MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang
dipesan. Departemen penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh
pemasok. Setelah barang diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, informasi tentang
penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk
memperbarui catatan persediaan.
Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :
- Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.
- Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.
Dokumen dan Prosedur :
Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran
adalah laporan penerimaan barang (receiving report).
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang
yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order
pembelian.

MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen
penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani
laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :
1.

Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2.

Menerima barang yang rusak.

3.

Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur

pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan :

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk
memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau
pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan
dan penyimpanan barang:
a.

Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan
biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

b.

Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan
catatan persediaan perpetual yang akurat.

c.

Pencurian Barang.
Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut :
1.

Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

2.

Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus
mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung
dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang
dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis
dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang
yang akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG

Melakukan Pemeriksaan atas Barang yang Datang :
Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan
penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya adalah untuk mencocokkan jumlah fisik
persediaan dengan catatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan
persediaan itu akan menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan
aktiva yang terkadang tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian
efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri.
Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan dapat dilakukan
minimal sekali setahun. Namun demikian hasil penghitungan persediaan tidak dapat menggantikan
angka yang tercatat di buku persediaan, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek
kecermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil
penghitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh kerusakan, aus
atau susut barang serta kesalahan dalam pencatatan.
Selain untuk mengoreksi kesalahan catatan persediaan, penghitungan persediaan juga diperlukan
karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. Dalam melakukan pemeriksaan,
auditor independen atau wakilnya sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan fisik persediaan.
Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan
perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai
frekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran,
triwulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan frekuensi yang
lebih tinggi bisa dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. Sedangkan
penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah.
Penghitungan fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan yang
dihitung itu bernilai sangat tinggi.
Karena penghitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan operaional
perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan perusahaan dan jumlah
persediaan tengah menurun. Jika perusahaan menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat
penghitungan persediaan tidak perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun
memang lebih baik, karena memperkecil kemungkinan terjadinya perbedaan antara catatan persediaan
dan fisik persediaan. Tetapi perlu pula diingat bahwa pada akhir tahun, produksi biasanya tidak berjalan
dan karyawan libur tahun baru, sehingga penghitungan lebih awal dianggap lebih praktis. Dilain pihak,

jika perusahaan tidak menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka
penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku.
Sebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan pendahuluan. Biasanya
perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai tehnik penghitungan barang.
Barang-barang yang akan dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum
dihitung. Sebagai alat kontrol harus digunakan formulir penghitungan. Bentuk formulir penghitungan
persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa
dilaksanakan lebih efisien.
Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk mencatat hasil
penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat
beberapa jenis, yaitu untuk mencatat hasil penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi
yang tercantum pada formulir hasil penghitungan fisik, dan untuk mencatat harga dan ikhtisar total
persediaan.
Administrasi Gudang :
Administrasi menurut saya merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi
mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang,
data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka
Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya. Mengingat sistem begitu
kompleks, diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup
administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.
Software yang mengatur transaksi gudang ini lebih baik bisa dieksekusi dalam keadaan real time,
jadi seperti sistem informasi Bank. Semisal ambil uang Rp 200.000 di ATM, maka Bank langsung
secara real time mengurangi saldo. Nah, kira-kira seperti itu yang software yang dibutuhkan di gudang.
Tetapi saya sendiri gak begitu menguasai tentang software seperti ini, yang saya paham hanya sedikit
alur administrasi gudang.
Data pemesanan barang :
Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu.
Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer
stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh
pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi terhadap
potential loss sales dari perusahaan.

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran

diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada
pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan
angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi
uang. Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka
perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga
menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.
Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus
di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk
ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan
pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli.
Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship
management. Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak
menyangkut etika bisnis.
Data Inventory :
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga
pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang
keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :
1.

Jumlah stok barang.

2.

Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.

3.

Dasar memesan barang.

4.

Mempelajari trend sales.

Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan.
Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya
yang menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang
yang akrab dengan database.
Apa saja tugas administrasi gudang serta apa kesalahan-kesalahan yang di lakukan admin gudang t?
dan bagaimana cara mengantisipasi kesalahan tersebut?
2 tahun lalu
Lapor Penyalahgunaan

Jawaban Terbaik - Dipilih oleh Suara Terbanyak

Administrasi gudang terdiri dari dua sistem pencatatan, yaitu:
a.

Sistem Pencatatan Terus-Menerus (Perpetual System)

Pada Sistem Pencatatan Terus Menerus atau disebut juga Sistem Buku, pencatatan persediaan
barang dilakukan secara kontinue (terusmenerus).
Untuk tiap jenis barang dibuat perkiraan/rekening/kartu atau buku tersendiri. Bertambahnya barang
dicatat di sebelah debet dan berkurangnya barang dicatat di sebelah kredit setiap saat terjadi
transaksi. Saldo dari perkiraan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada.

b.

Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)

Pada setiap ada transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan itulah yuang dicatat.
Dalam kejadian ini tidak dibuat jurnal untuk mengkredit (mengurangi) perkiraan/rekening
persediaan atau perkiraan pembelian senilai harga pokoknya barang yang dijual itu. Oleh karena
itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan daftar perincian persediaan barang yang ada
(disebut persediaan fisik). Dengan demikian persediaan pada akhir periode akuntansi dilakukan
dengan cara menginventarisir atau menghitung persediaan secara fi sik. Kemudian, karena
perhitungan secara fi sik (Physical Inventory) dilakukan sebagai Sistem Periodik (Periodic
System).
Dalam sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode.
Metode pencatatan persediaan barang tersebuut antara lain:
1. First-in, First-out (FIFO)
Pencatatan dengan metode FIFO berarti barang yang pertama masuk, barang itulah yang lebih
dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama
(MPKP).
2. Last-in, First-out (LIFO)
Pencatatan dengan metode LIFO berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang
lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP).
3. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

Pencatatan dengan metode AC berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan
harga rata-ratanya.
2 tahun la

Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau mengestimasi
jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta mencatat hasilnya. Beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan antara lain adalah sebagai berikut :
1.

Pemilihan anggota tim. Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai
dengan petugas pengelola persediaan.

2.

Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah menejer akuntansi tahu
pimpinan satuan pengawas intern, harus membuat semacam kerangka prosedur yang harus diikuti
dalam proses perhitungan. Prosedur itu harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim,
dan diintruksikan agar anggota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang
terangkum dalam prosedur

3.

Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan
seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas
bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara
kedua belah pihak.

4.

Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang yang berkualitas
rendah atau rusak, hendaknya barang-barang tersebut dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah
untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen.

5.

Pergerakan barang. Selama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik masuk maupun
keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang memang benar-benar diperlukan, dan
pergerakan itu harus dicatat dalam suatu formulir khusus. Jika selama proses perhitungan
persediaan ternyata aktivitas pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benar-benar
diawasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang dari
perhitungan didua lokasi dapat di hindarkan.

6.

Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga memudahkan perhitungan.
Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak
termasuk dalam persediaan harus diberi tanda dengan jelas.

7.

Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing masing kelompok terdiri dari
persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. Untuk memudahkan pencatatan hasil
perhitungan dan memperkuat pengendaliaan intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan
menggunakan alat bantu formulir perhitungan yang disesuaikan dengan cara kerja tim. Formulir itu
dibagi menjadi tiga bagian yaitu :

a. Bagian pertama atau bagian bawah formulir, memuat data hasil perhitungan yang dilakukan
kelompok pertama.
b.

Bagian kedua, yaitu bagian tengah formulir, memuat data hasil perhitungan kelompok kedua.

c. Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah selesai akan ditinggalkan
pada barang dan akan berfungsi sebagi tanda bahwa barang yang bersangkutan telah selesai
dihitung, dan tertulis diatasnya kata-kata SELESAI DIHITUNG.