BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Eksistensi dan keberadaan dunia manufakture dewasa ini semakin berkembang, hal
tersebut bisa terlihat dari semakin banyaknya usaha-usaha yang bergelut dibidang tersebut.
Mereka bersaing untuk membuat inovasi-inovasi baru. Setiap perusahaan memiliki cara
tersendiri untuk dapat memproduksi serta memasarkan barang yang mereka ciptakan. Pada
dasarnya proses produksi yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan sama, mereka
menjalankan tiap tahapan yang berlaku seperti melakukan proses pembelian. Proses
pembelian ini menjadi salah satu faktor penting untuk dapat menjalankan proses produksi dan
segala aktifitas dalam perusahaan. Sebab pembelian tidak hanya berlaku untuk memenuhi
bahan baku saja tetapi juga untuk memenuhi barang-barang ATK kantor lainnya.

Pembelian (purchase) dalam arti sempit dapat didefinisikan sebagai proses pembelian
sedangkan dalam arti luas pembelian juga meliputi beberapa kegiatan seperti pemilihan
pemasok, menentukan waktu pengiriman, menentukan harga, menentukan kontrak dan
beberapa kegiatan lainnya. Keberhasilan produk yang dihasilkan sangat bergantung pada
proses pembelian. Ketidakcakapan perusahaan dalam mengelola management pembelian
akan menghambat bahkan menghentikan proses produksi. Tidak jarang beberapa perusahaan
harus menghentikan produksi yang sedang berjalan hanya karena terjadi kesalahan pada saat
proses pembelian bahan baku seperti ketidaksesuaian jumlah barang yang dipesan atau
adanya kerusakan barang yang dipesan.

Ruang lingkup manajemen pembelian tidaklah sederhana, untuk itu diperlukan

pemahaman lebih untuk bisa mengerti bagaimana proses pembelian yang seharusnya
dilakukan. Orang awam biasanya hanya mengetahui bahwa pembelian hanya sekedar proses
transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli saja. Mereka tidak memiliki pemahaman
yang lebih bahwa sebenarnya sebelum melakukan transaksi pembelian sebuah perusahaan
harus melalui beberapa tahapan dalam procurement cycle, tahapan-tahapan tersebut terdiri
dari demand determination, source determination, supplier selection, purchase order
proccesing, order monitoring, good receipt, invoice varification dan payment proccesing.
Idealnya suatu perusahaan harus menjalankan tahapan-tahapan tersebut jika ingin
mendapatkan hasil yang optimal.

1
 B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah proses manajemen pembelian yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut?
2. Apakah manajemen pembelian yang dilakukan sudah sesuai dengan kedelapan
elemen dalam procurement procces?
C. TujuanKegiatan
1. Meningkatkan wawasan tentang ilmu dasar manajemen
2. Memahami proses dasar dalam pengaplikasian procurement cycle pada usaha
sesungguhnya.
D. ManfaatKegiatan
1. Menambah wawasan mengenaibidang usaha kuliner
2. Sebagai bahan referensi bagipengusaha muda untuk mengembangkan usaha kuliner.

2
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Procurement Cycle

Majemen pembelian dan pengadaan adalah dua hal yang tidak dapat dilepaskan dari
kegiatan pengadaan serta pembelian bahan baku dan kegiatan lainnya. Untuk itu ketika akan
menjalankan manajemen pembelian kita juga pasti menjalankan procurement cycle.
Procurement cycle ini terdiri dari deman determination, source determination, supplier
selection, purchase order proccesing, order monitoring, goods receipt, invoice varification,
payment proccesing.

1. Deman Determination

Demand determination yaitu menentukan kondisi/permintaan barang yang akan datang

dan melakukan perencanaan pembelian yang sesuai kebutuhan, dalam arti tidak berlebihan
maupun kekurangan. Dengan metode peramalan dalam menentukan permintaan barang yang
akan datang memerlukan suatu penerapan metode peramalan dalam menganalisis data
penjualan dan meramalkan permintaan barang yang akan datang, dimana hal ini dapat
dilakukan dengan menerapkan metode peramalan single moving averages dan double moving
averages. Metode peramalan single moving averages dapat digunakan untuk meramal
permintaan barang yang stabil (tidak melonjak) dalam menentukan jumlah permintaan barang
yang akan datang. Metode peramalan double moving averages lebih cocok digunakan untuk
menganalisis volume penjualan yang akan datang yang berfluktuasi secara acak untuk
menentukan jumlah permintaan barang yang akan datang.

2. Source Determination

Tahap kedua adalah source determination, pemilihan sumber pembelian dapat berupa
sumber dalam negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan
sebagainya. Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke
pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa. Pemilihan sumber mencakup
dislokasi barang dari satu gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli. Pemilihan
sumber sangat penting, karena dapat menentukan apakah harganya cukup wajar, waktu
penyerahan dapat dipercaya dan mutunya terjamin. Dalam proses ini juga perlu

3
dipertimbangkan apakah tugas pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau
diserahkan pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent.

3. Supplier Selection

Tahap ketiga adalah supplier selection, dalam pemilihan supplier beberapa hal yang perlu
diperhatikan yaitu kualitas dari bahan yang dipesan, hal ini dapat diketahui dari Certificate of
Analysis (CoA). Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang
berkualitas secara terus-menerus. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai
dengan waktu pengiriman yang telah ditentukan. Serta layanan purna jual dan kemudahan
dalam pembayaran.

4. Purchase Order Monitoring

Tahap keempat adalah Purchase Order Processing, biasanya dilakukan dalam bentuk
mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian. Dalam PO atau Kontrak
semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan
jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. Dalam proses ini, perlu
dikembangkan strategi pembelian yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam
bentuk pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk pembelian secara biasa,
seperti: Blanket Orders, Stockless Purchasing, Contract Purchasing, Staggered Delivery
Purchasing, Just In Time Purchasing, Strategic Partnering.

5. Order Monitoring

Tahap kelima adalah Order Monitoring, Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu
ditindak lanjuti dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi kewajibannya,
khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman barang. Yang bertanggung jawab
melaksanakan proses atau tugas ini adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat
juga seksi lain yang ditunjuk. Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut
mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan serius dalam melaksanakan
kewajiban dan janjinya. Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan
penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.

4
 6. Goods Receipt

Tahap keenam adalah Good Receipt, bila barang yang dipesan datang, bagian penerimaan
barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan kualitas barang, kemudian
menerbitkan laporan penerimaan barang.

7. Invoice Varification

Tahap ketujuh adalah Invoice Verification, verifikasi faktur dilakukan oleh bagian
pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen penerimaan barang akan dicocokkan dengan
pesanan pembelian. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka
bagian pembelian akan melaporkan hasil pengecekannya kepada manajer dan manajer akan
segera mengembalikan barang dagangan tersebut kepada supllier.

8. Payment Proccesing

Tahap kedelapan adalah Payment Processing, setelah pencatatan penerimaan barang dan
verifikasi invoice sudah selesai dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang, hasil dari
pencatatan ini akan diserahkan ke bagian keuangan dan kemudian dilakukan pembayaran
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.

5
 BAB III
METODE PENELITIAN

A. ObjekPenelitian

Usaha yang dipilih menjadi bahan observasi yaitu usaha dibidang kuliner Donat Madu
Cihanjuang. Usaha ini didirikan oleh Ibu Fanina Nisfulaily dan Bapak Ridwan Iskandar
sekitar tahun 2010 yang terletak di jalan Cihanjuang Rahayu NO 204 Cibabat.
B. Data Penelitian
Data primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber asli
atau pihak pertama. Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab
pertanyaan riset atau penelitian. Data primer dapat berupa pendapat subjek riset (orang) baik
secara individu atau kelompok. Pada penelitian yang kami lakukan proses penelitian data
diperoleh dengan cara wawancara langsung terhadap pihak terkait. Kami mendatangi lokasi
dari usaha tersebut dan menanyakan setiap detail tentang usaha yang mereka bangun.

C. MetodePengumpulan data
1. Pengamatan (observasi)
Meninjau dan mempelajari secaralangsung usaha yang terkait agar memperoleh data
yang diperlukansehubunganmasalah yang sedangditeliti.

2. Wawancara (interview)
Menanyakan langsung kepada pemilik usaha dan pihak yang menangani operasi yang
berhubungan dengan penulisan laporan ini.

D. WaktudanTempatPenelitian
1. TempatPenelitian
Penelitian ini bertempat di outlet donat madu yang berlokasi di Jl. Cihanjuang
Rahayu No 204 Cibabat

2. WaktuPenelitian
Penelitian dilaksanakan pada semester genap tahun ajaran 2017 yaitu pada tanggal 7
Juni 2017.

6
 BAB IV

PEMBAHASAN

A. Sejarah Berdirinya Donat Madu

Usaha donat madu Cihanjuang ini didirikan pada tanggal 7 mei 2010. Ibu Fanina
Nisfulaily dan Bapak Ridwan Iskandar adalah dua orang dibalik berdirinya usaha ini. Ide
awal membangun usaha ini ialah mereka ingin mengemangkan bisnis kuliner yang berbeda.
Mereka ingin menciptakan produk premium namun memiliki harga terjangkau. Inovasinya
ialah dengan menambah unsur lain di adonan donat biasa yaitu madu. Pada awalnya bukan
perkara mudah untuk bisa menemukan racikan adonan yang pas antara donat yang
ditambahkan dengan madu, namun Ibu Fanina dan suaminya akhirnya dapat menemukan
ramuan yang pas sehingga donat madu Cihanjuan dapat bertahan hingga saat ini.

Seiring dengan berkembangnya usaha maka pemilik mempekerjakan 24 orang karyawan

untuk donat madu Cihanjuang pusat dan 27 orang karyawan untuk donat madu Cihanjuang
kantor wilayah Jabodetabek. Keberhasilan usaha DMC ini sangat pesat sebab dapat terlihat
dari profit yang diperoleh, modal awal untuk membentuk usaha ini -+ 48 juta yang kemudian
ditambah dengan modal kemitraan saat ini yang bernilai -+ 120 juta. Dari modal awal dan
modal kemitraan yang dikeluarkan saat ini DMC memperoleh omset diangka 120-140 juta
dengan keuntungan bersih 35%. Selain itu profit lainnya juga diperoleh dari pemasukan retail
penjualan/bulan sebesar 150-200 juta. Profit sebanyak itu disebabkan karena DMC ini sudah
memiliki + 200 cabang yang berada di Sumatra, Jawa, Jabodetabek, Bandung dan
sekitarnya, Kalimantan, Sulawesi, dan Bali.

Tren positif yang ditunjukan oleh DMC ini dikarenakan adanya sistem kerja yang
trasparan serta didukung oleh adanya visi dan misi yang menjadi pondasi usaha ini. Visi
tersebut ialah Donat Madu Cihanjuang menjadi ikon donat Indonesia yang mendunia
sedangkan untuk misinya sendiri ialah Donat Madu Cihanjuan suatu produk halal dan
sehat dengan bersyariat islam bersandarisasi Internasional dan bermanfaat untuk banyak
umat. Melalui pencapaian saat ini pemilik tetap berupaya untuk dapat terus
mengembangkan usaha yang ia kelola.

7
 STRUKTUR ORGANISASI
DONAT MADU CIHANJUANG

PEMILIK DMC PUSAT

(FANINA NISFULAILY DAN RIDWAN ISKANDAR)

PENANGGUNG JAWAB DMC PUSAT

UNTUK WILAYAH JABODETABEK
(RIDWAN ISKANDAR)
JHFDJFHJDHFJHS PROGRAMER DAN DESAIN GRAFIS

PENANGGUNG JAWAB DMC PUSAT

ACCOUNTING
UNTUK WILAYAH BANDUNG DAN
SEKITARNYA,JAWA DAN LUAR PULAU
(FANINA NISFULAILY) KONSULTAN PAJAK

DIVISI DIVISI GUDANG DAN DIVISI GUDANG

TOKO BAHAN BAKU REMIX

KEPALA KEPALA KEPALA GUDANG ASS.KEPALA KEPALA GUDANG ASS.KEPALA

PRODUKSI TOKO BAHAN BAKU GUDANG BAHAN REMIX GUDANG REMIX
BAKU
BAKER ADMINISTRASI PACKAGING
ADMINISTRASI
ASS.BAKER SERVER
PACKAGING
CHASIER BAHAN BAKU

CLEANER
PENGIRIMAN

8
 B. Proses Manajemen Pembelian pada Usaha Donat Madu Cihanjuang

Dalam setiap perusahaan atau jenis usaha apapun pasti memiliki cara pengaturan
manajemennya masing-masing, baik itu manajemen pengadaan barang, persediaan taupun
manajemen pembelian. Perbedaan penerapan proses manajemen dalam setiap perusahaan
tidaklah menjadi masalah besar sebab proses yang dijalankan harus disesuaikan dengan
situasi perusahaan. Sama halnya dengan penerapan proses pada manajemen pembelian.
Idealnya manajemen pembelian terdiri dari delapan elemen namun tidak semua perusahaan
menjalankan kedelapan elemen tersebut hal itu disesuaikan dengan keadaan dari tiap-tiap
perusahaan. Jenis usaha yang kami analisis pun memiliki pengaturan manajemen pembelian
yang berbeda dengan perusahaan lain. Dari hasil observasi yang telah dilakukan, manajemen
pembelian dari donat madu Cihanjuang ini terdiri dari:

1. Deman Determination

Tahap pertama yang dilakukan oleh DMC ialah membuat perencanaan kebutuhan. Bahan
dan alat yang dibutuhkan adalah tepung, madu, coklat, minyak khusus, dan bahan baku
lainnya, mesin pengaduk mixer dan manual, oven, serta alat-alat lainnya yang membantu
proses produksi. Demand determination ini menjadi tahap terpenting sebab tahap ini
berfungsi untuk meningkatkan nilai bisnis serta mengurngi biaya perbaikn kerusakan dan
kegagalan. Donat madu Cihanjuang sangat teliti dalam tahapan ini khususnya tahap
perencanaan bahan baku, sebab mereka tidak ingin rugi apabila terdapat bahan baku yang
tidak sesuai.

2. Source Determination

Setalah melalui tahap perencanaan bahan baku, maka selanjutnya DMC memilih sumber
pembelian. Pemilihan sumber pembelian ini termasuk kedalam tahap soure determination,
dalam tahap ini hal yang menjadi fokus bagi DMC adalah bagaimana menemukan sumber
pembelian yang terbaik. Untuk mendapatkan sumber pembelian terbaik DMC melakukan
beberapa survei untuk mendapatnya vendor yang potensial. Dalam hal ini pemasok atau
vendor yang bermitra dengan DMC berupa distributor yang siap menyediakan segala
kebutuhan produksi yang diperlukan oleh DMC.

9
 3. Supplier Selection

Supplier selection dan source determination merupakan dua hal yang tidak dapat
dipisahkan sebab kedunya sama-sama berkaitan dengan pemenuhan sumber pembelian yang
dalam hal ini adalah pencarian vendor. Tahap supplier selection yang dilakukan oleh DMC
ialah memilih distributor sebagai sumber yang nantinya dapat memenuhi semua bahan baku
yang dibutuhkan oleh pihak DMC. Penggunaan distributor didasari karena distributor mampu
menyediakan bahan baku dalam jumlah yang besar sehingga mampu memehuni barang bagi
semua cabang. Pemilihan distributor tentu saja tidak sembarangan donat madu cihanuang
memiliki beberapa kriteria yang diantanya terdiri dari ruang lingkupnya besar, bisa menjaga
kestabilan produksi dan harga barang serta bertanggung jawab jika ada kesalahan pengiriman.

Distributor yang digunakan bukanlah distributor tunggal hal ini disebabkan untuk
mengantisipasi jika terjadi hal yang tidak diinginkan, namun pendistribusian barang dari
pusat ke cabang harus dilakukan secara tunggal artinya cabang tidak bisa membeli barang
kepada supplier atau distributor lain yang tidak sesuai dengan pusat.

4. Purchase Order Proccesing

Purchase order proccesing atau yang biasa disingkat PO merupakan proses pembuatan
kontrak pembelian. Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap
perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan
di kemudian hari. PO merupakan dokumen kontrak antara calon pembeli dan penjualnya,
dokomen PO biasanya terdiri dari standart purchase requetion, travelling purchase requestion
dan bill of material. PO bisa dilakukan setiap kali akan melakukan pembelian namun
beberapa perusahaan yang telah memiliki kontrak dengan distributor biasanya hanya
melakukan PO diawal kontrak saja sebab mereka telah memiliki kesepakatan tersendiri untuk
waktu pengiriman barang. Hal inilah yang juga diterapkan oleh donat madu Cihanjuang
mereka tidak membuat PO disetiap pemesanan barang sebab mereka telah memiliki
kesepakatan tersendiri dengan distributor. Namun biasanya untuk situasi yang urgent seperti
rush order DMC pun perlu melakukan PO sebab permintaan pengiriman baerang yang
diminta tidak sesuai jadwal.

10
 5. Order Monitoring

Setiap kali proses pengiriman barang dari distributor dilakukan, maka pada saat yang
bersamaan juga pihak DMC melakukan proses order monitoring. Proses ini dilakukan oleh
divisi gudang bahan baku. Ketika proses monitoring berjalan kepala gudang akan terus
memonitoring pergerakan barang yang sedang dikirim oleh distributor, hal ini dilakukan
untuk mengurangi human eror yang dapat terjadi.

6. Good Receipt

Good receipt adalah proses penerimaan barang oleh pihak gudang. Dalam hal ini biasanya
DMC akan menyerahkan semua aktifitas pengecekan barang kepada divisi gudang bahan
baku. Hal yang dilakukan oleh divisi gudang bahan baku ialah mengontrol jumlah barang,
jenis barang, expire date serta keadaan barang apakah rusak atau tidak tahap ini biasanya
disebut QC (Quality Control). Jika setelah melalui tahap QC ditemukan arang yang rusak
maka pihak divisi gudang akan segera memberitahu kepada pihak distributor untuk
mendapatkan penggantian barang secepatnya.

7. Invoice Varification

Verifikasi faktur dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen
penerimaan barang akan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Apabila ada barang yang
tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka bagian pembelian akan melaporkan hasil
pengecekannya kepada manajer dan manajer akan segera mengembalikan barang dagangan
tersebut kepada distributor, sekilas invoice verification dan good receipt memiliki kesamaan
namun perlu diketahui bahwa keduanya serupa tapi tak sama sebab invoice verification
dilakukan ketika barang talah masuk gudang yang kemudian diperiksa kembali dengan
mecocokan keadaan fisik barang dengan dokumen fakture yang terlampir.

Pada dasarnya semua perusahaan memiliki tahap yang sama pada proses invoice
verification begitupun dengan usaha kuliner donat madu Cihanjuang ini. Proses invoice yang
dilakukan oleh DMC juga masih melibatkan pihak pergudangan mereka mengontrol satu
persatu barang yang dikirim untuk memastikan semua barang dalam keadaan baik.

11
 8. Payment Proccesing

Donat madu Cihanjuang tidak menerapkan pembayaran langsung ketika barang sampai
digudang mereka menerapkan sistem pembayaran jatuh tempo, artinya pihak DMC dan
distributor memiliki kesepakatan mengenai tanggal pembayaran. Proses pembayaran ini tidak
lagi melibatkan manajemen pembelian melaikan melibatkan pihak accounting dan distributor.
Pada proses pelaksanaanya distributor akan merekap semua biaya pengiriman barang yang
kemudia pada saat jatuh tempo distributor akan menyerahkan nota penagihan kepada pihak
donat madu Cihanjuang ini.

12
 BAB V

KESIMPULAN

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa CV Donat Madu Cihanjuang ini
menjalankan proses pembelian sebagaimana mestinya. Mereka menjalankan kedelapan
elemen tersebut dengan sangat terstruktur. Kedelapan elemen tersebut dapat dijalankan
karena memang situasi dan kondisi dari usaha ini memadai untuk melakukan semua tahapan
tersebut. Susunan organisasi yang kompleks dan terstruktur memudahkan usaha ini untuk
dapat menjalankan proses pembelian sebagaimana mestinya. Pembagian sistem kerja yang
baik dan transparan juga menjadi faktor lain dibalik keberhasilan proses pembelian yang
dilakukan oleh usaha kuliner donat madu Cihanjuang ini.

13