PEMBELIAN
Funsi gudang
Fungsi pembelian
Fungsi penerimaan barang
Fungsi pencatatan utang
Fungsi akuntansi biaya
Fungsi akuntansi umum
Fungsi penerimaan kas
Fungsi gudang. Dalam sitem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungi penerimaan. Untuk barang-barang
yang langsung pakai (tidak diselenggarakan sediaan barang gudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang. Dalam pemerolehan aktiva tetap, calon pemakai atau fungsi
perencanaan perusahaan biasanya yang mengajukan permintaan pembelian.
Fungsi pembelian. Fungsi pembelian bertangggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan barang. Dalam system informasi akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima
oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli
yang berasal dari transaksi retur penjualan.
Fungsi pencatatan utang . Dalam pemerolehan barang dan jasa, fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar
dan untuk meyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungi sebagai
catatan utang atau meyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembentu utang.
Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi biaya bertanggung
jawab untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap. Dalam perolehan sediaan, fungsi akuntansi
biaya bertanggung jawab untuk mencatat kos sediaan barang yang dibeli ke dalam buku
pembantu sediaan. Dalam perolehan aktiva tetap, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab
untuk mencatat kos aktiva tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu aktiva tetap.
C. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dibagi menjadi 2 golongan :
dokumen sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan
ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau
dokumen penguat), yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi.
Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dapat dilihat berikut ini.
Transaksi : Pembelian
Dokumen sumber : bukti kas keluar
Dokumen pendukung : surat permintaan pembelian, surat permintaan otorisasi investasi, surat
permintaan otorisasi reparasi, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, surat perubahan order, faktur dari pemasok
Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
Surta
permintaan
otorisasi
investasi
(expenditure
authorization
request
atau
jumlah moneter yang relative besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang
relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.
Perencanaan pengeluaran investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan
investasi kepada manajemen puncak.
Surat permintaan otorisasi reparasi (authorization for repair). Dokumen ini berfungsi
sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal (capital
expenditure).
Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif),
yang menyangkut jumlah meneter pembelian yang besar.
Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
1. Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan
kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda
tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi
janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan fungsi peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
dimintanya telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal
penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
5. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi
untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya
seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dala sitem penerimaan buta (blind
receiving system), kolom kuatitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas
yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam
tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi
penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang
diterima dari pemasok.
7. Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu
dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
Surat perubahan order pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat
order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal
lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order
pembelian. Surat order perubahan pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang
sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan menerima surat order pembelian.
Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran
utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada
kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
Faktur dari pemasok. Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis,
kuantitas, dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.
D. Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1.
2.
3.
4.
Register bukti kas keluar (voucher register). Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas keluar.
Jurnal pembelian. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal
pembelian.
Buku pembantu utang. Jika dalam pencatatn utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file).
Buku pembantu sediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu sediaan ini
digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli.
K K H P P
diperlukan
Otorisasi umum dan khusus
dapat dilaksanakan
Minta keterangan tentang
pembelian
barang dan
semestinya
dibeli
pembelian
jasa
Pembuatan
surat order
transaksi
Permintaan
K A P
pembelian
Penerimaan
telah diotorisasi
Setiap penerimaan barang harus
pembelian
Lakukan pemeriksaan terhadap
barang
sebelumnya.
Perusahaan kemungkinan
Lakukan pengamatan
Penyimpana
pembelian
Setiap kali terjadi penyerahan
n barang
yang bersangkutan
didokumentasikan dalam
Pembuatan
bukti kas
keluar
keluar
Pencatatan
utang
dicatat
dokumen pendukung
pengecekan independen
terhadap laporan
Catatan : KK : keberadaan atau keterjadian, K : kelengkapan, HK : hak dan kewajiban, PA : penilaian atau
lokasi, PP : penyajian dan pengungkapan.
Permintaan pembelian
Pemilihan pemasok
Order pembelian
Penerimaan barang
Pencatatan hak dan kewajiban yang timbul sebagai akibat dari transaksi pembelian
Setiap pemerolehan barang harus dikendalikan melaui system otorisasi umum, seperti
penggunaan anggaran investasi untuk mengendalikan pemerolehan aktiva tetap, dan
penggunaan anggrana operasi untuk mengendalikan pemerolehan barang habis pakai
(consumables) dan jasa. Anggaran merupakan otorisasi yang bersifat umum terhadap
pemerolehan barang dan jasa. Disamping otorisasi yang bersifat umum, perusahaan juga
membuat system otorisasi yang bersifat khusus, yaitu system persetujuan setiap kali
pelaksanaan anggaran akan direalisasikan. System otorisasi yang bersifat khusus
dilaksanakan melalui penggunaan formulir surat permintaan pembelian (untuk pembelian
barang habis pakai dan jasa), surat permintaan otorisasi investasi atau authorization for
repair (untuk reparasi aktiva tetap yang akan dibebankan sebagai capital expenditure).
Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadiaan
transaksi pembelian.
Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang
telah di otorisasi. Untuk menjamin bahwa setiap pembelian dilakukan untuk barang dan jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dan untuk kepentingan perusahaan, surat order pembelian
hanya diterbitkan atas dasar kebutuhan perusahaan tentang barang dan jasa. Kebutuhan ini
ditunjukkan dengan surat permintaan pembelian, surat permintaan otorisasi investasi, atau
surat permintaan otorisasi reparasi. Surat permintaan pembelian dibuat berdasarkan otorisasi
umum (anggaran operasi atau anggaran investasi) dan atas otorisasi dari manajer yang
berwenang semestinya. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi penilaian
atau alokasi transaksi pembelian.
Setiap penerimaan barang harus didasarkan pada surat order pembelian yang telah di
otorisasi. Pengendalian terhadap pembelian dilakukan secara bertahap berikut ini :
1. Tidak ada utang yang timbul jika tidak ada barang atau jasa yang diterima
2. Tidak ada barang dan jasa yang diterima tanpa adanya order pembelian yang
dilakukan oleh perusahaan
3. Tidak ada order pembelian yang dikeluarkan kepada pemasok jika belum dilakukan
proses pemilihan pemasok yang andal
4. Tidak ada order pembelian yang dikeluarkan kepada pemasok jika tidak ada
permintaan pembelian dari pihak yang memerlukan barang dan jasa
Fungsi penerimaan barang menghitung, dan membandingkan barang yang diterima
dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian. Laporan penerimaan
barang merupakan salah satu dokumen penting yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti
kas keluar. Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber untuk pencatatan kedalam register
bukti kas keluar dan sebagai catatn usaha. Oleh Karena itu, data yang tercantum dalam
laporan penerimaan barang harus mencerminkan kecermatan yang telah dilakukan oleh
fungsi penerimaan dalam menghitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang
diterima dari pemasok dan data yang dipesan oleh fungsi pembelian yang tercantum dalam
copy surat order pembelian. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi
keberadaan atau keterjadiaan transaksi pembelian.
Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus
didokumentasikan. Untuk menghindarkan pengingkaran penerimaan barang oleh fungsi
gudang dari fungsi penerimaan barang, setiap penyerahan barang dari fungsi penerimaan
barang kepada fungsi gudang harus disertai dengan surat tanda penyerahan barang. Aktivitas
pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberdaaan atau keterjadian transaksi
pembelian.
Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah.
Bukti kas keluar hanya dapat dibuat berdasarkan kondisi :
1. Bahwa fungsi penerimaan barang telah menerima barang dari pemasok dalam jenis,
kuantitas, kualitas, dan kondisi semestinya (dibuktikan dengan adanya laporan
penerimaan barang)
2. Bahwa barang yang diterima tersebut telah dipesan oleh fungsi pembelian (dibuktikan
dengan surat order pembelian dari fungsi pembelian)
3. Bahwa barang yang dipesan tersebut memang dibutuhkan perusahaan (dibuktikan
dengan surat pembelian barang dari fungsi gudang atau fungsi pemakai)
Setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas keluar
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Dokumen pendukung (faktur
dari pemasok, laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan surat permintaan
pembelian) mencerminkan adanya otorisasi pada setiap tahap pelaksanaan transaksi
pembelian. Bukti kas keluar sebagai dokumen sumber mencerminkan perlakuan akuntansi
(accounting treatment) dan pengukuran (accounting measurement) transaksi pembelian yang
terjadi,. Oleh karena itu, untuk menjamin keandalan register bukti kas keluar sebagai book of
original entry, setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas
keluar yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha, sediaan,
aktiva tetap, dengan akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Rekonsiliasi
merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda
namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan transaksi pembelian, dokumen
sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan utang adalah bukti kas keluar. Data dari
dokumen sumber ini dicatat melalui dua jalur :
1. Dicatat kedalam register bukti kas keluar dan kemudian diringkas kedalam akun
control utang usaha, sediaan, atau aktiva tetap dalam buku besar
2. Dicatat dalam buku pembantu sediaan sebagai rincian akun control sediaan atau buku
pembantu aktiva tetap sebagai rincian akun control aktiva tetap yang tercantum dalam
buku besar.
Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di akun control
sediaan atau aktiva tetap dalam buku besar, aktivitas pengendalian mengharuskan secara
periodic diadakan rekonsiliasi antara buku pembantu sediaan atau aktiva tetap dengan akun
control sediaan atau aktiva tetap dalam buku besar.
Pertanggung jawaban secara periodic semua formulir benomor urut tercetak. Untuk
menjamin bahwa semua barang yang telah diterima dari pemasok telah diakui hak dan
kewajiban sebagai akibat dari transaksi pembelian, secara periodic perlu diadakan
pertanggung jawaban dokumen-dokumen : bukti kas keluar, laporan penerimaan barang, surat
order pembelian, dan surat permintaan pembelian.
Panduan akun dan review terhadap pemberinan kode akun. Keakuratan posting transaksi
kedalam buku pembantu sediaan dan aktiva tetap dan register bukti kas keluar ditentukan
oleh pemberian kode akun dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar). Oleh
karena itu, ketersediaan buku panduan kode akun dan review terhadap pemberian kode akun
pada saat pembuatan dokumen sumber menjamin keakuratan posting sehingga asersi
penyajian dan pengungkapan menjadi andal.
Review kinerja secara periodic. Secara periodic dilakukan review kinerja menajer oleh
manajemen puncak. Review kinerja dapat dilakukan dengan membandingkan jumlah
anggaran dengan realisasinya :
1. Anggaran pembelian dengan realisasinya
2. Anggaran pengeluaran modal dengan realisasinya
3. Anggaran investasi dengan realisasinya
Kertas
Tgl.
Pelaksa
kerja
Pelaksanaan
naan
pengamatan
terhadap
(termasuk
10
terhadap
11
12
13
ketelitian posting ringkasan register bukti kas keluar ke dalam akun yang bersangkutan dalam
buku besar (misalnya akun sediaan, biaya, aktiva tetap). Auditor mengambil sampel
rekapitulasi bulanan jumlah kolom-kolom rupiah dalam register bukti kas keluar dan
membandingkannya dengan jumlah yang di-posting dalam akun yang bersangkutan dalam
buku besar.
KESIMPULAN
1.
Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai
2.
penerima kas.
3. Dokumen yang digunakan dalam transaksipembelian dibagi menjadi dua golongan :
dokumen sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating
documents atau dokumen penguat), yaitu dokumen yang membuktikan validitas
terjadinya transaksi.
4. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
register bukti kas keluar, jurnal pembelian, buku pembantu utang dan buku pembantu
sediaan
14
DAFTAR PUSTAKA
Messier, William F., Jr Steven M Glover. Auditing dan Assurance Services. Jakarta: Salemba
Empat, 2009
Mulyadi. Auditing. Yogyakarta: Salemban Empat, 2001
15