Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak
sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk
dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan?
Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan
bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk
setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.
Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan
lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur
yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang
hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli
kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka
mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran,
maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah
direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi
untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.
Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu
atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian
cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini
setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang
bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli
tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian
menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian
pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang
yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.
Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan
golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada
umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.
Pembelian bahan makanan secara Cash and Carry
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang
yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah
didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko
atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih
murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
c.
Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui
katalog
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.
pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran
lainnya yang mudah rusak.
Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam
proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai
dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini
disebut dengan chilled room.
Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas
kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan
yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar:
1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih
dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubanglubang agar udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak
secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih
lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan
di ruangan pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu
sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang
daya tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan
tekstur, flavour serta menurunkan mutu.
Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat
dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk
bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2
minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses
pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa
(expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan
makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis
perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).
Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas
Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang
bersih.
Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin
rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.
Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak.
Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu
ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak
boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.
2. Penyimpanan Ikan
Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas
Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau
gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius.
Ruangan dengan temperatur seperti ini diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam
keadaan fresh dan tidak cepat rusak.
3. Wine/Champagne
Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy,
White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya
memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang
termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk
penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur
yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini
tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau
masih dalam keadaan proses fermentasi.
Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara
menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau
logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan
dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga
minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari
metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini
lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.
Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan
dairy product khususnya food and beverage pada hotel
Bagian yang terlibat:
1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control
Dokumen yang digunakan
1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti
makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang
dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2.
Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar serta sisa barang.
3.
Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh
cost control.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada
akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada
cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman,
yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total
sales dengan total cost
Prosedur penggunaan persediaan
1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah
satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2.
Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan
barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu
bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3
dengan distribusi sebagai berikut:
a.
b. Gudang
c.