HIDAYATULLAH Jl. Ir. H.

Juanda No 95 Ciputat
15412 Indonesia

tgl. Terbit
Tgl.
Efektif
No. revisi

5 Agustus 2011
5 September 2011
000

SOP PENGURUSAN SURAT KELUAR UNTUK SURAT DINAS ATAU RESMI

TUJUAN
Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan :
a. Sebagai panduan kerja bagi pajabat atau petugas dalam melaksanakan pengurusan
surat keluar untuk surat dinas atau resmi di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta
b. Agar pengurusan surat keluar di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat
diselesaikan dengan tepat, cepat dan aman hingga sampai kepada tujuan yang
dimaksud.
PENGERTIAN
1. Surat
: pernyataan tertulis dengan segala bentuk dn corak yang
digunakan sebagai ssarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari suatu
pihak kepada pihak yang lain.
2. Surat dinas/resmi : surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan
organissai yang berisi pemberitauhuan, pernyataan, anjuran, saran, permintaan,
tanggapan, dan jawaban atas pertanyaan/permintaan.
SYARAT- SYARAT
1. Panduan Tata cara pengurusan surat
2. Form lembar pengantar surat biasa (LPSB)
3. LPSB
4. Data kartu kendali

PROSEDUR DAN GAMBAR

KEMENTERIAN AGAMA RI
UIN SYARIF HIDAYATULLAH

No. dok.

Un.01-B.III-UM-SUB.TUSOP-002

Jl. Ir. H. Juanda No 95

Ciputat 15412 Indonesia

tgl. Terbit
Tgl.
Efektif
No. revisi

5 Agustus 2011
5 September 2011
000

SOP PENGURUSAN SURAT KELUAR UNTUK SURAT DINAS ATAU RESMI

Pelaksanaan
Pengad
Pencat Pendist
ministra
at
ribusi
si Surat
Surat
Surat
Masuk

Mutu Baku
Persyarat
an/
Perlengka
pan

N
o

Aktivitas

1.

Mulai

2.

Menerima
surat
dinas dari
satuan
kerja di
UIN Syarif
Hidayatull
ah Jakarta

Telah
ditandatan
gani oleh
pimpinan
satuan
organisasi/k
erja

3.

Meneliti
kebenaran
surat
sesuai
dengan
LPSB
Memasukk
an surat
ke amplop

Telah diberi
nomor
surat,
tanggal

Mencatat
surat
dinas yang
akan
dikirim

LPSB warna
putih dan
hijau

Mengirimk
an surat
melalui
Kantor Pos
dan Giro
atau jasa
kurir

Surat Dinas
dan
jawaban
lamaran
dari UIN
Jakarta ke
pelamar

4.

5.

6.

Diberi
alamat
lengkap
dan
stempel
dinas

Waktu

Output

2-5
Menit
dan
sesuai
dengan
volume
atau
jumlah
surat
5 menit

LPSB

2-5
Menit
dan
sesuai
dengan
volume
atau
jumlah
surat
2-5
Menit
dan
sesuai
dengan
volume
atau
jumlah
surat
30-60
menit

Surat yang
telah
diberi
alamat
lengkap
dan
stempel
dinas

LPSB yang
telah
diparaf

Data surat
dinas
keluar

Bukti
pengirima
n

7.

Selesai