AKUNTANSI HOTEL

MENGIDENTIFIKASI DAN MELAKUKAN PERHITUNGAN

PENDAPATAN DAN BIAYA HOTEL

OLEH KELOMPOK 6 :

Chaterine Stevania Nisa (1802622010004)

Desak Putu Devi Ardillia (1802622010006)

Komang Sri Indrayani (1802622010016)

Ni Kadek Ulan Jamiliawati (1802622010024)

Ni Nengah Aryawati (1802622010029)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR

A. Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product pada Hotel
1. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies
dan barang- barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual
maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya
persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan
tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan sangat besar
pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah :
- Temperatur ruangan
- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
- Metode penyimpanan barang
- Sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain :

- Menjaga kontinuitas usaha

- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya
pemesanan
- Membuat perencanaan pembelian yang optimal
- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan
gudang
- Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General

Store,sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di
Daily Store.

2. Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak.
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu :
a) Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan,
seperti dalam jangkawaktu tertentu (sesuai dengan kontrak),
 hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencarisuplier/pemasok lagi,
paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya
kontrak.Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat,
dan juga akan memudahkan didalam penatapan harga dan penyusunan
anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.
Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi
biladiutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil
untuk periode-periodetertentu.
b) Kontrak pembelian dalam jumlah tertentuMempunyai tujuan
diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan,
danmempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan
yang penting dan sulitdiperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan
yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan
musiman).

Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah
kontraksebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan
dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak
bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang
kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-
barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan?Bagaimana sistem
pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian
kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi
untuksetiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased
spesification.

Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan

makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian
semacam ini, maka karyawan bagian dapuryang sukup senior harus melakukan
inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada sianghari untuk menghitung
berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibelikembali
sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli,
maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.Untuk
mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan
hotel/restoran,maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok
(supplier) yang sudahdirekomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar
supplier yang telah diberi rekomendasiuntuk memasok barang/bahan bagi
hotel/restoran

Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada

umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini
karena pengiriman sekali dalam semingguatau sekali dalam dua minggu untuk
jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.Prosedur atau metode
pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembeliancara
harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota
mingguan inisetelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang
harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian
mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibelitersebut kepada
pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian
pembelianmenerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok
(supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier)
mana yang akan memasok bahan/barangyang dibutuhkan untuk minggu yang
akan datang tersebut.Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada
umumnya untuk bahan-bahan makanangolongan grocery, maka standar
spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka padaumumnya yang digunakan
adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.

Pembelian bahan makanan secara “Cash and Carry”

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana

umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan
untuk bahan/barang yang mudahdidapat. Pembelian dengan cara ini bisa
dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau tokoatau tempat-tempat yang
sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebihmurah. Ada
beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and
Carry,diantaranya :
 a) Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu
pemasok saja.
b) Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam
jumlah sedikit.
c) Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta
harganya hanya melalui katalog.
d) Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau
seketika.

Sedangkan kerugiannya adalah :

a) Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta

transportasinya.
b) Hotel/restoran harus membayar tunai.

Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan.Pembelian dengan cara

pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan
makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan
selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan
berkaitan dengankeberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di
dalam Menu.

B. Bagan Alur Prosedur Pembelian pada Hotel

1. Bagian yang terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah :
a) Departemen yang memerlukan barang.
b) Gudang (general store/storeroom).
c) Pembelian (purchasing).
d) Penerimaan (receiving)
e) Cost control
f) Account payable (hutang usaha)
2. Dokumen yang digunakan
a) Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan
pembelian barangyang biasanya disiapkan gudang atau departemen
outlet atas dasar persediaanminimum.
 b) Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan
barang untukkebutuhan operasional hotel.
c) Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang
diterima dari suppliersebagai tanda bukti barang tersebut sudah
diterima dengan baik.
d) Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan
penerimaan baranguntuk kebutuhan operasional hotel.
e) Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang
yang akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding.
f) Bincard , merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang.,
barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
g) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang,
ukurannya, hargasatuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang.
Cardex digunakan sebagai alatkontrol oleh cost control.

3. Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang
diperlukantidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh
 bagian gudang, jika barangyang tersedia di gudang sudah mencapai
persediaan minimum. PR pada umumnyadibuat dalam 3 rangkap yang
kemudian didistribusikan pada :
- Cost control, sebagai alat kontrol
- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan.
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di
mana harusmendapatkan persetujuan dari Accounting Departement
Head dan General Manager,dan didukung dengan quotation analysis
price. PO pada umumnya dibuat dalam 5rangkap yang didistribusikan
pada :
- Supplier untuk ditunjuk
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang
diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke
hotel.
4) Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan
barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan
menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari :
- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan
kuantitasnya
- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan,

tapi ada yangmembuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai
berikut :

- Cost control, sebagai kontrol

- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
 - Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan,
kemudianmenyimpan barang dan mencatatnya pada bincard
berdasarkan MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat
pembeliantersebut dalam cardex, dan account payable akan
mencatatnya pada hutang usaha.
7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material
supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai
dasar membuat daily receiving report.
C. Menyusun Jurnal Khusus Pembelian Pada Hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal
umum,kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Kegiatan semacam itu dapat
dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering
terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis
memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara
posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan
kurang praktis. Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan
untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat
dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan
jurnal khusus.Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya
transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan
transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut
selanjutnya dipostingke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali. Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi yang terdiri
atas:
1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan
barangdagangan yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian
barangdagangan yang dilakukan secara kredit
3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas
atau uang tunai.
4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas
atau uang tunai.
5. .Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke
dalam keempat jurnal diatas.