Home 

 Business

4 Tugas General Affair Staff di Perusahaan

  1 tahun ago

Apa saja fungsi dan tugas general affair staff di perusahaan? Yuk simak 4 tugas utama staff
GA yang sangat penting dalam membantu operasional perusahaan agar tetap berjalan
optimal.
Agar sistem kerja perusahaan bisa berjalan lancar, perusahaan akan membagi-bagi divisi
sesuai keahlian dan tugasnya. Bila divisi HRD akan berfokus pada sumber daya manusia,
divisi General Affair dibutuhkan untuk mengurus operasional perusahaan secara menyeluruh.

Bisa dikatakan, staff general affair merupakan partner HRD demi kelancaran operasional
SDM khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran, hingga
membina hubungan internal dan eksternal perusahaan.
Meski sekilas kerjanya tampak remeh, divisi General Affair yang solid dan handal tetap
diperlukan demi berkembangnya perusahaan.

Biasanya divisi yang juga biasa disebut General Affair ini tergabung dengan HRD maupun
menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian. Tapi bila perusahaannya merupakan
perusahaan berkembang dan skala sudah cukup besar, General Affair sebaiknya tidak
digabungkan dengan divisi lain.

Sebab jelas bahwa keduanya memiliki peranan berbeda dan dikhawatirkan dapat
menyebabkan adanya tumpang tindih dalam penyelesaian tugas kerja. Lantas, apa saja tugas
utama seorang General Affair?

Tugas General Affair atau Staff GA

Meski tugas General Affair bisa jadi akan berbeda tergantung jenis perusahaannya, berikut
empat tugas utama mereka.

1. Pengadaan, Pendataan dan Perawatan Aset Perusahaan

S
alah satu tugas staff general affair yaitu pengadaan barang

Seperti yang disebutkan di atas, jika HRD berperan dalam pengelolaan dan pengembangan

SDM perusahaan, maka tugas General Affair lebih kepada pengelolaan pengadaan barang
serta fasilitas operasional perusahaan.

Adapun barang yang dimaksud adalah segala macam barang atau fasilitas yang dapat
mendukung pekerjaan karyawan. Maka dari itu, General Affair harus bisa menentukan
fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan diprioritaskan.

Seperti contohnya dalam perusahaan manufaktur, tugas general affair staff mulai dari
menangani proses pengadaan kendaraan dinas, menangani proses pengadaan dan
distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll) hingga
pemasangan internet atau wifi.

Tidak selesai pada pengadaan saja, selanjutnya GA akan bertugas memastikan semua fasilitas
yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Bertanggung jawab dalam perawatan gedung
kantor sampai memastikan kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja karyawan.
2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran

Tugas general affair staff lainnya yaitu perencanaan anggaran

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan,
mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain
benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.

Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas barang tidak
terpisahkan dari tugas general affair. Dengan adanya tugas ini, perusahaan akan terhindar dari
pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga perlu
mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Maka GA harus jeli membuat
prioritas mana barang yang harus segera dibeli atau bisa ditunda dulu.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran
rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan,
hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus
reimbursement karyawan.
3. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan

Staff general affair juga bertugas mengurusi segala legalitas perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general affair, baik
untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, general affair kerap menjadi
wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait yang membantu perizinan
eksternal ini.

Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan,
kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general
affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.
4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi

Sebagai staff GA harus selalu menjalin komunikasi lintas divisi

Lantaran pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, general affair
bertugas menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi dengan pengelola keuangan
perusahaan.

Sebab, tiap divisi umumnya lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga ada kalanya
General Affar mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas
operasional yang diperlukan.

Tapi di sisi lain, general affair juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran
perusahaan secara menyeluruh. Sehingga tidak bisa serta merta mengiyakan semua keinginan
karyawan. Karena kembali lagi, ada prioritas dalam tiap usulan pengadaan fasilitas.

Jadi apabila tidak bisa terpenuhi dalam waktu dekat, general affair perlu memberikan
pemahaman kepada divisi yang bersangkutan. Pun sebaliknya, general affair perlu
menegaskan pentingnya pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan
perusahaan jika memang masuk prioritas.

Itulah empat tugas general affair dalam perusahaan. Mengingat tugasnya yang cukup
kompleks dalam membantu semua kegiatan dan operasional perusahaan.