Nama : Reza Anzelina Alwi

Nim : 1901003010042

Judul : Penerapan pembelian secara kredit pada perusahaan PT PROFAB INDONESIA

BAB II
Pembahasan
4.3.1
Sistem Pembelian Secara Kredit Pada PT Profab Indonesia
Sistem pembelian secara kredit pada PT Profab Indonesia dilakukan untuk
pengadaan bahan baku dan bahan penolong, baik pembelian lokal maupun
pembelian luar negeri. Sistem pembelian dilakukan untuk mempermudah PT
Profab Indonesia mengetahui tingkat akuntanbilitas aktiva serta mengendalikan
transaksi kewajiban. Sistem pembelian secara kredit pada PT Profab Indonesia
meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan dan catatan akuntansi yang
digunakan. Adapun rincian kegiatan tersebut dalam sistem pembelian secara
kredit pada PT Profab Indonesia sebagai berikut:
1.
Fungsi Yang Terkait
Dalam menjalankan sistem pembelian kredit perlu adanya fungsi-fungsi yang
terkait pada PT Profab Indonesia. PT Profab Indonesia memiliki 4 (Empat) fungsi
terkait dalam menjalankan sistem pembelian secara kredit. Adapun rincian fungsi
yang terkait dalam sistem pembelian kredit yaitu:
a.
Store, bertanggung jawab atas permintaan barang yang akan dipakai seluruh
Job Number dan seluruh karyawan. Apabila persediaan barang telah
mencapai saat pemesanan kembali, bagian ini mengajukan permintaan
pembelian barang kebagian procurement, untuk bahan baku langsung pakai
permintaan pembelian dilakukan oleh pemakai barang.
Pe
makai barang atau
bagian yang mengajukan untuk melakukan permintaan pembelian sering
disebut sebagai initiator. Fungsi store juga bertangung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang
31
khususnya untuk barang overhead (bahan penolong) yang diterima dari
pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan serta melakukan penyimpanan apabila barang dapat diterima.
b.
Procurement
,
bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pembelian barang dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.
c.
Warehouse (Gudang)
,
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang khususnya untuk bahan baku yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut
diterima oleh perusahaan serta melakukan penyimpanan barang yang
diterima.
d.
Finance & Accounting, yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
Account Payabale (AP) dan kasir. Dalam sistem akuntansi pembelian account
payable bertanggung jawab untuk melakukan posting invoice yang telah
diterima dari pemasok dengan cara mencocokkan surat order pembelian,
faktur dari pemasok dan surat jalan dari pemasok (Delivery Order) apabila
dokumen-dokumen tersebut telah lengkap dan sesuai makan posting invoice
dapat dilakukan. Dalam sistem akuntansi pembelian, kasir bertanggung jawab
untuk mengeluarkan payment voucher dan melakukan pembayaran kepada
pemasok apabila payment voucher telah diotorisasi oleh manager finance &
accounting
2.
Dokumen Yang Digunakan
PT Profab Indonesia memiliki 6 (enam) dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian secara kredit yaitu surat permintaan pembelian (Purchase
32
Requesition), surat order pembelian (Purchase Order), Surat Penawaran Harga
(Quotation), Surat Jalan (Delivery Order), Faktur Pembelian (Invoice), Payment
Voucher. Adapun rincian dokumen tersebut sebagai berikut:
a.
Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR), merupakan dokumen
cetak setelah initiator melakukan entry data pada sistem file purchase
requisition yang digunakan untuk meminta Procurement melakukan
pembelian barang dengan jenis dan jumlah sesuai yang terdapat didalam
dokumen tersebut.
b.
Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO), merupakan dokumen cetak
setelah procurement melakukan entry data pada sistem file purchase order
yang digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
c.
Surat Penawaran Harga (Quotation), merupakan dokumen yang diterima dari
pemasok untuk menentukan harga barang yang akan disepakati.
d.
Surat Jalan (Delivery Order), merupakan dokumen yang diterima dari
pemasok sebagai tanda terima barang yang telah dipesan memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam PO.
e.
Faktur Pembelian (Invoice), merupakan dokumen yang digunakan bagian AP
untuk melakukan input data pada sistem file posting invoice sebagai
pencatatan utang
f.
Payment Voucher, merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kasir ketika
posting invoice telah dilakukan oleh AP. Payment Voucher yang telah
dibayarkan maka akan dicap “Lunas”.
Payment Voucher digunakan sebagai
bukti bahwa pembayaran telah dilakukan atau belum dengan keterangan
jumlah pembayaran dan nama pemasok.
33
3.
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
PT Profab Indonesia melakukan pencatatan akuntansi sebanyak 5 (
lima
)
pencatatan yang berbasis komputer. Adapun 5 (lima) catatan akuntansi yang
digunakan yaitu File Purchase Requisition, File Open Purchase Order (PO), File
Purchase Order Pending Approval, File Purchase Order Release dan File
Posting Invoice. Adapun rincian catatan akuntansi yang digunakan pada PT
Profab Indonesia sebagai berikut:
a.
File Purchase Requisition, file ini berisi record untuk setiap barang yang
dimintakan pembeliannya. File ini merupakan input bagi sistem pembelian.
Berdasarkan
file
ini bagian procurement akan membuat purchase order
(pesanan pembelian)
b.
File Open Purchase Order (PO), f
ile
ini merupakan record untuk pesanan
pembelian yang belum diketahui buy-vendor name karena belum adanya
kesepakatan quotation mana yang dipilih dari beberapa pemasok.
c.
File Purchase Order Pending Approval, file ini merupakan record untuk
setiap PO yang belum diotorisasi oleh direktur. Field kunci untuk
file
PO
baik open, pending approval dan release adalah nomor pesanan pembelian
atau sering disebut number
PO
d.
File Purchase Order Release, file ini merupakan record untuk setiap pesanan
yang telah diotorisasi oleh direktur dan siap untuk dicetak dan dikirim kepada
pemasok. File ini juga digunakan procurement untuk mengetahui mengenai
status penerimaan barang dan statu penerimaan faktur pembelian (invoice
)
dari pemasok yang telah di-update oleh bagian store dan bagian
AP
34
e.
File Posting Invoice, f
ile
ini merupakan record invoice yang telah diterima
dari pemasok. Record dapat dilakukan apabila barang telah diterima dan
semua dokumen terkait (invoice, PO, DO) telah sesuai.
Flowchart Sistem Pembelian Secara Krdit Pada PT Profab Indonesia sebagai
berikut:
Gambar 4.3. Sistem Pembelian Kredit Pada PT Profab Indonesia
Sumber: Data Olahan
35
4.3.2
Prosedur Sistem Pembelian Secara Kredit Pada PT Profab Indonesia
Prosedur yang membentuk jaringan sistem dalam sistem pembelian secara kredit
pada PT Profab Indonesia terdiri dari 5 (lima) yaitu prosedur permintaan
pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok,
prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pencatatan
utang. Adapun rincian kegiatan prosedur sebagai berikut:
a.
Prosedur Permintaa Pembelian
Dalam prosedur ini unit peminta barang (Initiator) mengajukan permintaan
pembelian dengan meng-input File Purchase Requsition melalui sistem dan
diotorisasi oleh manager untuk selanjutnya diproses oleh Procurement
melakukan order pembelian. Permintaan pembelian untuk barang-barang yang
langsung pakai atau bahan baku biasanya project enginer yang bertanggung jawab
untuk melakukan permintaan pembelian sedangkan untuk barang overhead maka
store yang bertanggung jawab untuk melakukan permintaan pembelian.
b.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini procurement mengirimkan e-mail kepada beberapa
pemasok mengenai permintaan pembelian untuk pemasok mengirimkan surat
penawaran harga (quotation) agar procurement dapat melakukan pemilihan
berdasarkan harga barang, dan berbagai syarat pembelian proses ini sering disebut
dengan proses
in
quiry, namun dalam prosedur permintaan penawaran harga
sebaiknya menggunakan dokumen berupa surat permintaan penawaran harga tidak
hanya berupa e-mail, terutama untuk pembelian yang tidak bersifat berulang kali
sebagai bukti dan arsip serta memudahkan procurement mendapatkan penawaran
36
harga lebih cepat karena sering kali terjadi keterlambatan penerimaan penawaran
harga.
c.
Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini procurement membuat PO melalui sistem untuk
diotorisasi dengan beberapa tahap yaitu otorisasi oleh manajer dan otorisasi oleh
direktur perusahaan. PO yang telah diotorisasi dikirimkan kepada pemasok yang
telah dipilih dan menginformasikan kepada initiator, store dan AP mengenai PO
yang telah diotorisasi atau sering disebut PO release.
d.
Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini terdapat dua fungsi yang bertanggung jawab untuk
melakukan penerimaan barang sesuai barang yang diterima. Store bertanggung
jawab untuk melakukan penerimaan barang overhead dan warehouse bertanggung
jawab untuk melakukan penerimaan bahan baku dengan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan PO yang telah
diinformasikan oleh procurement. Pada saat pemasok mengirimkan barang ke
perusahaan, pemasok membawa
DO
yang diberikan kepada store sebagai laporan
penerimaan barang yang nantinya dijadikan salah satu dasar pencatatan utang oleh
fungsi account payable, invoice dari pemasok diberikan langsung kepada
AP
e.
Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini Finance & accounting memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian seperti PO, DO, dan Invoice serta
melakukan posting invoice pada sistem sebagai sumber catatan utang.
37
4.3.3
Pengendalian Internal Sistem Pembelian Secara Kredit Pada PT
Profab Indonesia
Pengendalian Internal pada PT Profab Indonesia secara umum memiliki beberapa
fungsi yaitu menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat
dipercaya dan menjamin bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan sesuai dengan tujuan
manajemen ataupun perusahaan. Secara keseluruhan pengendalian Intern dalam
penerapan sistem pembelian kredit pada PT Profab Indonesia telah berjalan
dengan baik yaitu untuk unsur organisasi sudah adanya pemisahan antara fungsi
satu dengan fungsi yang lain seperti fungsi pembelian dengan fungsi gudang dan
fungsi store, namun masih adanya kekurangan seperti fungsi penerimaan dan
fungsi penyimpanan tidak terpisah yaitu fungsi gudang dan fungsi store memiliki
dua job description yakni melakukan penerimaan barang dan juga melakukan
penyimpanan barang mengakibatkan sering terjadi hilangnya dokumen DO dan
juga lemahnya pengendalian internal terhadap persediaan barang.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah memenuhi sistem
pengendalian internal yang baik, yaitu order pembelian akan dilanjutkan apabila
PO telah diotorisasi oleh direktur, permintaan pembelian diotorisasi oleh manager
masing-masing departemen, dan pencatatan utang atau yang disebut posting
invoice berdasarkan PO, Invoice dan DO dilakukan oleh bagian Account Payable,
payment voucher dapat dilakukan apabila telah diotorisasi oleh manager
accounting & finance.
Penerapan sistem pembelian kredit pada PT Profab Indonesia berjalan
cukup baik seperti pemasok yang dipilih berdasarkan persetujuan quotation
bersaing dari berbagai pemasok, store melakukan pemerikasaan barang dengan
38
cara menghitung dan mencocokkan barang dengan tembusan PO, invoice yang
telah diterima dicap “
re
ceived
”
dan invoice yang telah dilakukan pencatatan utang
maka dicap “
posting invoice
”
dan payment vouch
er
dicap “lunas” apabila
Telegraphic Transfer (TT) telah diperoleh dari pihak Bank setelah payment
dilakukan.