B.

BAGAN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN KAS PADA HOTEL

1. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman,
dan Outlet lainnya

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan
Oulet Lainnya
1) Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.
2) Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
3) General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

2. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Travel Agent

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
 1) Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya,
saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
2) Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam
member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
3) Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang
akan mencatat pada penerimaan kas, dan kemudian Collector akan menginformasikan
pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
3. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Penerimaan Uang Muka

Prosedur Penerimaan Kas dari Penerimaan Uang Muka

1) Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan
hasil penjualan kamar lainnya.
2) Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
3) Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.
C. UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Terdapat beberapa unsur pengendalian intern yang perlu diperhatikan pihak manajemen
hotel terkait sistem akuntansi penerimaan kas hotel dari penjualan tunai dan kredit. Beberapa
unsur diantaranya terkait dengan unsur organisasi hotel, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,
praktek yang sehat serta karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
1. Unsur Pengendalian Intern Penerimaan Kas Hotel Dari Penjualan Tunai
Organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas dan
fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Penerimaan order dari tamu diotorisasi oleh penjualan dengan menggunakan formulir
faktur penjualan tunai.
b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “Lunas”
pada faktur penjualan tunai.
c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank
penerbit kartu kredit.
d. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan membubuhksn cap
“sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
e. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara
memberikan tanda pada faktur penjulan tunai.
Praktek yang Sehat
a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung
jawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari
yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan mngsi kas secara periode dan secara
mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
Karyawan yang Cakap
 a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntun oleh pekerjaannya,
untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan
tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan
yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon
karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai
dengan tuntutan pekerjaannya.
2. Unsur Pengendalian Intern Penerimaan Kas Hotel Dari Penjualan Kredit
Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Pihak debitur untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan
cara pemindahan bukuan (giro bilyet) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya
atas dasar dahar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
b. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus
didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dan debitur.
Praktek yang Sehat
a. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor
penuh ke bank dengan segera
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan
c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bagian kasir maupun di tangan penagih
hotel) harus diasuransikan.
Karyawan yang Cakap
a. Selekai calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntun oleh pekerjaannya,
dengan penempatan dan seleksi yang cakap akan mendapatkan karyawan yang sesuai
dengan keahliannya dan jabatannya.