KARYA TULIS ILMIAH

PENTINGNYA PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR

DALAM KEHIDUPAN

Dosen Pengampu :

Prof. Dr. Dra. Nazurty, M.Pd.

Disusun Oleh :

MUHAMAD RIFQI YASIN (C1C021145)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS JAMBI

2021
KATA PENGANTAR

2
 Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan
karunia-nya kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Perkantoran yang
berjudul “ Pentingnya Penggunaan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Dalam
Kehidupan” dengan segenap kemampuan yang saya miliki.

Selanjutnya, Terima kasih saya sampaikan kepada dosen pengampu mata

kuliah. atas tugas makalah yang diberikan kepada saya sebagai sarana
pembelajaran. Harapan saya, semoga Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi para
pembaca dalam rangka mengetahui dan mengenal segala hal yang berhubungan
dengan Karya Tulis Ilmiah ini.

Kemudian sebagai manusia biasa, saya menyadari bahwa Kryayang kami

susun ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu kritik dan saran yang
membangun dari para pembaca senantiasa Kami harapkan.Akhir kata kami ucapkan
selamat membaca dan semoga bermanfaat.

Jambi, 08 Desember 2021

Penulis

DAFTAR ISI

3
KATA PENGANTAR.....................................................................................................2
DAFTAR ISI..................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................4
1.1 Latar Belakang....................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................4
1.3 Tujuan..................................................................................................................5
1.4 Manfaat................................................................................................................5
BAB II PEMBAHASAN..............................................................................................6
2.1 Sistem Kearsipan................................................................................................6
2.2 Tata Kerja Kearsipan...........................................................................................8
2.3 Golongan Arsip....................................................................................................8
BAB III PENUTUP...................................................................................................14
3.1 Kesimpulan........................................................................................................14
3.2 Saran.................................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................15

4
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh karena itu
untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada
sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan (Armsyah,Zulkifli.2005).

Pengelolaan pengarsipan seharusnya perlu diketahui oleh semua bagian dalam

struktur organisasi karena setiap bagian akan berhubungan dengan pengambilan
data dan penyimpanan informasi yang disimpan dalam bentuk arsip (Ida Nuraida).
Dalam studi ini, penyimpanan arsip merupakan komponen inti dari tata kelola yang
baik dan arsip memungkinkan program dan layanan serta akses publik terhadapnya.

Oleh karena itu, pengelolaan arsip pada dasarnya adalah salah satu dari
kegiatan yang bertujuan untuk mengelola semua dokumen dalam suatu organisasi
atau lembaga dan dapat digunakan untuk membantu kegiatan organisasi mencapai
tujuannya. Pengelolaan arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan Republik Indonesia yang menyatakan bahwa yang
dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip.

Namun, sistem kearsipan kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh

berbagai organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta karena kurangnya
perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan
penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali
apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik
adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti,
tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari sistem kearsipan?

2. Bagaimana tata kerja dalam kearsipan?

3. Bagaimana pengelompokkan golongan kearsipan?

5
1.3 Tujuan
1.Untuk mengetahui pengertian dari sistem kearsipan

2.Untuk mengetahui tata kerja dalam kearsipan

3.Untuk mengetahui pengelompokkan golongan kearsipan

1.4 Manfaat

1. Agar dapat memahami ilmu dasar sistem kearsipan perkantoran

2. Agar dapat melakukan pengelolaan kearsipan dengan baik dan benar

6
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Kearsipan

Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda yaitu “archief” yang
berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan
tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta (Atmosudirjo:
1982). Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga
pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

Menurut Choriyah dalam Priansa dan Garnida (2013:157), menyatakan

bahwa ”Dalam istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut warkat”. Menurut
Gie dalam Nuraida (2014:104), “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sehingga penulis menyimpulkan
pengertian arsip adalah sekumpulan naskah atau bahan tertulis yang disimpan
sistematis jika diperlukan akan cepat ditemukan kembali.

Berdasarkan pengertian ahli diatas dapat dikatakan arsip berupa surat,

warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk
suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip juga
dapat berbentuk audio, video dan digital. Kearsipan memiliki arti yang berbeda
dengan arsip. Pada kamus bahasa inggris arsip berarti file, sedangkan kearsipan
adalah filling. Arsip ialah bendanya, sedangkan kearsipan merupakan kegiatannya.

(Puspitasari,2010:10) Kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan atau

proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpananan,
pemeliharaan, dan penyusunan arsip dengan menggunakan sistem tertentu
sehingga apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat
dan tepat. Menurut Puspitasari mengelola arsip bukan sekedar menumpuk-numpuk
arsip kemudian menyimpannya dalam lemari arsip. Namun, kegiatan tersebut
berkaitan dengan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sistematis atau

7
disebut dengan Sistem Kearsipan. Sehingga sistem kearsipan yang diselenggarakan
secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan
maupun perseorangan. Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan
terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad ( Alphabetic Filling System )

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan

petunjuk abjad. Misalnya nama orang, organisasi, atau perusahaan. Nama-nama
tersebut diindeks kemudian diurutkan sesuai dengan urutan abjad seperti dalam
kamus.

2) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system )

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan kode
numerik/nomor yang diberikan untuk nama organisasi, perusahaan, dan sebagainya.
Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutannya( sistem
alfabetis-numeric). Nomor-nomor tersebut berlaku untuk selamanya dan tidak dapat
dirubah.

3) Kearsipan sistem subjek ( Subjeck filling system )

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan topik atau
subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya,
nama departemen, jenis produk, jenis transaksi, dan sebagainya. Urutan subjek
biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis ( sistem alfabetis-
subjek).

4) Kearsipan sistem wilayah ( Geographic Filling system )

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama

geografis atau kode wilayah. Misalnya nama kota, nama provinsi, nama negara, dan
lain-lain. Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga
urutannya( sistem alfabetis-geografis).

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan

kronologis tanggal-bulan-tahun. Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat

8
terdapat pada bagian atas yang biasanya menjadi kode penyimpanan. Tahun untuk
kode laci, bulan untuk kode guide, dan tanggal untuk kode folder.

Dari kelima sistem diatas, sistem yang terbaik untuk digunakan oleh suatu
kantor harus disesuaikan dengan kebutuhan kantor itu sendiri, tidak ada sistem
kearsipan yang terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk
semua kantor. Semuanya disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi serta kondisi
kantor.

2.2 Tata Kerja Kearsipan

Tata kerja atau prosedur kearsipan dapat terdiri atas beberapa tahap (Ida
Nuraida,2008) antara lain sebagai berikut :

1.Penyimpanan Arsip, tahap penyimpanan arsip terdiri atas berikut;

a.Pemeriksaan dokumen : dokumen harus dipastikan terlebih dahulu apakah sudah

siap untuk disimpan atau ditindaklanjuti/diolah terlebih dahulu.

b.Pemberian indeks/klasifikasi arsip dan pencatatanya: memilih dan membuat

klasifikasi yang tepat pada dokumen.

c.Penyimpanan : menempatkan dokumen dalam folder sesuai dengan sistem

klasifikasi, lalu disimpan pada tempat penyimpanan yang sudah ditentukan.

2.Peminjaman/Pengembalian Arsip

Setelah disimpan, suatu saat arsip-arsip akan diperlukan kembali untuk tujuan
tertentu. Apabila tidak berada ditempatnya maka harus ada tanda yang
mengidentifikasi bahwa arsip sedang dipinjam dan diketahui data peminjam arsip
sehingga memudahkan pengembalian dan penyimpanan kembali arsip pada
tempatnya.

3.Pemeliharaan Arsip

dimaksudkan untuk menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan

kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor
sebagai berikut:

a) Factor dari dalam

9
Seperti halnya kertas yang kita gunakan, sangat berpengaruh terhadap awet atau
tidaknya tulisan tersebut.Ketika menggunakan kertas, sebaiknya pilih kertas yang
berkualitas baik dan tahan lama. Jika memungkinkan, sebaiknya cari pasta/lem
dengan lem berkualitas tinggi. Jangan gunakan perekat yang terbuat dari gum arab
atau selotip dan pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan
dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas

b) Factor dari luar

Jika kelembaban udara tidak dikontrol, jamur akan terbentuk, kertas akan menjadi
lembab dan rusak, dan udara akan terlalu kering untuk merusak kertas. Sinar
matahari sangat berbahaya untuk kertas arsip karena tidak secara langsung
memaparkan rayap, noda, karat, debu, jamur, dll. Serangga yang biasanya
ditemukan pada dinding yang basah. Tidak hanya kertas yang lembap, kertas juga
rusak karena noda basah di dinding dan serangga lainnya sehingga kertas lembap,
tetapi juga rusak oleh noda dan serangga lainnya.

4.Penyusutan Arsip

Arsip yang terus berkembang setiap hari akan menjadi tumpukan arsip,apabila
dibiarkan begitu saja tentu akan membutuhkan tempat yang lebih luas dalam
hal penyimpanan arsip, sehingga terjadi pemborosan tempat oleh karenanya
perlu melakukan penyusutan, maka pengelolaan arsip dapat memungkinkan
pengelolaan arsip yang dilakukan dapat lebih efektif. Penyusutan arsip dapat
dilakukan dengan tahap sebagai berikut: Memindahkan arsip yang tidak aktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa
simpannya dan tidak lagi bernilai manfaat, penyerahan arsip statis (bernilai sejarah)
oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

2.3 Golongan Arsip

(Agus Sugiarto,2014:28) dalam hal ini menyatakan bahwa arsip memiliki jenis yang
berbeda. Arsip sangat bervariasi, tidak hanya berupa lembaran kertas dan
tulisan. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip dikenal sebagai surat atau
dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Arsip dapat digolongkan menjadi
beberapa macam, diantaranya yaitu :

10
1. Penggolongan arsip menurut subyek atau isinya

a) Arsip kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

b) Arsip keuangan, contoh; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, surat perintah membayar.

c) Arsip pemasaran, contoh; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian

penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.

d) Arsip pendidikan, contoh; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor,
transkip mahasiswa, dan sebagainya.

2. Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya

a) Surat, contoh; naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, table, dan sebagainya.

b) File digital

c) Pita rekaman

d) Mikrofilm

e) Disket

f) Compact disk (CD)

3. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya

a) Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan

sebagainya

b) Arsip bernilai administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, akte

kelahiran, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.

c) Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.

d) Arsip bernilai sejarah, contoh; laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto

peristiwa, dan sebagainya.

11
e) Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian

f) Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan
sebagainya.

g) Arsip bernilai pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.

4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya

a) Arsip tidak berguna (nonesensial), contoh; surat undangan, memo, dan

sebagainya.

b) Arsip berguna, contoh; presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan
barang, dan sebagainya.

c) Arsip penting, contoh; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan
keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.

d) Arsip vital, contoh: akte pendirian perusahaan, buku induk siswa/mahasiwa, daftar
hasil ujian dinas pegawai, buku induk pegawai, dan sebagainya.

5. Penggolongan arsip menurut fungsi dan keseringan penggunaanya

a) Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Adapun arsip dinamis digolongkan menjadi 2
jenis,yaitu :

i.Arsip aktif : adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus,
yang diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

ii.Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan

administrasi telah menurun.

iii.Arsip inaktif : adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.

b) Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

Menurut keseringan penggunaanya dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

12
a. Arsip aktif : adalah arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan
kerja.

b. Arsip pasif : adalah arsip yang jarang dipergunakan, tetapi kadang-kadang masih
diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan kerja.

c. Arsip abadi : adalah arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.

6. Penggolongan arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya

a) Arsip sentral/pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah, Arnas Pusat di Jakarta, Pusat
Arsip dalam perusahaan.

b) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.Berkaitan dengan

lembaga pemerintah Arnas Daerah di Ibukota Propinsi, arsip di workstation atau unit
kerja dalm kantor perusahaan.

7. Penggolongan arsip menurut keasliannya

a) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan
printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang aslli, yang merupakan dokumen
utama.

b) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses
pembuatannya bersama denga dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain
selaian penerima dokumen asli

c) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi begian dari suatu dokumen asli.

8.Penggolongan arsip menurut kekuatan hukum

a) Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
sebagai tanda keaslian dari isi arsip yang bersangkutan.

13
b) Arsip tidak otentik, adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, atau penggandann dari berbagai jenis arsip
otentik.

14
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan, penyimpananan, pemeliharaan, dan penyusunan arsip
dengan menggunakan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sistem kearsipan yang
diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga,
organisasi, badan maupun perseorangan.

Tata kerja atau prosedur kearsipan dapat terdiri atas beberapa tahap antara lain
sebagai berikut : Penyimpanan Arsip, Peminjaman/Pengembalian Arsip,
Pemeliharaan Arsip, dan Penyusutan Arsip

Arsip sangat bervariasi, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan.
Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip dikenal sebagai surat atau
dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Arsip dapat digolongkan menjadi
beberapa macam, diantaranya yaitu :

1. Penggolongan arsip menurut subyek atau isinya

2. Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujudnya
3. Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya
4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya
5. Penggolongan arsip menurut fungsi dan keseringan penggunaanya
6. Penggolongan arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya
7. Penggolongan arsip menurut keasliannya
8. Penggolongan arsip menurut kekuatan hukum

3.2 Saran
Dalam menyusun makalah ini tentu masih banyak kesalahan, kekurangan
dan jauh dari kesempurnaan karna manusia tak luput dari kesalahan. Oleh karena
itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran bagi para pembaca demi
kesempurnaan makalah ini, Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menambah
wawasan bagi para pembaca.

15
 DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirjo, P. (1982). Kesekretarisan dan Administrasi. Jakarta. CV Telaga
Bening.

Juni, P. D., & Garnida, A. (2013). Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta CV.

Nuraida, I. (2008). Manajemen administrasi perkantoran.

Puspitasari, F. (2010). Mengelola Sistem Kearsipan. Yogyakarta: KTSP.

Sugiarto, A. (2015). Managemen Kearsipan Elektronik.Yogyakarta.Penerbit

Gava Media.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan

-Ketentuan Pokok Kearsipan.

Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

16