Anda di halaman 1dari 15

PENGUJIAN KEPATUHAN TERHADAP SIKLUS

PEMBELIAN

A. Diskripsi Siklus Pembelian


Proses bisnis utama kedua difokuskan pada pembelian dan pembayaran barang dan
jasa dari pemasok. Perolehan barang dan jasa termasuk pembelian bahan baku, perlengkapan,
peralatan pabrik, perabotan, serta pembayaran perbaikan dan pemeliharaan, utilitas, dan jasa
profesional. Dalam proses ini tidak termasuk penggajian dan pembayaran karyawan atau
alokasi biaya internal dalam entitas. Transaksi pembelian biasanya dimulai dengan adanya
permintaan pembelian yang dibuat departemen atau fungsi penunjang. Departemen
pembelian kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk pembelian barang atau jasa dari
pemasok. Jika barang telah diterima atau jasa telah diberikan, entitas mencatat kewajiban
kepada pemasok.
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai
maupun kredit dalam suatu organisasi.

B. Fungsi yang terkait


Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit
organisasi berikut ini.
Nama fungsi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Funsi gudang
Fungsi pembelian
Fungsi penerimaan barang
Fungsi pencatatan utang
Fungsi akuntansi biaya
Fungsi akuntansi umum
Fungsi penerimaan kas

unit organisasi pemegang fungsi


bagian gudang
bagian pembelian
bagian penerimaan barang
bagian utang
bagian akuntansi biaya
bagian akuntansi umum
bagian kas

Fungsi gudang. Dalam sitem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungi penerimaan. Untuk barang-barang

yang langsung pakai (tidak diselenggarakan sediaan barang gudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang. Dalam pemerolehan aktiva tetap, calon pemakai atau fungsi
perencanaan perusahaan biasanya yang mengajukan permintaan pembelian.
Fungsi pembelian. Fungsi pembelian bertangggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan barang. Dalam system informasi akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima
oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli
yang berasal dari transaksi retur penjualan.
Fungsi pencatatan utang . Dalam pemerolehan barang dan jasa, fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar
dan untuk meyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungi sebagai
catatan utang atau meyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembentu utang.
Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi biaya bertanggung
jawab untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap. Dalam perolehan sediaan, fungsi akuntansi
biaya bertanggung jawab untuk mencatat kos sediaan barang yang dibeli ke dalam buku
pembantu sediaan. Dalam perolehan aktiva tetap, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab
untuk mencatat kos aktiva tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu aktiva tetap.

C. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dibagi menjadi 2 golongan :
dokumen sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan
ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau
dokumen penguat), yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi.
Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dapat dilihat berikut ini.
Transaksi : Pembelian
Dokumen sumber : bukti kas keluar

Dokumen pendukung : surat permintaan pembelian, surat permintaan otorisasi investasi, surat
permintaan otorisasi reparasi, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, surat perubahan order, faktur dari pemasok
Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
Surta

permintaan

otorisasi

investasi

authorization for expenditure). Karena

(expenditure

authorization

request

atau

investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi

jumlah moneter yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang
relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.
Perencanaan pengeluaran investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan
investasi kepada manajemen puncak.
Surat permintaan otorisasi reparasi (authorization for repair). Dokumen ini berfungsi
sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal (capital
expenditure).
Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif),
yang menyangkut jumlah meneter pembelian yang besar.
Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
1. Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan
kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda
tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi
janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan fungsi peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
dimintanya telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal
penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
5. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi
untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya
seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dala sitem penerimaan buta (blind
receiving system), kolom kuatitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas
yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam
tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi
penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang
diterima dari pemasok.
7. Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu
dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
Surat perubahan order pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat
order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal
lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order
pembelian. Surat order perubahan pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang
sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan menerima surat order pembelian.
Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran
utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada
kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
Faktur dari pemasok. Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis,
kuantitas, dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.

D. Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1.
2.
3.
4.

Register bukti kas keluar (voucher register)


Jurnal pembelian
Buku pembantu utang
Buku pembantu sediaan

Register bukti kas keluar (voucher register). Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas keluar.
Jurnal pembelian. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal
pembelian.
Buku pembantu utang. Jika dalam pencatatn utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file).
Buku pembantu sediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu sediaan ini
digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli.

E. Salah saji potensial, aktivitas pengendalian yang diperlukan, dan


prosedur audit untuk pengujian pengendalian yang dapat digunakan
oleh auditor terhadap transaksi pembelian
Tahap

Pengujian pengendalian yang

K K H P P

Barang dapat diminta untuk

diperlukan
Otorisasi umum dan khusus

dapat dilaksanakan
Minta keterangan tentang

pembelian

tujuan atau kuantitas yang tidak

untuk setiap barang yang akan

prosedur otorisasi permintaan

barang dan

semestinya

dibeli

pembelian

jasa
Pembuatan

Pembelian dapat terjadi dengan

Setiap order pembelian harus

Periksa dokumen surat

surat order

tujuan yang tidak semestinya

didasarkan pada surat

permintaan pembelian yang

transaksi
Permintaan

Salah saji potensial

Aktivitas pengendalian yang

K A P

pembelian

permintaan pembelian yang

melampiri setiap surat order

Penerimaan

Barang yang diterima

telah diotorisasi
Setiap penerimaan barang harus

pembelian
Lakukan pemeriksaan terhadap

barang

kemungkinan tidak dipesan

terdapat surat order pembelian

laporan penerimaan barang

sebelumnya.

yang telah diotorisasi.

dengan surat order pembelian

Perusahaan kemungkinan

Fungsi penerimaan barang

Lakukan pengamatan

menerima barang yang rusak,

menghitung, menginspeksi, dan

pelaksanaan prosedur oleh

kuantitasnya salah, salah

membandingkan barang yang

fungsi penerimaan barang

jenisnya, salah barang.

diterima dengan surat order

Penyimpana

Fungsi gudang dapat

pembelian
Setiap kali terjadi penyerahan

n barang

memungkiri telah meyimpan

barang dari fungsi penerimaan

barang yang dibeli

ke fungsi gudang harus

yang bersangkutan

Periksa tanda terima barang

didokumentasikan dalam
Pembuatan

Bukti kas keluar dapat dibuat

tanda terima barang


Untuk setiap bukti kas keluar

Periksa bukti pendukung yang

bukti kas

untuk barang yang tidak

harus sesuai dengan surat order

bersangkutan dengan bukti kas

keluar

dipesan atau tidak diterima atau

pembelian, laporan penerimaan

keluar

dapat salah pembuatannya.

barang, dan faktur dari

Pencatatan

Bukti kas keluar dapat tidak

pemasok yang bersangkutan


Setiap pencatatan harus

Lakukan pemeriksaan terhadap

utang

dicatat

dilandasi dokumen sumber

dokumen pendukung

bukti kas keluar dan dokumen


pendukung yang lengkap
Pengecekan secara independen

Review bukti adanya

posting ke dalam buku

pengecekan independen

pembantu utang usaha ,


sediaan, aktiva tetap dengan
akun control yang bersangkutan
dalam buku besar
Bukti kas keluar dicata dalam

Pertanggung jawaban semua

Lakukan pengamatan terhadap

akun yang salah

formulir bernomor urut tercetak

prosedur pelaksanaan kembali

: surat order pembelian, laporan


penerimaan barang, dan bukti
kas keluar secara periodik
Panduan akun dari review

Lakukan pengamatan terhadap

pemberian kode akun

prosedur pelaksanaan kembali

Review kinerja secara periodik

Minta keterangan dari

oleh manajemen terhadap

manajemen hasil review atas

laporan yang berisi

kinerja : lakukan inspeksi

perbandingan aktiva, utang,

terhadap laporan

dengan jumlah yang


dianggarkan

Catatan : KK : keberadaan atau keterjadian, K : kelengkapan, HK : hak dan kewajiban, PA : penilaian atau
lokasi, PP : penyajian dan pengungkapan.

F. Aktivitas pengendalian dalam sistem informasi akuntansi pembelian


Otorisasi umum dan khusus untuk setiap pembelian. Transaksi pembelian terdiri dari 4
tahap utama berikut ini :
1.
2.
3.
4.
5.

Permintaan pembelian
Pemilihan pemasok
Order pembelian
Penerimaan barang
Pencatatan hak dan kewajiban yang timbul sebagai akibat dari transaksi pembelian

Setiap pemerolehan barang harus dikendalikan melaui system otorisasi umum, seperti
penggunaan anggaran investasi untuk mengendalikan pemerolehan aktiva tetap, dan
penggunaan anggrana operasi untuk mengendalikan pemerolehan barang habis pakai
(consumables) dan jasa. Anggaran merupakan otorisasi yang bersifat umum terhadap
pemerolehan barang dan jasa. Disamping otorisasi yang bersifat umum, perusahaan juga
membuat system otorisasi yang bersifat khusus, yaitu system persetujuan setiap kali
pelaksanaan anggaran akan direalisasikan. System otorisasi yang bersifat khusus
dilaksanakan melalui penggunaan formulir surat permintaan pembelian (untuk pembelian
barang habis pakai dan jasa), surat permintaan otorisasi investasi atau authorization for
repair (untuk reparasi aktiva tetap yang akan dibebankan sebagai capital expenditure).
Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadiaan
transaksi pembelian.
Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang
telah di otorisasi. Untuk menjamin bahwa setiap pembelian dilakukan untuk barang dan jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dan untuk kepentingan perusahaan, surat order pembelian
hanya diterbitkan atas dasar kebutuhan perusahaan tentang barang dan jasa. Kebutuhan ini
ditunjukkan dengan surat permintaan pembelian, surat permintaan otorisasi investasi, atau
surat permintaan otorisasi reparasi. Surat permintaan pembelian dibuat berdasarkan otorisasi
umum (anggaran operasi atau anggaran investasi) dan atas otorisasi dari manajer yang
berwenang semestinya. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi penilaian
atau alokasi transaksi pembelian.
Setiap penerimaan barang harus didasarkan pada surat order pembelian yang telah di
otorisasi. Pengendalian terhadap pembelian dilakukan secara bertahap berikut ini :
1. Tidak ada utang yang timbul jika tidak ada barang atau jasa yang diterima

2. Tidak ada barang dan jasa yang diterima tanpa adanya order pembelian yang
dilakukan oleh perusahaan
3. Tidak ada order pembelian yang dikeluarkan kepada pemasok jika belum dilakukan
proses pemilihan pemasok yang andal
4. Tidak ada order pembelian yang dikeluarkan kepada pemasok jika tidak ada
permintaan pembelian dari pihak yang memerlukan barang dan jasa
Fungsi penerimaan barang menghitung, dan membandingkan barang yang diterima
dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian. Laporan penerimaan
barang merupakan salah satu dokumen penting yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti
kas keluar. Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber untuk pencatatan kedalam register
bukti kas keluar dan sebagai catatn usaha. Oleh Karena itu, data yang tercantum dalam
laporan penerimaan barang harus mencerminkan kecermatan yang telah dilakukan oleh
fungsi penerimaan dalam menghitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang
diterima dari pemasok dan data yang dipesan oleh fungsi pembelian yang tercantum dalam
copy surat order pembelian. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi
keberadaan atau keterjadiaan transaksi pembelian.
Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus
didokumentasikan. Untuk menghindarkan pengingkaran penerimaan barang oleh fungsi
gudang dari fungsi penerimaan barang, setiap penyerahan barang dari fungsi penerimaan
barang kepada fungsi gudang harus disertai dengan surat tanda penyerahan barang. Aktivitas
pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberdaaan atau keterjadian transaksi
pembelian.
Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah.
Bukti kas keluar hanya dapat dibuat berdasarkan kondisi :
1. Bahwa fungsi penerimaan barang telah menerima barang dari pemasok dalam jenis,
kuantitas, kualitas, dan kondisi semestinya (dibuktikan dengan adanya laporan
penerimaan barang)
2. Bahwa barang yang diterima tersebut telah dipesan oleh fungsi pembelian (dibuktikan
dengan surat order pembelian dari fungsi pembelian)
3. Bahwa barang yang dipesan tersebut memang dibutuhkan perusahaan (dibuktikan
dengan surat pembelian barang dari fungsi gudang atau fungsi pemakai)

Setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas keluar
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Dokumen pendukung (faktur
dari pemasok, laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan surat permintaan
pembelian) mencerminkan adanya otorisasi pada setiap tahap pelaksanaan transaksi
pembelian. Bukti kas keluar sebagai dokumen sumber mencerminkan perlakuan akuntansi
(accounting treatment) dan pengukuran (accounting measurement) transaksi pembelian yang
terjadi,. Oleh karena itu, untuk menjamin keandalan register bukti kas keluar sebagai book of
original entry, setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas
keluar yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha, sediaan,
aktiva tetap, dengan akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Rekonsiliasi
merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda
namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan transaksi pembelian, dokumen
sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan utang adalah bukti kas keluar. Data dari
dokumen sumber ini dicatat melalui dua jalur :
1. Dicatat kedalam register bukti kas keluar dan kemudian diringkas kedalam akun
control utang usaha, sediaan, atau aktiva tetap dalam buku besar
2. Dicatat dalam buku pembantu sediaan sebagai rincian akun control sediaan atau buku
pembantu aktiva tetap sebagai rincian akun control aktiva tetap yang tercantum dalam
buku besar.
Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di akun control
sediaan atau aktiva tetap dalam buku besar, aktivitas pengendalian mengharuskan secara
periodic diadakan rekonsiliasi antara buku pembantu sediaan atau aktiva tetap dengan akun
control sediaan atau aktiva tetap dalam buku besar.
Pertanggung jawaban secara periodic semua formulir benomor urut tercetak. Untuk
menjamin bahwa semua barang yang telah diterima dari pemasok telah diakui hak dan
kewajiban sebagai akibat dari transaksi pembelian, secara periodic perlu diadakan
pertanggung jawaban dokumen-dokumen : bukti kas keluar, laporan penerimaan barang, surat
order pembelian, dan surat permintaan pembelian.
Panduan akun dan review terhadap pemberinan kode akun. Keakuratan posting transaksi
kedalam buku pembantu sediaan dan aktiva tetap dan register bukti kas keluar ditentukan

oleh pemberian kode akun dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar). Oleh
karena itu, ketersediaan buku panduan kode akun dan review terhadap pemberian kode akun
pada saat pembuatan dokumen sumber menjamin keakuratan posting sehingga asersi
penyajian dan pengungkapan menjadi andal.
Review kinerja secara periodic. Secara periodic dilakukan review kinerja menajer oleh
manajemen puncak. Review kinerja dapat dilakukan dengan membandingkan jumlah
anggaran dengan realisasinya :
1. Anggaran pembelian dengan realisasinya
2. Anggaran pengeluaran modal dengan realisasinya
3. Anggaran investasi dengan realisasinya

G. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap


transaksi pembelian
Berdasarkan daftar prosedur audit yang dapat digunakan oleh auditor untuk
melakukan pengujian pengendalian terhadap transaksi pembelian sebagaimana yang
tercantum dalam table diatas, dapat disusun program audir untuk pengujian pengendalian
terhadap transaksi pembelian. Program audit untuk pengujian pengendalian terhadap
transaksi pembelian disajikan dalam tabel dibawah ini.
Prosedur audit

Kertas

Tgl.

Pelaksa

kerja

Pelaksanaan

naan

Keberadaan atau keterjadian


1. Lakukan

pengamatan

terhadap

(termasuk

pengamatan terhadap pemisahan fungsi) :


a. Persetujuan atau surat permintaan pembelian
b. Order pembelian
c. Penerimaan barang
d. Pembuatan bukti kas keluar
2. Ambil sampel transaksi pembelian dari register
bukti kas keluar dan lakukan verifikasi terhadap
tanggal, nama pemasok, dan jumlah moneter dan
non moneter. Lakukan pula pemeriksaan terhadap
dokumen pendukung berikut ini
a. Bukti kas keluar
b. Laporan penerimaan barang

10

c. Surat order pembelian yang telah diotorisasi


d. Surat permintaan pembelian yang telah
diotorisasi
e. Faktur dari pemasok
Kelengkapan
3. Periksa bukti digunakannya formulir bernomor
urut tercetak dan pertanggung jawaban pemakaian
formulir tersebut (surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, bukti kas keluar). Periksa
secara selintas nomor urut bukti kas keluar yang
dicatat dalam register bukti kas keluar.
4. Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui dan
lakukan pengusutan ke dokumen dan catatan
akuntansi berikut ini :
a. Laporan penerimaan barang
b. Faktur dari pemasok
c. Surat order pembelian
d. Pencatatan ke dalam register bukti kas keluar
Penilaian atau alokasi
5. Untuk sampel yang diambil pada langkah ke-2
diatas, periksa bukti adanya :
a. Perstujuan pembelian semestinya untuk setiap
transaksi pembelian
b. Pengecekan
independen

terhadap

pencamtuman harga barang dalam bukti kas


keluar
c. Pengecekan independen terhadap keakuratan
perhitungan dalam bukti kas keluar
6. Periksa adanya pengecekan independen terhadap
posting ke buku pembantu dan jurnal untuk
memperoleh kenyakinan bahwa tidak terjadi
kekeliruan posting jumalh moneter atau akun

H. Penjelasan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap


transaksi pembelian

11

Lakukan pengamatan terhadap prosedur persetujuan atas permintaan pembelian,


order pembelian, penerimaan barang, pembuatan bukti kas keluar. Pengamatan ini
ditujukan untuk mebuktikan :
1. Adanya pemisahan tiga fungsi pokok : fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan
fungsi akuntansi dalam penanganan sitem pembelian
2. Setiap transaksi pembelian dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi sehingga
tercipta adanya pengecekan intern dalam setiap pelaksanaan transaksi tersebut.
Pengamatan dilaksanakan dengan mengikuti pelaksanaan suatu transaksi pembelian atau
dengan cara memeriksa tanda tangan otorisasi yang tercantum dalam dokumen sumber dan
dokumen pendukung transaksi pembelian. Dalam pengamatan terhadap pelaksanaan transaksi
pembelian ini, auditor melakukan pengamatan terhadap :
1. Pesetujuan pada surat permintaan pembelian yang dilaksanakan oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai
2. Persetujuan pada surat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan reaparasi
oleh manajemen puncak
3. Penerimaan barang yang dilaksanakan oleh fungsi penerimaan barang
4. Pencatatan kewajiban perusahaan kepada pemasok yang dilaksanakn oleh fungsi
utang
Ambil sampel transaksi pembelian dari register bukti kas keluar dan lakukan
pemeriksaan terhadap dokumen pendukung. Auditor mengambil sampel bukti kas keluar
yang belum dibayar (unpaid voucher) dari arsip dokumen tersebut yang diselenggarakan oleh
fungsi utang dan bukti keluar yang telah dibayar (paid voucher) dari arsip dokumen tersebut
yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi biaya. Aktivitas pengendalian yang diperiksa
oleh auditor dalam pemeriksaaan terhadap bukti kas keluar tersebut adalah :
1. Penggunaan formulir bukti kas keluar yang bernomor urut tercetak
2. Adanya pertanggung jawaban penggunaan formulir bukti kas keluar yang bernomor
urut tercetak tesebut
3. Tanda tangan otorisasi atas bukti kas keluar dari yang berwenang
4. Kesesuian informasi yang dicantumkan dalam bukti kas keluar dengan informasi yang
tercantum dalam okumen pendukungnya (misalnya informasi nama pemasok, nama
dan spesifikasi barang, kuantitas, kualitas, dan kondisi barang yang diterima, dan
satuan barang)
5. Kelengkapan dokumen pendukung bukti kas keluar (surat permintaan pembelian,
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok)

12

6. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang


7. Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam buku
pembantu sediaan, buku pembantu biaya, buku pembantu aktiva tetap, dan register
bukti kas keluar
Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggung
jawaban pemakaian formulir tersebut. Penggunaan nomor urut tercetak menjamin
kelengkapan transaksi pembelian yang dicatat dalam catatan akuntansi. Dalam transaksi
pembelian, formulir bukti kas keluar, laporan penerimaan barang, dan surat order pembelian
harus bernomor urut tercetak dan pemakaian formulir tersebtu dipertanggung jawabkan
melalui pemakaian nomor urut tercetak tersebut. Auditor memeriksa apakah klien
menggunakan formulir bernomor urut tercetak pada waktu auditor mengambil sampel bukti
kas keluar
Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui dan lakukan pengusutan ke dokumen
pendukung dan catatan akuntansi yang bersangkutan. Untuk membuktikan bahwa setiap
transaksi pembelian didahului dengan adanya otorisasi pembelian barang atau jasa, auditor
mengambil sampel bukti kas keluar dari arsip dokumen tersebut yang disimpan oleh fungsi
utang (unpaid voucher file) dan yang disimpan oleh fungsi akuntansi biaya (paid voucher
file). Bukti kas keluar dalam arsip tersebut dilampiri dengan faktur dari pemasok, laporan
penerimaan barang, surat urder pembelian, surat permintaan pembelian. Dalam pemeriksaan
terhadap bukti kas keluar tersebut, auditor melakukan pemeriksaan terhadap penggunaan
nomor urut tercetak pada dokumen tersebut dan pertanggung jawaban penggunaan dokumen
bernomor urut tercetak tersebut. Jika dalam pemeriksaan tehadap bukti kas keluar tersebut
auditor menjumpai adanya nomor bukti kas keluar yang tidak ada, auditor meminta
pertanggung jawaban mengenai hal tersebut dari fungsi utang. Jika fungsi utang dapat
mempertanggung jawabkan tidak adanya nomor bukti kas keluar tersebut, auditor dapat
memperoleh keyakinan mengenai adanya unsur pengendalian intern yang baik dalam sistem
informasi akuntansi pembelian. Disamping itu, auditor juga melakukan pemeriksaan terhadap
tanda tangan otorisasi yang tercantum dalam bukti kas keluar. Auditor juga mengusut posting
data dalam bukti kas keluar ke buku pembantu sediaan, buku pembantu biaya, buku
pembantu aktiva tetap, dan register bukti kas keluar
Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan
jurnal. Untuk menguji keandalan prosedur pencatatan transaksi pembelian, auditor menguji

13

ketelitian posting ringkasan register bukti kas keluar ke dalam akun yang bersangkutan dalam
buku besar (misalnya akun sediaan, biaya, aktiva tetap). Auditor mengambil sampel
rekapitulasi bulanan jumlah kolom-kolom rupiah dalam register bukti kas keluar dan
membandingkannya dengan jumlah yang di-posting dalam akun yang bersangkutan dalam
buku besar.

KESIMPULAN

1.

Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai

2.

maupun kredit dalam suatu organisasi.


Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit
organisai berikut ini : fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang,
fungsi pencatatan utang, fungsi akuntansi biaya, fungsi akuntansi umum, dan fungsi

penerima kas.
3. Dokumen yang digunakan dalam transaksipembelian dibagi menjadi dua golongan :
dokumen sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating
documents atau dokumen penguat), yaitu dokumen yang membuktikan validitas
terjadinya transaksi.
4. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
register bukti kas keluar, jurnal pembelian, buku pembantu utang dan buku pembantu
sediaan

14

DAFTAR PUSTAKA

Messier, William F., Jr Steven M Glover. Auditing dan Assurance Services. Jakarta: Salemba
Empat, 2009
Mulyadi. Auditing. Yogyakarta: Salemban Empat, 2001

15