ORGANISASI

PERKANTORAN
Disususn Oleh :
Toha Hasan Anwar
(20202000213)
Pengertian Organisasi dan Perkantoran
Pengertian Organisasi
Organisasi adalah sistem kerja sama yang dijalankan oleh
sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama. Jadi dapat dikatakan
bahwa organisasi adalah sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama,
dan bersepakat untuk bekerja sama untuk mencapai tujuannya secara
bersama-sama.
Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan
pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang
diperuntukkan untuk setiap anggota organisasi. Organisasi juga dapat
dikatakan sebuah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan garis
wewenang dan tanggung jawab. Selain itu, organisasi juga dapat diartikan
sebagai alat yang berstruktur, permanen, yang fleksibel,sehingga apa yang
terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative tetap sifatnya.
Alasan Pentingnya Organisasi
Sebagai wadah anggota organisasi melakukan kegiatan untuk
mencapai tujuan, organisasi dianggap penting. Anggapan tersebut tidak salah
karena :
a. Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat
mengerjakan semuanya dengan sendiri)
b. Organisasi mempengaruhi koordinasi
c. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan
d. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas
e. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai
Dari beberapa penjelasan di atas, dapat dikemukakan beberapa
karakteristik untuk disebut sebagai organisasi,yaitu Kolektifitas sekelompok
orang yang bekerjasama, atas dasar proses interaksi hubungan kerja,
berdasarkan pembagian kerja, yang ditentukan oleh otoritas yang tersusun
secara hierarkis dalam strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai
tujuan
Prinsip – Prinsip Organisasi yang Baik
Untuk menciptakan kondisi suatu lembaga kerja yang
menyenangkan maka harus mengetahui prisnsip – prinsip bagi organisasi yang
baik, prinsip-prinsipnya yaitu :
a. Harus ada garis – garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai
bagian terbawah perusahaan atau lembaga.
b. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
c. Jenjang pengawasan harus tepat
d. Pengawasan pusat dengan desentralisasi myang maksimum
e. Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secaramendatar
maupun secara vertical.
f. Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan
g. Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik – baiknya
Definisi Kantor
Kantor biasanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun
bangunan bertingkat tinggi. Kantor dibagi menjadi 2 jenis, yaitu kantor
terbesar dan terpenting, kantor ini biasanya disebut sebagai kantor pusat,
sedangkan kantor-kantor lainnya yang berukuran lebih kecil di sebut dengan
kantor cabang.
Organisasi pasti memerlukan tempat untuk mengawasi dan
mengumpulkan dokumen yang masuk dalam organisasi, tempat untuk
menyalurkan tugas kepada setiap anggota organisasi, tempat untuk
merencanakan kegiatan, dan tempat untuk melaksanakan kegiatan
organisasi. Tempat tersebut biasanya disebut dengan kantor. Kantor bisa juga
diartikan sebagai ruang kerja.
Jadi pengertian kantor adalah tempat diselenggarakannya
berbagai kegiatan organisasi, baik berupa pengumpulan data, perencanaan
tujuan, pelaksanaan rencana, pendelegasian wewenang, dan hal-hal lain
yang berhubungan dengan organisasi.
Personel Kantor
Personel kantor adalah orang-orang yang bekerja dalam lingkungan
kantor tersebut yang bertugas mengawasi jalannya sistem organisasi. Hal-hal
yang berhubungan dengan personel kantor adalah :
Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
a. Kepala kantor, tugasnya antara lain untuk mengatur mekanisme kerja
karyawan.
b. Petugas arsip, tugasnya bertanggung jawab atas pencatatan dan
penyimpanan semua surat masuk dan surat keluar.
c. Pembuat surat tugasnya bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat
keluar.
d. Penerima tamu tugasnya bertanggung jawab atas pelayanan terhadap
tamu dan menerima telepon
e. Petugas keuangan/kasir tugasnya bertanggung jawab atas pengelolaan
kas dan pembukuan secara cermat.
Syarat-syarat Personel Kantor
a. Syarat pengetahuan, Personel kantor harus dapat melakukan
penggolongan/klasifikasi berdasarkan criteria tertentu,contohnya
tentang latar belakang pendidikannya.
b. Syarat keterampilan, Minimal seorang personel kantor harus dapat
membaca dan menulis dengan cukup baik, terampil dalam mengetik dan
mampu menggunakan aplikasi computer.
c. Syarat kepribadian, Idealnya kepribadian yang harus dimiliki oleh
personel kantor adalah loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan
pekerjaan), dapat menyimpan rahasia perusahaan karena pekerjaannya
banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting.
Peran Penting Manajer dan Pengawas Kantor
Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan
mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap
memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.
Menurut the Liang Gie, kecakapan dasar seorang manajer kantor adalah:
1. Kemampuan pejabat pimpinan
2. Latar belakang praktek
3. Latihan manajerial
4. Kemampuan mengungkapkan diri
5. Bersikap terbuka
6. Keingintahuan
7. Kreatifitas
8. Pertmbangan sehat
9. Kemampuan menjual gagasan
10. Kesabaran
11. Pengendalian emosi
12. Kemampuan kerjasama
Pengawas Kantor
Menurut Moekijat, seorang pengawas kantor adalah seseorang yang
mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadi bawahan
dari seorang manajer kantor. Macam-macam tugas pengawas antara lain :
1. Tugas pokok seorang pengawas
2. Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
3. Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya
4. Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena
ujung tombak organisasi adalah karyawan operasional
5. Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana
6. Tugas Pengawas Dalam Hubungannya Dengan Pekerjaan
7. Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit.
8. Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat
mengetahui tahapan berikutnya yang harus dilaksanakan
9. Menjamin adanya ketelitian
10. Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain
11. Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin
12. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan
Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan
1. Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik
2. Mengembangkan latihan dengan system magang
3. Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada
bawahan yang berbuat salah dengan catatan kesalahan tersebut masih
ditolelir
4. Memelihara disiplin, member teguran, atau memberi pujian jika perlu
Tugas Pengawas Dalam Hubungannya Dengan Atasan
5. Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian
6. Bekerja dengan pengawas lain yang selevel
7. Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai
8. Melaksanakan kebijakan perusahaan
Prinsip Organisasi
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi sutu
perusahaan atau instansi. Prinsip organisasi akan menghasilkan suatu
keefisienan dalam menggunakan sumber daya perusahaan, khususnya sumber
daya manusia dan keuangan. Menurut Robbons, Gitlowdan Cortada ada 6
prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi. Yaitu :
1. Spesialisasi pekerjaan
2. Departementalisasi
3. Rantai Komando
4. Rentang Pengawasan
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
6. Formalisasi
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen
atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan
jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang
sederhana. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa
departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan tentunya dijalankan
dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.
Struktur organisasi menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas
kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dapat
memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap
berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti. Beberapa hal
penting dalam suatu struktur organisasi yaitu :
1. Spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan
tanggung jawabnya).
2. Standarisasi (perlu adanya suatu prosedur yang baku atau teratur untuk
aktivitas tertentu).
3. Koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama antara tiap bagian).
4. Mekanisme pengambilan keputusan ( dengan pemustan wewenang pada
satu pimpinan pusat (sentralisasi).
5. Unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis
pekerjaan tertentu.
Ada beberapa struktur organisasi, diantaranya adalah :
1. Organisasi Lini (Garis Lurus)
Organisasi lini atau garis lurus merupakan bentuk organisasi yang
paling sederhana. Ciri utama organisasi lini adalah jabatan-jabatan yang
tercantum di dalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Prinsip-
prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur
organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik. Setiap struktur
organisasi pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing,
kelebihan struktur garis adalah dengan diterapkannya system ini maka
karyawan akan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas
pekerjaan yang diembannya. Sedangkan kekurangannya adalah kurang
fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika
perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks.
2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi
lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orng-orang operasional dan lebih
bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat
spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf adalah posisi garis terbebas dari
aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Kekurangan
struktur garis staf adalah konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering
menjadi masalah. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “
privilege” dari staf ahli,yang menghalangi perkembangan hubungan kerja
antara posisi garis dan staf.