RANGKUMAN AUDIT KEU 2

CHAPTER 14
AUDIT OF SALES AND COLLECTION CYCLE

Accounts Involved

5 kelas transaksi dalam sales and collection cycle:

1. sales (cash and sales on account),
2. cash receipt,
3. sales return and allowances,
4. write off of uncollectible account,
5. estimate of BDE.

Business Functions and Related Documents and Records

1. Processing customer order​​: pembelian produk yang dilakukan oleh customer.
  Dokumen: customer order (bisa lewat surat, tlp, email, internet) & sales order (berisi deskripsi,
quantity, informasi barang. ​Digunakan untuk credit approval dan authirization shippen​​)
2. Granting credit​​: sebelum barang dikirim/sampai ke tangan customer, orang yang terotorisasi harus ​menyetujui
(approve) credit customer jika pembayaran dilakukan ​menggunakan kredit. ​Biasanya approval of credit sales
secara otomatis akan diapprove berdasarkan database ​customer master
file, ​utk mengetahui apakah pembeliannya sudah melebihi credit limit atau belum. ​*catatan : ​properly
-> yg punya hak autorisasi, authorized -> yg kasih autorisaasi (contoh : Pak Chris bagian akuntansi
punya autorisasi sales order tapi tidak properly karena sales bagian divisi sales)
3. Shipping goods​​: mengirim produk kepada customer.
Dokumen:
● Shipping document​​: berisi deskripsi produk, quantity, dan data relevan lainnya. Dokumen
originalnya akan diberikan kepada customer dan perusahaan akan menyimpan copynya.
Dokumen ini merupakan sinyal untuk menagih customer (electronic/paper form).
● Bill of lading​​: kontrak tertulis (print out) antar penjual dan pengirim. BOD hanya berisi jumlah
box/weight produk yang dikirim, bukan informasi detail seperti kuantitas atau deskripsi barang.
Setelah barang dikirim, akan diberikan juga sales invoice dan segera mengakui pendapatan
dengan menjurnal penjualan. Perusahaan menggunakan barcode atau handheld computer untuk
mencatat perpindahan inventory dari gudang untuk meng-update pencatatan perpetual.
4. Billing customer and recording sales​​: harus dilakukan secara benar dan tepat waktu. Aspek (audit
objective) paling penting dalam penagihan:
● Semua pengiriman yang sudah dilakukan sudah ditagih (completeness)
● Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari 1 kali (occurrence)
● Jumlah nominal tagihan tepat (accuracy)
Memberikan tagihan kepada customer dilakukan berdasarkan multi copy of sales invoice, sales
transaction file, AR master file, sales and AR general ledger master file. Dokumen:

● Sales invoice ​: menunjukkan jumlah sales dan payment due date ke customer. Customer dikasih
dokumen yg asli.
● Sales transaction file​​: sistem akuntansi mengenai transaksi penjualan yang terjadi untuk suatu
periode berisi informasi mengenai nama customer, tanggal, jumlah, klasifikasi akun, salesperson,
return and allowances, dll. Informasi pada sales transaction file digunakan untuk pencatatan,
jurnal, listing, report, atau informasi apapun yang dibutuhkan perusahaan. ex: MYOB, Accurate.
Realibility lebih tinggi.
● Sales journal or Listing​​: listing/report berdasarkan sales transaction file yang berisi nama
customer, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun secara manual. ex: Excel. ​Realibility lebih rendah
karena ada human error.
● AR master file​​: dokumen history dari suatu akun yang mencatat individual sales, cash receipt,
sales return and allowances serta saldo customer (akun akan dibawa terus). Master file diupdate
berdasarkan sales, sales return and allowances dan cash receipt computer transaction file. Total
individual account balance dalam master file harus sama dengan saldo AR di general ledger. AR
master file menunjukkan saldo awal AR, transaksi penjualan, SRA, cash receipt, dan saldo akhir
AR.
● AR trial balance (aging)​​: list/report yang menunjukkan jumlah AR untuk setiap customer pada
waktu tertentu, dibuat berdasarkan AR master file, berisi informasi mengenai jumlah saldo AR
yang belum dilunaskan (outstanding) yang dikategorikan dalam hari (kurang dari 30 hari, 31 sd
60 hari).
● Monthly statement​​: dokumen yang dikirim kepada customer secara elektronik berisi beg.
balance of AR, jumlah saldo, tanggal transaksi, payment received, credit memo issued, end.
  Balance. Merupakan dokumen eksternal karena dibuat oleh penjual lalu dikirim/bulan ke
customer.
5. Processing and Recording Cash Receipt​​: meliputi penerimaan, penyetoran, dan pencatatan cash.
Cash meliputi currency, check, dan electronic fund transfer. The most important concernnya adalah
kemungkinan pencurian yang dapat dilakukan sebelum atau setelah pencatatan. Semua cash receipt
harus disetorkan ke bank dalam jumlah dan waktu yg tepat dan dicatat dalam cash receipt
transaction file, dimana file tsb berguna utk jurnal penerimaan cash serta update AR dan general
ledger master file.
Dokumen:
● Remittance advice​​: dokumen penagihan AR yg diemail kepada customer dan akan
dikembalikan kepada penjual disertakan pembayaran/pelunasan. Berisi nama customer, nomor
sales invoice, jumlah total invoice. Remittance advice digunakan sbg pencatatan atas
penerimaan pembayaran, sebagai izin utk segera menyetorkan cek yg diterima dan utk
meningkatkan kontrol atas pengamanan aset.
● Prelisting of cash receipt​​: dokumen list untuk pencatatan penerimaan cash oleh seseorang yg
tidak memiliki otorisasi atas pencatatan sales, AR, dan cash serta seseorang yg tidak memiliki
akses atas pencatatan akuntansi. Digunakan untuk memverifikasi apakah cash yg diterima sudah
dicatat atau disetor dalam nominal yg benar dan tepat waktu. ex: kasir.
Banyak perusahaan menggunakan bank untuk memproses cash receipt. Perusahaan juga dapat
menggunakan ​lock box system ​dimana customer mengirim pembayaran melalui address
maintained by the bank. Bank bertanggung jawab dalam penerimaan cash, mencatat penerimaan
customer payment yg diterima dari alamat lockbox, dan menyetorkan penerimaan cash ke akun
bank secara tepat waktu. Cara lain adalah receipt diserahkan secara elektronik dari akun bank
customer ke akun bank perusahaan menggunakan ​electronic funds transfer (EFT)​​. Saat
customer membeli produk secara kredit, issuer of credit card menggunakan EFT utk mentransfer
dana ke akun bank perusahaan.
● Cash receipts transaction file​​: sama kaya sales transaction file, tapi ini cash receipt.
● Cash receipt journal or listing​​: listing/report berdasarkan cash receipts transaction file dan
meliputi semua transaksi untuk suatu periode. Transaksi yang mengandung informasi relevan
termasuk dalam AR master file dan general ledger.
6. Processing and Recording SRA​​: return and allowances dicatat dalam sales return and allowances
transaction file dan AR master file. ​*catatan : Sales Return -> blh dilakukan ketika pihak gudang telah
bikin surat terima barang lalu akuntansi bikin credit memo, sales allowances -> hanya berupa berita
acara.
Dokumen:
● Credit memo​​: berisi pengurangan jumlah saldo akibat returned goods and allowances.
● Sales return and allowances journal​​: jurnal untuk mencatat SRA. Kebanyakan perusahaan
mencatat transaksi ini dalam sales journal.
7. Writing Off Uncollectible AR ​(ketika customer tdk bisa bayar)
Dokumen: ​Uncollectible account authorization form​​: Dokumen yang digunakan secara internal
untuk mengindikasikan otoritas untuk menghapus AR sbg uncollectible.
8. Providing Bad Debts​​: Dicatat setiap akhir bulan atau quarterly. Notulen RUPS disahkan notaris?

Methodology for Designing TOC and STOT for Sales

 

1. Understand Internal
Control-Sales
● Auditor mempelajari flowchart atau control document client.
● Melakukan inquiry menggunakan kuesioner mengenai internal control client.
● Melakukan walkthrough test of sales.
COSO
2. Asses Planned Control Risk-Sales
Auditor menggunakan informasi yang didapat dari dari understanding internal control untuk menilai
pengendalian risiko. Auditor menguji key control activities for sales to identify the key control and
deficiencies for sales (TOC untuk nentuin internal control memadai atau tidak):
● Adequate Separation of Duties​​: Pemisahan pekerjaan untuk mencegah adanya misstatement
karena error dan fraud. Untuk mencegah fraud, manager harus memisahkan: yang memiliki
akses cash dengan yang bertanggung jawab entering sales dan cash receipt transaction
information ke komputer; yang approve credit (credit granting) dengan bagian sales; dan
personnel responsible for doing internal comparisons should be independent of those entering
the original data. Ex: prelisting cash receipt oleh kasir, comparisons of batch control totals with
summary reports and comparison of accounts receivable master file totals with the general ledger
balance should be done by someone independent of those who input sales and cash receipt
transactions.
● Proper Authorization
3 key points of proper authorization:
- Credit harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum penjualan terjadi.
- Barang hanya dapat dikirim jika telah diotorisasi.
- Sebelum memberikan invoice, harga (termasuk basic terms, freight, discount) harus
authorized.
Key point 1 dan 2 bermaksud untuk ​mencegah hilangnya aset perusahaan dengan
mengirimkannya ke pelanggan fiktif atau pelanggan yang gagal membayar barang. Key point 3
bermaksud untuk memastikan nominal tagihan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
● Adequate Documents and Records
Contoh: perusahaan menyiapkan multi copy prenumbered sales invoice pada saat customer
order diterima. Copy dari dokumen tsb. digunakan sbg dasar untuk approve credit, authorize

BEDAIN ANTARA
DUPLICATE
SAMA
FOTOCOPY
  shipment, mencatat kuantitas unit yang dikirim, dan untuk menagih customer. Penjualan baru
diakui jika sudah dilakukan pengiriman.
Contoh “document”: menggunakan dokumen yang kertasnya bisa tembus jadi beberapa rangkap
karena kalau photocopy ada kemungkinan fraud.
Contoh “record”: pencatatan hanya pada saat transaksi terjadi.
● Prenumbered Documents​​: untuk mencegah​ ​failure ​to bill or record sales dan​ ​occurrence of
duplicate ​billing and recordings.​ ​Contoh: semua shipping document dijadikan 1 file dan disusun
secara berurutan; dokumen dinomorin secara otomatis, enggak boleh manual/ditulis.
● Monthly Statement​​: dikirim ke customer dengan harapan customer merespon jika saldo AR
yang dinyatakan dalam monthly statement salah (sebagai control). Yang bertanggung jawab atas
pernyataan dalam monthly statement merupakan orang yang tidak memiliki tanggung jawab atas
handling cash dan pencatatan AR untuk mencegah kesalahan yang disengaja dalam pengiriman
monthly statement.
● Internal Verification Procedures​​: memastikan semua transaksi exist, real, dan akurat sesuai
dengan six transaction-related audit objectives (bisa based on computer program atau orang
yang bertanggung jawab merupakan orang yang independen/bukan orang yg bisa akses).
Contoh: 1) mengecek keakuratan document preparation, reviewing report for unusual or incorrect
items, 2)sales order, delivery order, invoice harus sepasang
3. Determine Extent of TOC skip
4. Design TOC for sales skip
 

5. Design STOT for Sales ​berdasarkan audit objective:

● Recorded Sales Occurred (Occurrence) HAPALIN
Auditor harus memperhatikan 3 tipe kemungkinan misstatement:
- Sales dijurnal padahal tidak dilakukan pengiriman. (error or fraud)
STOT: melakukan vouching (menelusuri dokumen asli dan melihat angkanya dapet
darimana) sales journal dengan copies of shipping atau dokumen lain yang relevan. Jika
terdapat kemungkinan adanya duplikat copy of shipping document, auditor dapat melacak
jumlah (perpetual) inventory untuk mengecek apakah inventorynya berkurang atau tidak.
- Sales dicatat lebih dari 1 kali. (error or fraud)
STOT: review sortedlist secara numerik urutan daftar transaksi penjualan apakah ada yang
double/duplikat. ​Auditor juga dapat menguji proper cancellation of shipping document karena
jika terjadi pembatalan, shipping document tidak dapat digunakan untuk mencatat penjualan
yang lain.
- Pengiriman dilakukan to nonexistent customer dan dicatat sebagai sales. (fraud)
STOT: misstatement ini terjadi akibat orang yang mencatat penjualan juga dapat
mengotorisasi pengiriman. Maka auditor dapat melacak informasi customer dengan
mencocokkan sales invoice dengan customer master file. This revenue fraud is called “sham
sales” (jual fiktif).
3 misstatement tsb. dapat menghasilkan overstatement pada aset dan income.
  Pendekatan lain untuk mendeteksi 3 misstatement tsb adalah melacak credit dengan
mencocokkan AR master file dengan sumber dokumen yang relevan. Jika piutang benar-benar
tertagih in cash dan barangnya dikembalikan, maka sales tersebut occur. Kecuali, jika auditor
memiliki alasan lain bahwa pembayaran SRA juga merupakan fraud. Jika credit tsb untuk
dihapuskan (bad debt write-off) atau credit memo, atau AR masih belum dibayar sampai periode
audit, maka dapat diindikasikan bahwa terdapat pencatatan sales yang inappropriate. Auditor
harus mengecek shipping dan customer order untuk menentukan adanya bukti yang cukup
bahwa transaksi penjualan benar-benar terjadi/occur.
● Existing Sales Transactions are Recorded (completeness)
Dalam audit, banyak STOT yg tdk mencapau completness -> lebih fokus ke occurence karena
perusahaan cenderung gede gedein sales -> padahal completness bisa terjadi ketika sales
dikecilin untuk mengurangi pajak.
Untuk tes unbilled shipment (shipment terjadi tapi tidak dicatat), auditor dapat mencocokkan
(trace) shipping document dengan related duplicate sales invoice dan sales journal.

Direction of test(!!) → ​arah pencocokkan 2 atau lebih dokumen yang diawali dengan
menggunakan starting point document berdasarkan audit objective.
Contoh:
Audit objective: occurrence ​→​ ​apakah semua sales benar-benar terjadi (ada invoice)
Fraud: sales ada, surat jalan tidak ada
Maka, auditor akan mengambil ​prenumbered invoice​​untuk dicocokkan dengan ​surat jalan

Audit objective: completeness ​→​ ​apakah semua penjualan sudah dicatat

Fraud: surat jalan ada, invoice tidak ada
Maka, auditor akan memeriksa ​invoice​ ​terlebih dahulu, lalu dicocokkan dengan ​surat jalan​​.

KELUAR UJIAN

● Sales are Accurately Recorded

(Accuracy) Concern:
- Kirim barang yang dipesan
- Tagih sesuai dengan barang yang dikirim
 PAHAMIN
KELUAR
DI UJIAN
-  Catat yang ditagih
Three way match test: Mencocokkan kuantitas dan deskripsi barang pada sales order, surat
jalan, dan billing.
● Sales Transactions are Correctly Included in Master File and Correctly Summarized (Posting &
Summarization)
Keakuratan pencatatan pada AR master file penting karena berdampak pada client’s ability untuk
menagih outstanding AR. Sales journal harus dicatat dan dikalkulasi dengan benar dan diposting
ke general ledger. Auditors perform some clerical accuracy tests, such as footing the journals and
tracing the totals and details to the general ledger and the master file, to check whether there are
errors or fraud in the processing of sales transactions. The extent to which such tests are needed
is determined by the quality of internal controls.
Posting 7 summarization meliputi footing journal (sum ke bawah & samping), master file records,
and ledger. Ketiga dokumen tsb ditrace.
When footing and comparisons are restricted to these three records, the transaction-related audit
objective is posting and summarization.
To illustrate, when an auditor compares an amount on a duplicate sales invoice with either the
sales journal or master file entry, it is an accuracy audit objective procedure. When an auditor
traces an entry from the sales journal to the master file, it is a posting and summarization
procedure. ​*kesimpulan : footing -> dari buku sales sum ulang ke atas dan ke samping dlm
bentuk excel. Cek ke ledger apakah bener totalnya (total harus bener agar jumlah yg ditagih
bener)
● Recorded Sales are Correctly Classified (Classification)
Memastikan entry yang dicatat masuk ke CoA yang tepat. With ​cash and credit sales​​, company
personnel should not debit accounts receivable for a cash sale or credit sales for collection of a
receivable (contoh : estimasi BED berdasarkan credit sales -> jika asal klasifikasi credit dan cash
-> BED akan salah). They should also not classify sales of ​operating assets​​, such as buildings,
as sales (contoh : biasanya jualan terigu -> masukin ke sales -> kalo jualin barang lain masukkin
ke other income). They examine supporting documents to determine the proper classification of a
given transaction and compare this with the actual account to which it is charged.
● Sales are Recorded on the Correct Dates (Timing)
Sales should be billed (tagih) and recorded (catat) as soon after shipment takes place as possible
to prevent the unintentional omission of transactions from the records and to make sure that sales
are recorded in the proper period. Timely recorded transactions are also less likely to contain
misstatements. ​When auditors do substantive tests of transactions procedures for accuracy, they
commonly compare the date on selected bills of lading or other shipping documents with the date
on related duplicate sales invoices, the sales journal, and the accounts receivable master file.
Significant differences indicate potential cutoff problems in the test of year-end balances.

Sales Return and Allowances

Perbedaan TRAO SRA dengan credit memos pada sales:
● Materiality: SRA biasanya immaterial sehingga dapat diabaikan.
● Occurrence: apakah retur yg dicatat bener-benar terjadi. Auditors usually emphasize testing recorded
transactions to uncover any theft of cash from the collection of accounts receivable that was covered
up by a fictitious sales return or allowance. (Although auditors usually emphasize the occurrence
objective for sales returns and allowances transactions, the completeness objective is especially
important in tests of account balances to determine if sales and returns are understated at year-end.)
ex:cek ​surat tanda terima barang
 
Methodology for Designing TOC and STOT for Cash Receipt
Determine Whether Cash Received Was Recorded (Completeness)
Memahami control and deficiencies dari internal control client.
The most difficult type of cash embezzlement for auditors to detect is ​when it occurs before the cash is
recorded in the cash receipts journal or other cash listing, especially if the sale and cash receipt are
recorded simultaneously.Paling penting/gampang adalah memahami internal control. For example, if a
grocery store clerk takes cash and intentionally fails to record the sale and receipt of cash on the cash
register, it is extremely difficult to discover the theft. To prevent this type of fraud, internal controls such as
those included in the second objective in Table 14-3 are implemented by many companies. For example,
the controls for a retail store in which the cash is received by the same person who sells the merchandise
and enters cash receipts in a cash register should be different from the controls for a company in which all
receipts are received through the mail several weeks after the sales have taken place.
It is normal practice to ​trace from prenumbered remittance advices ​(jika ada prelisting bandingkan dengan
jurnal) or prelists of cash receipts to the cash receipts journal and subsidiary accounts receivable records
as a substantive test of the recording of actual cash received. This test will be effective only if a prelisting
or other record of payments was prepared at the time payments were received.

Prepare Proof of Cash Receipt ​gak terlalu di bahas, baca aja

Adalah audit prosedur untuk ngetes apakah semua cash receipt yang sudah tercatat telah didepositkan
ke bank. In this test, the total cash receipts recorded in the cash receipts journal for a given period, such
as a month, are reconciled with the actual deposits made to the bank during the same period. A
difference in the two may be the result of deposits in transit and other items, but the amounts can be
reconciled and compared. This procedure is not useful in discovering cash receipts that have not been
recorded in the journals or time lags in making deposits, but it can help uncover recorded cash receipts
that have not been deposited, unrecorded deposits, unrecorded loans, bank loans deposited directly into
the bank account, and similar misstatements. Ordinarily, this somewhat time-consuming procedure is
used only when the controls are deficient. In rare instances, when controls are extremely weak, the period
covered by the proof of cash receipts may cover the entire year.

Lapping of AR
KELUAR DI UJIAN
Adalah penundaan pencatatan entry collection of AR untuk menutupi cash shortage (​​situation in which
the physical amount of cash on hand differs from the book recorded amount of cash). Penyelundupan ini
biasanya terjadi akibat orang yang menerima cash juga bertanggung jawab dalam memasukan cash
receipt ke sistem komputer. Contoh:1) bayar AR 1 untuk AR 2, bayar AR 2 untuk AR 3, bayar AR 3 untuk
AR 1 curi uang 10 jt dari pelanggan A sblm dicatat (A kasih uang untuk lunasi hutang) bulan depan si A
kasih 15 jt lagi -> ambil 10 jt untuk lunasin hutang kmrn, 2). Untuk mencegahnya, dapat dilakukan
separation of duties dan mandatory vacation policy (​​employees to take time away from their job. These
policies help to reduce fraud and discover malicious activities by employees) ​for employees who both
handle cash and enter cash receipts into the system. It can be detected by comparing the name, amount,
and dates shown on remittance advices with cash receipts journal entries and related duplicate deposit
slips. Because this procedure is relatively time-consuming, it is ordinarily performed only when specific
concerns with embezzlement exist because of a deficiency in internal control.

Audit Test for Uncollectible Accounts

Control atas uncollectible account (occurence -> padahal udh ketagih tp masih dianggap ga ketagih):
●  proper authorization of the write-off of uncollectible accounts by a designated level of management
only after a thorough investigation of the reason the customer has not paid.
● the auditor examines correspondence in the client’s files establishing their uncollectibility.
● auditor examines credit reports
● selected items should be traced to the accounts receivable master file to test whether the write-off
was properly recorded after the auditor has concluded that the accounts written off by general journal
entries are proper
● Realizable value is an essential balance-related audit objective for accounts receivable because
collectibility of receivables is often a signif icant concern.
● The preparation of a periodic aged accounts receivable trial balance for review and follow-up by
appropriate management personnel.
● A policy of writing off uncollectible accounts when they are no longer likely to be collected.