ASAS-ASAS ORGANISASI

Adapun urutan asas-asas organisasi adalah sebagai berikut:

1. Perumusan Tujuan Dengan Jelas
Rumusan tujuan dengan jelas memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk,
pembentukan sruktur, kebutuhan pejabat, penyumbangan pengalaman, kecakapan daya kreasi
dari anggota organisasi.
Herbert G. Hicks, Mengemukakan Pentingnya Tujuan Sebagai Berikut :
1. Tujuan membantu usaha organisasi
2. Tujuan dibutuhkan untuk melalukan koordinasi dan mengkoordinasikannya
langkah
pertama menetapkan tujuan organisasi.
3. Tujuan merupakan arah terakhir di amna semua kegiatan organisasi diarahkan.
4. Tujuan diperlukan sebelumnya untuk menetapkan haluan prosedur, Metode,
Strategi dan peraturan.

MC, GREGOR, Mengemukakan tentang tujuan yang jelas adalah :

1. Tujuan yang efesien menambah semangat semua anggota untuk bekerja ke arah
tujuan yang sama.
2. Tujuan yang jelas memberikan tongkat pengukur yang obyektif untuk mengatur,
memanding dan menilai pelaksanaan.
2. Departemenisasi
Departemenisai merupakan asas pembentukan satuan organisasi yang akan diserahi beban
kerja tertentu. Jadi departemenisasi adalah :
“Aktivitas untuk menyusun satuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukan untuk
melaksanakan fungsi yang ada” atau dengan kata lain departemenisasi adalah proses
pengelompokan orang-orang dan tugas-tugas ke dalam unit-unit kerja.
Dalam pembentukan satuan organisasi yang harus diperhatikan adalah :
1. Jumlah satuan organisasi hendaknya sediki mungkin.
2. Satuan organisasi dibentuk harus befungsi bulat
3. Perusahan aktivitas pada tahap pertama harus ditampung lebih dulu oleh satuan
yang dad sehingga tidak tergesa-gesa membentik satuan yang baru
4. Bila satuan / suatu aktivitas telah ada mak organisasi yang menampungnya jangan
membentuk satuan kembarnya
 5. Pembentukan satuan organisasi perlu dilakukan penertiban pemakain sebutan
satuan organisasi yang tepat sehingga dapat diketahuaifungsi dari persatuan yang
bersangkutan.

Kedudukan satuan organisasi di dalam struktur organisasi ada 2 macam :

Pertama : Satuan organisasi yang berkedudukan langsung dibawah pucuk organisasi
yang disebut “satuan organisasi utama”.
Kedua : Satuan organisasi yang berkedudukan di bawah satuan organisasi utama yang
disebut” satuan organisasi lanjutan”.

Macam-macam Departemenisasi antara lain :

• Berdasarkan fungsi
• Berdasarkan hasil produksi
• Berdasarkan rangkaian kerja
• Berdasarkan langganan
• Berdasarkan jasa
• Berdasarkan alat
• Berdasarkan Wilayah
• Berdasarkan Waktu
• Berdasarkan Jumlah
• Dan lain-lain.

Implikasi dari Departementasi ( keuntungan ) :

1. Terciptanya sistem pengawasan -------- koordinasi dan pengendalian
2. Terciptanya sistem pembagian sumber daya terutama berupa dana
3. Terciptanya ukuran kinerja
4. Mendorong Komunikasi antar bagian

3. Pembagian kerja
Asas ini pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang
bertanggungjawab untuk beberapa aktivitas, bukannya tugas secara keseluruhan. Hal ini
dapat dikaitkan dengan pejabat yang harus menempatinya atau dengan satuan organisasi.
Dalam melakukan pembagian kerja, yang harus diperhatikan :
1. Tiap-tiap satuan organisasi harus mempunyai perincian aktivitas yang jelas
2. Pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling
bawah harus mempuai perincian tugas yang jelas
3. Jumlah perincian tugas sebaiknya dipegang oleh seorang pejabat berkisar antara 4
– 12 Macam
4. Variasi tugas bagi seseorang pejabat hendaknya yang sejenis atau erat
hubungannya
5. Beban tugas setiap pejabat hendaknya merata
6. Penempatan para pejabat hendaknya dengan tepat
7. Penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja
8. Pembagian kerja para pejabat dalam suatu organisasi jangan sampai terjadi
“pengontrakan pejabat”.
Macam – macam dasar pembagian kerja antara lain :
1. Berdasarkan fungsi tertentu
2. Berdasarkan hasil produksi
3. Berdasarkan rangkaian kerja
4. Berdasarkan langganan
5. Berdasarkan jasa
6. Berdasarkan alat
7. Berdasarkan wilayah
8. Berdasarkan waktu
9. Berdasarkan jumlah.

Untuk mengatasi kejenuhan pegawai/karyawan dapat dilakukan dengan :

1. Job Enlargment ; yaitu perluasan kerja secara horizontal
2. Job Enrichment ; yaitu pengayaan pekerjaan/otonomi pekerjaan
3. Job Rotasi ; yaitu pindah bidang tugas/kerja

4. Koordinasi
Coordinate = menyusun, mengatur, selaras, sejalan, serasi (coordinatie = menyelaraskan,
mensejalankan, menyerasikan).
Koordinasi bersangkut paut dengan usaha mempersatukan tindakan-tindakan orang-orang
secara harmonis.

Koordinasi adalah Proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatanpada satuan-

satuan yang terpisah dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Koordinasi adalah sinkronisasi usaha-usaha secara teratur yang ditujukan untuk memberi
petunjuk waktu (timing), dan arah pelaksanaan suatu kegiatan kerja, agar dengan demikian
dapat dicapai tindakan-tindakan harmonis serta yang disatukan dalam rangka mencapai
tujuan tertentu.
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajad saling ketergantungan bermacam-macam satuan
pelaksanaannya.
Manfaat Koordinasi 90 :
1. Menghindarkan konflik
2. Menghindarkan rebutan sumber atau fasilitas
3. Menghindarkan kekembaran pengerjaan
4. Menghindarkan kekosongan pengerjaan
5. Menghindarkan pekerjaan lepas satu sama lain
6. Menjamin kesatuan sikap
7. Menjamin kesatuan tindakan
8. Menjamin kesatuan kebijaksanaan
9. Menjamin keasatuan pelaksanaan

Koordinasi dapt dilakukan dengan cara :

1. Pertemuan informal
2. Pertemuan informasi
3. Pembanyaran kartu
4. Mengangkat kootdinator
5. Menggunakan alat perhubungan
6. Menggunakan buku pedoman

Macam – Macam Koordinasi :

 1. Koordinasi penegak : Yaitu koordianasi antara satuan atau pejabat yang
kedudukannya tidak sederajat
2. Koordinasi mendatar : Yaitu koordinasi antara satuan yang kedudukannya
sederajat.
3. Koordinasi mekanis : Yaitu koordinasi urutan penyelesaian pekerjaan secara
mekanis, yang berupa penyelasaian menghadapi suatu pekerjaan secara bersam.
4. Koordinasi prosedur : Yaitu koordinasi yang tergambar pada bagian
organisasi
5. Koordinasi substansi : Yaitu koordinasi yang berupa program kerja.

Luasnya Koordinasi :
a. Koordinasi di dalam diri seorang pejabat
b. Koordinasi antara pejabat dengan pejabat
c. Koordinasi antara satuan organisasi dengan organisasi
d. Koordinasi antara organisasi dengan organisasi

Unsur-unsur Koordinasi
a. kualitas dan kuantitas, b. waktu,
c. penentuan (determinasi) arah dalam tindakan-tindakan kerja

Pentingnya Koordinasi
Dengan adanya pembagian kerja dalam organisasi (homogenous assigment), maka ada
kemungkinan pejabat, pekerja, orang ataupun unit kerja tertentu hanya mementingkan diri
atau unit kerjanya saja kurang memperhatikan keberhasilan keseluruhan.

Macam Koordinasi
1. Vertikal (antara bawahan, unit kerja dengan pihak atasan secara hierarchies atau
sebaliknya),
2. Horizontal (koordinasi fungsional, fungsi dalam sesuatu organisasi kegiatan kerja).
Ciri-Ciri Koordinasi
1. dinamis (selalu terdapat perubahan),
2. memperkuat tindakan-tindakan tertentu,
3. menciptakan kekuatan-kekuatan baru,
4. menghilangkan issue (desas-desus),
 5. memperkecil perbedaan pandangan,
6. mencapai kompromi-kompromi.

Ruang Lingkup Koordinasi

1. di dalam perseorangan,
2. antara perseorangan dengan kelompok,
3. antara kelompok di dalam suatu organisasi,
4. koordinasi antara organisasi dengan kejadian dunia luar.

Hambatan Koordinasi
1. adanya kekuatan yang cenderung memisahkan tindakan mempersatukan,
2. orang berusaha agar pekerjaannya terlaksana dengan baik dalam kesatuannya
sendiri- sendiri,
3. adanya vested interest di dalam kesatuan atau perseorangan.

Usaha Koordinasi
1. anggota dapat menerima tujuan yang telah ditetapkan,
2. adanya komunikasi antara pemimpin dan anggota/bawahan,
3. adanya kesempatan anggota/bawahan untuk mengemukakan ide, saran, usul dan
pendapat,
4. adanya hak suara kepada anggota sebelum proses berlangsung.

Prinsif Koordinasi
1. efisiensi,
2. kesatuan arah dan tujuan,
3. strategi kerja,
4. kesatuan segenap tindakan manajemen dan pelaksana.

Perlunya Koordinasi
1. mencegah kesimpangsiuran dalam kegiatan kerja,
 2. menyadarkan bahwa masing-masing adalah bagian dari keseluruhan,
3. mencegah timbulnya tumpukan tugas pada seseorang,
4. menghindari kekosongan jabatan,
5. menghindari pertentangan-pertentangan.

Alat Koordinasi
1. pertemuan resmi/formal (rapat dinas, edaran berantai, membentuk panitia koordinasi,
mengangkat pejabat penghubung, melalui alat penghubung: seperti telepon, radio,
telegram dll),
2. pertemuan tidak resmi/informal (memenuhi undangan, kunjungan rumah, ucapan
selamat, melawat, dsb).

Koordinasi dan Koperasi

Kooperasi (cooperation) adalah tindakan kerjasama seorang dengan orang lain, sedangkan
koordinasi (coordination) adalah kerjasama di dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi.

Memelihara Koordinasi
1. mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
2. mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
3. membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
4. pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya
(pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
5. Pelimpahan Wewenang :
 Wewenang adalah : Hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan
agar tugas dan tanggung jawabdapat di lakukan denagn baik.
 Pelimpahan adalah : Penyerahan

Jadi pelimpahan wewenang adalah :

Penyelenggaraan sebagai hak untuk mengambil tindakan yang diperklukan agar tugas serta
tanggung jawab dapat dilakukan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain.
Pelimpahan wewenang yang dapat dilakukan di antara pejabat yang lebih tinggi kepada
pejabat yang lebih rendah disebut “pelimpahan wewenang penegak”
Sedang pelimpahan wewenang yang dapat dilakukan perlu diperhatikan :
1. Batas wewenang setiap pejabat harus jelas
2. Tanggung jawab harus dipikul oleh belah pihak
3. Tugas, tanggung jawab dan wewenang harus seimbang
4. Perlu memperhatiakn pendapat dari pejabat yang menerima limpahan
5. Dissertai kepercayaan bahwa yang meneriam itu mampu
6. Perlu adanya pembimbingan
7. Perlu adanya pengontrolan

Pelimpahan wewenang dapat terhalang karena sikap pimpinan, misal :

1. Merasakan dirinya telah sempurna
2. Tak mempercayai bawahan
3. Tidak mempunyai tanggung jawab dan lain-lain

Pelimpahan wewenang dapat terhalang larena sikap Bawahan, Misal :

1. Selalu ingin pekerjaan yang mudah
2. Tidak percaya pada diri sendiri
3. Takut disalahkan
4. Terlalu banyak tugas
5. Tidak ada pegangan

Manfaat yang diperoleh :

1. Peimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok, saja
2. Tiap-tiap tugas dapat dikerjakan
3. Putusan-putusan dapat dibuat dengan lebih cepat
4. Inisiatif dan rasa tanggung jawab dapat dipertinggi
5. Dapat dihindarkan siakp selalu menunggu diperintah
6. Pelayanan da[pat berjan terus walaupun jawabannya sedang berhalang
Dalam hal pengambilan keputusan ( Sentralisai atau Desentralisai ), pada umumnya
dilakukan oleh Top Manajer tetapi adakalanya Top Manajer menyehakannya kepada para
Midlle Manajer atau Lower manajer. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor ;
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi
3. Strategi dan lingkungan organisasi
4. Pengaruh lingkungan usaha di luar organisasi
5. Penyebaran geografis organisasi
6. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif
7. Kualitas manajer
8. Keanekaragaman produk dan jasa yang dihasilkan
9. Ciri-ciri organisasi , meliputi ;
- Biaya dan resiko yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil
- Kecenderungan pribadi manajer, sejauh mana ia melibatkan diri sampai pada detil
permasalahan dan mempercayai bawahannya
- Budaya organisasi
- Kemampuan manajer tingkat bawah

6. Rentangan Koordinasi
Foktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan pengawasan :
 Faktor subyektif :
a. Pengalaman
b. Kecakapan
c. Kesehatan
d. Umur

 Faktor Obyektif :
a. Corak pekerjaan
b. Letah bawahan
c. Stabil labilnya organisasi
d. Jumlah tugas pada atasan
 e. Jumlah trugas pada bawahan
f. Waktu penyelasaian pekerjaan

 Seseorang atasan tidak mungkin untuk memimpin bawahan sebanyak-banyaknya, karena

kemampuan seseorang itu terbatas makin banyak bawahan, beban pimpinan makin berat,
oleh karna itu yang harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya akan tetapi juga
hubungannya.
Tetapi ada satu pengecualian walaupun jumlah bawahannya banyak, beban beban
pimpinan dapat tetap ringan asal frekuensi hubungan antara atasan bawahan dapat dikurangi.
Yang dapat mengetahui frekuensi tersebut antara lain :
a. Adanya program kerja yang masak
b. Adanya bawhan yang pandai
c. Adanya komunikasi yang baik
d. Adanya pelimpahan wewenang yang cukup
e. Tidak Banyak terjadinya perubahan

7. Hierarki / Jenjang Organisasi

Jenjang organisasi adalah : “tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalam nya terdapat
pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atasan sampai denagn
bawahan dalam satuan fungsi tertentu”.

Inti dari jenjang organisasi (Menurut CAROLL L. SHARTLE) Yaitu :perbedaan antara
peranan atasan dan bawahan
- Peranan pejabat atasan berhak untuk menggunakan atas bawahan.
- Sedang bawahan mengharap untuk menerima wewenang dari atasan dan
mempertanggungjawabkan kepadanya.

Hierarki / jenjang organisasi menyangkut : Span of Control / Span of manajemen dan

Pendelegasian wewenang. Span of control adalah jumlah bawahan yang melapor langsung
kepada manajer tertentu. Faktor-faktor yang mempengaruhi span of control antara lain :
1. Profesionalisme ( Profesional )
2. Task Uncertainty ( Ketidakpastian tugas/rutinitas )
3. Physical Dispersion ( Penyebaran fisik )
 4. Required Interaction ( Rentang interaksi )
5. Similarity of prosedures ( Prosedur yang sama )
6. Standardized prosedures ( Standar prosedur )
7. Task Intergration ( Kesatuan tugas )

Tingkatan dalam struktur organisasi dibedakan 3 macam :

1. Struktur organisasi pipih : adalah struktur organisasi yang melaksasnakan jenjang

organisasi antara 2 sampai 3 tingkat.
2. Struktur organisasi datar : adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang
organisasi sampai dengan 4 tingkat.
3. Struktur organisasi curam : adalah struktur organisasi yang melaksanakan jenjang
sampai dengan 5 tingkat.

Manfaat/guna garis saluran dalam jenjang :

 Hubungan kebawah mliputi antara lain :
- Perintah
- Pelimpahan wewenang
- Pengontrolan
- Pembimbingan
- Penugasan dan lain sebagainya.

 Hubungan Keatas :
- Laporan
- Pertanggung jawaban
- Keluhan
- Saran
- Pendapat

 Hubungan mendatar meliputi :

- Permintaan
- Pertimbangan
- Persetujuan

8. Kesatuan perintah

a. Kesatuan perintah berarti bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya
dapat di perintah dan tanggung jawab kepada seseorang atasan tertentu.
b. Tidak ada kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari para
bawahan.

W. Warren Haynes L. Massie, mengatakan :

“Tidak ada orang melayani dua kepala” atau dalam buku manajemen dikatakan : “Tidak ada
anggota suatu organisasi dapt melaporkan kepada lebih dari seorang atasan.

Luther Gulick, mengatakan :

“Seorang tak dapat melayani dua pimpinan”
Asas kesatuan perintah menurut MARY CUSHING NILE :
“Tiap-tiap melapor hanya kepada satu jabatan” atau “Tiap-tiap individu harus melapor
kepada seseorang dan hanya satu orang”

9. Fleksibilitas
Sruktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan
yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.
Kalau diubah tapi menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan, maka ini bukanlah
fleksibilitas (kelenturan).
Adapun perubahan yang mungkin terjadi sehingga menyebabkan perlunya struktur organisasi
dirubah.
Misalnya :
- Perubahan tujuan
- Penambahan tujuan
- Perluasan aktivitas
- Penambahan beban kerja