STRUKTUR ORGANISASI

DAN JOB DESKRIPSI

Oleh : H.E. Kusnadi, M.Kes
A. Hubungan Administrasi, Manajemen,
Organisasi dan Kepemimpinan
Administrasi

Manajemen

Organisasi

Pemimpin dan
Kepemimpinan

HAM
B. Organisasi
 Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua
orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu
ikatan hierarki dimana selalu terdapat hubungan antara
pemimpin dan bawahan.
 Pengorganisasian adalah suatu penentuan,
pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam
aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan,
menempatkan orang pada setiap aktivitas,
menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan
wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada
setiap individu yang akan melakukan aktivitas tersebut
(Hasibuan)
Kenapa organisasi penting dalam
manajemen???
 Organisasi adalah syarat adanya manajemen
 Alat/wadah manajemen dalam mencapai tujuan
 Tempat kerja sama formal dari sekelompok orang dalam
melakukan tugasnya
 Organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai
Unsur organisasi
 Manusia
 Tempat kedudukan
 Tujuan
 Pekerjaan
 Struktur
 Teknologi
 lingkungan
Asas-asas organisasi

 Principle of organizational  Responsibility

 Unity of objective  Devision of work
 Unity of command  Personal placement
 The span of manajement  Efficiency
 Delegation of authority  Continuity
 Parity of authority and  Coordination
responsibility
C. Struktur Organisasi
 Struktur organisasi sebagai susunan dan hubungan antar
setiap bagian yang ada pada sebuah organisasi ataupun
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional
perusahaan agar dapat tercapainya tujuan perusahaan
atau organisasi
 Struktur organisasi merupakan susunan unit-unit kerja
atau komponen-komponen kerja di dalam suatu organisasi
 Menunjukan adanya pembagian kerja dan fungsi atau
kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan
 Menunjukkan tentang saluran perintah, spesialisasi dari
suatu pekerjaan, maupun dalam penyampaian laporan.
Fungsi Struktur Organisasi

 Kejelasan tanggung jawab

 Kejelasan kedudukan
 Kejelasan alur hubungan
 Kejelasan uraian tugas
Jenis-Jenis Struktur Organisasi
1. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure
Organization)
 Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu
organisasi.
 Pembagian kerja dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti
Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia.
 Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang
sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.
 Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau
Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun
layanan.
 Kelebihan fungsional yaitu memudahkan manajer dalam melakukan
monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan, sedangkan
kelemahannya yaitu pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi
karyawan.
2. Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure
Organization)
 Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk,
layanan, pasar dan letak geografis
 Diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini
dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan
bentuk Organisasi Fungsional.
 Kelebihan divisional yaitu lebih mudah dalam pengelolahannya karena
memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil, sedangkan
kelemahannya timbulnnya masalah alokasi sumber daya dan distribusi
biaya-biaya perusahaan.
3. Organisasi lini
 Suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical
antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai
dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan
eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang
atau komando.
 Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer.
 Kelebihan dari struktur organisasi ini yaitu kesatuan pimpinan terletak
pada satu tangan, sedangkan kelemahannya organisasi ini terlalu
bergantung pada satu orang.
 Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil
4. Struktur Organisasi Lini dan Staff
 Merupakan kombinasi dari organisasi lini
 Asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas
pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi
masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang
dibutuhkan.
 Struktur organisasi yang paling banyak digunakan
 Kelebihan struktur ini yaitu disiplin dan moral pegawai biasanya
tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya, sedangkan
kelemahannya solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai
yang tidak saling mengenal.
5. Struktur Organisasi Komite/Proyek
 Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu
lainnya dilaksakan secara kolektif.
 Organisasi komite terdiri dari; Executive Committee ( Pimpinan
Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini. Dan Staff
Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang
staf.
 Kelebihan struktur organisasi ini yaitu pelaksanaan decision making
berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham
maupun dewan, sedangkan kelemahannya kalau ada masalah sering
kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.
D. Job Analysis
1. Pengertian Job Analysis
 Job Analysis ( analisis jabatan/pekerjaan) adalah sesuatu
kegiatan pengumpulan informasi ataupun data yang
menyangkut tentang jabatan atau pekerjaan untuk
menetapkan uraian jabatan pekerjaan dan persyaratan
jabatan atau suatu pekerjaan
 Proses analysis ini minimal melibatkan job analyst,
supervisor dan job holder
 Kegiatan job analysis : Job Description (Uraian
Jabatan/apa pekerjaannya) dan Job Specification
(Spesifikasi/persyaratan/siapa yang bekerja).
2. Tujuan Job Analysis
 Menyusun spesifikasi atau persyaratan jabata/pekerjaan
(Job Specification) dan juga menguraikan
jabatan/pekerjaan (Job Description)
 Menjadi dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen
sumber daya manusia (MSDM)
3. Manfaat Job Analysis
 Menetapkan dasar rasional penggajian ataupun pengupahan yang lebih
objektif.
 Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi
karyawan.
 Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang
sebagai proses perencanaan
 Menentukan lamaran dengan lowongan pekerjaan yang tersedia.
 Menentukan dasar dan kebutuhan diselenggarakannya latihan untuk karyawan
baru maupun lama.
 Menentukan pola sistem pengembangan karir karyawan yang tepat dan
menyeluruh
 Memperbaiki alur kerja
 Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.
E. Job Description
1. Pengertian
 Job description (uraian pekerjaan) adalah rincian pekerjaan yang
berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung
jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan
tersebut dikerjakan (Siswanto,2002)
 Uraian pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas
dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan
fakta yang ada.
 Penyusunan uraian pekerjaan adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari
terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas
tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan.
2. Tujuan Job Description
 Agar pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang
harus dilakukannya
 Memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh
pemegang jabatan
 Mmenjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi
pekerjaan bagi pemegang jabatan
 Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang
pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya
3. Fungsi Job Description
 Pimpinan organisasi: uraian pekerjaan untuk dapat memimpin dan
memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja
optimal.
 Atasan : uraian pekerjaan digunakan untuk mengoptimalkan peran
dan tanggung jawab bawahan.
 Pemegang jabatan: uraian pekerjaan sebagai panduan dan pedoman
kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari
organisasi.
 Perekrut: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kandidat
yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan.
 Trainer: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kebutuhan
pelatihan bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan jenis
pelatihan apa yang dapat membantu pemegang jabatan agar lebih
baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
 Perencana Karir (Succession Planner): uraian pekerjaan digunakan
untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab
dan kebutuhan organisasi serta menata jabatan-jabatan yang ada agar
setiap pemegang jabatan memiliki arah yang jelas
 Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization
Development & Planner): uraian pekerjaan berfungsi membuat
perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan
pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggung jawab yang
diperlukan untuk menyusun perencanaan pengembangan organisasi
yang ada saat ini untuk menghadapi tanangan baik dari segi internal
maupun eksternal
 Job Evaluator: uraian pekerjaan berfungsi untuk memberikan bobot
jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
4. Unsur-Unsur Job Description
 Identifikasi pekerjaan atau jabatan
 Hubungan tugas dan tanggung jawab
 Standar wewenang dan pekerjaan
 Ringkasan pekerjaan atau jabatan
 Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas
 Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya
F. Job Evaluation

1. Pengertian Job evaluation

 Job evaluation adalah proses menganalisis dan menilai
suatu jabatan secara sistematik untuk mengetahui nilai
relatif bobot berbagai jabatan dalam suatu organisasi.
 Hasil akhir dari proses job evaluation adalah job weight
(bobot jabatan) => Job Grading
 Job evaluation vs factor compansable
2. Tujuan Job Evaluation
 Memperjelas dalam penentuan hubungan internal antar
jabatan
 Perencanaan sumber daya manusia
 Seleksi karyawan
 Pelatihan dan pengembangan SDM
 Menghasilkan konsistensi sistem kompensasi internal dan
eksternal dan pedoman remunerasi yang adil dan tepat
 Dasar yang adil untuk promosi, mutai dan demosi
 Peninjauan dan restrukturisasi organisasi
3. Metode Job Evaluation
Metode Kualitatif
 Struktur Organisasi (Hierarki
organisasi)
 Force Ranking (konsensus)
 Job Clasification(tugas-tugas
jabatan, tingkat kesulitan, maupun
kualifikasi dari pemegang jabatan)
 Factors Comparation (Resiko
Pekerjaan, Pendidikan,
Pengalaman, Tanggung Jawab)
Metode Kuantitatif
 Metode Analitis atau Kuantitatif,
yang sering disebut dengan Point
Ratings/Factors Assesment
 Mengakomodir kebutuhan
objectivitas dalam penyusunan
kebijakan yang terkait dengan
compensation atau remuneration
policy
 a s ih .. . . . .
Ter ima K
30