GENERAL AFFAIRS

General Affair adalah sebuah posisi yang berada dibawah pimpinan Divisi
Umum atau Kepala Operasional, biasa disebut GA. Untuk perusahaan
dengan struktur organisasi sederhana, GA biasanya digabung dengan HRD,
bahkan terkadang bagian pembelian atau purchasing.

Tugas General Affair

General Affair mempunyai tugas mendukung kegiatan operasional
perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Dalam
melakukan tugasnya, GA banyak melakukan koordinasi dengan departemen
lain untuk mengetahui kebutuhan mereka serta merencanakan anggaran
pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya.

Pengadaan seluruh peralatan dan kebutuhan kerja meliputi – namun tidak

terbatas pada – alat tulis kantor, meja, kursi, laptop, komputer, AC, aksesoris
atau penghias ruangan, dan lain sebagainya. Tugas ini juga mencakup
fasilitas dan sumber daya penunjang lain seperti kendaraan operasional,
office boy, cleaning service, satpam, operator telpon, dan jasa outsourcing
lainnya.

Diperlukan kerja sama yang baik dengan departemen terkait untuk

mempercepat proses pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai
sehingga mendapatkan produk dengan spesifikasi akurat dan berkualitas dan
tidak melebihi anggaran yang ditentukan.

Fungsi General Affair

Untuk pengadaan dan pemeliharaan yang sifatnya lebih menyeluruh, General
Affair mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan
membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Sebagai contoh, apakah
kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan
ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Apakah
keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya? Sebaiknya GA
memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas
karyawan terlebih dahulu, namun ini tentunya tergantung pada banyak faktor,
misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan,
tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang
lebih representatif.
Perawatan yang menjadi tanggung jawab GA meliputi gedung kantor
(kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman,
halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan
kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area
perusahaan), perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina
hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya
membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan
melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini
secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.

GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan

mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan
fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet,
membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan
peralatan berharga lainnya. Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur
permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti
pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga

mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh
karyawan atau unit kerja dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa,
ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk

keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya
kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal ini.

General Affair juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk

perizinan yang dibutuhkan perusahaan, dan menjalin hubungan dengan pihak
eksternal semerti pemerintah daerah, kepolisian, muspida, ormas, wartawan,
kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Memahami Job description Tiap Divisi

Melihat lingkup dan beban kerja General Affair yang cukup luas dan bisa
banyak waktu, sebaiknya perusahaan yang berkembang memisahkan tugas
dan fungsi GA dan HRD.
Salah satu posisi penting yang lazim ditemui dalam struktur organisasi perusahaan
adalah general affair atau GA. Secara umum, seorang GA berperan penting dalam pengelolaan
perusahaan. Namun demikian, sudahkah Anda paham perihal hal-hal apa saja yang sebetulnya
dikelola oleh seseorang dengan posisi ini? Berikut rincian tugas serta fungsi seorang general
affair terkait pengelolaan perusahaan.

1. Mengelola Pengadaan Barang atau Fasilitas Operasional Perusahaan

Perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana terkadang

menggabungkan general affair dengan divisi HRD. Akan tetapi, tugas GA sebetulnya
lebih spesifik daripada pengelola HR. Jika HR berperan dalam pengelolaan dan
pengembangan SDM perusahaan, maka tugas GA lebih kepada pengelolaan pengadaan
barang serta fasilitas operasional perusahaan.

Seorang general affair perlu mengetahui barang-barang apa saja yang perlu dibeli agar
kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Adapun barang yang dimaksud mulai
dari alat tulis kantor hingga perangkat komputer atau laptop. Intinya, segala macam
barang atau fasilitas yang dapat mendukung pekerjaan karyawan perlu betul-betul
diketahui oleh GA. Selain itu, biaya pemeliharaan fasilitas juga perlu untuk
dipertimbangkan.

2. Membuat Prioritas Anggaran Perusahaan

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas
perusahaan, GA juga wajib membuat prioritas pengadaan barang. Artinya, seorang GA
perlu membuat prioritas pengadaan barang maupun fasilitas tersebut. Hal semacam ini
berkaitan dengan keterbatasan anggaran perusahaan itu sendiri. Dengan kata lain,
pembuatan prioritas untuk anggaran pengadaan barang dapat mencegah pembengkakan
anggaran belanja perusahaan itu sendiri. General affair pun wajib senantiasa tegas dan
jeli untuk memutuskan barang mana yang perlu segera dibeli atau ditunda pembeliannya.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas semacam ini tentu juga perlu
mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Sebagai contoh,
perusahaan Anda bergerak di bidang jasa desain. Seorang GA tentu akan menyediakan
anggaran khusus untuk pengadaan perangkat komputer dengan spesifikasi yang
mendukung kegiatan tersebut.

3. Menjalin Komunikasi dengan Seluruh Divisi di Perusahaan

Pengadaan barang maupun fasilitas operasional perusahaan ada kalanya merupakan

usulan dari berbagai divisi. Hal semacam ini cukup wajar lantaran tiap-tiap divisi
umumnya lebih paham mengenai kebutuhan masing-masing. Dengan demikian,
seorang general affair juga berfungsi menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi
dengan pengelola keuangan perusahaan. Di satu sisi, GA perlu terbuka terhadap masukan
pengadaan barang serta fasilitas untuk tiap-tiap divisi. Di sisi lain, GA juga perlu
memahami rencana serta rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh.
 Kemampuan general affair dalam menjalin komunikasi dengan setiap divisi pada
dasarnya kembali pada tugas GA dalam membuat prioritas pengadaan barang
operasional. Ketika memang anggaran perusahaan tidak memungkinkan untuk pengadaan
barang atau fasilitas tertentu, GA perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang
bersangkutan. Demikian halnya ketika barang yang diusulkan memang dirasa penting dan
relevan dengan kegiatan utama perusahaan. GA perlu menegaskan pentingnya pengadaan
barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan.

4. Berkoordinasi dengan Pihak Luar Perusahaan

Tak hanya bertugas menjalin komunikasi dengan pihak internal perusahaan, general
affair juga memiliki tugas untuk berkoordinasi dengan pihak luar. Koordinasi semacam
ini sebetulnya tidak sekadar terkait dengan pengadaan barang atau fasilitas fisik saja.
Seorang GA juga berperan dalam pengadaan tenaga tambahan untuk menjaga kebersihan
serta keamanan perusahaan. Tenaga tambahan tersebut bisa saja direkrut
dengan sistem outsourcing demi meminimalisasi biaya pelatihan. Artinya, GA perlu
berkoordinasi dengan pihak penyedia jasa outsourcing.

TUGAS GA

1. Melakukan pengelolaan kendaraan dinas

2. Pengadaan kendaraan dinas
3. Perawatan gedung
4. perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
5. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
6. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
7. Semua bentuk perizinan perusahaan
8. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer,
dll)
9. Keamanan perusahaan (satpam, security)
10. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas,
wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
11. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
12. Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
13. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
14. Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB,
dll)
15. Mengurusi dan mengelola kantin jika ada
16. sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal
seperti pihak Pemda,Pemkab,Kecamatan,Kepolisan,Muspika dan lain-lain.
17. Memenuhi semua kebutuhan operasional pada internal perusahaan,seperti penyediaan
ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan dan lain-lain.
18. Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan.
 19. Pengurusan dokumen-dokumen untuk kepentingan internal perusahaan, seperti pegurusan
izin perpanjangan kerja karyawan warga negara asing di Imigrasi.
20. Pengelolaan dan pengawasan aktifitas karyawan cleaning service,office boy, security,
driver dan customer service, baik itu in house maupun outsource.
21. Pengelolaan gudang.

Dengan demikian General Affair merupakan bagian yang terpenting dalam suatu perusahaan,
mereka mendukung seluruh aktifitas perusahaan agar berjalan dengan baik.

Meskipun keberadaan fungsi General Affair terkadang dianggap tidak begitu penting bagi
sebagian Manajemen namun efektifnya fungsi dept GA ini akan mempengaruhi operasional
semua lini yang ada diperusahaan karena divisi atau dept ini mengelola kebutuhan dan fasilitas
yang ada di perusahaan sehingga fungsi GA menjadi sangat penting dalam kelancaran
operasional rutin. Value yang diberikan oleh divisi ini adalah kelancaran dan ketersediaan
fasilitas kerja di semua fungsi yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, maka fungsi ini
memerlukan suatu Standar Kerja Yang Baku agar dapat bekerja dengan baik sesuai sistem dan
prosedur yang ada yang juga disepakati oleh Dept / Divisi lain yang ada di organisasi
perusahaan.