Deskripsi Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh
perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk
menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dan surat
berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka
waktu satu tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua:
yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang dan jasa yang menghasilkan manfaat
lebih dari satu tahun.

Sistem Informasi Akuntansi yang Membentuk Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran terdiri dari berbagai sistem informasi akuntansi berikut ini:

1. Sistem pembelian, yang terdiri dari berbagai prosedur berikut ini.

a. Prosedur permintaan pembelian.
b. Prosedur order pembelian.
c. Prosedur penerimaan barang.
d. Prosedur penyimpanan barang.
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
f. Prosedur pencatatan utang.
2. Sistem pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini.
a. Prosedur pembayaran bukti kas keluar.
b. Prosedur pencatatan pengeluaran kas.

Tujuan Audit Terhadap Siklus Pengeluaran

Gambar 15.1

Perencanaan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian Terhadap Siklus Pengeluaran

Rerangka Perancangan

Siklus pengeluaran terdiri dari dua sistem informasi akuntansi. Pembahasan perancangan
program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus pengeluaran ini dibagi menjadi dua
kelompok berikut ini:

1. Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian—transaksi pembelian.

2. Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian—transaksi pengeluaran kas.

Gambar 15.2

Sistematika Uraian

Uraian tentang perancangan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap berbagai
transaksi yang membentuk siklus pengeluaran dibagi menjadi beberapa tahap berikut ini:

1. Fungsi terkait.
2. Dokumen.
3. Catatan akuntansi.
4. Bagan alir sistem informasi akuntansi.
5. Salah saji potensial, aktivitas pengendalian yang diperlukan, dan prosedur audit untuk
pengujian pengendalian yang dapat digunakan oleh auditor.
6. Penjelasan aktivitas pengendalian yang diperlukan.
 7. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi yang
bersangkutan.
8. Penjelasan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap transaksi yang
bersangkutan.

Perancangan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian—Transaksi Pembelian

Fungsi yang terkait

Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut
ini.

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1. Fungsi gudang Bagian Gudang
2. Fungsi pembelian Bagian Pembelian
3. Fungsi penerimaan barang Bagian Penerimaan Barang
4. Fungsi pencatatan utang Bagian Utang
5. Fungsi akuntansi biaya Bagian Akuntansi Biaya
6. Fungsi akuntansi umum Bagian Akuntansi Umum
7. Fungsi penerima kas Bagian Kas
Tanggung jawab setiap fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian tersebut diuraikan berikut
ini:

Fungsi gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang
langsung pakai, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. Dalam pemerolehan
aktiva tetap, calon pemakai atau fungsi perencanaan perusahaan biasanya yang mengajukan
permintaan pembelian.

Fungsi pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi penerimaan barang. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang
berasal dari transaksi retur penjualan.

Fungsi pencatatan utang. Dalam pemerolehan barang dan jasa, fungsi pencatat utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan
untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang.

Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab
untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap. Dalam pemerolehan sediaan, fungsi akuntansi biaya
bertanggung jawab untuk mencatat kos sediaan barang yang dibeli ke dalam buku pembantu
sediaan. Dalam pemerolehan aktiva tetap, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk
mencatat kos aktiva tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu aktiva tetap.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

 1. Fungsi gudang pengajuan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang akan dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dibagi menjadi dua golongan:
dokumen sumber, yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan
akuntansi, dan dokumen pendukung, yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya
transaksi. Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dapat dilihat
berikut ini.

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

Pembelian Bukti kas keluar - Surat permintaan pembelian
- Surat permintaan otorisasi investasi
- Surat permintaan otorisasi reparasi
- Surat permintaan penawaran harga
- Surat order pembelian
- Laporan penerimaan barang
- Surat perubahan order
- Faktur dari pemasok

Gambar 15.3

Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang
dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

Surat permintaan otorisasi investasi. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi
jumlah moneter yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang
relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang.
Perencanaan pengeluaran investasi dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan
investasi kepada manajemen puncak. Melalui staff direksi, usulan investasi diteliti kelayakan
teknis dan ekonomisnya. Hasil studi kelayakan suatu usulan investasi dituangkan dalam laporan
studi kelayakan. Berbagai studi kelayakan tersebut kemudian digunakan untuk menyusun
anggaran investasi. Anggaran investasi diotorisasi oleh Rapat Umum Pemegang Saham dna
merupakan izin secara prinsip kepada manajemen perusahaan untuk menggunakan dana dalam
investasi aktiva tetap. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi,
diperlukan dokumen untuk meminta dilaksanakannya investasi yang telah diizinkan secara
prinsip oleh pemegang saham. Dokumen yang digunakan untuk meminta persetujuan
pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap disebut surat permintaan otorisasi investasi. Dokumen
ini diisi oleh fungsi yang mengusulkan pemerolehan aktiva tetap dan setelah diotorisasi oleh
direktur fungsi yang bersangkutan dimintakan perstujuan dari direktur utama.
Surat permintaan otorisasi reparasi. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukannya
reparasi yang merupakan pengeluaran modal.

Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut
jumlah moneter pembelian yang besar.

Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

1. Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan
kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen tersebut.
3. Tembusan fungsi peminta barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang
meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip tanggal penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang padawaktu yang telah
ditetapkan.
5. Arsip pemasok. Tembusan surat order pembelian inidisimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari ifnormasi mengenai pemasok.
6. Tembusan fungsi penerimaan. tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,
kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
sistem penerimaan buta, kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas
yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam
tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. hal ini dimaksudkan agar fungsi
penerimaan dapat benar-benar melakukan penghitungan dan pengecekan barang yang
diterima dari pemasok.
7. Tembusan fungsi akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.

Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

Surat perubahan order pembelian. Kadangkala diperlaukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spefisikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada
pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. Surat perubahan
order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak
yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran
utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada
kreditur mengenai maksud pembayaran.

Faktur dari pemasok. Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis,
kuantitas, dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

1. Register bukti kas keluar

2. Jurnal pembelian
3. Buku pembantu utang
4. Buku pembantu sediaan

Register bukti kas keluar. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register
bukti kas keluar.

Jurnal pembelian. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

Buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok
adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar.

Buku pembantu sediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, buku pembantu sediaan ini
digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli.

Aktivitas Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi salah saji tersebut mencakup:

1. Otorisasi umum dan khusus untuk setiap pembelian.

2. Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang
telah diotorisasi.
3. Setiap penerimaan barang harus didasarkan pada surat order pembelian yang telah
diotorisasi.
4. Fungsi penerimaan barang menghitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang
diterima dengan data barang yan gtercantum dalam surat order pembelian.
5. Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus
didokumentasikan.
6. Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah.
7. Setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan vukti kas keluar
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
8. Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha, sediaan,
aktiva tetap, dengan akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar.
9. Pertanggungjawaban secara periodik semua formulir bernomor urut tercetak.
 10. Panduan akun review terhadap pemberian kode akun.
11. Review kinerja secara periodik.

Otorisasi umum dan khusus untuk setiap pembelian. Transaksi pembelian terdiri dari empat
tahap utama berikut ini: (1) permintaan pembelian, (2) pemilihan pemasok, (3) order pembelian,
(4) penerimaan barang, (5) pencatatan hak dan kewajiban yang timbul sebagai akibat dari
transaksi pembelian. Setiap pemerolehan barang harus dikendalikan melalui sistem otorisasi
umum, seperti penggunaan anggaran investasi—untuk mengendalikan pemerolehan aktiva tetap,
dan penggunaan anggaran operasi—untuk mengendalikan pemerolehan barang habis pakai dan
jasa. Anggaran merupakan otorisasi yang bersifat umum terhadap pemerolehan barang dan jasa.
Di samping otorisasi yang bersifat umum, perusahaan juga membuat sistem otorisasi yang
bersifat khusus, yaitu sistem peretujuan setiap kali pelaksanaan anggaran akan direalisasikan.
Sistem otorisasi yang bersifat khusus dilaksanakan melalui penggunaan formulir surat
permintaan pembelian, surat permintaan otorisasi investasi atau authorization for expenditure
(untuk pemerolehan aktiva tetap), atau surat permintaan otorisasi reparasi atau authorization for
repair (untuk reparasi aktiva tetap yang akan dibebankan sebagai capital expenditure. Aktivitas
pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadian transaksi
pembelian.

Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang
telah diotorisasi. Untuk menjamin bahwa setiap pembelian dilakukan untuk barang dan jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dan untuk kepentingan perusahaan, surat order pembelian
hanya diterbitkan atas dasar kebutuhan perusahaan tentang barang dan jasa. Kebutuhan ini
ditunjukkan dengan surat permintaan pembelian, surat permintaan otorisasi investasi, atau surat
permintaan otorisasi reparasi. Surat permintaan pembelian dibuat berdasarkan otorisasi umum
dan atas otorisai dari manajer yang berwenang semestinya. Aktivitas pengendalian ini ditujukan
untuk menjamin asersi penilaian atau alokasi transaksi pembelian.

Setiap penerimaan barang harus didasarkan pada surat order pembelian yang telah
diotorisasi. Pengendalian terhadap pembelian dilakukan secara bertahap berikut ini:

1. Tidak ada utang yang timbul jika tidak ada barang atau jasa yang diterima.
2. Tidak ada barang dan jasa yang diterima tanpa adanya order pembelian yang dilakukan
oleh perusahaan.
3. Tidak ada order pembelian yang dikeluarkan kepada pemasok jika belum dilakukan
proses pemilihan pemasok yang andal.
4. Tidak ada order pembelian yang dikeluarkan kepada pemasok jika tidak ada permintaan
pembelian dari pihak yang memerlukan barang dan jasa.

Oleh karena itu, fungsi penerimaan barang tidak diperbolehkan untuk menerima barang jika
fungsi tersebut tidak menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadian
transaksi pembelian.

Fungsi penerimaan barang menghitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang

diterima dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian. Laporan
penerimaan barang merupakan salah satu dokumen penting yang dipakai sebagai dasar
pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber untuk pencatatan ke
dalam register bukti kas keluar dan sebagai catatan utang usaha. Oleh karena itu, data yang
tercantum dalam laporan penerimaan barang harus mencerminkan kecermatan yang telah
dilakukan oleh fungsi penerimaan dalam menghitung, menginspeksi, dan membandingkan
barang yang diterima dari pemasok dan data yang dipesan oleh fungsi pembelian yang tercantum
dalam copy surat order pembelian. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi
keberadaan atau keterjadian transaksi pembelian.

Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus

didokumentasikan. Untuk menghindarkan pengingkaran penerimaan barang oleh fungsi
gudang dari fungsi penerimaan barang, setiap penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang
kepada fungsi gudang harus disertai dengan surat tanda penyerahan barang. Aktivitas
pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadian transaksi
pembelian.

Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah.
Seperti telah disebutkan di atas, bukti kas keluar merupakan dokumen sumber untuk pencatatan
ke dalam register bukti kas keluar, buku pembantu, dan perintah untuk pengeluaran kas kepada
fungsi keuangan. Oleh karena itu, bukti kas keluar hanya dapat dibuat berdasarkan kondisi:

1. Bahwa fungsi penerimaan barang telah menerima barang dari pemasok dalam jenis,
kuantitas, kualitas, dan kondisi semsestinya
2. Bahwa barang yang diterima tersebut telah dipesan oleh fungsi pembelian
3. Bahwa barang yang dipesan tersebut memang dibutuhkan oleh perusahaan

Dengan demikian, bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang
lengkap dan sah untuk menjadi dokumen sumber yang andal. Aktivitas pengendalian ini
ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, hak dan
kewajiban, penilaian atau alokasi, penyajian dan pengungkapan transaksi pembelian.

Setiap pencatatan ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas keluar
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Keandalan catatan akuntansi
ditentukan oleh keandalan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang melampiri dokumen
sumber tersebut. Dokumen pendukung mencerminkan adanya otorisasi pada setiap tahap
pelaksanaan transaksi pembelian. Bukti kas keluar sebagai dokumen sumber mencerminkan
perlakuan akuntansi dan pengukuran transaksi pembelian yang terjadi. Oleh karena itu, untuk
menjamin keandalan register bukti kas keluar sebagai book of original entry, setiap pencatatan
ke register bukti kas keluar harus didukung dengan bukti kas keluar yang dilampiri dengan
dokumen pendukung yang lengkap. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi
keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, penilaian atau alokasi, penyajian dan pengungkapan
transaksi pembelian.

Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha, sediaan,
aktiva tetap, dengan akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar. Rekonsiliasi
merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun
berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan transaksi pembelian, dokumen sumber yang
digunakan sebagai dasar pencatatan utang adalah bukti kas keluar. Data dari dokumen sumber
ini dicatat melalui dua jalur: (1) dicatat ke dalam register bukti kas keluar dan kemudian
diringkas ke dalam akun kontrol utang usaha, sediaan, atau aktiva tetap dalam buku besar, (2)
dicatat dalam buku pembantu sediaan sebagai rincian akun kontrol sediaan atau buku pembantu
aktiva tetap sebagai rincian akun kontrol aktiva tetap yan gtercantum dalam buku besar. Dengan
demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di akun kontrol sediaan atau
aktiva tetap dalam buku besar, aktivitas pengendalian mengharuskan secara periodik diadakan
rekonsiliasi antara buku pembantu sediaan atau aktiva tetap dengan akun kontrol sediaan atau
aktiva tetap dalam buku besar. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi
kelengkapan serta penilaian atau alokasi transaksi pembelian.
Pertanggungjawaban secara periodik semua formulir bernomor urut tercetak. Untuk
menjamin bahwa semua barang yang telah terima dari pemasok telah diakui hak dan kewajiban
sebagai akibat dari transaksi pembelian, secara periodik perlu diadakan pertanggungjawaban
dokumen-dokumen: bukti kas keluar, laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan
surat permintaan pembelian. Aktivitas pengendalian ini untuk menjamin kelengkapan informasi
transaksi pembelian yang dicatat selama periode akuntansi tertentu.

Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun. Keakuratan posting transaksi ke
dalam buku besar pembantu sediaan dan aktiva tetap dan ke register bukti kas keluar ditentukan
oleh pemberian kode akun dalam pembuatan dokumen sumber (bukti kas keluar). Oleh karena
itu, ketersediaan buku panduan kode akun dan review trehadap pemberian kode akun pada saat
pembuatan dokumen sumber menjamin keakuratan posting sehingga asersi penyajian dan
pengungkapan menjadi andal. Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi
penyajian dan pengungkapan transaksi pembelian.

Review kinerja secara periodik. Secara periodik dilakukan review kinerja manajer oleh
manajemen puncak. Review kinerja dapat dilakukan dengan membandingkan jumlah anggaran
dengan realisasinya:

1. Anggaran pembelian dengan realisasinya.

2. Anggaran pengeluaran modal dengan realisasinya.
3. Anggaran investasi dengan realisasinya.

Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadian,
kelengkapan, hak dan kewajiban, penilaian atau alokasi, penyajian, dan pengungkapan
transaksi pembelian.

Penjelasan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Transaksi Pembelian

Lakukan pengamatan terhadap prosedur persetujuan atas permintaan pembelian, order

pembelian, penerimaan barang, pembuatan bukti kas keluar. Pengamatan ini ditujukan
untuk membuktikan: (1) adanya pemisahan tiga fungsi pokok: fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi dalam penanganan sistem pembelian, (2) transaksi
pembelian dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi sehingga tercipta adanya pengecekan
intern dalam setiap pelaksanaan transaksi tersebut. Pengamatan dilaksanakan dengan mengikuti
pelaksanaan suatu transaksi pembelian atau dengan cara memeriksa tanda tangan otorisasi yang
tercantum dalam dokumen sumber dan dokumen pendukung transaksi pembelian. Dalam
pengamatan trehadap pelaksanaan transaksi pembelian ini, auditor melakukan pengamatan
terhadap:

1. Persetujuan pada surat permintaan pembelian yang dilaksananak oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai.
2. Persetujuan pada suat permintaan otorisasi investasi dan surat permintaan reparasi oleh
manajemen puncak.
3. Penerimaan barang yang dilaksanakan oleh fungsi penerimaan barang.
4. Pencatatan kewajiban perusahaan kepada pemasok yang dilaksankan oleh fungsi utang.

Ambil sampel transaksi pembelian dari register bukti kas keluar dan lakukan
pemeriksaan terhadap dokumen pendukung. Auditor mengambil sampel bukti kas keluar
yang belum dibayar dari arsip dokumen tersebut yang diselenggarakan oleh fungsi utang dan
bukti keluar yang telah dibayar dari arsip dokumen tersebut yang diselenggarakan fungsi
akuntansi biaya. Aktivitas pengendalian yang diperiksa oleh auditor dalam pemeriksaan
terhadap bukti kas keluar tersebut adalah

1. Penggunaan formulir bukti kas keluar yang bernomor urut tercetak;

2. Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti kas keluar yang bernomor urut
tercetak tersebut;
3. Tanda tangan otorisasi atas bukti kas keluar dari yang berwenang.
4. Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam bukti kas keluar dengan informasi yang
tercantum dalam dokumen pendukungnya;
5. Kelengkapan dokumen pendukung bukti kas keluar.
6. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang;
7. Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam buku
pembantu sediaan, buku pembantu biaya, buku pembantu aktiv tetap, dan register bukti
kas keluar.

Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban

pemakaian formulir tersebut. Penggunaan nomor urut tercetak menjamin kelengkapan
transaksi pembelian yang dicatat dalam catatan akuntansi. Dalam transaksi pembelian, formulir
bukti kas keluar, laporan penerimaan barang, dan surat order pembelian harus bernomor urut
tercetak dan pemakaian formulir tersebut dipertanggungjawabkan melalui pemakaian nomor
urut tercetak tersebut. Auditor memeriksa apakah klien menggunakan formulir bernomor urut
tercetak pada waktu auditor mengambil sampel bukti kas keluar.

Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui dan lakukan pengusutan ke dokumen
pendukung dan catatan akuntansi yang bersangkutan. Untuk membuktikan bahwa setiap
transaksi pembelian didahului dengan adanya otorisassi pembelian barang atau jasa, auditor
mengambil sampel bukti kas keluar dari arsip dokumen tersebut yang disimpan oleh fungsi
utang dan yang disimpan oleh fungsi akuntansi biaya. Bukti kas keluar dalam arsip tersebut
dilampiri dengan faktur dari pemasok, laoran penerimaan barang, surat order embelian, surat
permintaan pembelian. Dalam pemeriksaan terhadap bukti kas keluar tersebut, auditor
melakukan pemeriksaan terhadap penggunaan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut dan
pertanggungjawaban penggunaan dokumen bernomor urut tercetak tersebut. Jika dalam
pemeriksaan terhadap bukti kas keluar tersebut auditor menjumpai adanya nomor bukti kas
keluar yang tidak ada, auditor meminta pertanggungjawaban mengenai hal tersebut dari fungsi
utang. Jika fungsi utang dapat mempertanggungjawabkan tidak adanya nomor bukti kas keluar
tersebut, auditor dapat memperoleh keyakinan mengenai adanya unsur pengendalian intern yang
baik dalam sistem informasi akuntansi pembelian. Di samping itu, auditor juga melakukan
pemeriksaan terhadap tanda tangan otorisasi yang tercantum dalam bukti kas keluar. Auditor
juga mengusut posting data dalam bukti kas keluar ke buku pembantu sediaan, buku pembantu
biaya, buku pembantu aktiva tetap, dan register bukti kas keluar.

Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan jurnal.
Untuk menguji keandalan prosedur pencatatan transaksi pembelian, auditor menguji ketelitian
posting ringkasan register bukti kas keluar ke dalam akun yang bersangkutan dalam buku besar.
Auditor mengambil sampel rekapitulasi bulanan jumlah kolom-kolom rupiah dalam register
bukti kas keluar dan membandingkannya dengan jumlah yang di-posting dalam akun yang
bersangkutan dalam buku besar.

Perancangan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian—Transaksi Pengeluaran Kas

Fungsi yang Terkait

Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pengeluaran kas berada di tangan unit organisasi
berikut ini.

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Bagian Pemasaran atau bagian-bagian lain
2. Fungsi pencatat utang Bagian Utang
3. Fungsi keuangan Bagian Kasa
4. Fungsi akuntansi biaya Bagian Akuntansi Biaya
5. Fungsi akuntansi umum Bagian Akuntansi Umum
6. Fungsi audit intern Bagian Audit Intern
7. Fungsi penerima kas Bagian Kasa
Fungsi setiap unit organisasi yang terkait dalam transaksi pengeluaran kas tersebut diuraikan
berikut ini.

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas,
fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang. Permintaan
cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan
menggunakan voucher payable system, fungsi pencatat utang kemudian membuat bukti kas
keluar untuk memungkinkan fungsi keuangan mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan
oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

Fungsi pencatat utang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi
kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas
keluar. Dalam metode pencatatan utang tertentu, fungsi pencatatan utang juga bertanggung
jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi
sebagai buku pembantu utang.

Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via posa atau
membayarkan langsung kepada kreditur. Karena sistem perbankan di negara kita belum
memudahkan pembayaran dengan cek untuk kreditur di luar kota, dan untuk kreditur yang
mempunyai bank yang berbeda dengan bank perusahaan pembayar, maka umumnya
pembayaran kepaa kreditur dilakukan dengan pemindahbukuan. Jika bank-bank di negara kita
telah dihubungkan dengan sistem komputer dalam layanan clearing-nya, prosedur pembayaran
dengan cek yang dikirim melalui pos akan mudah dilakukan.

Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi akuntansi bertanggung jawab
atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan.

Fungsi akuntansi umum. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas, fungsi akuntansi
bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek.

Fungsi audit intern. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk
melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan
saldo kas menurut catatan akuntansi. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi
bank secara periodik.

Dokumen
Dua dokumen yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas dapat dilihat berikut ini.

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

Pengeluaran kas Bukti kas keluar Permintaan cek
Kuitansi
Cek

Permintaan cek. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas kepada fungsi pencatat utang untuk membuat bukti kas kelura. Dalam transaksi
pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian,
fungsi yang memerlukan kas menulis permitnaan cek kepada fungsi penctat utang untuk
kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada
fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.

Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Di samping itu, dokumen ini
berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai
dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

Cek. Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi
namanya tercantum pada cek.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah:

1. Register cek
2. Buku besar

Register cek. Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar dan register
cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan
register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek.

Buku besar. Akun buku besar yang terkait dalam transaksi pengeluaran kas adalah: Utang
Usaha dan Kas.

Aktivitas Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi salah saji tersebut mencakup:

1. Penandatangan cek harus me-review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya.
2. Pembubuhan cap lunas terhadap bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen
pendukungnya.
3. Pengecekan secara independen antara cek dengan bukti kas keluar.
4. Pertanggungjawaban semua nomor urut cek.
5. Pengecekan secara independen posting ke dalamcatatan akuntansi
6. Rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak ketiga yang independen.
 7. Pengecekan secara independen terhadap tanggal yang tercantum dalam bonggol cek dan
tanggal pencatatannya.

Penandatanganan cek harus me-review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya.
Untuk menjamin bahwa cek yang dikeluarkan adalah untuk pembayaran transaksi pembelian
yang telah disetujui, penandatangan cek diwajibkan untuk melakuka review terhadap bukti kas
keluar dan dokumen pendukungnya, sebelum ia menandatangani cek. Review dilakukan
terhadap:

1. Jumlah moneter yang dicantumkan dalam cek sama dengan jumlah moneter yang
tercantum dalam bukti kas keluar.
2. Kelengkapan dokumen pendukung bukti kas keluar.
3. Setiap dokumen pengukung ditandatangani oleh manajer yang berwenang.
4. Bukti kas keluar ditandatangani oleh manajer yang berwenang.\
Aktivitas pengendalian ini ditujukan untuk menjamin asersi keberadaan atau keterjadian
serta hak dan kewajiban transaksi pengeluaran.

Pembubuhan cap lunas terhadap bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen
pendukungnya. Untuk mengurangi risiko terjadinya pembayaran bukti kas keluar lebih dari
satu kali, bukti kas keluar yang telah dibayar dibubuhi cap “lunas” di atasnya. Begitu pula untuk
menghindari pembuatan bukti kas keluar lebih dari satu kali pembelian barang yang sama,
dokumen pendukung bukti kas keluar harus dibubuhi cap “lunas”. Setelah bukti kas keluar yang
bersangkatun dibayar.

Pengecekan secara independen antara cek dengan bukti kas keluar. Untuk menghindari
penulisan jumlah moneter yang salah pada cek, diperlukan pengecekan secara independen
sebelum cek dikirimkan kepada pemasok.

Pertanggungjawaban semua nomor urut cek. Formulir cek merupakan dokumen yang dapat
digunakan untuk memerintah bank agar membayar jumlah moneter tertentu kepada pemasok.

Pengecekan secara independ posing ke dalam catatan akuntansi.

Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang didalam catatan akuntansi yang berbeda
namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan pengeluran kas, dokumen sumber
yang digunakan sebagai dasar pencatatan pengurangan kas adalah bukti kas keluar.

Rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak ketiga yang independen. Untuk menjamin
keandalan catatan kas perusahaan, secara periodik fungsi audit intern melakukan rekonsiliasi
antara catatan kas perusahaan dengan rekening koran bank yang diterima secara periodik dari
bank.

Pengecekan secara independen terhadap tanggal yang tercantum dalam bonggol cek dan
tanggal pencatatannya. Untuk mendorong pencatatan segera cek yang telah dibayarkan kepada
pemasok ke dalam register cek, fungsi audit intern melakukan pengecekan secara independen
terhadap tanggal yang tercantum dalam bonggol cek dan tanggal catatannya.

Penjelasan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Transaksi

Pengeluaran Kas

Lakukan pengamatan terhadap prosedur pembuatan cek dan pencatatan cek ke dalam
register cek. Pengamatan ini ditujukan untuk membuktikan: (1) adanya pemisahan dua fungsi
pokok: fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi dalam transaksi pengeluaran kas, (2) setiap
transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi sehingga tercipta adanya
pengecekan intern dalam setiap pelaksanaan transaksi tersebut (3) setiap pengeluaran kas segera
dicatat ke dalam catatan akuntansi yang bersangkutan. Pengamatan dilaksanakan dengan
mengikuti pelaksanaan pembuatan cek pencatatan pengeluaran kas ke dalam register cek. Dalam
pengamatan terhadap pelaksanaan pembuatan cek ini, auditor melakukan pengamatan terhadap:

1. Review yang dilakukan oleh pembuat cek atas bukti kas keluar beserta dokumen
pendukungnya sebelum penulisan cek.
2. Review atas otorisasi yang tercantum dalam bukti kas keluar beserta dokumen
pendukungnya.

Dalam pengamatan terhadap pencatatan cek ke dalam register cek, auditor melakukan
pengamatan tanggal yang tercantum dalam bonggol cek dengan tanggal pencatatan pengeluaran
kas dalam register cek, untuk memastikan bahwa klien melakukan pencatatan dengan segera
pengeluaran kas ke dalam catatan akuntansi yang bersangkutan.

Ambil sampel transaksi pengeluaran kas dari register cek dan lakukan pemeriksaan
terhadap dokumen pendukung. Auditor mengambil sampel bukti kas keluar yang telah
dibayar dari arsip dokumen tersebut yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi umum.
Aktivitas pengendalian yang diperiksa oleh auditor dalam pemeriksaan terhadap bukti kas keluar
yang telah dibayar tersebut adalah

1. Penggunaan formulir bukti kas keluar dan cek yang bernomor urut tercetak;
2. Adanya pertanggungjawaban penggunaan formulir bukti kas keluar dan cek yang
bernomor urut tercetak tersebut;
3. Tanda tangan otorisasi atas bukti kas keluar dari yang berwenang.
4. Kesesuaian informasi yang dicantumkan dalam bukti kas keluar dengan informasi yang
tercantum dalam dokumen pendukungnya
5. Kelengkapan dokumen pendukung bukti kas keluar
6. Tanda tangan otorisasi atas dokumen pendukung dari yang berwenang;
7. Ketelitian pencatatan informasi yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam buku
pembantu utang dan register cek.

Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban

pemakaian formuli tersebut. Dalam transaksi pengeluaran kas, formulir bukti kas keluar dan
cek harus bernomor urut tercetak dan pemakaian formulir tersebut dipertanggungjawabkan
melalui pemakaian nomor urut tercetak tersebut. Auditor memeriksa apakah klien menggunakan
formulir bernomor urut tercetak pada waktu auditor mengambil sampel bukti kas keluar dan
pada waktu melakukan inspeksi terhadap formulir cek yang belum dipakai.

Ambil sampel bukti kas keluar yang telah dibayar dan lakukan pengusutan ke dokumen
dan catatan akuntansi yang bersangkutan. Untuk membuktikan bahwa setiap transaksi
pengeluaran kas telah didahului dengan adanya otorisasi dari fungsi keuangan, auditor
mengambil sampel bukti kas keluar yang telah dibayar dari arsip dokumen tersebut yang
disimpan oleh fungsi akuntansi umum.

Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan jurnal.
Untuk menguji keandalan prosedur pencatatan transaksi pengeluaran kas, auditor menguji
ketelitian posting ringkas register cek ke dalam akun yang bersangkutan dalam buku besar.