Nama : Erma Nur Ssetiani

NIM : C2157201054

1. Jelaskan dan Gambarkan Siklus sistem procurement?

Siklus sistem procurement:

a. Purchase Requisition
Yaitu sebuah formulir atau prosedur untuk mengajukan pembelian.umumnya
perusahaan yang sudah memiliki formulir PR, yang tentunya didalamnya tercakup
proses/sop/prosedur PR itu sendiri, adalah perusahaan yang sudah menengah atau
besar secara ukuran jumlah pegawai/cabang/omset. Perusahaan kecil jarang
memiliki prosedur PR ini, umumnya mereka langsung melakukan proses
pembelian dengan cara deal dengan pihak Supplier oleh pemohon atau diwakilkan
oleh bagian pembelian. Pada umumnya prosedur PR meliputi:
- Isian permohonan
- Perhitungan budget
- Pengisian detil spesifikasi
- Rekaman proses negosiasi atau bidding
b. Purchase Order
Yaitu sebuah formulir atau prosedur penerbitan PO. Form PO sendiri adalah bukti
komitmen untuk membeli barang ke Supplier beserta dengan term atau
syarat/ketentuan. PO pada umumnya dibutuhkan oleh pihak Supplier sebagai bukti
pemesanan, sedangkan dari pihak pembeli, PO adalah sebagai konfirmasi
kesanggupan pihak Supplier dalam menyediakan barang atau jasa dengan ikatan
harga dan syarat/kententuan. Pada umumnya prosedur PO meliputi:
- Penerbitan PO
- Penandatanganan PO oleh pihak yang berwenang
- Konfirmasi dari pihak Supplier terhadap PO
c. Order Monitoring
Memonitor kondisi pesanan, proses pengantaran, dan sebagainya pada interval
tertentu. Akan muncul reminder untuk mengingatkan jadwal sampainya pesanan
bahan baku, berdasarkan PO yang telah dibuat.
 d. Goods Receipt
Pesanan bahan baku telah datang. Bagian gudang akan memeriksa kondisi dan
toleransi bahan baku, kemudian mengeluarkan surat penerimaan barang, untuk
selanjutnya disimpan digudang.
e. Invoice Verification
Berdasarkan PO dan catatan penerimaan barang GR, tagihan dicek ulang untuk
menyesuaikan nominal atas barang-barang yanng rusak atau kompensasi
keterlambatan, dan pajak-pajak yang di perlukan.
f. Payment
Setelah penyesuaian tagihan beres, sistem akan mengeluarkan surat perintah
pembayaran pada supplier. Bagian keuangan perushaan yang akan melakukan
pembayaran ini.

2. Apa saja Langkah Langkah procurement ?

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam proses procurement, yaitu:
1. Identifikasi
2. Seleksi vendor
3. Kirim permintaan pembelian
4. Buat pesanan pembelian
5. Penerimaan faktur dan pesanan
6. Pembayaran
7. Rekam untuk audit

3. Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Procurement?

Berikut adalah beberapa cara ERP mengoptimalkan proses procurement:
1. Memperbaiki pengelolaan data dan dokumen
ERP dapat menyimpan dan mengolah data dan dokumen yang berkaitan dengan
proses procurement dalam satu basis data terpusat yang mudah diakses dan
diperbarui oleh semua pihak yang terlibat. Hal ini dapat mengurangi kesalahan,
duplikasi, dan inkonsistensi data, serta mempermudah pencarian dan pelaporan
data.
2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
ERP dapat memberikan visibilitas yang tinggi terhadap seluruh aktivitas dan
transaksi yang terjadi dalam proses procurement. Hal ini dapat memungkinkan
perusahaan untuk memantau dan mengawasi kinerja penyedia, mengidentifikasi
dan mencegah fraud dan korupsi, serta meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi
dan standar.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
ERP dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai proses dan tugas
yang berhubungan dengan procurement, seperti perencanaan, pemilihan penyedia,
negosiasi, pemesanan, penerimaan, pembayaran, dan evaluasi. Hal ini dapat
menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya perusahaan, serta meningkatkan
akurasi, kualitas, dan kecepatan pengadaan barang dan jasa.
4. Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi
 ERP dapat memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antara semua pihak yang
terlibat dalam proses procurement, baik internal maupun eksternal. Hal ini dapat
meningkatkan hubungan kerjasama dan kemitraan antara perusahaan dengan
penyedia, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

https://id.scribd.com/doc/293712592/Siklus-Procurement

7 Langkah dalam Proses Procurement – ProcurA Blog

Bagaimana ERP Mengoptimalkan Proses Procurement? (procura.id)