MAKALAH

MANAJEMEN KEARSIPAN

“JADWAL RETENSI ARSIP”

Dosen Pengampu: Diningrum Citraningsih M.S.I

Disusun oleh:

Saksana Permana Maghribi (22141006)

Syafiq Sahasika Soesetyo (22141009)

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM TERPADU YOGYAKARTA

2023/2024
 KATA PENGANTAR

‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬

Assalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Alhamdulillah, atas rahmat dan karunia Allah SWT, penulis dapat menyelesaikan
tugas makalah ini dengan judul “Jadwal Retensi Arsip”. Shalawat serta salam semoga
senantiasa dilimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW, beserta seluruh keluarga dan
sahabatnya.

Makalah ini disusun dengan tujuan memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Kearsipan yang diharapkan dapat memiliki manfaat dalam dunia pendidikan. Dalam
penyusunan makalah ini penulis banyak mendapat tantangan dan hambatan, akan tetapi
dengan bantuan dari berbagai pihak, tantangan itu bisa teratasi. Oleh karena itu, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Diningrum Citraningsih M.S.I
selaku dosen mata kuliah ini atas ilmu, bimbingan, dan pengarahan yang telah diberikan
kepada penulis dalam pengerjaan makalah ini.

Penulis sadar bahwa makalah ini jauh dari sempurna. Hal itu dikarenakan keterbatasan
sumber referensi, sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Yogyakarta, 8 Desember 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................3
A. Latar Belakang...............................................................................................................3
B. Rumusan Masalah.........................................................................................................4
C. Tujuan.............................................................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................5
A. Pengertian Jadwal Retensi Arsip..................................................................................5
B. Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip .........................................................7
C. Jenis-jenis Jadwal Retensi Arsip..................................................................................9
D. Penyusunan Jadwal Retensi Arsip.............................................................................10
E. Bentuk Jadwal Retensi Arsip......................................................................................15
BAB III PENUTUP.................................................................................................................17
Kesimpulan..........................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................18
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa.

Bangsa yang menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi

antar bangsa. Ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan berkualitas

merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik di bidang bisnis maupun

publik.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam

manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya

peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip

yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
 B. Rumusan Masalah
A. Apa pengertian dari strategi korporat?
B. 2. Apa saja jenis dari strategi korporat?
C. 3. Apa saja komponen kunci dari strategi korporat?
D. 4. Apa perbedaan strategi korporat dengan strategi bisnis?
E. 5. Bagaimana cara menjalankan strategi korporat dengan efektif
F. Apa pengertian dari strategi korporat?
G. 2. Apa saja jenis dari strategi korporat?
H. 3. Apa saja komponen kunci dari strategi korporat?
I. 4. Apa perbedaan strategi korporat dengan strategi bisnis?
J. 5. Bagaimana cara menjalankan strategi korporat dengan efektif
1. Apa pengertian dari jadwal retensi arsip?
2. Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip?
3. Apa saja jenis-jenis jadwal retensi arsip?
4. Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip?
5. Bagaimana bentuk jadwal retensi arsip?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu jadwal retensi arsip
2. Untuk mengetahui keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip
3. Untuk mengetahui jenis-jenis jadwal retensi arsip
4. Untuk mengetahui penyusunan jadwal retensi arsip
5. Untuk mengetahui bentuk jadwal retensi arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retention” yang berarti menyimpan.
Retensi arsip berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai
gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis
arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai
sebagai pedoman penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang
amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata
pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap
arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.

Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang
yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan
ketiga menurut peraturan perundangundangan kearsipan.

1. Pendapat Para Pakar Kearsipan

Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu
suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang
berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan
arsip yang sudah tidak bernilai guna. Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989)
yang mendifinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan
kapan suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga tujuan
yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan
arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen.
Kemudian Jay Kennedy (1998) memberikan pengertian bahwa JRA adalah suatu daftar
series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk
disimpan dalam 3 jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip
dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif.

Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud
dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir
apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam
program penyusutan arsip.

5
2. Menurut Lembaga Profesi

Menurut Association of Records Management and Administration (1986) jadwal

retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan
lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip. Sedangkan
International Council on Archives (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang
menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan
arsip yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar
pengesahan penyimpanan permanen, serta pemusnahan arsip yang tidak berguna
setelah jarak waktu simpan yang ditentukan terlewati.

Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi

Arsip adalah komponen dari program manajemen arsip yang berisi jangka simpan
arsip, yang menggambarkan arsip dari suatu badan penciptanya sebagai dasar hukum
penyimpanan arsip bernilai permanen maupun pemusnahan arsip yang sudah tidak
bernilai guna.

3. Berdasarkan Peraturan Perundangan

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,

yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen
perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya
dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. Selanjutnya dalam
Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud

dengan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan 4 sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi
JRA menurut Undang-Undang Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002 pasal 1.

Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal retensi arsip

merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya
jenis arsip,retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud
bahwa selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah
hal lain seperti kode klasifikasi.
 Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi
kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan dapat ditarik kesimpulan
bahwa Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang
menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam
bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan
jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali,
atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam
melaksanakan penyusutan arsip.

B. Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip

Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi
harus menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia,
apabila setiap organisasi pencipta arsip memiliki retensi, maka keuntungan-keuntungan
berikut dapat diperoleh:

1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan
menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.

2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif.

3. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan

efisiensi kerja.

4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip

Nasional.

5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti

pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.

Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk
memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan
hukum.

1. Memenuhi kebutuhan organisasi

Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan

dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset – aset yang dimiliki serta
terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan

7
memiliki JRA maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan
memiliki JRA organisasi akan:

a) Terhindar dari pemborosan

Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, atau
diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi penumpukan arsip di suatu tempat.
Secara otomatis arsip akan

dipindahkan ke tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan
dimusnahkan apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila
sudah waktunya untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli
sarana/peralatan atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. Sarana/peralatan
yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki
masa inaktif maka akan pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsip inaktif. Dan
selanjutnya tempat yang ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang
baru.tahap berikutnya arsip inaktif akan pindah ke ruang pemusnahan atau ke ruang
statis. Sarana/peralatan dan tempat penyimpanan arsip inaktif yang telah ditinggal oleh
penghuninya tadi, selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan begitu
seterusnya.

b) Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan

Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan arsip harus
dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan adanya kepastian waktu tentang
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan tersebut maka program penyusutan dapat
dilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau penyusutan yang
bermotivasi pribadi.

c) Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk klasifikasi
sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional dan bukti kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk
dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan kegagalan apa yang
pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwa-peristiwa penting apa
yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian apabila organisasi tidak
 memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut dapat terselamatkan
sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada.

2. Memenuhi Persyaratan Hukum

Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota adalah sebuah

kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki JRA bukan hanya
akan mendapat sanksi administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu
adanya kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan
benar, akibatnya tidak dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat yang
membutuhkan informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik
berkewajiban memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal
52 yang menyatakan; “Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak
memberikan, dan /atau tidak menerbitkan informasi publik berupa informasi publik
berkala, informasi publik wajib yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi
publik yang wajib tersedia setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan
atas dasar permintaan sesuai dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian
bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana
denda paling banyak 5 juta”.

Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah
merupakan persyaratan hukum bagi setiap Pemerintahan Daerah
Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya karena penyusutan
khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu.

C. Jenis-jenis Jadwal Retensi Arsip

Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain:

a) JRA Substantif

Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya
memuat tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah
teknis organisasi. Misalnya arsiparsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian
dan pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain.

9
 b) JRA Fasilitatif

Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya
memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai penunjang
kegiatan organisasi.

c) JRA Substantif dan Fasilitatif

Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi retensi arsip
substantif dan fasilitatif.

d) JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara

Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah jadwal retensi
tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA
Substanstif).

e) JRA Keuangan

Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang
berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).

D. Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan jangka
waktu penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip
diselenggarakan dengan kegiatan-kegiatan:

a. Inventarisasi arsip

b. Menilai kegunaan arsip (Penetuan jangka simpan)

c. Penyusunan Draf Jadwal Retensi

1. Inventarisasi Arsip

Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap informasi

arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keterangan-keterangan lainnya untuk memudahkan
menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya. Inventarisasi arsip
berguna untuk:

a. Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinya daripada arsip-arsip
bersangkutan.
b. Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat).

c. Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalam satu berkas
berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan langsun, tetapi mungkin pula
bahan yang secara lepas tidak bernilai terpaksa harus tetap disimpan pada berkasnya
sebagai kelengkapan data sejarah.

Inventarisasi arsip dapat disusun secara sistimatis dalam bentuk lembaran

ataupun kartu-kartu. Sistimatika penyusutannya dapat secara indeks relatif menurut
kelompok berdasarkan pola klasifikasi dengan dilengakapi pula keterangan-keterangan
tentang jenis-jenis/sifat arsipnya, sera satuan kerja yang memilikinya. Akan lebih
dipermudah lagi apabila sudah tersedia Pola Klasifikasi Arsip.

Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan

pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :

1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu
organisasi.

2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga

efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan.

3. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanen.

Oleh karena itu diperlukan tindakan pendataan secara cermat, integral, dan
komprehensif. Dalam hal ini pendataan tidak saja bertumpu pada khasanah arsip tetapi
juga aspek lain yang berkaitan. Aspek-aspek tersebut meliputi :

1. Fungsi dan Tugas Organisasi

Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi
arsip yang tercipta. Sebagai by product, arsip yang tercipta dalam suatu organisasi akan
mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas organisasi
membantu proses penentuan serie berkas arsip keuangan.

2. Serie Berkas

Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip.
Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok

11
atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu
kesatuan informasi

3. Jenis dan Bentuk Fisik

Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka
simpan arsip maupun pemeliharaan.

4. Kegunaan Serie Berkas

Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah kegunaan arsip
dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan
organisasi pencipta terkait dengan penentuan musnah atau simpan permanen dari arsip
yang bersangkutan.

5. Volume

Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat akumulasi

terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi penetapan jangka simpan.

6. Peraturan Perundang-undangan

Perlu didata peraturan perundangan terkait dengan kegunaan suatu serie berkas. Selain
untuk mengetahui ragam berkas yang tercipta juga akan membantu dalam menentukan
jangka simpan dan penentuan musnah atau permanen.

7. Kurun waktu

Kurun waktu merupakan data pendukung yang mempengaruhi musnah atau

permanennya suatu serie berkas. Hal ini karena dalam kurun waktu tertentu banyak
latarbelakang yang terjadi dibalik terciptanya syatu arsip. Dalam hal ini
kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan arsip sebagai berkas
kerja tetapi lebih pada pertimbangan di luar organisasi pencipta.

Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem
pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun
tidak banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam
penyusunan sistematika, jangka simpan, maupun penentuan musnah atau permanen.
2. Penentuan Jangka Simpan

Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini karena
akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam penyimpanan arsip sebagai berkas
kerja. Beberapa hal yang mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan arsip antara
lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan jenis fisik arsip.

1. Kegunaan Berkas

Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan pelaksanaan

manajemen bagi organisasi penciptanya. Dalam artian ini berkas diperlukan untuk
memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam
rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu „hanya‟ organisasi yang bersangkutan yang
mengetahui seberapa lama suatu berkas diperlukan dalam pelaksanaan tugas
operasionalnya. Memang dalam beberapa teori disebutkan apabila dalam satu tahun
digunakan kurang dari 6 kali berarti berkas tersebut sudah menurun frekuensi
penggunaannya sebagai berkas kerja. Oleh karena itu tinjauan dari nilai guna primer
dalam hal ini cukup relevan untuk diterapkan.

2. Tingkat Akumulasi

Dalam hal ini yang dimaksud adalah tingkat terciptanya suatu berkas dalam kurun
waktu tertentu. Tingkat akumulasi mempengaruhi penentuan jangka simpan arsip. Ada
kecenderungan, suatu arsip yang memiliki tingkat akumulasi yang tinggi memiliki
jangka simpan yang pendek. Sebagian besar serie berkas keuangan memiliki tingkat
akumulasi yang cukup tinggi.

3. Jenis Fisik

Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, baik tekstual, foto,
kaset, disket, pita suara film dan sebagainya. Masing-masing media memiliki daya
tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Walaupun arsip keuangan sebagian
besar tercipta dalam media kertas tetapi data tentang hal ini tetap diperlukan.

4. Faktor Penunjang Lain

Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan jangka simpan arsip
adalah peraturan perundang-undangan, baik yang menyangkut pengelolaan arsip
maupun kegunaan administratif dari arsip keuangan. Hal ini harus dipertimbangkan
13
agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak bertentangan dengan aspek lain.
Sebagai contoh, dalam Undang-undang Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1)
diisyaratkan bahwa neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan, rekening, jurnal
transaksi harian, bukti pembukuan yang menyangkut kekayaan, utang dan modal, cek,
bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit wajib disimpan

selama 10 tahun.

3. Penyusunan Draf Jadwal Retensi

Penyusunan jadwal retensi tidak mungkin dilakukan seorang diri tetapi harus
dibentuk sebuah tim. Tim penyusun harus melibatkan unit pencipta arsip, arsiparis,
staf yang menguasai dibidangnya, serta unsur manajemen. Apabila tim telah selesai
menyusun konsep atau rancangan jadwal retensi selanjutnya disahkan oleh pejabat
yang memiliki otoritas sesuai ketentuan yang berlaku.

Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan

data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan
sistematis.

Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan nasib akhir suatu
serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nomor urut, jenis/serie berkas,
umur simpan yang meliputi masa aktif dan inaktif, dan nasib akhir, baik musnah
maupun permanen.

Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam identifikasi.
Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan susunan redaksi dan pilihan
kata yang mampu mengcover sejumlah berkas dalam bentuk serie. Selain itu
penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dari istilah yang cepat usang.

Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif maupun inaktif.
Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat kuantitatif atau kualitatif. Sebagai
contoh :

· SPJ ………….. (masa aktif 2 tahun, inaktif 1 tahun)

· Pedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama masih digunakan, dan
masa inaktif 3 tahun)
 Demikian halnya untuk menentukan nasib akhir, diupayakan pencantuman secara
eksak, tetapi dimungkinkan bersifat relative. Sebagai contoh :

· Laporan tahunan…………….(permanen)

· Kontrak kerja ………………..(ditinjau kembali)

Sebagai sebuah pedoman, tentu jadwal retensi tidak bersifat permanen. Dalam
kurun waktu tertentu, seiring dengan perkembanngan organisasi dan tuntutan jaman,
jadwal retensi dapat direvisi. Walaupun demikian rentang kegunaan jadwal retensi
diharapkan tidak terlalu pendek.

E. Bentuk Jadwal Retensi Arsip

Bentuk Jadwal Retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk
klasifikasi arsip, yakni bentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu
pembidangan kelompok masalah pokok (main subject) kemudian diperinci kepada
masalah-masalah yang lebih kecil. Setiap kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih
dahulu keseluruhan. Jangka waktunya (umumnya), kemudian diperinci baik untuk
arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.

Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan

pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena bernilai sementara) atau
dipindahkan ke Arsip Nasional R.I., (karena bernilai permanen). Dengan demikian
yang tercantum pada tabel meliputi:

1. Nomor urut adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka
waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan
(jika diperlukan).

2. Jenis arsip/dokumen adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-

unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja.

3. Jangka waktu simpan arsip adalah periode waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
dipersyaratkan.

Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif.

a) Jangka waktu simpan aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan
administrasi dan disimpan di unit pengolah.
15
b) Jangka waktu simpan inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang
frekuensi penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan
dan disimpan di unit kearsipan.

4. Keterangan

Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali.

a) Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat
dimusnahkan.

b) Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus

di Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau Lembaga Kearsipan Daerah sebagai
pertanggung-jawaban nasional.

c) Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali
setelah habis jangka waktunya.

d) Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi

kelangsungan hidup organisasi.

Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian
diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah. Dari Jadwal Retensi itu pula
dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara keseluruhan, dan dinilai dari
masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian akan menghasilkan arsip-arsip
yang akan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang akan dimusnahkan
(sementara).
 BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan

yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency)
dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan
aktif dan jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai
kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam
melaksanakan penyusutan arsip.

Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan

memenuhi persyaratan hukum.

Ada 5 jenis jadwal retensi arsip, diantaranya JRA Substantif, JRA Fasilitatif,
JRA Substantif dan Fasilitatif, JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara, dan JRA
Keuangan.

Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan

data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan
sistematis.

Ada 2 macam bentuk jadwal retensi arsip, antara lain nomor surat, jenis
arsip/dokumen,jangka waktu simpan arsip, keterangan.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Wursanto, Ignasius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: CV. Andi Offset
(Penerbit Andi)

http://bapersip.jatimprov.go.id (Diakses pada tanggal 23 Januari 2014, 18:00)

http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/ (Diakses pada tanggal 25 Januari 2014,

09.30)

http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-dan-penyusunan

jadwal.html (Diakses pada tanggal 26 Januari 2014, 12:00)