Rulita Misbah Utoyibah

MKU Siang 6 Jemursari

SOAL STORE DAN PURCHASING

1. Ada tiga hal pokok yang perlu diperhatikan agar prosedur pembelian barang bias efektif!
Jelaskan!
2. Jelaskan hubungan kerja purchasing dengan cost control, receiving store!
3. Jelaskan tentang purchase order, price comporation, buying tehnik, last minute order!
4. Jelaskan siklus dokumen pada bagian pembelian sebuah hotel! (bisa berbentuk gambar)
5. Siklus dokumen dibagian pembelian sangat erat hubungannya dengan formulir purchase
requisition yang dibuat bagian gudang dan oleh bagian lain, kenapa?
6. Apa tujuan dilakukannya market survey?
7. Jelaskan tentang purchase order, memorandum invoice, daily receiving report!
8. Jelaskan perbedaan penanganan penerimaan barang perishable dan barang groceries!

JAWAB!

1. A. Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi syarat yaitu staf yang jujur, adil
terhadap semua supplier dan tidak mau diajak kolusi oleh supplier dari pihak manapun.
Disamping itu, harus mengetahui tentang asal dari barang atau bahan yang akan dibeli,
karakteristik dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan dari barang yang akan dibeli,
tahu cara memilih atau menyeleksi bahan dan spesifikasi barang atau bahan yang akan
dibeli.

B. Adanya pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan
makanan yang dikenal dengan istilah standard purchase specification yang meliputi
tentang kualitas barang, ukuran, berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard purchase
specification terutama barang atau bahan makanan perlu disiapkan dan dimengerti betul
 untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian penerima barang
dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.

C. Penggunaan metode dan prosedur pembelian yang efektif yaitu dalam proses pembelian
bahan makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-
formulir yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.

2. Hubungan antara ketiganya sangat erat karena tugas seorang Cost Control adalah
melakukan control terhadap beban keuangan hotel. Kewenangan seorang Cost Control ini
adalah membatasi jumlah pembelian dan permintaan pembelian yang berasal dari divisi
lain agar tidak terjadi over budget. Selain itu, tugas Cost Control lainnya adalah
memverifikasi data yang diinput oleh Purchasing dalam bentuk PO , dari Store keeper
dalam bentuk Surat pengeluaran barang maupun surat barang masuk dan dari Recevier
dalam bentuk Receiving Order (Surat penerimaan barang).

Purchase Order dan Receiving Order yang sudah lolos verifikasi dari Cost Control akan
langsung diserahkan ke Staff AP untuk dilakukan pencatatan hutang.

3.

a) Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan
barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. Purchase order juga merupakan
sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai
barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Berbeda dengan invoice, yang dibuat oleh
penjual dan dikirim ke pembeli, purchase order (PO) berasal dari pembeli dan dikirim ke
penjual.
b) Price compration adalah sebuah model dimana harga jual dari suatu produk ditentukan
dari perbandingan antara pendapatan yang di tawarkan dengan kemampuan bersaing
produk tersebut.
c) -Sistem kontrak adalah kita membeli barang di toko yang sama dalam jangka waktu
sesuai kontrak
 -Sistem harian dan bulanan adalah kita membeli barang setiap hari dan stiap bulan
-Cash and carry adalah membeli barang secara lunas dan ngutang
-Standing order adalah adalah dengan kita memesan barang terlebih dahulu

4.

5. Penyediaan barang dan jasa membutuhkan Purchase Requisition sebagai dokumen

penting untuk membantu pengadaan agar berjalan lancar dan menghindari sejumlah masalah
yang bisa terjadi. Perannya sangat signifikan karena memberikan sejumlah manfaat seperti,

Inisiator penyediaan barang/jasa

Purchase Requisition memberikan informasi kepada departemen pengadaan akan kebutuhan

barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu departemen dalam perusahaan. Tanpa dokumen
tersebut, pengadaan tidak akan berjalan. Menghindari kecurangan

Tanpa Purchase Requisition, bisa terjadi kecurangan yang dimanfaatkan oleh divisi tertentu
dalam perusahaan untuk melakukan dark purchasing atau pembelian palsu. Karena itu,
Purchase Requisition menjadi dokumen penting untuk mengontrol pembelian dalam sebuah
perusahaan. Departemen keuangan dan pengadaan dapat mengetahui kebutuhan perusahaan
sekaligus memantaunya karena, dokumen tersebut akan melalui beberapa pihak untuk
 proses persetujuan. Walhasil, resiko kecurangan akan berkurang. Melindungi aset
perusahaan

Purchase Requisition membantu perusahaan dalam mengecek dan mengetahui barang yang
dimiliki serta akan menjadi aset dari perusahaan. Dengan begitu, pihak perusahaan akan
tahu pasti mengenai jumlah aset yang mereka miliki.

Mempermudah proses pengadaan

Dengan Purchase Requisition, proses pengadaan dapat berjalan lebih cepat karena,
departemen pengadaan bisa langsung memesan barang sesuai dengan permintaan melalui
vendor yang dituju. Hal ini berarti akan menghemat waktu lebih banyak serta meningkatkan
efisiensi kinerja perusahaan dalam pengadaan.

6. Tujuan dilakukannya market survey membantu memperhitungkan potensi pasar untuk

produk, jasa atau usaha baru. Analisi pasar dapat memberikan informasi mengenai calon
pelanggan, lokasi usaha dan pesaing. Analisis ini dimaksudkan untuk memerhitungkan
potensi produk.

7. (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel. Dan
Memorandum Invoice

(MI) dapat disebut juga pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai
tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik. Sedangkan Daily Receiving
Report

(DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.

8. Penanganan Barang Perishable, yaitu penanganan bahan yang mudah rusak karena sifat-
sifatnya, seperti sayur, buah, daging, keju, telur, ikan. Barang itu perlu disimpan secara khusus
dengan fasilitas pendingin yang baik dan menurut jumlah barang.

Penanganan Barang Groceries, yaitu penanganan bahan kelontong seperti beras, gula, minyak,
bumbu kering, kopi, spaghetti dan tidak harus disimpan dengan suhu dingin, cukup dengan
hawa sejuk.