OLEH:
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS WARMADEWA
DENPASAR
2018
Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-
barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas
yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang
tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:
- Temperatur ruangan
- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
- Metode penyimpanan barang
- Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:
- Menjaga kontinuitas usaha
- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
- Membuat perencanaan pembelian yang optimal
- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- Mencegah slow moving item
Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan
barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.
1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang
biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.
Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
Mendesain dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian
posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun
buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki
frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi
yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak,
cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang
praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai
berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi
sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai
bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat
dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas,
transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal
khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.
Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal
di atas.
Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel
Penggunaan persediaan
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode(akhir bulan), cost control akan melakukan
inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasn pada departemen/outlet
operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan
inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang
di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan
terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari
gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx
Daily Store
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan
minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store.
Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu
kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar
udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara
berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut
dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan
pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya
tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari
bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan
makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu
(sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian
bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date)
dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini
disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada
suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan
yang bersih.
Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin.
Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak
dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada
tempat dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan.
Mencairkan daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau
menyiramnya dengan air panas.
2. Penyimpanan Ikan
1. Soft Drink
Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain
sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai
dengan 35 derajat selsius.
2. Hard Liqour
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas
Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau
gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius.
Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3. Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy,
White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya
memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang
termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur
yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak
cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih
dalam keadaan proses fermentasi.
Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara
menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau
logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan
dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga
minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari
metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih
kuat menahan tekanan dari dalam botol.