MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN

MAKALAH

Memenuhi Salah Satu Syarat Mengikuti

Perkuliahan Administrasi Perkantoran

Dosen Pengampu: Riska Syafitri, M.Pd

Oleh kelompok 9:

Fira Wahyuni Putri : 12110320446

Medi Caniago : 12110314671

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

2023
 KATA PENGANTAR

Assalamu`alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Mengelola
dan Menjaga Sistem Kearsipan” ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari
Ibu Riska Syafitri, M.Pd pada mata kuliah Administrasi Perkantoran. Selain itu,
makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang cara mengelola dan
menjaga sistem kearsipan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.

Wassalamu`alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Pekanbaru, 30 November 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ............................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................1

A. Latar Belakang .............................................................................................1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................1
C. Tujuan Penulisan ..........................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN ..............................................................................................2

A. Pengertian Arsip...........................................................................................2
B. Mengelola Arsip...........................................................................................2
C. Menjaga Sistem Arsip ..................................................................................8
BAB III PENUTUP ....................................................................................................11

A. Keimpulan ..................................................................................................11
B. Saran ......................................................................................................... 11

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................12

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam era digital yang semakin maju, keberadaan informasi telah menjadi salah
satu aset terpenting bagi organisasi. Manajemen informasi yang efektif bukan hanya
tentang pengumpulan data, tetapi juga tentang pengelolaan dan perlindungan
informasi tersebut. Dalam konteks ini, sistem kearsipan memainkan peran yang
sangat vital. Mengelola dan menjaga sistem kearsipan adalah sebuah keharusan dalam
menjaga integritas, aksesibilitas, dan keamanan informasi. Sistem kearsipan modern
tidak lagi hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen fisik, namun juga
mencakup struktur penyimpanan digital yang memungkinkan pencarian, retensi, dan
penggunaan kembali informasi dengan efisien.

Pentingnya sistem kearsipan tidak hanya berkaitan dengan keteraturan dan

keteraturan dokumen, tetapi juga dengan aspek hukum, regulasi, dan manajemen
risiko. Organisasi yang tidak memiliki sistem kearsipan yang baik dapat mengalami
kerugian finansial, kehilangan informasi penting, serta dampak reputasi yang serius.
Sistem kearsipan yang efektif dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam
sebuah organisasi. Dengan adanya akses mudah terhadap informasi yang tepat pada
waktu yang tepat, pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan
akurat.

Dalam era di mana data menjadi aset yang sangat berharga, penting bagi
organisasi untuk memahami praktik terbaik dalam mengelola dan menjaga sistem
kearsipan. Hal ini tidak hanya membutuhkan pengimplementasian teknologi yang
tepat, tetapi juga memerlukan kebijaksanaan dalam perencanaan, pengorganisasian,
dan perlindungan informasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan arsip?
2. Bagaimana cara mengelola arsip?
3. Bagaimana cara menjaga sistem arsip?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian arsip
2. Untuk Mengetahui cara menjaga arsip
3. Untuk Mengetahui cara menjaga sistem arsip

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau

sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana
baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika
diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan
sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan
keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk
audio, video dan digital. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal
akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun
perseorangan.1 Pengertian arsip menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971,
dalam Sugiarto dan Wahyono, adalah sebagai berikut:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga lembaga dan

Badan- badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupankebangsaan.

Jadi arsip adalah suatu kumpulan warkat-warkat atau file-file yang disimpan
secara sistematis di dalam lemari arsip sehingga pada waktu pencarian atau
pada saat dibutuhkan secara cepat dan tepat dapat ditemukan kembali tanpa
memakan waktu yang cukup lama. Arsip juga dapat dijadikan bukti untuk suatu
tindakan dan keputusan. Sistem kearsipan memiliki arti adalah pengaturan atau
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor,
huruf, atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang
bersangkutan.

B. Mengelola Arsip
Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus
hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan
Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna
mengelola arsip elektronis.

1
Almahdi. G. F. S & Pahlevi. T. Pengelolaan Sistem Kearsipan Elektronik Sebagai Determinan
Produktivitas Kerja Pegawai di Kecamatan Solokuro Kabupaten Lamongan. Jurnal Pendidikan
Administrasi Perkantoran (JPAP). 8(2). (2020), h. 88.

2
 3

1. Life Cycle Model (Model Siklus Hidup)

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records
Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan
digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur
hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi.
Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus
hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,
skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk
pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika
informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan
data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari
arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik
dipertahankan, ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan.2
Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti lingkaran hidup kearsipan (life
span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip,
dapat dibagi menjadi tujuh yaitu :
a. Tahap Pencipta Arsip
Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip,
yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya.
Tahap ini juga disebut tahap dari korespondensi management, jadi
sebenarnya tidak terdapat record management, tetap karna kaitannya
dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga diketahui dan
dipelajari oleh petugas kearsipan.
Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol
perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagimana
sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi
organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan
penyusunan form baru bagi organisasi, seperti form buat pengaduan
pelanggan tentunya berbeda dengan form pemesanan barang. Apabila
dilihat lebih lanjut, ukuran dokumen juga relatif berbeda sesuai
dengan isi dan kegunaannya. Misalnya, dokumen Bill of Materials.
b. Tahap Pengurusan dan Pengendalian
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar
diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah
itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja,
yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya

2
Muhidin. S. A. & Winata, H. Manajemen Kearsipan Untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial,
Politik, dan Kemasyarakatan. (Bandung: Pustaka Setia. 2016), h. 90.
 4

sistem kartu kendali atau buku agenda. Pemanfaatan teknologi modern

dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak
lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya
adalah dengan sistem document imaging.
Document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara
modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat
anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan
arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing
system).
c. Tahap Referensi
Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan
administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, diindeks
(kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling
(penataan berkas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan
kembali. Dengan digunakan sistem filing (penataan berkas) dapat
mempermudah dalam tahap ini. Pada dasarnya terdapat lima macam
sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem
subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah
(geografis).
Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad,
pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad
tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang
sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan
mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan
sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang
dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan
menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan
sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan
sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek.3
Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan
yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal
penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip
dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor
atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal
sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal.

3
Hendrawan. M. R. & Ulum. M. C. (2017). Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan ke
Manajemen. (Malang: UB Press. 2017), h. 98.
 5

Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti

penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-
wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.
d. Tahap Penyusutan
Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing. Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip pada
lembaga negara/badan pemerintah dapat dilakukan melalui tahap-tahap
sebagai berikut: Pendataan arsip, pemberkasan/pengelompokan arsip
ke dalam seri arsip dan penilaian terhadap setiap seri arsip sehingga
dapat ditentukan nilaiguna, jangka simpan dan nasib akhir arsip yang
bersangkutan untuk disimpan sementara, disimpan lemari Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Daerah
Otonom atau dimusnahkan.4
e. Tahap pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai
guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan
cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak
dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya. Sesuai dengan pasal 7
peraturan pemerintah Nomor 34/1979 pemusnahan arsip dapat di
lakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan pemerintahan
terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah
melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam
jadwal retensi arsip pada instansi masingmasing.
Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10
tahun atau lebih di tetapkan oleh pimpinan Lembaga-lembaga Negara
atau Badan-badan pemerintahan setelah mendengar pertimbangan
Panitia Peneliti arsip yang telah di bentuk olehnya dengan terlebih
dahulu memperhatikan pendapat dari ketua Badan pemeriksa keuangan
sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari kepala bidang
administrasi kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-
arsip yang akan dimusnahkan, Diketahui oleh pejabat-pejabat yang
berwenang, dan Pemusnahan dilakukan dengan berita acara
pemusnahan.

4
Sugiarto, Agus dan Wahyono. T. Manajemen Kearsipan Modern.(Yogyakarta: Gava Media,
2005), h. 56.
 6

f. Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip

Ada tiga sistem penyimpanan arsip yang dapat dipertimbangkan
oleh suatu organisasi yaitu:
1) Sistem sentralisasi
Pada sistem sentralisasi semua dokumen disimpan di pusat
penyimpan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen
dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai
dengan keperluan yang dimaksud. Ada beberapa manfaat
penggunaan sistem sentralisasi, antara lain: mencegah duplikasi,
layanan yang lebih baik, adanya keseragaman menghemat waktu.
Sedangkan kerugian sistem sentralisasi antara lain : kesulitan fisik,
kebocoran informasi, berbagai bagian mungkin memiliki
kebutuhan yang berlainan.
2) Sistem desentralisasi
System ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen
di masing-masing unit. Keuntungan dari sistem ini antara lain:
dekat dengan pemakai, sistem ini sangat cocok bila informasi
rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian di sistem di bagian
yang bersangkutan, sistem ini juga akan menghemat waktu.
Sedangkan kerugiannya antara lain: pengawasan relatif sulit untuk
dilakukan, karena banyak duplikasi atas dukungan yang sama.
3) Sistem kombinasi
Pada sistem kombinasi masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat.
Keuntungannya antara lain: adanya system penyimpanan dan temu
balik yang seragam, menekan duplikasi dokumen, memudahkan
control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan
pemusnahan. Kerugiannya antara lain: karena dokumen yang
bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan
menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang di maksud.
Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak
ada.
g. Tahap penyerahan ke arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip,
Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap lembaga
Negara Badan-badan Pemerintah di pusat ke Arsip Nasional RI. Arsip
Nasional daerah yang akan menampung arsip inaktif pemerintah daerah
yang sudah menjadi statis.

7
 7

2. Records Continuum Model

Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu
yang bisa diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah
bersambung atau menghubungkan antara masa lalu dengan masa sekarang, dan
sekarang dengan masa yang akan datang. Manajemen arsip elektronis diperlukan
karena dokumen sebuah perusahaan atau negara tidak hanya berupa data fisik
tetapi juga berupa selektronik. Manajemen arsip elektronis mencakup 3 unsur:5
a. Kerangka kerja terintregasi, yaitu manajemen pengarsipan sebagai salah
satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi
stakeholder-nya yang terdiri dari: Budaya bersama, Standar bersama,
Pembagian informasi, Koordinasi, Kolaborasi
b. Pendekatan terintegrasi
c. Kontrol terintegrasi, dengan mengelola kontribusi seluruh anggota
organisasi dalam pendistribusian arsip serta meningkatkan kontribusi
antara pencipta, pengguna maupun administrator arsip.
Kegiatan pengarsipan arsip elektronis adalah sebagai berikut (berdasarkan
pemilihan sistem):
a. Memindahkan dokumen (fisik atau file) ke dalam sistem komputer. Dalam
memindahkan dokumen ini ke dalam komputer membutuhkan alat pindai
yang memungkinkan sejumlah kertas terpindai dalam sekali waktu, yang
cocok dengan berbagai ukuran kertas, dan yang memiliki kecepatan
standar pemindaian dokumen (10-200 halaman/menit). Setelah data
dipindai, kemudian data dikonversi, yaitu data berupa spreadsheet diubah
menjadi data berbentuk gambar permanen. Proses selanjutnya adalah
importing ke dalam sistem software pengarsipan.
b. Menyimpan dokumen. Setelah di import ke software pengarsipan, data
disimpan kedalam sistem. Penyimpanan ini tidak hanya dalam satu format
file saja. Tetapi dalam bentuk lain yang bisa disimpan dalam Magnetic
Media, Magneto-Optical Storage, Compact Disk, DVD, dan WORM
c. Mengindeks Dokumen. Proses ini intinya sama dengan sistem pengideksan
dokumen manual. Hanya saja sistem pengindeksan pada arsip elektronik
ini menggunakan sistem atau software pada komputer. Jenis pengindeksan
dokumen elektroni dibagi menjadi tiga. Pertama, index fields, yang
menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci. Kedua, fulltext Indexing,
yaitu dengan menginstal software Optical Character Recognition (OCR).
d. Mengindeks semua kata dalam halaman tersebut secara otomatis, dan
meletakkannya pada lokasinya masing. Jenis kedua ini, menigkatkan

5
Khairunnisa. A. W & Christiani. L. Sitem Pengelolaan Personal Records Manual Dan
Elektronik (Studi Komparasi Di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah). Jurnal Ilmu
Perpustakaan. 6(3). (2017), h. 7.
 8

e. kecepatan pengindeksan dan pencarian dokumen. Ketiga, Folder/File

structure.
f. Mengontrol akses. Mengontrol arsip elektronik adalah dengan
memberikan kemudahan bagi pengakses namun juga memberikan
pengawasan atas pengaksesan dokumen. Ada dokumen yang rahasia dan
boleh diketahui. Untuk itu, manajemen arsip elektronis tidak hanya
memberikan kemudahan bagi para pengakses namun juga melindungi
dokumen.

C. Menjaga Sistem Kearsipan

Di era modern ini arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip film, rekaman,
foto, gambar sehingga penyimpanannya pun tidak sama dengan arsip yang
berbentuk kertas. Suhu penyimpanan arsip yang berbentuk kertas berbeda dengan
arsip yang berbentuk selain kertas, oleh karena itu ruang penyimpanan arsip
tersebut berbeda. Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi
arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri oleh karena itu
adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut dari
segala kerusakan dan kemusnahan, baik yang datangnya dari arsip itu sendiri
maupun dari luar arsip tersebut. Kerusakan yang berasal dari dalam antara lain:
kertas, tinta dan perekat lem. Sedangkan kerusakan dari luar yaitu: kelembapan,
udara yang terlampau kering, sinar matahari debu, kotoran udara, jamur dan
sejenisnya. Supaya penyimpanan arsip efektif maka setiap petugas kearsipan
sebaiknya diberikan pengetahuan mengenai hal tersebut sebab dengan demikian
mereka dapat menjaga dan menyimpan arsip dari kehancuran.6
Untuk menjaga arsip dengan baik ada beberapa syarat yang harus di lakukan
antara lain yaitu:
1. Ruang arsip
a. Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan industri
dan memberi filter untuk menyaring udara
b. Ruang arsip harus terpisah dari kantor unit kerja lainnya karena arsip
merupakan hal yang rahasia
c. Pembagian ruang kerja harus efektif sehingga efisiensi akan timbul,
ruangan penyimpanan tertata rapi
d. Ruangan simpan arsip tidak menggunakan jendela akan tetapi
membutuhkan ventilasi yang cukup dan cahaya listrik yang cukup
2. Rak arsip
Ada dua macam rak arsip yaitu statis (tidak bergerak) dan rak yang
bergerak (system contact storage), akan tetapi penggunaan rak yang

6
Adita E. U & Purwanto. Pengelolaan Arsip Di Kantor Pusat PT Vifica Lloly Indonesia
Yogyakarta. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran. 6(6). (2017), h. 45.
 9

bergerak akan lebih menghemat tata letak ruang penyimpanan arsip

tersebut.
3. Map
Map yang di gunakan dalam penataan berkas terdapat berbagai macam
model dan bentuk, dalam system kartu kendali banyak memakai folder
yang memiliki tab di sebelah kanan namun map model lain juga dapat
gunakan seperti map gantung, map folder over, map back spring file, map
snelhecther, dan map folio.
Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun
yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Maka pemeliharaan
berarti memelihar, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat
bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi yang akan datang. Jika tidak
terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus
mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap
arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, dan ancaman yang lainnya. Menjaga
arsip dari kerusakan , Kerusakan arsip dapat disebabkan dari dalam diantanya:
1. Kerusakan Kertas, dalam penggunaan kertas yang akan dipakai, hendaknya
dipilih kertas yang baik lagi kuat yang tidak menggunakan kayu dasar, atau
serabut. Akan tetapi bagaimanapun kertas yang kita pergunakan, apabila
perawatan dan penyimpanannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan
tahan lama. Oleh sebab itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi
dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas arsip
dapat tahan lama.
2. Kerusakan Tinta, meskipun cara menulis dengan mesin ketik telah
dipergunakan dimana-mana, akan tetapi tidak menghilangkan cara menulis
dengan tangan yang mempergunakan jenis tinta yang lain (untuk tanda tangan
misalnya). Maka dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang
berkualitas baik (tidak mungkin luntur).
3. Kerusakan Pasta/Lem, yang digunakan sebagai perekat juga mempunyai
peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas atau kulit. Lem biasanya
dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah
dibuat alat perekat sintetis terutama polyven acetate. Dalam penggunaan bahan
perekat pun harus dicari yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat
dari getah, hal ini akan merusak kertas.

Sedangkan kerusakan disebabkan dari luar: kelembaban, udara yang terlalu

kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya rayap, gegat.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu
pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip dan
pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.
Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang
 10

kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubuk kayu yang rentan dimakan oleh
rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Oleh karena itu
pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat
rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. 7 Adapun penyebab kerusakan
arsip:

1. Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau
serangga.
2. Faktor Fisik: cahaya, panas, dan air
3. Faktor Kimiawi: Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan
arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2
(karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
4. Faktor Bencana, Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir
bandang, gunung meletus, dan tsunami. ada pula bencana yang diakibatkan
ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain
sebagainya.
Selanjutnya untuk cara menjaga lingkungan penympanan arsip dapat dilakukan
dengan beberapa cara diataranya:
1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat
penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain
cendrung aman.
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan
3. Menyimpan pada ruangan khusus, Misalnya dengan menyimpan di brankas
dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip
hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip.
5. Melakuka Fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara
arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis,
dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam
yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk
melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
8. Memasang detektor
9. Pengecekan arsip secara priodik dan
10. Menjaga keamanan sepanjang waktu

7
Widiatmoko. A. P. Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangan Kembali Sudut
Pandang Pengguna. Diplomatika, 1(1). (2017), h. 3.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Sistem kearsipan memiliki arti adalah pengaturan atau penyimpanan arsip

secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf, atau kombinasi
nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.

Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus hidup)
yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, Ini adalah cara
melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah
kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. dan
Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna
mengelola arsip elektronis, yang dimaksud kontinyu disini adalah bersambung atau
menghubungkan antara masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang dengan masa
yang akan datang.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu
pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip dan
pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.
B. Saran

Dalam penulisan makalah ini, kami menyadari masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang bersifat
membangun dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini
dapat memberikan informasi dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan
peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Almahdi. G. F. S & Pahlevi. T. (2020). Pengelolaan Sistem Kearsipan Elektronik

Sebagai Determinan Produktivitas Kerja Pegawai di Kecamatan Solokuro
Kabupaten Lamongan. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP).
8(2).
Adita E. U & Purwanto. (2017). Pengelolaan Arsip Di Kantor Pusat PT Vifica LlolyD
Indonesia Yogyakarta. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran. 6(6).
Hendrawan, M. R., & Ulum, M. C. (2017). Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan
ke Manajemen. Malang: UB Press.
Khairunnisa. A. W & Christiani. L. (2017). Sitem Pengelolaan Personal Records
Manual Dan Elektronik (Studi Komparasi Di Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Jawa Tengah). Jurnal Ilmu Perpustakaan. 6(3).
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan Untuk Organisasi
Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.
Sugiarto, Agus dan Wahyono. T. Manajemen Kearsipan Modern.Yogyakarta: Gava
Media, 2005.
Widiatmoko. A. P. (2017). Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangan
Kembali Sudut Pandang Pengguna. Diplomatika, 1(1).

12