A.

Ruang Lingkup dan Kaitan Kerja

Penetapan ruang ligkup sangat perlu dilakukan karena akan memberikan batasan level
atau tingkat pelaksanaan manajemen risiko pada suatu organisasi. Penetapan ruang
lingkup harus jelas dan didukung dengan pertimbangan yang jelas juga, serta memiliki
tujuan yang relevan dan selaras dengan tujuan organisasi.
 Hal ini karena tujuan penentuan lingkup kerja yaitu untuk meminalisir kerugian dan
meningkatkan kesempatan atau peluang.  Selain itu, penetapan ruang lingkup juga
penting dilakukan karena akan menjadi dasar untuk penetapan konteks dan kriteria.

Hal-hal penting yang harus dipertimbangkan dalam penentuan ruang lingkup kerja,
antara lain :

1. Tujuan dan keputusan apa saja yang harus dibuat

2. Hasil yang diharapkan (outcomes expected) dari suatu proses manajemen risiko
3. Waktu, lokasi, hal-hal spesifik, dan pengecualian
4. Alat dan teknik penilaian risiko secara tepat
5. Sumberdaya yang diperlukan, tanggung jawab dan pendokumentasian (pencatatan)
6. Keterkaitan dengan program atau proyek lain, proses, dana tau aktivitas lainnya.

Lingkup kerja merupakan lokasi dimana orang-orang yang mempunyai visi & misi yang
sama, guna mencapai tujuan bersama. Hal-hal yang dilakukan guna mencapai visi suatu
organisasi, antara lain :
a. Pemberdayaan keahlian anggota organisasi. seperti : pelatihan, konsultasi bidang-
bidang bersangkutan.
b. Pengembangan keuangan mikro, pelayanan keuangan mikro dilakukan melalui
lembaga perbankan dan non perbankan. Misal : BPR
c. Pengambangan argo bisnis, dilakukan melalui kegiatan pemasaran produk dan
sarana produksi d. Komunikasi pembangunan, dilakukan dengan memberi
informasi diberbagai sector pembayaran.
e. Pengembangan sarana, dilakukan dengan penyediaan fasilitas, seminar, dll.
B. Prinsip pemabgian kerja dan delegai untuk diterapkan dalam penciptaan lingkup
kerja
Pembagian kerja merupakan pengelompokan kegiatan atau aktifitas serta tenaga kerja
kedalam bagian-bagian tertentu sesuai dengan kategori yang ditentukan. Tujuan suatu
organisasi memerlukan pembagian kerja adalah terbatasnya kemampuan individu-
individu dalam melakukan berbagai kegiatan. Untuk mencapai tujuan di mana individu-
individu tidak dapat mencapainya sendiri, maka diperlukan pembagian kerja menjadi
beberapa kelompok di dalam organisasi. Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team
sepak bola : dimana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga
gawang, dan pemain lainnya. Penggolongan menjadi bagian-bagian di dalam organisasi
dapat didasarkan pada beberapa faktor sebagai berikut :
a. Didasarkan pada suatu angka, dasar penggolongan angka ini biasanya
terdapat dibidang kemiliteran. Misalnya : Divisi ke- 4 (Kodam IV) Diponegoro,
Resimen ke- 72 (Korem 072) Pamungkas dan sebagainya.
b. Didasarkan pada waktu, untuk mengadakan penggelompokan biasanya
dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas di pabrik. Bilamana sebuah
perusahaan menjalankan proses produksi secara terus menerus dapat
mengadakan pengelompokan karyawan kedalam beberapa kelompok kerja.
Misalnya : jam kerja karyawan pabrik dalan sehari adalah 8 jam (termasuk
istirahat), maka kelompok kerja pertama mendapat waktu kerja puku 07.00-
15.00 sedangkan kelompok kedua memulai kerja pukul 15.00-23.00.
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan, sebagai contoh kegiatan-kegiatan
perusahaan dibagi kedalam tiga bagian yaitu : Bagian Produksi, Bagian
Pemasaran ( termasuk penjualan ) dan Bagian Keuangan. Dengan demikian,
masing-masing karyawan yang berada di bagian produksi tidak perlu
manjalankan aktifitas-aktifitas yang menjadi tanggung jawab bagian
pemasaran dan keuangan begitu juga sebaliknya. Jadi karyawan hanya
bekerja sesuai dengan pembagian yang telah ditentukan perusahaan.
d. Didasarkan pada luas daerah operasi, apabila sebuah perusahaan memiliki
daerah operasi yang sangat luas, maka dapat mendirikan cabang-cabang di
 beberapa daerah. Penggolongan ini juga dimaksudkan untuk menampung
jumlah aktifitas yang terlalu besar. Dengan demikian cabang perusahaan
dapat menempung semua transaksi yang terjadi dan ada di daerahnya.
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan, sebagai contoh perusahaan PT
Astra yang menbuat beberapa macam barang (sepeda motor Honda, mobil
Honda Civic dan mesin foto copy Xerox) dapat menggelompokkan aktifitas
dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya karena masing-masing jenis
barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Selain itu, juga
memerlukan kemampuan dan ketrampilan yang berbeda-beda dari setiap
barang yang dihasilkan..
f. Didasarkan pada jenis langganan, pada seatu perusahaan biasanya meliki
berbagai langganan seperti konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah,
dan/atau perusahaan lain. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan seperti promosi
akan berbeda-beda untuk masing-masing jenis langganan. Tidak selalu setiap
perusahaan memiliki jenis pelanggan yang sama mungkin perusahaan hanya
memiliki pelanggan konsumen rumah tangga dan pedagang sedangkan
perusahaan yang lain hanya memiliki pelanggan pemerintah. Dengan
demikian, dapatlah diadakan penggolongan karyawan beserta aktifitasnya
menurut jenis langganan perusahaan. 
Menurut Handoko, delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan
tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
Sedangkan delegasi wewenang adalah proses dimana para manejer mengalokasikan
wewenang ke bawahan kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Dalam proses delegasi terdapat empat kegiatan yang penting untuk tercapainya
tujuan dari delegasi:
a.       Pihak yang memberi delegasi harus memberi dan menentukan tugas serta
tujuan yang jelas kepada bawahan.
b.      Pihak yang memberi delegasi melimpahkan wewenang yang sesuai untuk
menjalankan tugas dan mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.
c.       Secara tersirat maupun tersurat pihak yang menerima delegasi mempunyai
tanggung jawab dan kewajiban atas wewenang yang didapatkannya.
 d.      Pihak yang menerima delegasi wajib melaporkan kepada pendelegasi atas hasil
yang telah dicapainya selama memegang pelimpahan wewenang.
Sedangkan menurut Wursanto,  dalam ilmu manejemen atau dalam ilmu organisasi
yang dimaksud mendelegasikan memberi sebagian dari kekuasaan yang dimiliki oleh
seseorang atasan kepada bawahannya atau pejabat lain untuk melakukan suatu tindakan
dan pemberian kekuasaan itu diikuti dengan suatu pertanggungjawaban. Atas dasar
pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pelimpahan belum tentu mengalir
dari seorang atasan kepada bawahan, tetapi dapat juga terjadi dari seorang atasan
kepada pejabat yang setingkat. Pelimpahan wewenang harus diimbangai dengan
pertanggungjawaban oleh pihak yang diberi kepercayaan atas wewenang yang
dilimpahkan kepadanya. Yang dimaksud dengan pertanggungjawab adalah kewajiban
moril dan kewajiban hukum dalam melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan-
ketentuan atau norma-norma yang telah ditetapkan oleh organisasi.  Jika
pertanggungjawab tidak dilakukan maka akan terjadi penyelewengan kekuasaan.
Menurut Wursanto, dalam sebuah organisasi delegasi wewenang perlu dilakukan
karena beberapa alasan sebagai berikut :
a.       Delegasi wewenang berperan penting dalam upaya pengembangan sebuah
organisasi agar mampu menyesuaikan dengan perubahan dari dalam dan luar
organisasi.
b.      Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam usaha mewujudkan tujuan
organisasi yang telah ditentukan.
c.       Kemampuan seorang pemimpin terbatas baik masalah waktu, pengetahuan,
pegalaman maupun kondisi fisik/kesehatan sehingga sebagian kekuasaan atau
wewenang perluh dilimpahkan kepada orang lainuntuk mengantikan perannya agar
kegiatan organisasi tetep berjalan.
d.      Meringankan beban pemimpin dalam menangani kegiatan organisasi yang begitu
banyak yang tidak dapat diatas sediri secara sekaligus.
Pendelegasian wewenang dilakukan oleh pimpinan bukan karena alasan, hal ini
dilakukan karena beberapa sebab diantaranya adalah pendelegasian dapat
memungkinkan meningkatkan hasil kinerja suatu organisasi yang tidak dapat dilakukan
oleh seorang pemimpin saja.  Dengan pendelegasian wewenang dari atasan ke bawahan
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan organisasi. Delegasi juga
dapat digunakan sebagai sarana/media bagi bawahan untuk tumbuh dan berkembang .
Selain itu, pendelegasian juga dapat memusatkan perhatiannya pimpinan kepada urusan
yang lebih penting dalam kegiatan organisasi. Delegasi dibutuhkan karena pimpinan
memiliki keterbatasan dalam hal waktu, pengetahuan serta pengalaman dalam
mengambil keputusan untuk menangani berbagai permasalahan yang timbul dari proses
kegiatan organisasi. Sehingga, agar organisasi dapat mengunakan sumber daya-sumber
dayanya secara efektif dan efisien .
Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
          Menurut Stoner, prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi
yang efektif adalah :
1. Prinsip skalar, artinya dalam proses pendelegasiaan harus ada garis wewenang
yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkataan organisasi paling
atas ketingkat paling bawah. Garis wewenang yang jelas akan mempermudah
bagi setiap anggota organisasi untuk mengetahui. Kepada siapa dia dapat
mendelagasikan wewenang, dari siapa dia akan menerima delegasi dan kepada
siapa dia harus memberi pertanggung jawaban. Dalam proses pembuatan baris
wewenang dibutuhkan delegasi penuh, yang berarti bahwa semua tugas
organisasi yang diperlukan harus dibagi habis. Proses ini untuk menghindari
terjadinya berbagai persoalan seperti : gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada
penanggung jawabnya, overlaps  yaitu tanggung jawab atau tugas yang sama
yang diberikan lebih dari satu orang individu dan splits yaitu tanggung jawab
atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu organisasi. Bila hal-hal di
atas terjadi maka proses pendelegasian wewenang tidak akan mencapai tujuan
yang ditentukan.
2. Prinsip kesatuan perintah, artinya menyatakan bahwa setiap bawahan dalam
organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Pelaporan
kepada lebih dari satu atasan membuat individu kesulitan untuk mengetahui
kepada siapa pertanggung jawaban diberikan dan instruksi mana yang harus
diikuti. Disamping itu, bawahan dapat menghindari tanggung jawab  atas
pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan.
3. Tanggung jawab, wewenang dan akauntabilitas. Agar organisasi dapat
menggunakan sumber daya-sumber dayanya dengan lebih efisien, tanggung
 jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi yang paling
bawah dimana ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Konsekuensi wajar peranan tersebut adalah bahwa setiap individu dalam
organisasi untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya dengan
efektif, dia harus diberi wewenang yang secukupnya. Bagian terpenting dari
delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah akauntabilitas penerimaan
tanggung jawab dan wewenang berarti individu menerima tuntutan
pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
Menurut Handoko ada beberapa hal yang menyebabkan pendelegsian wewenang
mengalami kegagalan di antaranya adalah :
a. Manejer merasa lebih bila merekanmereka tetap mempertahankan hak
pembuatan keputusan.
b. Manejer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan
wewenangnya dengan salah atau gagal.
c. Manejer tidak atau kurang memiliki kepercayaan akan kemampuan bawahannya.
d. Manejer merasa bahwa bawahan lebih senang tidk mempunyai hak pembuatan
keputusan yang luas.
e. Manejer tkut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif
sehingga posisinya sendiri terancam.
f. Manejer tidak mempunyai kemampuan manejerial untuk mendelegasikan
tugasnya.
Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
            Agar proses delegasi berjalan dengan efektif dan efisien maka deperlukan
beberapa upaya untuk mengatasi dan menanggulangi hambataan-hambatan di atas.
Persyaratan utama untuk membuat proses delegasi wewenang dapat berjalan dengan
lancar adalah kesedian manejer untuk memberikan kepada bawahan kebebasan yang
sesungguhnya untuk melaksanakan tugas yang dilaksanakan kepadanya. Manejer harus
bersedian menerima perbedaan cara permecahan yang digunakan bawahan untuk
menyelesaikan masalah dan harus bersedia menanggung resiko yang akan terjadi bila
bawahan tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan benar. Dan mereka perlu diberi
arahan dan kebebasan untuk berfikir kreatif dalam menangani suatu masalah agar
mereka mampu belajar dari kesalahan yang telah diperbuatnya. Pengembangan
komunikasi diantara atasan dan bawahan akan meningkatkan rasa saling pengertian dan
membuat delegasi dapat berjalan efektif. Manejer yang mengetahui kemampuan
bawahannya dapat lebih realistis dalam menentukam tugas-tugas yang akan
didelegasikan kepada bawahannya yang telah dipercaya.
Menurut Louis Allen (Handoko;228), beberapa teknik khusus untuk membantu
manejer melakukan delegasi yang efektif sebagai berikut :
1. Tetapkan tujuan, bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-
tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggungjawab dan wewenang. Bawahan harus dibeitahu informasi
yang jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan dari
bagian sumber daya-sumber daya organisasi mana yang ditempatkan dibawah
wewenangnya.
3. Berikan motifasi kepada bawahan. Manejer dapat mendorong bawahan
melalui perhatian kepada tujuan dan kebutuhan yang sensitif.
4. Meminta penyelesaian kerja. Manejer memberikan pedoman, bantuan dan
informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus melaksanakan
pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5. Berikan latihan. Manejer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan
pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya
dibuat agar manejer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa
pekerjaan bawahan secara terus menerus.