SELUK BELUK TENTANG KEARSIPAN PERKANTORAN DAN

BAGAIMANA PENGELOLAANNYA

Dosen Pengampu:
Ivan Riyadi, M.Pd. I.

Disusun Oleh :
1. Barika (1930203134)
2. Bella Ryanti (1930203062)
3. Imam Azhari (1930203191)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH
PALEMBANG
2020/2021

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah kami panjatkan atas kehadirant Allah SWT,

karena berkat hidayah dan inayahnya makalah ini dapat tepat pada waktunya.
Terimasih kami ucapkan kepada dosen pembimbing mata kuliah Manajemen
Perkantoran yaitu Bapak Ivan Riyadi, M.Pd. I. Yang telah membimbing kami dan
teman-teman yang telah ikut serta berkonstribusi dengan memberikan pendapat
ataupun masukan sehingga makalah ini bisa disusun dengan baik dan rapi.
Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan bagi
parapembaca. Namun terlepas dari itu, kami sadar bahwa makalah kami belum
sangat sempurna, oleh karena itu kami sangat membutuhkan kritik dan saran teman-
teman yang bersifat membangun demi terciptanya makalah selanjutnya yang lebih
baik lagi.

Palembang, 19 Juni 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................... ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUANA.
A. LatarBelakang ........................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 1
C. Tujuan ....................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASANA
A. Pengertian dan pemahaman Arsip, Arsiparis, Kearsipan. ......................... 2
B. Kartu kendali ............................................................................................ 3
C. Sistem Pengarsipan ................................................................................... 4
D. Penyusutan Arsip ..................................................................................... 5
BAB III PENUTUP
A. Simpulan. .................................................................................................. 8
B. B.Saran ...................................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu
kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil
atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat,
formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya
akan berhubungan dengan kearsipan. Menurut kamus administrasi, kearsipan
adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-
dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen
itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).
B. Rumusan Masalah
1. Apakah Pengertian dan Pemahaman Arsip, Arsiparis, Kearsipan ?
2. Bagaimanakah Kartu Kendali ?
3. Bagaimanakah Sistem Pengarsipan ?
4. Bagaimanakah Penyusutan Arsip ?
C. Tujuan
1. Untuk Mengetahui Pengertian dan Pemahaman Arsip, Arsiparis,
Kearsipan
2. Untuk Mengetahui Kartu Kendali
3. Untuk Mengetahui Sistem Pengarsipan
4. Untuk Mengetahui Penyusutan Arsip

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Pemahaman Arsip, Arsiparis, Kearsipan

Pada awalnya arsip berasal dari bahasa yunani “archivum” yang artinya
tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam istilah bahasa
Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”.
Menurut The Liang Gie “arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. 1
Pendapat lain dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah yang mengatakan
bahwa Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak,
atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti
dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam
pada kertas ( kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film),
media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy,
dan lain-lain.2
Karena pentingnya arsip bagi kelancaran kegiatan suatu organisasi atau
kantor baik pemerintahan atau swasta, maka pemerintah mengeluarkan
Undang-Undang tentang ketentuan pokok kearsipan yaitu Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 yang menyebutkan
bahwa arsip adalah :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,

1
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogykarta: LIBERTY,
2009), hlm 118
2
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,
1995), hlm 3

2
 pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
Jadi dari pengertian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
sekumpulan catatan atau dokumen yang sangat penting di suatu organisasi
yang tertulis atau tercetak dimana itu disimpan secara sistematis yang
mempunyai suatu kegunaan untuk setiap kali diperlukan untuk bahan
komunikasi atau informasi.
Sedangkan Pengertian arsiparis menurut Undang Undang (UU) Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah seseorang yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Menurut Ig. Wursanto(2007: 19) “kearsipan atau filingadalah proses
kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu
sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”. 3
Menurut Sularso Mulyono bahwa ada 3 (tiga) unsur pokok dalam
kearsipan yang meliputi: “a) Penyimpanan (Storing), b) Penempatan
(Placing), c) Penemuan Kembali (Finding)”.4
B. Kartu kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem
Kearsipan Pola Baru atau Sistem Kartu Kendali. Pengurusan surat dengan
Sistem Kartu Kendali atau Sistem Kearsipan Pola Baru adalah pengurusan
surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian,

3
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius, 2007), hlm 19
4
Sularso Mulyono, Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta: LIBERTY, 1985), hlm
3

3
 penataan arsip dengan pola klasifikasi, dan penyusutan arsip berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip. Kartu kendali adalah formulir yang berukuran 10 x
15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk
dan surat keluar. Kartu kendali minimal rangkap 2 (dua) atau sesuai
kebutuhan masing-masing organisasi.
Beberapa kelebihan sistem pengendalian surat dengan menggunakan
kartu kendali adalah pencatatan surat cukup sekali yaitu pada unit kearsipan,
sarana mudah ditata karena ukurannya kecil, sarana dapat digunakan untuk
sarana penelusuran keberadaan arsip. Sedangkan kelemahannya adalah
dibutuhkan banyak petugas arsip dan harus memiliki kemampuan
mengelola informasi, julah sarana yang dibutuhkan relatif lebih banyak dan
sarana kartu kendali mudah hilang karena bentuknya lembaran.
C. Sistem Pengarsipan
Sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti dalam Tata
Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai
berikut:
1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System )
Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filing System ) Sistem
masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan sistem ini, harus ditentukan dahulu
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat
setiap harinya.

3. Sistem Nomor ( Numerical Filing System )

4
 Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-
masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada
umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan
dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap
datangnya surat).
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah ( Geographical Filing System )
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas
berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. 5
D. Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah pemindahan serta pemusnahan. Karena
jika semakin banyak kegiatan yang ada di suatu kantor atau perusahan,
maka banyak pula arsip yang akan di hasilkan. Agar mengatasi hal tersebut
maka di perlukannnya penyusutan.
Tujuan Penyusutana.
1. Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang
tidak aktif.
2. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain.
4. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi
longgar.6
a) Penilai Arsip

5
Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,
(Bandung: Mandar Maju, 2003), hlm 69-76
6
Sutarto, Sekretaris dan Tata Warkat, (Yogyakarta: Universitas Gajah Mada,
1992), hlm 256

5
 Penilaian dilakukan pada setiap arsip agar dapat menentukan
berapa lama jenis arsip tersebut disimpan di file aktif dan file inaktif
serta apakah jenis file tersebut kemudian dimusnahkan atau masih
disimpan.
4 Golongan arsip menurut ALFRED (Administrative Value
(Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value
(Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value
(Nilai pendidikan), Documentary Value (Nilai Dokumentasi)), yaitu
:
1) Arsip Vital (Presentase nilai 90-100)
Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi
selamanya. Contoh : Akte pendirian Perusahaan.
2) Arsip Penting (Presentase nilai 50-89)
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan
biaya tinggi dan lama.Arsip ini disimpan di file aktif selama
lima tahun dan di file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh
: Arsip bukti-bukti keuangan.
3) Arsip Brerguna (Presentase 10-49)
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan
biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di
file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan.
4) Arsip tidak berguna (presentase 0-9)
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara.
Paling lama arsip ini disimpan tiga bulan di file aktif.
Contoh : Undangan rapat.7

b) Pemindahan dan Pemusnahan

7
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: KANISIUS,
2008), hlm 105

6
 Peralihan arsip aktif menjadi arsip in aktif dapat dilakukan
setelah suatu priode tertentu, dimana arsip tersebut sudah tidak
dipakai lagi tapi masih harus disimpan.
Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip
yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu.8

BAB III
PENUTUPAN

A. Simpulan
Arsip merupakan dokumen yang sangat penting di suatu organisasi,
apabila arsip yang dimiliki organisasi itu hilang atau kurang baik dalam
pengelolaannya maka akan berakibat pada reputasi suatu organisasi
tersebut. Oleh karena itu pemerintah mengeluarkan Undang-Undang
tentang ketentuan pokok kearsipan yaitu Undang-undang Nomor 43 Tahun
2009 Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 yang menyebutkan bahwa arsip adalah
:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

8
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: KANISIUS,
2008), hlm 106

7
 politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
B. Saran
Dengan mengetahui tentang definisi Arsip, Arsiparis dan Kearsipan
diharapkan mahasiswa dapat mengerti dan paham tentang Kearsipan
Perkantoran. Penulisan makalah ini pun tidak sempurna karena masih
banyak kekurangannya. Maka dari itu penulis menerima kritik dan saran
yang sifatnya membangun.

DAFTAR PUSTAKA

Ida Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:

KANISIUS.
Ig. Wursanto. 2007. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.
The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogykarta: LIBERTY.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
Sularso Mulyono. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: LIBERTY.
Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Universitas Gajah Mada.