjanjian penjadwalan, sistem dapat
membuat pesan dari dokumen yang terpengaruh. Pesan ini kemudian ditempatkan di antrian
pesan. Antrian pesan berisi semua pesan yang belum ditransfer ke vendor. Untuk
mengeluarkan pesan (dengan mencetak, mengirim email, faks, atau EDI) dari antrian pesan,
Anda memiliki opsi berikut:
1. Masalah segera: Sistem mengeluarkan pesan langsung dari antrian, dengan kata lain,
segera setelah Anda menyimpan dokumen.
2. Masalah nanti: Entah Anda menjadwalkan pekerjaan latar belakang yang memproses
antrian pesan dalam interval yang ditentukan, atau Anda memulai masalah langsung dari
menu pembelian. Sebagai aturan, Anda mengeluarkan pesan menggunakan pekerjaan latar
belakang dan memulai masalah secara manual hanya sebagai pengecualian (seperti untuk
terburu-buru pesanan).
 MUHAMMAD ILHAM - 4121501010

Untuk masalah pesan, Anda bisa menentukan teks header dan teks berbasis item mana
yang menjadi masalah sistem. Teks header dicetak di bagian atas pesanan pembelian dan
berisi informasi umum. Teks item menjelaskan item pesanan pembelian secara lebih rinci.
Anda juga dapat memasukkan dan mengeluarkan teks standar. Dalam transaksi pemesanan,
Anda dapat menampilkan dokumen di layar Anda sebelum mencetaknya.