1.

A. Pembagian kerja yang jelas

Pembagian kerja merupakan pengelompokan kegiatan atau aktifitas serta tenaga kerja kedalam bagian-
bagian tertentu sesuai dengan kategori yang ditentukan. Tujuan suatu organisasi memerlukan
pembagian kerja adalah terbatasnya kemampuan individu-individu dalam malakukan berbagai kegiatan.
Untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri, maka diperlukan
pembagian kerja menjadi beberapa kelompok di dalam organisasi. Sebagai contoh, pembagian kerja
dalam team sepak bola : dimana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga
gawang, dan pemain lainnya. Penggolongan menjadi bagian-bagian di dalam organisasi dapat didasarkan
pada beberapa faktor sebagai berikut :

a. Didasarkan pada suatu angka, dasar penggolongan angka ini biasanya terdapat dibidang
kemiliteran. Misalnya : Divisi ke- 4 (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ke- 72 (Korem 072) Pamungkas dan
sebagainya.

b. Didasarkan pada waktu, untuk mengadakan penggelompokan biasanya dipakai dalam pelaksanaan
tugas-tugas di pabrik. Bilamana sebuah perusahaan menjalankan proses produksi secara terus menerus
dapat mengadakan pengelompokan karyawan kedalam beberapa kelompok kerja. Misalnya : jam kerja
karyawan pabrik dalan sehari adalah 8 jam (termasuk istirahat), maka kelompok kerja pertama
mendapat waktu kerja puku 07.00-15.00 sedangkan kelompok kedua memulai kerja pukul 15.00-23.00.

c. Didasarkan pada fungsi perusahaan, sebagai contoh kegiatan-kegiatan perusahaan dibagi kedalam
tiga bagian yaitu : Bagian Produksi, Bagian Pemasaran ( termasuk penjualan ) dan Bagian Keuangan.
Dengan demikian, masing-masing karyawan yang berada di bagian produksi tidak perlu manjalankan
aktifitas-aktifitas yang menjadi tanggung jawab bagian pemasaran dan keuangan begitu juga sebaliknya.
Jadi karyawan hanya bekerja sesuai dengan pembagian yang telah ditentukan perusahaan.

d. Didasarkan pada luas daerah operasi, apabila sebuah perusahaan memiliki daerah operasi yang
sangat luas, maka dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah. Penggolongan ini juga
dimaksudkan untuk menampung jumlah aktifitas yang terlalu besar. Dengan demikian cabang
perusahaan dapat menempung semua transaksi yang terjadi dan ada di daerahnya.

e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan, sebagai contoh perusahaan PT Astra yang menbuat
beberapa macam barang (sepeda motor Honda, mobil Honda Civic dan mesin foto copy Xerox) dapat
menggelompokkan aktifitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya karena masing-masing jenis
barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Selain itu, juga memerlukan kemampuan dan
ketrampilan yang berbeda-beda dari setiap barang yang dihasilkan..

f. Didasarkan pada jenis langganan, pada seatu perusahaan biasanya meliki berbagai langganan
seperti konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah, dan/atau perusahaan lain. Kegiatan-kegiatan
yang dilakukan seperti promosi akan berbeda-beda untuk masing-masing jenis langganan. Tidak selalu
setiap perusahaan memiliki jenis pelanggan yang sama mungkin perusahaan hanya memiliki pelanggan
konsumen rumah tangga dan pedagang sedangkan perusahaan yang lain hanya memiliki pelanggan
pemerintah. Dengan demikian, dapatlah diadakan penggolongan karyawan beserta aktifitasnya menurut
jenis langganan perusahaan.

B. Sebuah perkumpulan tentunya.memiiliki ciri-cirinya sendiri yang mana dalam mendaparkan suatu
mimpi yang mereka inginkan dan juga dalam mencapai.apa yang menjadi tujuan mereka.secara
bersama-sama. Dan berikut ini beberapa ciri-ciri dari organisasi yang baik dan efektif yang bisa Anda
simak :

1. Memiliki Tujuan Bersama

Dalam suatu organisasi tentunya memiliki tujuan yang ingin dicapai bersama. Dan tujuan dari organisasi
tersebut harus diumumkan oleh seseorang yang layak dan pantas untuk dijadikan pemimpin. Namun tak
berarti para anggota tak memiliki hak untuk menyampaikan apa yang mereka inginkan dan harapkan.
Dengan adanya hal ini maka akan lebih mudah untuk organisasi mewujukan tujuan bersama.

Adapun dengan adanya organisasi ini maka suatu pencapaian yang ingin diwujudkan akan lebih mudah
terpenuhi. Organisi yang baik yaitu yang memiliki tujuan yang sama antara satu dnegan yang lainnya,
terlebih lagi bagi anggota baru. Seperti contoh ketika sebuah perusahaan berdiri tentunya hal yang ingin
diwujudkan yaitu bagaimana untuk bisa mensejahterkan para karyawan dan untuk memneuhi
kebutuhan makan dan minuma mereka dan keluarga. Dan ini yang dilakukan pemimpin dan para anggota
untuk mencapai tujuan tersebut. dengan bekerja keras.

2. Memiliki tugasnya masing-masing

Setiap anggita dalam suatu organisasi pastinya memiliki tugasnya masing-masing sesuai dengan
kemampuan setiap anggota. Dengan adanya tugas yang diberikan pada setiap anggota serta memiliki
kemampuannya sendiri maka akan lebih mudah untuk menujudkan suatu tujuan organisasi. Selain itu
juga dengan adanya pembagian tugas yang telah diatur sedemikian rupa, maka dapat tercipta sebuah
hubungan kerja sama yang baik dan merata secara professional.

3. Saling kerjasama satu sama lain

Ciri-ciri dari organisasi yang baik dan efektif tentunya yaitu kerjasama. Dalam suatu organisasi sangat
dibutuhkan suatu kerjasama yang baik. Dengan tidak adanya kerjasama yang baik dalam suatu organisasi
tentunya sangat sulit untuk bisa mencapai suatu target yang diinginkan. Dalam suatu organisasi anggota
yang dibutuhkan tentunya lebih dari dua orang. Hal ini tentunya baik untuk bisa mewujudkan suatu
pencapaian yang diinginkan, dan ini perlu kerjasama yang baik dari setiap anggotanya.

4. Peraturan yang jelas

Dalam suatu organisasi yang baik maka diperlukan peraturan yang jelas. Untuk peraturannya sendiri
biasanya di buat ketika sebuah organisasi sudah terbentuk. Adapun alasan peraturan ini dibuat sebagai
suatu alat untuk mengatus setiap anggotanya untuk saling bekerja sama dalam membantu satu sama
lain agar lebih efisien, bertanggung jawab serta lebih efektif. Adanya peraturan ini dibuat agar setiap
anggotanya ini tahu apa yang baik dan salah untuk dilakukan dalam suatu organisasi.

5. Memiliki anggota yang jelas

Ciri-ciri dari organisasi yang baik dan efektif yang selanjutnya yaitu yang memiliki jumlah anggota yang
jelas. Dalam suatu organisasi diperlukan anggota yang jelas dan memiliki tugasnya masing-masing.
Minimal anggota dalam sebuah organisasi yaitu minimal dua orang . Untuk perekrutan anggota sangat
penting untuk memilih yang terbaik yang mana hal ini dilakukan dengan melakukan sejumlah uji tes
kelolosan, agar bisa mendapatkan anggota yang jelas sesuai dengan apa yang diinginkan oleh sebuah
organisasi. Selain itu juga organisasi yang baik tentunya memiliki identitas yang jelas baik itu dari latar
belakang, tujuan dan juga fungsinya sendiri. Dengan adanya hal ini maka akan semakin mudah suatu
organisasi dalam mewujudkan suatu tujuan.

6. Adanya struktur organisasi yang jelas dan terarah

Organisasi yang baik yaitu memiliki struktur yang jelas dan terarah. Dalam hal ini yaitu adanya
pembagian tugas yang jelas pada setiap anggotanya seperti ketua, bendahara, sekretaris, serta divisi
lainnya yang sudah memiliki tugasnya masing-masing. Sehingga dengan begitu akan jelas bagaimana
organisasi terkoordinasi dan juga lebih terarah.
Tentunya dengan adanya ciri-ciri organisasi yang baik dan efektif yang telah diberikan bisa menjadi salah
satu hal yang dapat mewujudkan keinginan dan tujuan bersama. Tak hanya itu saja, suatu organisasi
akan lebih baik jika dilakukan secara bersama-sama yang mana hal ini bisa menjadi salah satu senjata
yang dapat membantu untuk memperoleh suatu pencapaian.

Suatu organisasi tidak akan bisa berjalan tanpa adanya kerja keras dan juga kerjasama yang terjalin, dan
hal ini yang perlu di ketahui bahwa setiap anggota yang memiliki tugasnya masing-masing tahu apa
fungsi dari jabatan yang dimiliki dan hal ini memiliki hubungan yang erat antara anggota yang nantinya
bisa menjadi salah satu hal yang membantu untuk memperoleh suatu pencapaian yang menguntungkan
bagi setiap anggota dan organisasi.

C. HIRARKI DALAM ORGANISASI DAN INFORMASI

Hirarki adalah adanya hubungan antara atasan-bawahan di dalam organisasi, yang menyebabkan adanya
rantai komando yang artinya adanya pelapisan atau tingkatan personil dalam suatu organisasi.

Hirarki dalam organisasi mempengaruhi sistem informasi dan struktur hirarki merupakan kerangka dasar
disekitar mana sistem informasi diorganisasikan dengan beberapa perkecualian dan tanpa
mempertimbangkan jenis informasi lain yang telah ada, maka sistem informasi disusun untuk
mengalirkan informasi sesuai dengan hirarki.

Informasi biasanya diringkaskan untuk setiap lapisan dengan cara sbb :

informasi yang dihasilkan oleh suatu unit organisasi digabungkan dengan informasi lain dari lapisan yang
bersangkutan dan kemudian dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi dan pada lapisan yang terakhir
kemudian terjadi penggabungan dengan informasi yang dihasilkan oleh lapisan yang bersangkutan dan
selanjutnya dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi. Informasi juga mengalir ke arah bawah sesuai
hirarki dalam bentuk pengarahan, kebijaksanaan dan pedoman tindakan, jenis informasi ini kurang
tercampuri dengan komputer.

Rentang kendali (Span of Control)

Rentang kendali menggambarkan jumlah orang yang harus melapor kepada seorang manajer. Dengan
semakin meningkatnya rentang kendali akan berakibat pada menurunnya jumlah lapisan hirarki pada
suatu organisasi. Akibat lain adalah semakin berkurangnya kerumitan organisasi serta berkurangnya
biaya manajerial yang disebabkan struktur organisasi yang semakin sederhana serta semakin sedikitnya
manajer yang harus diperkerjakan. Namun demikian keunggulan ini akan dilemahkan oleh menurunnya
efektivitas organisasi disebabkan munculnya sumbatan informasi dan pengambilan keputusan, dimana
seorang manajer diharuskan menerima dan menganalisis informasi serta membuat keputusan terlalu
banyak, disamping harus mengarahkan kegiatan bawahan yang terlalu banyak juga.

Ada dua faktor utama yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meningkatkan rentang kendali
manajerial :

1. Pentingnya hubungan tatap muka dengan bawahan. Karena manajer harus mampu melakukan
hubungan pribadi dalam menyelesaikan masalah-masalah lainnya, dan jumlah waktu yang diperlukan
untuk melakukan kegiatan ini merupakan kendala mendasar dalam menentukan jumlah bawahan atau
rentang kendali.

2. Berkaitan dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-
masing subunit organisasi. Kegiatan ini sangat bergantung pada informasi yang disediakan oleh sistem
informasi.

Peringkasan informasi

Peringkasan informasi termasuk pengurangan rinci kegiatan yang harus dilaporkan, sehingga
diperoleh perpektif “gambaran besar” organisasi. Peringkasan diperlukan disebabkan seorang manajer
tidak akan mampu menyerap dan menggunakan seluruh rincian data tentang kegiatan unit organisasi
pada lapisan yang lebih rendah. Disamping itu analisis yang lebih baik biasanya dihasilkan dari ringkasan
kegiatan lapisan lebih bawah sebagaimana dinyatakan dalam ringkasan.

Penyaringan informasi

Penyaringan informasi menyebabkan setiap lapisan hierarki menjadi instalasi penyaring yang
ditambahkan pada ringkasan informasi yang akan disampaikan pada lapisan yang lebih atas. Didalam
sistem informasi berbasis komputer, sebagian besar keputusan tentang penyaringan secara formal
merupakan bagian dari perancangan sistem dan keputusan ini kemudian dimasukkan sebagai bagian
komputer.

Walau demikian informasi bukan dari sistem komputer juga diringkaskan pada masing-masing
level, dan juga dilaporkan kepada lapisan yang lebih atas. Disini para manajer melakukan serangkaian
keputusan tentang informasi apa yang tidak akan disampaikan pada atasanya dan mereka melaksanakan
keputusan ini dengan cara tidak mengirimkan informasi tersebut.

Proses penyaringan seperti ini dapat bermanfaat, namun juga dapat menimbulkan bahaya. Di satu
sisi hal demikian akan memungkinkan manajer pada lapis bawah meniadakan informasi yang tidak
relevan. Disisi lain penyaringan akan berbahaya bagi organisasi apabila para manajer tersebut melakukan
penahanan informasi karena alasan tidak senang ataupun karena biasa.
3. Perbedan sistem informasi fungsuonal dengan sistem informasi perushaan

Sistem Informasi Fungsional adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada kelompok /
orang pada bagian tertentu dalam sebuah perusahaan. Ada beberapa jenis Sistem Informasi Fungsional
yaitu :

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Enterprise Resource Planning (ERP)

Customer Relationship Management (CRM)

Sistem Informasi Akuntansi : menyediakan informasi laporan transaksi dalam perusahaan.

Sistem Informasi Perusahaan adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas
akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi. Sistem Informasi
Perusahaan disebut juga dengan EIS (Enterprise Information System

EIS (Enterprise Information System) adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi
dari berbagai bagian menjadi satu informasi secara logical, sehingga perusahaan/organisasi
mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Alasan penggunaan EIS karena sistem ini
mencangkup seluruh set proses yang digunakan oleh organisasi, meliputi:

- Manufaktur

- Penjualan

- Pembeliaan

- Sumber Daya Manusia (SDM)

- Dan fungsi bisnis lainnya

Tujuan EIS yaitu :

- Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses yang terdapat di sebuah organisasi

- Menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan
dan mengendalikan proses bisnis.

- Menyediakan pengawasan dan penelusuran di tingkat perusahaan yang efektif dan tepat waktu.

- Mem-filter, meng-compress, dan menelusuri data dan informasi penting.

Contoh EIS :

- ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh
sumber daya manufaktur (MRP) yang berasal dari area manufaktur.Enterprise Resource Planning (ERP)
merupakan seluruh sistem informasi mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.

- ERM (Enterprise Risk Management) merupakan suatu proses untuk mengelola resiko-resiko
perusahaan secara menyeluruh (farm-wide basis) yang dihadapi perusahaan.

- CRM (Customer Relationship Management) merupakan suatu pendekatan sistematis dalam

memanfaatkan informasi dan komunikasi untuk membangun hubungan yang berkesinambungan dan
saling menguntungkan dengan pelanggan.

- SCM (Supply Chain Management) merupakan sebuah proses yang kompleks yang memerlukan
koordinasi banyak kegiatan sehingga pengiriman barang dan jasa dari pemasok sampai ke pelanggan
dilakukan secara efisien dan efektif bagi semua pihak yang terkait.

4. Perbedaan Intrnet dengan Ekstranet

Extranet vs Intranet

Extranet

Jaringan internal yang dapat diakses secara eksternal.

Extranet adalah ekstensi dari Intranet perusahaan

Untuk terbatas eksternal komunikasi antara pelanggan

Intranet
Jaringan internal yang tidak dapat diakses secara eksternal

Hanya terbatas pada pengguna perusahaan.

penyalur (supplier) dan mitra bisnis. Hanya untuk komunikasi dalam perusahaan