Purchasing

Tugas dari purchasing adalah

a) Perencanaan

1. Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaa pembelian yang
diterima dari department terkait.

b) Pengaturan

1. Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh
department terkait
2. Mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih efesien

c) Pencarian sumber sumber informasi

1. Mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas
yang baik
2. Memberikan beberapa alternative pengganti untuk barang/jasa (jika diperlukan)

d) Negoisasi

1. Melakukan negosiasi harga, penalty, cara dan waktu pembayaran serta cara dan waktu
pengiriman
2. Membuat claim / complain supplier jika terjadi penyimpangan

e) Pengendalian

1. Mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas, dan delivery) dan administrasi

pembelian

f) Administrasi

1. Memproses permintaan pembelian menjadi Po (Purchase Order) serta memonitor

kedatangan barang / jasa
Purchasing adalah suatu department yang dimana segala sesuatu pembelian, negosiasi harga,
pembuatan PO (purchase Order ), work permint, advent payment, IA/EA,dan lainnya.

Purchasing merupakan bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan
material untuk keperluan produksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang dibutuhkan
Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan tanggal
pengiriman material
Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan dokumen
Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku
Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah material yang akan
diorder
Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor
Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll )
Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan
terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )
Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan
Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional
perusahaan
Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control stock dll

Kualifikasi Seorang Purchasing

Untuk menjadi seorang Purchasing anda harus memenuhi standard beberapa kriteria berikut,

1. Dapat Melakukan Negosiasi yang baik

2. Memiliki Pengalaman Pembelian modern market
3. Dapat bekerja dengan cepat
4. Dapat menggunakan Aplikasi Komputer, minimal Ms.Office (Excel, Word, Power Point)
5. Mampu bekerja secara individual & team
6. Komunikatif
7. Jujur & Teliti

Seorang Purchasing wajib tahu Istilah Penting yang sering digunakan

Buyer : Orang yang melakukan pembelian

Vendor / Suplyer : Penyedia Barang.
Delivery : Pengiriman
P/O Order Sheet : Kertas form untuk membuat order.
( Purchase Order Sheet )
FOB : Free on Board ( Ongkos pengiriman sampai di atas kapal
ditanggung penjual )
CIF (Cost, Insurance, and : Ongkos kirim dan Asuransi sampai pelabuhan tujuan
Freight) ditanggung penjual.
Cancel : Pembatalan
Delay : Penundaan.
Approval : Bukti yang disetujui.
Cost : Ongkos.
Shipment : Pengiriman dengan Kapal .
Air Freight : Pengiriman dengan Udara.
Invoice dan Packing List : Surat Bukti pengiriman barang.
Quotation : Surat Penawaran.
File kerja : Surat Penting untuk Kerja.
B/L ( Bill of loading ) : Bukti lembaran document pengiriman barang dengan kapal.
AWB ( Air Way Bill ) : Bukti lembaran document pengiriman barang dengan Udara.

APA ITU PURCHASING

Purchasing / Pembelian mengacu pada bisnis atau organisasi berusaha untuk memperoleh barang
atau jasa untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Meskipun ada beberapa organisasi yang
mencoba untuk menetapkan standar dalam proses pembelian, proses dapat sangat bervariasi
antara organisasi. Biasanya kata beli tidak digunakan bergantian dengan kata pengadaan,
karena pengadaan biasanya mencakup percepatan, kualitas pemasok, dan transportasi dan
logistik (T & L) selain pembelian.

TUGAS MANAJER PURCHASING

Manajer pembelian / direksi, dan manajer pengadaan / direksi memandu prosedur akuisisi
organisasi dan standar. Kebanyakan organisasi menggunakan tiga cara cek sebagai dasar dari
program pembelian mereka. Hal ini melibatkan tiga departemen dalam organisasi menyelesaikan
bagian terpisah dari proses akuisisi. Tiga departemen tidak semua laporan kepada manajer senior
yang sama, untuk mencegah praktik yang tidak etis dan memberikan kredibilitas untuk proses.
Departemen ini bisa membeli, menerima dan hutang; atau rekayasa, pembelian dan hutang; atau
manajer pabrik, pembelian dan hutang. Kombinasi dapat bervariasi secara signifikan, tetapi
departemen pembelian dan hutang biasanya dua dari tiga departemen yang terlibat.

Ketika departemen penerima tidak terlibat, itu biasanya disebut dua arah cek atau pesanan
pembelian dua arah. Dalam situasi ini, departemen pembelian mengeluarkan tanda terima
pesanan pembelian tidak diperlukan. Ketika faktur tiba terhadap perintah, departemen hutang
maka akan langsung ke pemohon dari pesanan pembelian untuk memverifikasi bahwa barang
atau jasa yang diterima. Hal ini biasanya apa yang dilakukan untuk barang dan jasa yang akan
melewati departemen penerima. Beberapa contoh perangkat lunak yang dikirimkan secara
elektronik, NRE bekerja (non-reoccurring jasa engineering), jam konsultasi, dll

Secara historis, departemen pembelian mengeluarkan pesanan pembelian untuk persediaan, jasa,
peralatan, dan bahan baku. Kemudian, dalam upaya untuk mengurangi biaya administrasi terkait
dengan pemesanan berulang item dasar habis, selimut atau master perjanjian yang
dimasukkan ke dalam tempat. Jenis perjanjian biasanya memiliki durasi yang lebih lama dan
meningkatkan lingkup untuk memaksimalkan jumlah konsep skala. Ketika pasokan tambahan
yang diperlukan, siaran sederhana akan dikeluarkan untuk pemasok untuk menyediakan barang
atau jasa.

Metode lain penurunan biaya administrasi yang berhubungan dengan kontrak berulang untuk
bahan umum, adalah penggunaan kartu kredit perusahaan, juga dikenal sebagai Pembelian
Kartu atau hanya P-Cards. Program P-kartu bervariasi, tetapi semua dari mereka memiliki
pemeriksaan internal dan audit untuk memastikan penggunaan yang tepat. Manajer pembelian
menyadari sekali kontrak untuk dolar rendah nilai habis berada di tempat, pengadaan dapat
mengambil peran yang lebih kecil dalam operasi dan penggunaan kontrak. Masih ada
pengawasan dalam bentuk audit dan review laporan bulanan, tetapi sebagian besar waktu mereka
sekarang tersedia untuk bernegosiasi pembelian besar dan menyiapkan kontrak jangka panjang
lainnya. Kontrak ini biasanya diperpanjang setiap tahunnya.

Kecenderungan ini jauh dari fungsi pengadaan harian (pembelian taktis) mengakibatkan
beberapa perubahan dalam industri. Yang pertama adalah pengurangan personil. Pembelian
departemen yang sekarang lebih kecil. Tidak ada kebutuhan untuk tentara pegawai pesanan
untuk bagian-bagian individu pengolahan seperti di masa lalu. Perubahan lain adalah fokus pada
negosiasi kontrak dan pengadaan peralatan modal besar. Kedua fungsi ini diizinkan membeli
departemen untuk membuat kontribusi keuangan terbesar bagi organisasi. Sebuah istilah dan
pekerjaan baru judul muncul sumber Strategis dan Sourcing Manajer. Para profesional ini tidak
hanya terfokus pada proses penawaran dan negosiasi dengan pemasok, tetapi seluruh fungsi
penawaran. Dalam peran ini mereka mampu menambah nilai dan memaksimalkan penghematan
untuk organisasi. Nilai ini diwujudkan dalam persediaan rendah, tenaga kurang, dan
mendapatkan produk akhir ke konsumen organisasi lebih cepat. Keberhasilan pembelian manajer
dalam peran ini mengakibatkan tugas baru di luar untuk fungsi pembelian tradisional logistik,
manajemen material, distribusi, dan pergudangan. Semakin banyak manajer pembelian yang
menjadi Manajer Supply Chain menangani fungsi tambahan dari operasi organisasi mereka.
Manajer pembelian bukan satu-satunya yang menjadi Pasokan Manajer Rantai. Manajer logistik,
manajer material, manajer distribusi, dll semua naik fungsi yang lebih luas dan beberapa
memiliki tanggung jawab untuk fungsi pembelian sekarang.

Dalam akuntansi, pembelian adalah jumlah barang perusahaan membeli sepanjang tahun ini. Hal
ini juga mengacu pada informasi mengenai jenis, kualitas, kuantitas, dan biaya barang dibeli
yang harus dipertahankan. Mereka ditambahkan ke persediaan. Pembelian diimbangi dengan
Diskon Pembelian dan Retur Pembelian dan Tunjangan. Ketika harus ditambahkan tergantung
pada Free On Board (FOB) kebijakan perdagangan. Untuk pembeli, persediaan baru ini
ditambahkan pada pengiriman jika kebijakan itu FOB shipping point, dan penjual menghapus
item ini dari persediaan. Di sisi lain, pembeli menambahkan persediaan ini pada penerimaan jika
kebijakan itu tujuan FOB, dan penjual menghapus item ini dari persediaan ketika disampaikan.

Barang yang dibeli untuk tujuan lain selain penjualan langsung, seperti Penelitian dan
Pengembangan, ditambahkan ke persediaan dan dialokasikan untuk Penelitian dan
Pengembangan beban seperti yang biasa digunakan. Di samping catatan, peralatan dibeli untuk
Penelitian dan Pengembangan tidak ditambahkan ke persediaan, tapi dikapitalisasi sebagai aset.

Pengertian Manajemen Pembelian (Purchasing

Management)
Pembelian (purchasing) merupakan suatu proses pencarian sumber daya dan pemesanan barang
maupun jasa guna menunjang jalannya fungsi produksi dalam kegiatan produksinya.

Departemen Pembelian (Purchasing Department) adalah bagian yang menangani atau melakukan
kegiatan pembelian ini, atau ada juga yang menyebutnya dengan Bagian Pengadaan
(Procurement Department).

Sedangkan pengertian dari proses pembelian sendiri adalah tindakan-tindakan dalam kegiatan
pembelian yang dilakukan secara berurutan, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh
Bagian Pembelian.

Peran Penting Kegiatan Pembelian Dalam Sebuah

Perusahaan
Bagi perusahaan, Pembelian memiliki peranan yang sangat penting. Berikut ini 5 peran penting
pembelian bagi perusahaan beserta penjelasannya:

1. Fungsi Pokok Dalam Kegiatan Bisnis

Terdapat 6 fungsi pokok yang dijalankan oleh perusahaan, antara lain:

- Creation Function: pencipta ide dan gagasan.
- Finance Function: perencana, pengumpul, pengelola, dan pengawas keuangan.
- Personnel Function: pengelola sumber daya manusia.
- Purchasing Function: pengadaan atau pembelian barang dan jasa.
- Converstion Function: pengubah bahan produksi.
- Distribution Function: penyaluran atau penjualan barang dan jasa yang telah dihasilkan.

Kelancaran operasi perusahaan akan terhambat tanpa adanya salah satu fungsi tersebut. Beberapa
bagian dari fungsi tersebut boleh saja dirangkap oleh satu atau dua bagian tergantung skala
perusahaan.

Namun, ke semua fungsi pokok di atas harus tetap ada dalam suatu perusahaan agar roda bisnis
tetap dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.

2. Elemen Pokok Dalam Proses Produksi

Tujuan dasar dari aktivitas suatu perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal, tentunya
hal ini harus didukung dengan produksi, pengembangan atau ketersediaan stok barang yang
dapat dipasarkan.

Tujuan tersebut akan mampu dicapai bila terjadi interaksi yang tepat dari 5 elemen produksi
yang biasa dikenal dengan 5M, yakni Machines, Man Power, Materials, Money, and
Management.

Materials merupakan bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap
dipasarkan. Tanpa adanya manajemen yang tepat dalam mengelola pembelian bahan-bahan
tersebut tentunya akan memberi dampak buruk bagi kelangsungan bisnis perusahaan.

Barang-barang tersebut harus tersedia sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, sesuai
dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu yang telah ditentukan, serta didapatkan dengan harga
yang layak agar mampu menghasilkan keuntungan.

3. Bagian yang Bertanggungjawab dalam Outside Manufacturing

Pada umumnya, hasil produksi suatu perusahaan berasal dari 2 jenis sumber bahan baku, yaitu
bahan baku yang dihasilkan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain.

Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Hasil
produksi suatu perusahaan nantinya akan dipengaruhi oleh bahan baku yang dibeli oleh bagian
pembelian.

Jadi, bagian pembelian merupakan bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing
dan memiliki hubungan erat dengan bagian produksi yang bertanggungjawab atas Inside
Manufacturing.

4. Peningkat Keuntungan Bagi Perusahaan

Bagian pembelian juga merupakan profit center bagi perusahaan karena ikut memberikan
peranan dalam peningkatan keuntungan.

Meski pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost center, karena selalu mengeluarkan
biaya bagi perusahaan, namun ketika bagian ini mampu menekan pengeluaran dari proses
pembelian yang dilakukannya, maka keuntungan yang didapat perusahaan pun menjadi dapat
ditingkatkan jumlahnya.
5. Fungsi Strategis Dalam Perusahaan

Fungsi pembelian memiliki peran yang strategis dan vital dalam perusahaan karena
mempengaruhi tingkat keuntungan yang bisa didapat oleh perusahaan.

Prinsip-prinsip dalam Manajemen Pembelian

Prinsip dalam manajemen pembelian merupakan hal-hal pokok yang harus dijadikan pedoman
atau acuan dalam pelaksanaan fungsi pembelian.

Adanya fungsi pembelian dalam suatu perusahaan akan mempengaruhi kepentingan fungsi-
fungsi lainnya.

Oleh sebab itu, prinsip kerja dari manajemen pembelian harus dikelola sedemikian rupa agar
mampu memberikan kontribusi yang besar demi keberhasilan dalam pencapaian tujuan
perusahaan.

Beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam menjalankan fungsi pembelian antara lain
sebagai berikut:

1. The Right Quality

Kualitas barang yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang telah dirancang atau ditetapkan
oleh perusahaan.

2. The Right Price

Nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak berlaku pada saat dan kondisi
pembelian dilakukan.

3. The Right Quantity

Jumlah yang tepat dan benar-benar diperlukan oleh perusahaan pada waktu tertentu.

4. The Right Time

Barang tersedia setiap kali diperlukan atau sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Persediaan
barang haruslah diperhitungkan dengan baik sehingga tidak menimbulkan biaya lebih besar
untuk perawatan barang tersebut.

5. The Right Place

Barang yang dibeli atau diserahkan sesuai dengan tempat yang dikehendaki oleh perusahaan
sebagai pembeli.
6. The Right Source

Barang berasal dari sumber yang tepat, yaitu apabila memenuhi prinsip-prinsip pembelian yang
lain.

Pengertian Purchasing dan Prosedur dalam Proses Purchasing Kata Purchasing berasal
dari bahasa Inggris dan sering digunakan dalam Industri-industri luar negeri maupun dalam
negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka Purchasing dapat diartikan sebagai Pembelian
dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber
dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses
purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Puchasing merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam Manajemen Material, Selain
dilibatkan dalam pembelian Material untuk kegunaan Produksi, Purchasing juga bertugas dalam
pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapan produksi berserta
fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kelancaran proses produksi.

Sasaran Utama Purchasing adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material
dan juga mengurangi biaya-biaya terkaitnya sehingga biaya pembuatan barang jadi dan ditekan
seminimal mungkin.

Prosedur dalam Proses Purchasing

Prosedur dibawah ini merupakan urutan langkah-langkah dalam proses Purchasing (proses
pembelian).

Mememahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang

membutuhkan

Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan memahami kebutuhan dari pihak
yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut
akan mengajukan permintaan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis seperti
Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh kepala
bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas mengenai
barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal diperlukan
dan pemasok yang disarankan.

Pemilihan Pemasok

Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua aspek dasar, yaitu melakukan
pencarian terhadap semua pemasok potensial dan membuat daftar semua pemasok yang telah
diidentifikasi. Informasi-informasi mengenai Pemasok pada umumnya bisa didapatkan dari
beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari pemasok itu
sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran dari asosiasi dan
forum bisnis. Semakin banyak sumber yang kita identifikasikan dapat membantu kita dalam
menentukan pemasok mana yang paling tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih
pemasok adalah harga bukanlah satu-satunya pertimbangan dalam mendapatkan Pemasok yang
tepat. Karena selain harga, beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan seperti
kemampuan dalam menyediakan jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibutuhkan,
kemampuan finansial perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Jika semua poin yang disebutkan
sama, maka Hargalah yang menjadi penentu dalam pemilihan Pemasok.

Melakukan Pemesanan

Setelah menetapkan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah
melakukan pemesanan atau dalam industri biasanya disebut dengan Purchase Order atau PO.
Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Pemasok untuk
memasokan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pada umumnya, dokumen atau surat Purchase
Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan tersebut dituju kepada Pemasok, pihak
pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salinan lagi
untuk bagian Purchasing sendiri sebagai arsip.

Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan

Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka
prosedur Purchasing selanjutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan pesanan tersebut
atau biasanya disebut dengan Follow-up di Industri. Prosedur ini diperlukan agar Pemasok
dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tersebut tepat pada
waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas Purchasing biasanya akan menanyakan ke Pemasok
mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui Email, telepon atau
kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.

Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah
dengan dokumen Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang ketibaan
barang tersebut dan juga hasil dari pemeriksaannya.

Pembayaran Faktur

Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai
dengan permintaan, Faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Setelah Faktur diperiksa
dan disetujui maka pembayaran pun dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.

Pemiliharaan Dokumen Pembelian

Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau
Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya
merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya. Dari Dokumen-dokumen tersebut, Petugas
Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas mengetahui pemasok mana yang baik dan tepat
untuk pemesanan atau pembelian pada masa yang akan datang.

Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok

Hubungan antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga
dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk
saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan bermanfaat dan menguntungkan kedua
pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.