Ultimate Guide Procurement: Langkah-

Langkah Procurement (Part 2)

Secara garis besar, proses pengadaan terbagi menjadi 3 tahap, perencanaan, pemilihan supplier,
dan pembelian. Berawal dari pengajuan barang, aktivitas pengadaan terus berlanjut hingga
proses pembayaran. Berikut tahapan serta penjelasan dalam proses pengadaan.

2.1 Tahap Perencanaan

Tahap awal dari pengadaan adalah dengan melakukan perencanaan. Di awal, pihak purchasing
akan melakukan pengajuan proposal mengenai pembelian bahan baku untuk produksi. Faktor-
faktor yang harus diperhatikan adalah, harga, waktu, dan anggaran yang dianggarkan.

Proses persetujuan melibatkan banyak pihak. Proposal akan diberikan kepada supervisor untuk
dilihat dan ditimbang. Jika ada yang tidak sesuai, maka pihak purchasing akan melakukan revisi.
Apabila sesuai, proposal akan dilanjutkan ke pihak gudang. Pihak pengelola gudang akan
meninjau apakah ada kesalahan seperti permintaan barang yang ternyata masih ada dan jumlah
permintaan barang.

Setelah proposal disetujui, proses dilanjutkan ke tahap pencarian supplier. Dalam tahap
persetujuan, ada perbedaan pada perusahaan kecil dan besar. Perusahaan besar biasanya melalui
beberapa pihak untuk persetujuan sedangkan perusahaan kecil hanya sedikit saja dan pihak
gudang biasanya merangkap sebagai divisi purchasing atau PPIC. Untuk lebih jelasnya, Anda
bisa membacanya disini!
2.2 Tahap pencarian supplier/vendor
Pemilihan supplier atau vendor menjadi langkah pertama yang sangat penting. Tanpa vendor
yang bagus, Anda tidak akan mendapatkan bahan baku dengan kualitas yang baik dan harga
yang sesuai. Dalam memilih vendor, ada 2 cara yang biasanya dilakukan:

 Memilih secara langsung

Cara pertama yang biasanya dilakukan adalah dengan memilih vendor secara langsung
lewat internet, rekomendasi dari teman/perusahaan, serta vendor langganan. Biasanya,
hal ini dilakukan untuk pembelian bahan baku secara reguler atau yang sudah sering
terjadi sehingga, perusahaan bisa menggunakan vendor yang lama atau rekomendasi dari
orang lain. Untuk memilih vendor yang tepat, berikut tips yang perlu Anda perhatikan:

o Carilah tender sesuai dengan kualitas yang diinginkan.

o Pilihlah harga yang sesuai dengan keinginan vendor.
o Mintalah katalog agar pemilihan barangnya lebih mudah
 Tender

Tender sering dilakukan baik oleh perusahaan dan pemerintah. Mereka mengumpulkan
sejumlah vendor agar mendapatkan penawaran terbaik mengenai kualitas dan harga
barang. Untuk tender, berikut langkah-langkah dalam membuatnya:

o Perusahaan membuat Request for Proposal (RFP) yang berisi daftar permintaan,
ketentuan pengiriman, serta syarat dan ketentuan.
o Setelah itu, RFP akan dipasang di website dan majalah.
o Penawaran akan masuk dari sejumlah vendor dan perusahaan perlu melakukan
proses seleksi.
o Supplier yang terpilih akan diminta untuk mengirimkan quotation atau biasa
disebut dengan request for quotation. Jika cocok, proses tender akan berlanjut ke
proses akhir berupa tanda tangan kontrak.

Quotation yang diterima akan dievaluasi berdasarkan faktor-faktor berikut:

 Harga
 Diskon
 Ketentuan pengiriman
 Ketentuan pembayaran
 Kualitas barang
 Biaya kargo
 Biaya asuransi

Setelah proses evaluasi, perusahaan akan melakukan negosiasi dengan pihak vendor terkait
permintaan barang. Jika tercapai kesepakatan, pihak perusahaan akan memberikan kontrak dan
purchase order kepada vendor. Pencarian supplier bisa lebih mudah jika ada kontrak yang
terjalin. Jika masih ada kontrak yang berjalan, perusahaan bisa menghubungi supplier yang
terkait untuk permintaan barang. Baca lebih lanjut mengenai jenis-jenis dan penjelasan kontrak
tender disini!

Perusahaan memberikan Service Level Agreements (SLA), dokumen resmi yang berisi perjanjian
tentang hubungan kerja antara 2 pihak. SLA berisi deskripsi pekerjaan dan standar ketentuan
yang harus dipenuhi, kewajiban, dan konsekuensi yang dihadapi jika pekerjaan tidak selesai.
SLA berperan penting untuk menghindarkan perusahaan dari hal-hal yang tidak diinginkan
seperti, vendor yang mangkir, pekerjaan yang tidak selesai, dan hasil yang jauh dari harapan.

SLA harus disetujui oleh kedua belah pihak serta dibuat berdasarkan administratif perusahaan,
prosedur regulasi keamanan lingkungan, dan keuangan. Departemen pengadaan akan melakukan
pemantauan terhadap vendor untuk memastikan pekerjaan akan berjalan lancar dan selesai sesuai
harapan.

Ketentuan pembayaran juga turut disertakan dalam kontrak. Pada umumnya, pembayaran akan
dilakukan oleh perusahaan kepada vendor pada 45 hari setelah penerimaan Purchase invoice.
Jika perusahaan Anda import barang dari luar negeri maka, Anda membutuhkan international
commercial terms (incoterms), sebuah dokumen yang berisi terminologi untuk pengiriman
barang. Untuk mengetahui lebih dalam mengenai incoterm, cek artikelnya disini!

Ada 4 jenis pembayaran yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk penyediaan barang dan
jasa seperti dibawah ini:

1. Pembayaran di muka

Perusahaan akan membayar barang sebelum invoice pembelian diberikan oleh vendor.

2. Letter of Credit

Letter of Credit adalah sebuah dokumen resmi mengenai pembayaran yang akan
dilakukan bank untuk penyediaan barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan
berdasarkan syarat dan ketentuan tertentu. Untuk syarat dan jenis Letter of Credit bisa
Anda baca lebih lanjut disini!

3. Documentary collection
Documentary collection terjadi ketika pihak exporter akan menyerahkan kewajiban untuk
menagih pembayaran kepada bank dengan menyerahkan dokumen pembayaran beserta
instruksi pembayaran yang harus dilakukan.

4. Open Account

Open Account adalah sebuah tahap dimana vendor akan mengirimkan barang serta
invoice untuk dibayar sesuai dengan waktu dan ketentuan yang telah disetujui.
2.3 Tahap Pengiriman atau Penerimaan
Tahap procurement akan meliputi proses pengiriman barang, pembayaran, dan pengecekan
barang. Pertama, pihak vendor akan memberikan konfirmasi terkait purchase order yang mereka
terima. Konfirmasi bisa dilakukan via email atau software procurement jika digunakan oleh
vendor. Anda bisa merasakan kemudahannya dengan menggunakan software Paper.id. Dengan
fitur purchase order, Anda bisa membuatnya dimana saja dan sudah terhubung dengan inventaris
dan invoice yang ada

Pihak vendor akan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan dan menyertakan dokumen
pengiriman yang berisi:

 Nama pengirim
 Resi pengiriman (Tracking Number)
 Berat
 Lokasi penerimaan barang
 Deskripsi barang

Dokumen tersebut bisa dijadikan sebagai acuan dari perusahaan untuk melakukan pemantauan.
Jika terjadi suatu masalah seperti keterlambatan pengiriman, maka perusahaan bisa melacaknya
dengan mudah.

Setelah barang sampai, pihak gudang akan melakukan pengecekan terhadap barang tersebut
sesuai dokumen PO. Jika terdapat kerusakan atau ada yang tidak sesuai, barang bisa ditolak di
tempat dan akan dikembalikan ke supplier untuk diganti. Goods receipt akan dibuat dan pihak
gudang akan melakukan update mengenai penambahan barang yang sudah datang.

2.4 Tahap Pengecekan dan Pembayaran (3-Way Match)

Banyak perusahaan melakukan 3 ways match atau pengecekan terhadap 3 jenis dokumen yang
digunakan dalam procurement yakni:

1. Purchase order

Dokumen resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada vendor yang berisi jumlah dan
deskripsi barang yang diminta, harga, alamat pengiriman, nomor PO, informasi
pembayaran, dan alamat invoice. PO merupakan bukti konfirmasi akan pembelian barang
yang dilakukan perusahaan kepada vendor.

2. Surat Jalan

Bagian dari procurement yang berisi informasi yang sama dengan invoice dan berfungsi
sebagai bukti pembayaran dan pengiriman. Biasanya disertakan dalam dokumen yang
dikirimkan oleh vendor.
 3. Purchase Invoice

Dokumen ini dikirimkan oleh vendor kepada perusahaan selaku pembeli yang berisi
informasi yang sama dengan PO. PO merupakan dokumen yang digunakan sebagai
penagihan kepada pembeli.

Sebelum melakukan pembayaran, staf Accounts Payable akan melakukan pengecekan jumlah
barang dan harga untuk memastikan kalau apa yang ada di PO sama dengan yang dikirim oleh
vendor. Pembayaran akan dilakukan jika hasilnya cocok.

Metode 3-way match penting untuk dilakukan karena ada membawa 3 manfaat penting yang
berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan seperti:

 Menghemat pengeluaran

Verifikasi data PO, kwitansi, dan invoice membantu perusahaan dalam menghindari
masalah overpay, bayar 2 kali, bayar pada barang yang tidak dipesan, dan menghindari
kecurangan akan pemalsuan dokumen.

 Profesionalitas

3-way match menunjukkan sisi profesionalisme perusahaan dan meningkatkan

kepercayaan vendor terhadap perusahaan Anda serta menghindari kesalahan yang
berpotensi menurunkan kredibilitas Anda di mata vendor.

 Memperlancar proses audit

Pemeriksaan yang detil membantu perusahaan Anda dalam dokumentasi bukti-bukti yang
digunakan dalam procurement. Dengan bukti yang lengkap, proses audit dapat berjalan
dengan lancar.

Proses procurement tergolong panjang karena membutuhkan perencanaan yang solid mengingat,
hal ini berhubungan dengan proses operasional perusahaan. Kesalahan kecil dapat memberikan
dampak yang besar terhadap berbagai macam sektor.

Untuk memudahkan procurement yang Anda lakukan, ada Paper.id, sebuah platform bisnis yang
siap membantu para pelaku usaha kecil dan menengah. Untuk Procurement, ada paket jet dengan
fitur PO, Invoice dan penerimaan barang yang telah terintegrasi sehingga, proses kerja Anda
menjadi lebih mudah, efisien dan transparan.