Pengertian Purchasing dan Prosedur dalam Proses Purchasing – Kata “Purchasing” berasal dari bahasa Inggris dan sering

digunakan dalam Industri-industri luar negeri maupun dalam negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka Purchasing dapat
diartikan sebagai “Pembelian” dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, Purchasing adalah suatu proses pencarian
sumber, pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi dalam suatu perusahaan. Departemen yang
menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Puchasing merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam Manajemen Material, Selain dilibatkan dalam
pembelian Material untuk kegunaan Produksi, Purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin-mesin
produksi, peralatan dan perlengkapan produksi berserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kelancaran proses
produksi. Sasaran Utama Purchasing adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga
mengurangi biaya-biaya terkaitnya sehingga biaya pembuatan barang jadi dan ditekan seminimal mungkin.

Prosedur dalam Proses Purchasing

Prosedur dibawah ini merupakan urutan langkah-langkah dalam proses Purchasing (proses pembelian).

1. Menerima Permintaan dari Pihak yang membutuhkan

Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan memahami kebutuhan dari pihak yang membutuhkan
barang dan jasa tersebut. Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan pemesanan atau
pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah
disetujui oleh kepala bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas mengenai
barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal diperlukan dan pemasok yang
disarankan.

Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua aspek dasar, yaitu melakukan pencarian terhadap
semua pemasok potensial dan membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Informasi-informasi mengenai
Pemasok pada umumnya bisa didapatkan dari beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi
diri dari pemasok itu sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran dari asosiasi dan forum
bisnis. Semakin banyak sumber yang kita identifikasikan dapat membantu kita dalam menentukan pemasok mana yang
paling tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih pemasok adalah harga bukanlah satu-satunya pertimbangan
dalam mendapatkan Pemasok yang tepat. Karena selain harga, beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan
seperti kemampuan dalam menyediakan jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibutuhkan, kemampuan finansial
perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Jika semua poin yang disebutkan sama, maka Hargalah yang menjadi penentu
dalam pemilihan Pemasok.

2. Melakukan Pemesanan

Setelah menetapkan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan atau
dalam industri biasanya disebut dengan “Purchase Order” atau “PO”. Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah
dokumen yang dikirimkan ke Pemasok untuk memasokan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pada umumnya, dokumen
atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan tersebut dituju kepada Pemasok, pihak
pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salinan lagi untuk bagian Purchasing
sendiri sebagai arsip.

3. Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan

Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka prosedur Purchasing
selanjutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan pesanan tersebut atau biasanya disebut dengan “Follow-up”
di Industri. Prosedur ini diperlukan agar Pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang
dibutuhkan tersebut tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas Purchasing biasanya akan menanyakan ke
Pemasok mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui Email, telepon atau kunjungan
langsung ke kantor/pabrik pemasok.

4. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah dengan dokumen
Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang ketibaan barang tersebut dan juga hasil dari
pemeriksaannya.
 5. Pembayaran Faktur

Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai dengan permintaan, Faktur
tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Setelah Faktur diperiksa dan disetujui maka pembayaran pun dilakukan sesuai
dengan perjanjian yang ditetapkan.

6. Pemiliharaan Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau Repeat Order. Oleh karena
itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya. Dari
Dokumen-dokumen tersebut, Petugas Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas mengetahui pemasok mana yang
baik dan tepat untuk pemesanan atau pembelian pada masa yang akan datang.

7. Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok

Hubungan antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Hubungan
ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan
bermanfaat dan menguntungkan kedua pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.

Penjelasan singkat bagaimana dengan Proses dalam Pengertian Purchasing Itu Sendiri?

1. Pertama, user atau divisi lain yang butuh barang meminta dibelikan barang oleh divisi purchasing. Kegiatan ini
biasa disebut PR atau Purchase Request.

2. Selanjutnya, divisi purchasing akan mengumpulkan vendor-vendor kemudian meminta RFI atau Request for
Information pada vendor.

3. Vendor-vendor memberikan respon yang biasa disebut RFI Response.

4. Divisi purchasing akan memilih beberapa vendor yang dianggap paling cocok dan berkualitas untuk memenuhi
kebutuhan barang perusahaan.

5. Setelah memilih beberapa, vendor akan meminta RFP atau Request for Proposal ke vendor-vendor terpilih.

6. Vendor memberikan respon yang biasa disebut RFP Response.

7. Divisi purchasing akan melakukan negosiasi, kemudian memilih vendor pemenang.

8. Setelah mendapatkan vendor terpilih, divisi purchasing akan memberikan PO atau Purchase Order.

9. Akhirnya, vendor terpilih akan membuat invoice dan mengirimkan barang.

Bagaimana dengan Tugas & Tanggung Jawab Divisi Purchasing?

1. Purchasing harus bertanggung jawab dalam menjaga kelancaran pemesanan barang dalam perusahaan.
2. Membuka purchase order ke vendor dan memastikan waktu pengiriman, agar berjalan sesuai dengan prosedur.
3. Menyusun laporan pembelian barang setiap akhir bulan.
4. Membuat laporan biaya-biaya yang timbul dari pengiriman barang.
5. Teliti dalam mencari barang, tidak mengandalkan satu tempat saja.
6. Menjaga hubungan baik dengan vendor.
 PURCHASE ORDER

Pengertian, Manfaat Purchase Order dan Cara Membuatnya

Purchase order (PO) atau order pembelian adalah lembar kerja atau dokumen yang isinya berupa rangkuman barang atau
jasa yang disediakan oleh supplier dan ingin dibeli oleh perusahaan dari supplier.

Umumnya dokumen ini berbentuk dalam bentuk formulir (purchase order form) dan dibuat oleh Anda yang bertindak
sebagai pembeli dan dikirim ke supplier sebagai penjual. Purchase order mungkin terlihat seperti pekerjaan yang tidak
begitu penting, khususnya Usaha Kecil Menengah (UKM), padahal order pembelian ini berguna sebagai dokumen hokum
yang dapat mencegah adanya pelanggaran hukum antara pembeli dan supplier.

Purchase order berbeda dari invoice meskipun terdengar mirip. Pasalnya invoice adalah faktur yang berisi rangkuman
barang dan jasa yang telah dibeli oleh pembeli. Invoice dikirim setelah dokumen PO telah disetujui dan transaksi
pembayaran sudah diselesaikan.

Sistem PO ini membantu perusahaan dalam mempertahankan stabilitas dan penyediaan produk dan jasa sehingga
mengurangi biaya seminimal mungkin.

Apa saja isi Dokumen Purchase Order?

Purchase order atau order pembelian ini berisi tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama
produk, jumlah barang yang dibeli, harga dan juga ketentuan lainnya. PO ini juga biasa disebut surat permintaan barang
dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.

Mengapa Harus Ada Dokumen Purchase Order?

Setelah surat order pembelian ini dikirim dari perusahaan ke supplier, supplier akan memutuskan apakah akan
memberikan produknya atau tidak. Jika order pembelian diterima, berarti supplier telah setuju untuk menjual produk
atau jasa yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli.

Setelah supplier setuju menjual produk atau jasa, maka supplier tersebut akan membuat faktur (invoice) kepada pembeli
sesuai pesanan.

Langkah Membuat Purchase Order

Saat melakukan pembelian barang atau jasa dari perusahaan ke supplier dengan sistem PO, ada beberapa langkah yang
harus dilakukan untuk mengantisipasi dan meminimalisir kerugian perusahaan.

Buatlah daftar kebutuhan material perusahaan dalam kurun waktu tertentu produksi tertentu selanjutnya lakukan
dengan.

1. Memilih supplier terbaik melalui berbagai sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email penawaran diri dari
pihak supplier itu sendiri, berpartisipasi di industry, ataupun meminta saran dari asosiasi dan forum bisnis.

2. Setelah memilih supplier, segera lakukan pembelian yang dalam hal ini dinamakan purchase order. Nantinya,
Anda akan membuat purchase order dalam beberapa rangkap misalnya untuk supplier, pihak pemohon,
petugas gudang, bagian akuntansi dan arsip.

3. Pastikan Anda selalu mencocokan data jumlah barang dan jenis barang sesuai dengan yang tercantum di dalam
formulir Purchase Order.

4. Setelah barang dipesan telah sampai ditempat sesuai dengan permintaan, Anda harus membayar faktur tagihan
sesuai dengan nominal yang telah disepakati.

5. Simpan form purchase order untuk memberi panduan pada pembelian Anda selanjutnya.
Yang Perlu Diperhatikan Dalam Purchase Form

Saat Anda pertama kali membuat PO, maka ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kekeliruan
dan memungkinkan timbulnya kerugian.

1. Saat pembuatan dokumen PO, catat identitas perusahaan pemesan dengan jelas didalan PO, mulai dari nama
pemesan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan email yang dapat dihubungi.

2. Catat dengan jelas dan terperinci produk atau jasa yang Anda pesan, meliputi nama barang, jumlah, merek dan
informasi lainnya sehingga pihak supplier tidak akan melakukan kesalahan berdasarkan data yang Anda buat.

3. Jangan lupa, catat dengan jelas supplier yang dipilih

4. Jelaskan pilihan cara pengiriman, waktu pengiriman dan metode pembayaran yang Anda inginkan.

5. Untuk memudahkan Anda dalam melacak proses pemesanan catat nomor pesanan (purchase order)

6. Syarat dan ketentuan transaksi

Cara Membuat Purchase Order dengan Software SISCOM

Untuk menggunakan fitur Purchase Order (PO) atau order pembelian di software

adalah sebagai berikut.

1. Buka aplikasi SISCOM ONLINE dengan username dan password yang telah didaftarkan

2. Klik “Menu Pembelian” , lalu pilih “Order Pembelian”. Kemudian akan muncul form order pembelian. Untuk
mengisinya, cukup tekan “Enter” atau tombol F4.

3. Nomor faktur order pembelian akan otomatis terisi. Ssetelah itu tekan kembali tombol “Enter”, Kemudian isi
nama “Cabang”, kemudian “Enter”.

4. Tanggal akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal yang disetting dalam komputer pengguna.

5. Setelah itu, isi “Supplier”, “Referensi” dan “Jatuh Tempo”, kemudian tekan “Enter”

6. Sesampainya di kolom perincian, tekan “Enter”, lalu nomor akan otomatis terisi. Untuk mengisi perinciannya
tekan “Alt + F2” Kemudian pilih barangnya dan tekan “Enter”, pilih “Gudang” kemudian tekan “Enter”.

7. Isi “Quantity” dan “Harga”, kemudian tekan “Enter”

8. Anda akan mendapatkan purchase order yang Anda inginkan.

Pembuatan purchase order suatu pembelian kepada supplier meskipun telihat rumit dan menyita waktu karena
pemesanan barang melalui sistem PO, namun pesanan ini akan cenderung lebih aman dari tindak penipuan sehingga
meminimalisir kerugian perusahaan.

Detail informasi yang tersedia dalam purchase form juga mampu mempertahankan ketersediaan material dengan harga
yang diinginkan.

Apabila masih kesulitan dalam pembuatan PO, gunakan Software Akuntansi SISCOM ONLINE. SISCOM adalah software
akuntansi yang mempermudah Anda melakukan pembuatan purchase order lebih cepat dan tepat. Fitur harga software
akuntansi SISCOM pun sangat bersahabat bagi pengusaha kecil dan menengah.