MANAJEMEN KEARSIPAN

TUGAS MINGGU KE 3

Oleh

NAMA : TIARA PUTRI

NIM : 20234105
KELAS/SEKSI : 202022340018
DOSEN : MARLINI, S.IPI., MLIS.

PERPUSTAKAAN DAN ILMU INFORMASI

FAKULTAS BAHASA DAN SENI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2021
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr.wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT. Karena telah memberikan kesempatan pada penulis
untuk menyelesaikan makalah ini. Atas rahmat dan hidayah-Nya lah penulis dapat
menyelesaikan makalah yang berjudul Kearsipan. Makalah ini disusun guna
memenuhi tugas dosen pada mata kuliah Manajemen Kearsipan. Selain itu, penulis
juga berharap agar makalah ini dapat menambah wawasan bagi pembaca tentang
tugas Manajemen Kearsipan.

Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak/Ibu selaku dosen

mata kuliah. Tugas yang telah diberikan ini dapat menambah pengetahuan dan
wawasan terkait bidang yang ditekuni penulis. Penulis juga mengucapkan terima
kasih pada semua pihak yang telah membantu proses makalah ini.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik
dan saran yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan makalah ini.

Wassalamualaikum wr.wb

Padang, 08 Maret 2021

Tiara Putri
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................................
DAFTAR ISI...................................................................................................................
BAB I..............................................................................................................................
PENDAHULUAN..........................................................................................................
1.1 Latar Belakang......................................................................................................
1.2 Rumusan Masakah................................................................................................
1.3 Tujuan...................................................................................................................
BAB II............................................................................................................................
PEMBAHASAN............................................................................................................
2.1 Ruang Lingkup Pengelolaan Arsi.........................................................................
2.2 Daur Hidup Arsip..................................................................................................
2.3 Masalah Dalam Pengelolaan Arsip........................................................................
BAB III...........................................................................................................................
PENUTUP......................................................................................................................
3.1 Kesimpulan...........................................................................................................
3.2 Saran.....................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip memiliki banyak kegunaan, baik untuk organisasi ataupun masyarakat,

untuk mendapatkan informasi dan data yang akurat. Dalam organisasi, pelaksanaan
kearsipan harus dijalankan dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan.
Apabila pelaksanaan kearsipan didukung oleh pegawai yang memiliki kemampuan
profesional, sarana atau fadilitas penunjang pelaksanaan kearsipan yang memadai,
dan dana yang tersedia dan mencakupi untuk pemeliharaan arsip tersebut, maka
pelaksanaan organisasi tersbut akan berjalan lancar.

Arsip dalam suatu organisasi, lembaga atau instansi disimpan dan diolah
sebagai bukti administratif atau sebagai bahan pertimbangan pengambilan
keputusan. Oleh karena itu, arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam
perjalanan hidup suatu organisasi, lembaga atau instansi yang harus dijaga
keamanannya. Kerana arsip merupakan hal yang sangat penting, maka perlu
ketelitian dalam melakukan pengarsipan. Maka dari itu, perlu pemahaman lebih
mendalam terhadap Manajemen Kearsipan dalam sebuah organisasi khususnya pada
jenis arsip dan asas dalam kearsipan. Persoalan tersebut menjadi acuan penulis
dalam membuat makalah yaitu Manajemen Kearsipan

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa itu ruang lingkup pengelolaan arsip?
2. Bagaiman daur hidup arsip?
3. Apa saja masalah dalam pengelolaan arsip?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu ruang lingkup arsip
2. Untuk mengetahui daur hidup arsip
3. Untuk mengetahui masalah dalam pengelolaan arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip

Tata kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengelolaan arsip dengan

lingkup kegiatan keseluruhan siklus daur hidup arsip mulai dari tahap penciptaan,
penataan, penggunaan, penemuan kembali, penyimpanan sampai dengan
penyusutan.

1. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dan menentukan
apakah suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak.

2. Penataan Arsip
Penataan arsip bertujuan untuk mengatur dan menyimpan informasi dan fisik
arsip secara sistematis dan logis agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat,
serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil
guna.

3. Penggunaan Arsip
Arsip memegang peranan penting karena arsip merupakan dasar bagi pimpinan
untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan.

4. Penemuan Kembali.
Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah menemukan kembali
arsip yang diperlukan dan tidak memakan waktu yang terlalu lama.

5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan dan penemuan arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari
penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa tertunda menyelesaikan pekerjaannya
apabila ada arsip yang dibutuhkan tidak atau belum dapat ditemukan kembali
pada waktu diperlukan. Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum tentu
dapat menjamin arsip termaksud dapat ditemukan kembali dengan mudah pula.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau
penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip.
Oleh karena itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan
atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Dalam penyimpanan arsip,
terdapat enam sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan dalam
pengelolaan arsip yaitu :
a. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian
masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
b. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem
penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang
berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan
mengindeks.
c. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah adalah sistem
penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan
 masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan
sistem ini.
d. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan lokasi/wilayah adalah sistem
penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
e. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, baik tanggal terima arsip atau
tanggal dibuatnya arsip tersebut, adalah sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun, yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman adalah tanggal surat.

6. Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arsip yang tercipta secara
terencana dan menyelamatkan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
nasional, serta menghemat biaya untuk keperluan ruangan, peralatan,
pemeliharaan dan tenaga. Pengertian penyusutan arsip diatur dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2

2.2 Daur Hidup Arsip

Life Cycle of Record atau siklus hidup arsip merupakan istilah yang sudah tidak
asing lagi dalam ilmu kearsipan, konsep ini merupakan paradigma dari ilmu
kearsipan. Adapun awal mula terbentuknya konsep ini adalah akibat dari perang
dunia pertama dan kedua, pada saat itu Amerika Serikat mengalami penumpukan
arsip dan kuwalahan mengatasai arsip tersebut. Siklus hidup arsip pada dasarnya
dapat dibagi menjadi 5 fase, yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan
dan penyusutan.Pada tiap-tiap fasenya terdapat unsur-unsur dan kegiatan-kegiatan
didalamnya. Menurut Rasto (2015), Siklus hidup arsip terdiri atas penciptaan,
pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan. Berikut ini bagan
dari masing-masing tahapan dari siklus hidup arsip tersebut :
a. Penciptaan atau pengumpulan Siklus ini dimulai ketika membuat atau
mengumpulkan catatan ketika surat diterbitkan, e-mail ditulis, formulir diisi,
atau pamphlet dicetak, ketika itu arsip sedang diciptakan.
b. Pendistribusian Selama fase ini arsip dikirim kepada orang yang bertanggug
jawab atas penggunaannya.
c. Penggunaan Arsip umumnya digunakan untuk pengambilan keputusan, untuk
referensi, untuk memenuhi penyelidikan, dan persyaratan hokum yang akan
datang.
d. Pemeliharaan Arsip harus disimpan dan dipelihara agar dapat digunakan pada
masa yang akan dating. Prosedur penyimpanan yang digunakan dalam fase ini
bervariasi tergantung pada apakah arsip berupa kertas, media magnetik, media
optik atau micrographics. Penyimpanan arsip melibatkan penggunaan peralatan
dan ruang pengarsipan yang efisien. System pengarsipan juga perlu
diperhatikan agar arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat.
Arsip harus dilindungi dari kerusakan dan kerugian.Nilai setiap arsip harus
dievaluasi ulang secara berkala.
e. Penghapusan Penghapusan dilakukan terhadap arsip yang tidak
diperluka.Penghapusan arsip dapat dilakukan dengan menghancurkan arsip atau
dengan memindahkan arsip tersebut ke tempat penyimpanan permanen.
2.3 Masalah Dalam Pengelolaan Arsip

Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya oleh setiap kantor, antara
lain adalah:

1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang

dipahaminya pada pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai
pusat ingatan organisasi tidak dapat tercapai, dan ahirnya tugas-tugas di bidang
kearsipan dipandang rendah.

2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini dengan adanya

penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab arsip tidak berdasarkan
persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi
pegawai yang berpendidikan rendah. Pegawai pegawai yang tidak teratur dan
tidak teratur tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam pengarsipan
dokumen aset.

3. Volume arsipnya terus menerus terus menerus menampilkan tempat dan

peralatan yang tersedia tidak dapat menambahkan arsipnya.

4. Belum ada tata kerja baru tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di
suatu kantor / organisasi, sehingga masing-masing petugas yang melaksanakan
pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.

5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya baru tentang tata cara peminjaman

arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip,
tanpa adanya peraturan yang jelas.

6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oelh pihak lain yang membutuhkan jangka
waktu yang lama, dan bahkan kadanng-kadang tidak dapat dikembalikan. Hal ini
akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.

7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila
diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya
sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.

8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk melakukan penyusutan arsip di

unit operasional, maupun dikantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip
semakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat tertampung lagi.

9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan
(karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi pada
mestinya). Hal tersebut disebabkan karena pejabat dan pelaksana tidak
mempedulikan fungsi unit pengawas termaksud.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pada pengelolaan arsip terdapat kendala yang pada umumnya dihadapi oleh setiap
kantor yaitu kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip, pegawai kearsipan
yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur, bertambahnya volume
kearsipan secara terus menerus, tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip
dengan cepat dan tepat dan belum dipikirkannya rencana untuk mengadakan
penyusutan arsip.

3.2 Saran

Bagi pembaca diharapkan mengetahui tentang mengetahui apa itu ruang lingkup
arsip, daur hidup arsip dan masalah dalam pengelolaan arsip sehingga pembaca
diharapkan bisa mengelola arsip lebih baik melalui pemahaman tersebut.
 DAFTAR PUSTAKA

Handayani, Trisni dan Fajrin, Vera Damayani. 2017. Siklus Hidup Arsip Di Kantor
Badan Pertahanan Nasional RI Kota Bekasi.

Jumiyati, Emi. 2016. Pengelolaan Arsip di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir.

Padeli, Muhammad. 2016. Masalah Dalam Pengelolaan Arsip.