Nama : Nadhrah Finni Yuniarti

NIM : 1930203072
Kelas : MPI F
Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran

PENGERTIAN ORGANISASI, AZAS-AZAS ORGANISASI, STRUKTUR

ORGANISAS, ORGANISASI BISNIS, SENTRALISASI &
DESENTRALISASI PERKANTORAN

Organisasi itu sendiri merupakan suatu wadah (wahana) untuk kegiatan

yang didalamnya merupakan orang-orang yang berkerjasama dalam suatu
usahanya untuk mencapai suatu tujuan. Di Dalam wadah kegiatan inilah setiap
orang harus memiliki tugas yang jelas, wewenang dan tanggung jawabnya,
hubungan serta cara kerja mereka. Organisasi sesungguhnya memiliki sifat statis,
karena pada dasarnya sekedar hanya melihat kepada stukturnya saja. Sedangkan
pengertian organisasi bersifat dinamis dilihat dari sudut dinamikanya,aktivitas
maupun tindakan dari cara hubungan yang terjadi dalam organisasi itu, baik yang
bersifat formal atau pun yang bersifat informal. Misalnya aktivitas tata hubungan
antara atasan dan bawahan. Berhasil atau tidaknya tujuan yang akan dicapai dalam
organisasi, tergantung sepenuhnya kepada faktor manusianya.Menurut Mc.
Farland dalam Handayaningratu (1980:42)menyatakan pengertian organisasi yaitu
:

“Organisasi didefinisikan sebagai berikut “An organization is an indetifiablegroup

of people contributing their efforis toward the attaiment of goal (Organisasi
adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan
usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan)”.

James D. Mooney mengungkapkan dua asas fundamental yang

dikutip Sarwoto (1991:16) yaitu:
1. Azas Koordinasi.
 Koordinasi sebagai teknik dan cara untuk mempersatukan berbagai
kecakapan dan kepentingan serta memimpinnya ke satu arah tujuan
yang sama. Koordinasi yang baik dapat berjalan dengan adanya
authority, mutual service,dan doktrin.
2. Azas Hirarki.

Hirarki dimaksudakan untuk memberi anak tangga dari pada

pembatasan wewenang dan tugas masing-masing, tingkatan derajat
tinggi rendah dari wewenang, tugas, kewajiban, serta
tanggungjawab.Hirarki adalah untuk dapat merealisasi asas pertama
dan perlu adanya leadership, delegasi kekuasaan, dan penentuan serta
pembagian tugas.

Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara

komponen dalam suatu organisasi.Suatu organisasi yang kecil dengan memiliki
jenis dan jumlah pekerjaan sedikit dapat dijalankan dalam struktur yang
sederhana.Sebaliknya, suatu organisasi besar yang menyangkut beberapa
departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan dijalankan dengan sebuah
struktur organisasi yang lebih rumit dan spesifik.
Struktur organisasi dapat menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja
serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas akan memberikan
stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi akan tetap berlangsung
walaupun anggotanya berganti-ganti. Dalam suatu system organisasi harus
memiliki kejelasan dalam pembagian kerja, tugas, kewajiban, tanggung jawab dan
wewenang setiap orangnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/
wewenang akan menciptakan struktur organisasi. Gibson menyatakan bahwa
struktur organisasi adalah cetak biru yang mengindikasikan bagaimana orang dan
pekerjaan dikelompokan bersama dalam suatu organisasi.
1. Bentuk - Bentuk Organisasi Bisnis.
a. Perusahaan Perseorangan
Perusahaan perseorangan adalah perusahaan yang mengelola dan
mengawasi suatu perusahaan dilakukan oleh satu orang, dimana
 pengelola perusahaan memperoleh semua keuntungan perusahaan,
tetapi ia juga yang akan menanggung semua resiko yang timbul
dalam kegiatan perusahaan. Pendirian perusahaan perseorangan
tidak diatur dalam KUHD dan tidak memerlukan perjanjian karena
hanya didirikan oleh satu orang pengusaha saja.
Perusahaan perseorangan dibagi dalam 2 kelompok yaitu:
a) Usaha perseorangan berizin, yaitu memiliki izin operasional
dari departemen teknis. Misalnya bila perusahaan perseorangan
bergerak dalam bidang perdagangan, maka dapat memiliki izin
seperti Tanda Daftar Usaha Perdagangan (TDUP), Surat Izin
Usaha Perdagangan (SIUP).
b) Usaha perseorangan yang tidak memiliki izin. Misalnya usaha
perseorangan yang dilakukan para pedagang kaki lima, toko
barang kelontong, dan lain sebagainya.
c) Kelebihan perusahaan perseorangan:
1) Mudah dibentuk dan dibubarkan.
2) Bekerja dengan sederhana.
3) Pengelolaannya sederhana.
4) Tidak perlu kebijaksanaan pembagian laba.
d) Kelemahan perusahaan perseorangan:
1) Tanggung jawab tidak terbatas.
2) Kemampuan manajemen terbatas.
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian
pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :
1. Asas sentralisasi (pemusatan).
Asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan
dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul
pekerjaan operatif (tugas utama). Organisasi yang melaksanakan tugas
utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik,
mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut
 dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata
usaha, sekretariat. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara
lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian
penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor,
bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll.

Keuntungan asas sentralisasi :

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

b. Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapaI.
d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan.
e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat.
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip.
h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap.
i. Mudah melakukan pengawasan.
j. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor

Kerugian asas sentralisasi :

a. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu

dapat disediakan oleh unit tata usaha.
b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas.
2. Asas desentralisasi (pemencaran).
Asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi
disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga
melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan
organisasinya sendiri.Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab
 atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri.
Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas
pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.

Keuntungan asas desentralisasi :

a. Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya

masing-masing.
b. Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang
bersangkutan.
c. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat
tertentu.
d. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

Kerugian asas desentralisasi

a. Pekerjaan akan terlalu bebas.

b. Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.
c. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.
d. Adanya pemborosan biaya.
e. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
f. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.
3. Asas campuran.

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan

kekurangan masing-masing. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam
melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat
dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi
untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk
pekerjaan yang lain. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan
ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-
tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi
pelayanan pada fasilitas tersebut.