Mengidentifikasi dan Melakukan Perhitungan Pendapatan dan Biaya Hotel

A. Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product pada Hotel

1. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang- barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun
untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan
sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran
persediaan. Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada
ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah :
- Temperatur ruangan
- Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
- Metode penyimpanan barang
- Sistem ventilasi
Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain :
- Menjaga kontinuitas usaha
- Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
- Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya
pemesanan
- Membuat perencanaan pembelian yang optimal
- Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General

Store,sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily
Store.

2. Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak.
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu :
a) Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan,
seperti dalam jangkawaktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran
tidak perlu sulit-sulit mencarisuplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6
atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak.Tujuan yang lain yaitu, tenaga
ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan didalam
penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah
pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini
akan lebih menguntungkan lagi biladiutamakan untuk jenis bahan yang
mempunyai harga yang stabil untuk periode-periodetertentu.
b) Kontrak pembelian dalam jumlah tertentuMempunyai tujuan diantaranya
adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, danmempunyai
kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan
sulitdiperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di
pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah
kontraksebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan
notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi
dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti
jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada
siapa invoice harus dikirimkan?Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan
yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus
dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuksetiap jenis bahan yang dibeli, atau
disebut dengan standard purchased spesification.

Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan

yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka
karyawan bagian dapuryang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya,
biasanya dilakukan pada sianghari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang
tersisa dan berapa jumlah yang harus dibelikembali sehingga jumlah yang harus
dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order
pembelian melalui chef untuk disetujui.Untuk mendapatkan bahan-bahan yang
sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran,maka bahan-bahan tersebut
sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudahdirekomendasikan. Oleh
sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasiuntuk memasok
barang/bahan bagi hotel/restoran

Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya

dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena
pengiriman sekali dalam semingguatau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis
bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.Prosedur atau metode pembelian
dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembeliancara harian. Dan yang
perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan inisetelah bagian
pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang
bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang
akan dibelitersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah
bagian pembelianmenerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok
(supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana
yang akan memasok bahan/barangyang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang
tersebut.Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-
bahan makanangolongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara
detail, maka padaumumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan
jumlah.

Pembelian bahan makanan secara “Cash and Carry”

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana

umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk
bahan/barang yang mudahdidapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan
langsung ke pasar, supermarket atau tokoatau tempat-tempat yang sudah dijadikan
 langganan oleh restoran karena harganya lebihmurah. Ada beberapa keuntungan
yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,diantaranya :

a) Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu
pemasok saja.
b) Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah
sedikit.
c) Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya
hanya melalui katalog.
d) Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.

Sedangkan kerugiannya adalah :

a) Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta

transportasinya.
b) Hotel/restoran harus membayar tunai.

Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan.Pembelian dengan cara

pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan
makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama
beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan
dengankeberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

B. Bagan Alur Prosedur Pembelian pada Hotel

1. Bagian yang terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah :
a) Departemen yang memerlukan barang.
b) Gudang (general store/storeroom).
c) Pembelian (purchasing).
d) Penerimaan (receiving)
e) Cost control
f) Account payable (hutang usaha)
2. Dokumen yang digunakan
a) Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian
barangyang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar
persediaanminimum.
b) Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang
untukkebutuhan operasional hotel.
c) Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari
suppliersebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
d) Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan
baranguntuk kebutuhan operasional hotel.
e) Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang
akan dibeliyang digunakan sebagai pembanding.
f) Bincard , merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang
masuk, barang keluar, serta sisa barang.
g) Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya,
hargasatuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex
digunakan sebagai alatkontrol oleh cost control.
3. Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)
1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang
diperlukantidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian
gudang, jika barangyang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan
minimum. PR pada umumnyadibuat dalam 3 rangkap yang kemudian
didistribusikan pada :
- Cost control, sebagai alat kontrol
- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan.
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana
harusmendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan
General Manager,dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada
umumnya dibuat dalam 5rangkap yang didistribusikan pada :
- Supplier untuk ditunjuk
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima,
setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4) Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang,
setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan
meminta persetujuan dari :
- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- Cost control untuk persetujuan harga
 - Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi

ada yangmembuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut :

- Cost control, sebagai kontrol

- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
- Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan,
kemudianmenyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan
MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat
pembeliantersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya
pada hutang usaha.
7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies)
oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat
daily receiving report.
C. Menyusun Jurnal Khusus Pembelian Pada Hotel