MAKALAH

“Sistem Pengarsipan”
Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas kelompok
Mata Kuliah Administrasi Pembelajaran PAI
Dosen Pengampu : Eka Abdul Hamid, S.Pd.I. M.Pd.

Dibuat oleh Kelompok 2

1. Ainna Kasturi
2. Andi Supriatna
3. Irfan Fadlan Maulana
4. Isnaeni Siti Nurbaeti
5. Nurjanah

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

STAI SEBELAS APRIL SUMEDANG
TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT berkat limpahan rahmat, hidayah dan
inayahnya, kami bisa menyelesaikan tugas makalah ini sebagaimana mestinya. Shalawat
serta salam selalu tercurahkan kepada junjungan umat Islam baginda Nabi Muhammad
SAW suri tauladan dan inspirator dalam menjalankan kehidupan yang benar.
Makalah ini berjudul “Sistem Pengarsipan” kami persembahkan sebagai wujud
komitmen kami dalam mewujudkan kualitas dunia pendidikan, dan melahirkan
mahasiswa yang berpribadi takwa berakhlaq mulia, cerdas, memiliki etos kerja serta
mandiri.
Selain itu kami juga mengajak seluruh mahasiswa untuk tetap memberikan
motivasi bagi kami untuk lebih meningkatkan kualitas pendidikan kami kedepannya.
Karena kami sebagai manusia tidak lepas dari ketidak sempurnaan dan salah. Penyusun
mengucapkan terima kasih kepada Bapak Eka Abdul Hamid, S. Pd. I., M. Pd. selaku
dosen pengampu mata kuliah “Administrasi Pembelajaran PAI” serta semua pihak yang
telah membantu menyelesaikan pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
kata sempurna dan masih banyak kekurangan baik dalam susunan kalimat maupun tata
bahasa. Oleh karena itu, penyusun dengan tangan terbuka mengharapkan segala kritik
dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Penyusun
berharap makalah ini dapat bermanfaat dan dapat diamalkan dalam kehidupan sehari-
hari.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Sumedang, 13 Maret 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................... 1
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 2
A. Latar Belakang....................................................................................................... 2
B. Rumusan Masalah ................................................................................................. 2
C. Tujuan Makalah ..................................................................................................... 3
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................ 4
A. Pengertian Arsip ................................................................................................... 4
B. Sejarah Arsip ......................................................................................................... 5
C. Penyelenggara Arsip ............................................................................................. 6
D. Arsip dan Administrasi ......................................................................................... 8
E. Jenis-jenis Arsip .................................................................................................... 8
F. Kegunaan Arsip .................................................................................................. 13
BAB III PENUTUP ...................................................................................................... 16
A. Kesimpulan .......................................................................................................... 16
B. Saran .................................................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 17

1
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pendidikan merupakan salah satu elemen penting dalam berjalannya roda
kehidupan baik itu dalam pandangan agama maupun pandangan secara kenegaraan.
Pendidikan dapat menjadi indikator maju atau tidaknya suatu bangsa dan negara,
sehingga pendidikan menjadi peran utama untuk membentuk generasi yang unggul.
Namun pendidikan tidak lepas dari peranan administrasi sebagai komponen
pendidikan yang perlu diperhatikan . Dalam administrasi pendidikan ada bagian
yang biasa dikenal dengan nama arsip atau dokumen . Arsip merupakan salah satu
aset yang sangat berharga yang di miliki organisasi. Sebelum manusia mengenal
komputer, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional (classical archving).
Arsip dapat dikatakan penting untuk membangun manajemen organisasi, tentu saja
hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap
terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya .
Pentingnya arsip dalam administrasi pendidikan khususnya dalam mata
pelajaran PAI adalah sebagai jejak history untuk rujukan dalam menentukan langkah
pendidikan berikutnya. Dengan adanya arsip , administrasi dapat lebih mudah
terarah dan terencana. Records atau arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan
secara lentur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat kembali memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi atau intansi yang dalam hal ini adalah bidang pendidikan. . Mengingat
pentingnya arsip pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar
terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan
perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional .

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian arsip?
2. Bagaimana sejarah arsip?
3. Siapa penyelenggara kearsipan?
4. Apa hubungan arsip dalam administrasi?

2
 5. Apa saja jenis-jenis arsip?
6. Apa saja fungsi arsip?

C. Tujuan Makalah
1. Untuk mengetahui pengertian arsip.
2. Untuk mengetahui sejarah arsip.
3. Untuk mengetahui penyelenggara kearsipan.
4. Untuk mengetahui hubungan arsip dalam administrasi.
5. Untuk mengetahui jenis-jenis arsip.
6. Untuk mengetahui fungsi arsip.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip
Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Belanda archief,
sedangkan dalam bahasa Inggris disebut archieve. kata ini memiliki akar kata dari
bahasa Yunani yaitu dari kata arche yang berarti ”permulaan”. Kemudian berubah
menjadi archea yang berarti ”catatan” dan mengalami perubahan kembali menjadi
archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai dokumen. arsip dan
dokumen memiliki perbedaan yakni, records (dokumen) sebagai informasi yang
diciptakan, diterima, dikumpulkan, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi
untuk bisa diakses serta digunakan sedangkan arsip sebagai dokumen dalam
berbagai media yang memiliki nilai historis sehingga disimpan secara permanen.
Arsip menurut KBBI adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya),
lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya)
dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset,
pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi
resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus dan digunakan sebagai referensi.
Di Mesir kuno para bangsawan biasa menulis di sebuah benda yang bernama
papyrus kemudian diadaptasi bahasa Belanda,Jerman dan Prancis menjadi papier
atau paper dalam bahasa inggris yang berarti kertas yang kemudian papyrus menjadi
media arsip kerajaan mesir pada saat itu.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah segala kertas,
berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya salinan. Sedangkan
menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun Tentang 2009 Kearsipan, adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

4
B. Sejarah Arsip
Perkembangan kearsipan dimulai ketika zaman yunani kuno, pada saat itu
apresiasi dan kebutuhan untuk menyimpan karya tulis sebagai suatu berkas yang
digunakan untuk mengabadikan ilmu pengetahuan. Pada zaman dahulu arsip masih
belum tersusun dan terkumpulkan dengan baik , sehingga masyarakat zaman dahulu
mengarsipkan suatu informasi menggunakan relief, tulang binatang, papyrus dan
bahkan pada suasa ( campuran emas dan logam).
Pledoi Socrates menuliskan karyanya saat ia dipenjara dan dibacakan untuk
membela dirinya di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran yang
menyesatkan ,sehingga arsip ini dikumpulkan menjadi suatu berkas di pengadilan
pada saat itu. Munculnya revolusi prancis pada tahun 1789 yang menuntut
kebebasan, persamaan dan persaudaraan (Liberté, égalité, fraternité) terasa
pengaruhnya di seluruh dunia dalam deklarasi tentang hak asasi individu mulai
dipopulerkan, maka mendorong proses ke arah pembentukan lembaga arsip secara
nasional dengan nama Archives National pada tanggal 10 September 1790 di
Prancis. Inggris kemudian mengikuti dengan membuat Public Record Office pada
tanggal 14 Agustus 1838, kemudian diikuti Belannda pada 1902 dengan nama
Algeemen Rijksarchief dan Amerika Serikat pada 1934 dengan nama Nationale
Archives dan Records Center.
Bila dilihat secara definisi dan melihat sejarah , dalam dunia Islampun
kearsipan memegang peranan penting dimana pada zaman khalifah Abu Bakar Ash-
Shidiq Al-Quran mulai dibukukan (diarsipkan), yang semula tercecer dalam media
yang berbeda-beda seperti pelepah kurma, tulang dan kulit kemudian mulai
dikumpulkan dan ditulis ulang pada media tertentu yang kemudian rampung pada
masa Utsman Bin Affan. Pengarsipan Al-Quran sebagai pedoman umat islam
menjadi suatu terobosan yang dapat menyelamatkan umat Islam hingga akhir
zaman. Jika pada saat itu Al-Quran tidak dibukukan , umat Islam pada saat ini tentu
mengalami kebingungan dan keresahan dalam beragama.
Di Indonesia sejarah arsip bermula ketika zaman kerajaan Kutai abad-4
masehi dimana pada saat itu tulisan-tulisan berbahasa sansakerta dan huruf pallawa
yang ditulis /diukir di batu, yang biasa dikenal dengan nama prasasti. Pada masa
penjajahan Belanda pengarsipan mulai dipusatkan di Batavia baik itu berupa surat

5
 keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdagangan dan perintah-perintah
lainnya. Pasca kemerdekaan secara otomatis menjadikan pusat pengarsipan menjadi
milik Indonesia dibawah Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan
(PPK).

C. Penyelenggara Kearsipan
Dalam menjalankan pelaksanaan tugas pada lembaga pemerintahan, swasta
maupun perorangan tak bisa lepas dari kegiatan surat menyurat sebagai pendukung
pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen
yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi. Namun sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang
perhatian terhadap masalah arsip. Arsip dianggap sebagai barang yang tidak
berharga sehingga dibiarkan teronggok di sudut ruangan kantor. Bila kita
mendengar kata arsip tentu yang terbayang pada benak kita adalah tumpukan
tumpukan kertas yang memenuhi ruang kerja dan meja kantor, bahkan ada sebagian
kantor yang menyimpan arsip dengan cara memasukkannya ke dalam karung, penuh
dengan debu dan kotor. Janganlah kita menganggap remeh sebuah arsip, meskipun
itu hanya selembar kertas. Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau
hal. Dalam pengertian ini menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa di dalam
arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun
sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan
pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.
Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip
Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember
1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen
yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran
pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara. Penetapan Arsip
Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat
Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip
Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945,
bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan

6
status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun
pengajuan sebagai berikut:
1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip
Nasional RI.
2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-
undang tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R.
Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita
pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan
cita-cita pemimpin sebelumnya. Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan
Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, cita-cita dalam memajukan Arsip
Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang
kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun
1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip
Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung
bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara
yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.
Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip
Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang
menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga
tahun 1998. Pada masa kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi
yang baru dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip
Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan
ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi
dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit
Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di
Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan
struktur organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan;
yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut
jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun 1995-1996,

7
 dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr.
Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun
1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi
ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang). Pada masa
kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan kepemimpinan
sebelumnya.

D. Arsip dan Administrasi

Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi mata
uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian
dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
Arsip tercipta sebagai endapan informasi yang terekam dari pelaksanaan
kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi dan merupakan substansi informasi
yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus
mempertimbangkan beberapa hal berikut:
1) Informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan
operasional instansi/korporasi secara fungsional
2) Informasi dalam arsip dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara
spesifik agar dapat diberikan secara cepat, tepat dan akurat dari sisi waktu,
orang, dan kegunaannya.
Hubungan arsip dalam administrasi memegang peranan penting sebagai
sumber data dan informasi yang kemudian dapat dijadikan sumber-sumber rujukan
dalam administrasi tersebut. Adapun arsip memiliki perbedaan yang tipis dengan
dokumen, yakni menurut Adam (2007) perbedaan dokumen dan arsip ada pada
perubahan isinya. Dokumen dapat dirubah isi dan bagian dalamnya jika ada revisi
dan lainnya. Sedangkan arsip merupakan suatu informasi di dalam dokumen yang
tidak dapat diubah.

E. Jenis-jenis Arsip
Kearsipan adalah kegiatan menyimpan arsip menggunakaan sistem yang
sesuai dengan jenis kegiatan organisasi tersebut, sehingga aman , terkendali dan
mudah dicari, ada 5 sistem kearsipan, yakni sistem abjad, sistem nomor, sistem
subyek, sistem wilayah dan sistem kronologis.

8
1. Pengarsipan sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. Sistem abjad
umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:
a. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
b. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
c. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
d. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
e. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi
satu
f. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
g. Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
h. Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

a. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
b. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya
c. Harus mempergunakan peraturan mengindeks
d. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti,
karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan
2. Pengarsipan Sistem Nomor
Sistem nomor adalah system penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Sistem ini
hampir sama dengan system penyimpanan abjad, system nomor pun
penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode
nomor. Sistem ini merupakan sistem indirect filling system (karena penentuan
nomor yang akan digunakan memerelukan pengelompokan masalahnya terlebih
dahulu).

9
Penyimpanan sistem nomor digunakan untuk :
a. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnyamenggunakan
nomor,misalnya bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor
rekening.
b. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu
dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat
keputusan
c. Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan
nomor induk siswa
d. Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
Penyimpanan arsip sistem nomor terbagi menjadi beberapa tipe/ jenis :
a. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Filling sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut
juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk
menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi.
Daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan
yang ada di dalam kantor/perusahaan. Membuat daftar klasifikasi, Dewey
memerlukan pemikiran yang tajam karena setiap tingkat permasalahan hanya
dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu
masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri
dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah
harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua
dalam klasifikasi.

b. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000
sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya.
Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan
yang berlaku pada Buku Nomor. Buku Nomor adalah buku yang berisi
nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama)
dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor
adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika

10
 belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi
kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

3. Pengarsipan sistem Subyek

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk
ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem
subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek
bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).
a. Prosedur penyimpanan system subyek
1) Memeriksa
2) Mengindeks
3) Mengkode
4) Menyortir

b. Kelebihan Sistem Subyek

1) Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2) Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

c. Kekurangan Sistem Subyek

1) Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir

sama padahal berbeda satu sama lain.
2) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
4. Pengarsipan Sistem wilayah
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi
alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok
atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini
harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan
subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan
tempat. Sebagai contoh adalah :

1) Indonesia (Negara)

11
 2) Jawa Barat (Provinsi)
3) Sumedang (Kabupaten)
4) Sumedang Utara (Ibukota Kabupaten)

a. Kelebihan Sistem Wilayah

1) Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
2) Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
b. Kekurangan Sistem Wilayah
1) Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak
memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2) Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak
dicantumkan secara lengkap.
3) Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan
batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab
masing-masing cabang.
5. Pengarsipan Sistem Kronologis
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan
berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.
Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan pertahun berdasarkan
keperluan. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal

1) Menentukan pembagian tanggal, bulan, tahun.

2) Menyiapkan peralatan arsip

a. Kelebihan sistem kronologis

1) Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh
tempo.
2) Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
b. Kekurangan sistem kronologis
1) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam
menyebutkan perihal arsip.
2) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

12
 3) Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan
sistem ini.
4) Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode
tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

F. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi
pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
1) Endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori
kolektif instansi
2) Pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan sarana
peningkatan efisiensi operasional instansi
3) Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
4) Bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi :
1) Bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
2) Rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi
intelektual bangsa
3) Bukti sejarah
Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang
minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang konsen terhadap
bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas
menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar
yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi. Dengan penguasaan dasar
kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi dan komunikasi tidak akan
mengkerdilkan peran kearsipan bahkan seharusnya justru dapat menunjang
pengembangannya.
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis
pengelolaan media rekamnya dan fungsi administratifnya saja, melainkan dari sisi
peran penting arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini, maka nilai
arsip akan mulai tampak berdaya guna karena diperlukan sebagai sumber informasi.

13
 Pada era yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi
mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah
mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa
“memory can fall, but what is recorded will remain .” Beberapa alasan mengapa
manusia merekam informasi adalah karena alasan pribadi, alasan sosial, alasan
ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu
pengetahuan.
Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat
ini perlu digaris bawahi bahwa organisasi modem adalah organisasi yang bertumpu
pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip
sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern
tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen
organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan.
Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat
dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak ke segala bidang termasuk
kearsipan. Sebagai bagian dari Badan Publik yang memiliki fungsi pelayanan
informasi publik tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal
itu akan sangat menguatkan eksistensi instansi melalui pengelolaan kearsipan yang
merupakan bagian pokok dalam pengelolaan informasi, sesuatu yang menjadi
mainstream di abad ini. Apabila selama ini peran para pengelola kearsipan dalam
suatu organisasi masih dipandang rendah, maka dengan kemampuan mengadopsi
perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini
melekat pada diri pengelola bidang kearsipan. 1
Menurut UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, fungsinya arsip dibedakan
atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan
(USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives.
a. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam
kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi baik sejak perencanaan,
pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan
kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

1
https://jurnal.uinbanten.ac.id/index.php/tsaqofah/article/download/3504/2612/

14
 umumnya dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-
fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki
nilai guna berkelanjutan (continuing values).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan
menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang
secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-
arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan untuk
penyelenggaraan administrasi rutin.
Menurunnya frekuensi penggunaan sering menjadi problematika tersendiri
pada umumnya di instansi dan korporasi di Indonesia, apalagi bagi instansi yang
tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung
bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun
frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan
organisasi. Sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip
dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali
dalam satu tahun. Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai
Salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu Sistem manajemen,
sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang
yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan
demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang
proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta
dapat dijadikan referensi scbagai input yang sangat signifikan bagi proses
manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

15
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Pengarsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung
jawaban, penilaian dan pengendalian tepatnya.
Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip juga
memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri, oleh karena itu kewajiban kita
semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut dari segala kerusakan dan
kemusnahan. Maka pemeliharaan berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari
kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk
generasi yang akan datang. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan
kehilangan informasi yang sangat berharga. Karena arsip merupakan bahan
pertanggungjawaban nasional.
B. Saran
Saran-Saran Pepatah Arab mengatakan "‫ ‬"ﺍﻹﻧﺴﺎﻥ ‬‬ﻣﺤﻞ ‬‬ﺍﻟﺨﻄﺎﺀ ‬‬ﻭ ‬‬ﺍﻟﻨﺴﻴﺎﻥ‬yang
berarti “Manusia adalah tempatnya salah dan lupa”. Begitu pula dengan penulisan
makalah ini pastilah tak lekang dari berbagai kesalahan dan kekurangan, baik yang
kami sengaja maupun yang tidak kami sengaja. Maka dari itu kami mohon maaf
yang sebesar-besarnya atas segala kekurangan yang ada dalam penulisan makalah
ini. angat kami harapkan saran dan kritik yang membangun untuk kami dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Fahrozi Epi. Sejarah dan Arsip. Retrieved from Blog Pendidikan:

https://jurnal.uinbanten.ac.id/index.php/tsaqofah/article/download/3504/2612/
Sistim Kearsipan Kelas X OTKP. (2020, September 02). Materi Pembelajaran Online.
Retrieved from Blog Pendidikan : Smkn43jkt.sch.id.
http://materi.smkn43jkt.sch.id/?p=2954
Liubana Alfred. Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad. Retrieved from Blog
Pendidikan : https://alfredliubana40.wordpress.com/2020/04/06/penyimpanan-
arsip-dengan-sistem-abjad/
Bintang Nusantara Map. (2021, Maret 3). Penyimpanan Arsip Sistem Nomor.
Retrieved from Blog Pendidikan :
https://bintangnusantaramap.com/penyimpanan-arsip-sistem-nomor/
Ardiansyah. (2019). SISTEM PENYIMPANAN ARSIP. Pustaka Dan Arsip Kabupaten
Kampar. Retrieved from Blog Pendidikan :
https://pustakaarsip.kamparkab.go.id/artikel-detail/1388/sistem-penyimpanan-
arsip#
“ ejarah Arsip Nasional Republik Indonesia” https://www.anri.go.id/profil/sejarah

17