MAKALAH

MANAJEMEN DOKUMENTASI / KEARSIPAN

Disusun Oleh : Kelompok 12

Nama : Dwi Okta Priani
NIM : 322021013

Dosen Pengampu :
1. Dr. Herman Seri, M.Pd.
2. Mediarita Agustina, S.Pd., M.Pd.

Mata Kuliah: Manajemen Dokumentasi / Kearsipan

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALEMBANG
TAHUN AJARAN 2023/2024
 KATA PENGHANTAR

Puji dan syukur kami hanturkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kelompok saya berhasil
menyelesaikan Makalah ini yang Alhamdulillah tepat pada waktunya. Adapun
Makalah ini yang berjudul Manajemen Dokumentasi/Arsip, saya sangat
berharap Makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan dan
pengetahuan kita. saya juga menyadari sepenuhnya bahwa terdapat banyak
kekurangan dan jauh yang saya harapkan dari segi isi dan cara penulisannya.
Untuk itu saya berharap adanya kritik dan saran agar lebih baik lagi, mengingat
tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa sarana yang membangun. Semoga
Makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Saya mohon maaf
apabila terdapat kata-kata yang kurang berkenan. Akhir kata saya sampaikan
terima kasih. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita dalam
menimba ilmu. Aamiin.

Palembang, 31 Oktober 2023 M

16 Rabi’ul-Akhir 1445
H

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGHANTAR ....................................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
A. Latar Belakang ...................................................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..............................................................................................
2
C. Tujuan ................................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ...................................................................................... 3
A. Menyiapkan bahan dan alat penemuan kembali dan penyusutan arsip ............. 3
B. Menyimulasikan penemuan kembali dan penyusutan arsip .............................. 7
C. Mengkomunikasikan cara penemuan kembali dan penyusutan arsip ................ 9
BAB III PENUTUP .............................................................................................
11
A. Kesimpulan ...................................................................................................... 11
B. Saran .................................................................................................................
11
DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................
12
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap kegiatan operasional dalam perkantoran pasti memerlukan data dan
informasi yang menunjang kegiatan organisasi tersebut agar selalu berjalan secara
efektif dan efisien. Data dan informasi tersebut dapat membawa dampak yang
besar dalam kegiatan administrasi sampai dengan pengambilan keputusan,
sehingga dapat dijadikan tolak ukur dalam pencapaian tujuan serta kemajuan dari
organisasi atau instansi tersebut.
Arsip sebagai sumber informasi memiliki peranan yang sangat penting bagi
kehidupan suatu organisasi atau instansi karena seluruh kegiatan organisasi, baik
berupa transaksi, aktifitas internal, atau aktifitas eksternal yang dibuat oleh
organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. Selain itu, arsip juga mendukung
pengawasan suatu organisasi. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan
informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah
dilakukan, dan hal-hal yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam
bentuk arsip sehingga arsip memiliki peranan yang sangat penting karena arsip
mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan organisasi, maka arsip
harus dikelola dengan baik di unit pengelola.
Arsip yang dikelola dan tercipta dari unit pengolahan akan terus mengalami
peningkatan, karena kegiatan suatu lembaga atau individu tidak pernah terhenti
dan akan semakin berkembang. Hal ini akan menimbulkan penumpukan arsip dan
tempat penyimpanan arsip akan penuh. Arsip-arsip tersebut tidak selamanya
memiliki nilai guna abadi. Beberapa arsip akan menurun nilai kegunaannya dan
tidak mempunyai nilai untuk selalu disimpan. Arsip tersebut dapat dikatakan
sebagai arsip inaktif. Menurut Sambas dan Hendri (2016:5) Arsip inaktif yaitu
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Penemuan kembali arsip merujuk pada proses mengidentifikasi, menemukan,
dan mengakses kembali dokumen atau informasi yang disimpan dalam arsip atau
sistem penyimpanan. Ini melibatkan pencarian dokumen atau data tertentu dengan
menggunakan kriteria seperti nama, kata kunci, tanggal, atau atribut lainnya.
Tujuan dari penemuan kembali arsip adalah untuk memudahkan akses cepat dan
efisien terhadap informasi yang diperlukan, baik itu dalam bentuk fisik maupun
digital. Sistem penemuan kembali arsip yang baik dapat meningkatkan
produktivitas, meminimalkan kehilangan dokumen, dan memastikan efektivitas
manajemen informasi.
Penyusutan arsip dilakukan sesuai jadwal retensi dan ketentuan-ketentuan
yang berlaku. Jika tidak ditentukan jadwal retensi atau penentuan waktu yang
direncanakan untuk menyimpan maupun menghapus arsip maka akan terjadi
kekacauan arsip dan timbulnya permasalahan dalam kearsipan di suatu organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana menyiapkan bahan dan alat penemuan kembali dan
penyusutan arsip?
2. Bagaimana menyimulasikan penemuan kembali dan penyusutan arsip?
3. Jelaskan bagaimana mengkomunikasikan cara penemuan kembali dan
penyusutan arsip?

C. Tujuan Masalah
1. Dapat mengetahui cara menyiapkan bahan dan alat penemuan kembali
dan penyusutan arsip
2. Memahami cara menyimulasikan penemuan kembali dan penyusutan
arsip
3. Memahami cara mengkomunikasikan cara penemuan kembali dan
penyusutan arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Menyiapkan bahan dan alat penemuan kembali dan penyusutan arsip

Penemuan kembali arsip merujuk pada proses mengidentifikasi, menemukan,

dan mengakses kembali dokumen atau informasi yang disimpan dalam arsip atau
sistem penyimpanan. Ini melibatkan pencarian dokumen atau data tertentu dengan
menggunakan kriteria seperti nama, kata kunci, tanggal, atau atribut lainnya.
Tujuan dari penemuan kembali arsip adalah untuk memudahkan akses cepat dan
efisien terhadap informasi yang diperlukan, baik itu dalam bentuk fisik maupun
digital. Sistem penemuan kembali arsip yang baik dapat meningkatkan
produktivitas, meminimalkan kehilangan dokumen, dan memastikan efektivitas
manajemen informasi (Suyanto, B. 2017).

Untuk menyiapkan bahan dan alat penemuan kembali dan penyusutan arsip,
terdapat beberapa langkah yang perlu dilakukan. Pertama, arsip harus
dikelompokkan menjadi arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Arsip aktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus, sedangkan
arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip
vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan (Tuginem, dkk. 2018).

Selanjutnya, arsip aktif harus diberkas dengan klasifikasi arsip, uraian

informasi, waktu, jumlah, dan keterangan. Arsip inaktif harus disimpan
berdasarkan asas usul dan asas aturan asli, dan dilakukan pengaturan fisik arsip,
pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip.

Untuk memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan,

perlu dilakukan pengelolaan dan penataan arsip aktif dan inaktif sehingga
tersusunnya daftar arsip. Selain itu, perlu juga dilakukan penyusutan arsip untuk
mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi
Adapun alat dan bahan yang digunakan dalam pelaksanaan penyusutan dan
pemusnahan arsip antara lain adalah:

a. alat dan bahan penemuan kembali arsip:

1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip atau warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencari informasi
tentang
1) Judul atau nama surat 2) Nomor surat 3) Hal surat 4) Tanggal surat 5) Kode
surat 6) Kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem
subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem
penyimpanan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks
dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan
lupa tentang judul atau caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah
mengingat nama orang atau perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini
disimpan berdasarkan nama orang atau perusahaan sehingga susunannya
diurutkan secara alfabetis.

Contoh kartu indeks

 https://ujiansma.com/kartu-indeks-kearsipan
2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu
indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat
penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat dari suatu dokumen
atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Contoh kartu tunjuk silang

https://adindawpakearsipan. com/2015/02/bahan-kearsipan-bahan-kearsipan-adalah.html

4. Label untuk berkas dan kotak arsip.

https://www.scribd.com/document/413720366/Desain-Label-Map

5. Kotak Penyimpanan arsip:

Kotak Arsip Untuk menyimpan dokumen dan file dengan rapi.
 https://www.sosialita.id/produk/detail/box-arsip-ky

6. Label:
Gunakan label yang jelas dan mudah dibaca untuk mengidentifikasi isi
setiap kotak arsip.

https://www.istockphoto.com/id/foto/folder-file-dengan-label-numerik-gm121282614-
15844438

7. Folder/Map arsip: Untuk menyusun dokumen secara lebih terperinci dalam

kotak arsip.
8. Scanner atau Fotokopi: Untuk membuat salinan digital atau cadangan fisik
dokumen
9. Software Manajemen Arsip: Gunakan aplikasi atau perangkat lunak khusus
untuk membantu melacak dan mengelola arsip secara digital.
10. Petunjuk Penyimpanan: Buat panduan atau petunjuk penyimpanan untuk
memandu pengguna lain dalam menemukan kembali arsip.Folder dan
Amplop Arsip:

b. penyusutan arsip.
 Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan,
pemusnahan, atau penyerahan arsip yang tidak lagi memiliki nilai kegunaan.
Dalam penyusutan arsip, beberapa alat dan bahan yang digunakan meliputi:
1. Daftar arsip: Seleksi dan penilaian arsip yang akan disimpan, dimusnahkan,
dan diserahkan.
2. Peralatan: Alat yang digunakan dalam penyusutan dan pemusnahan arsip,
seperti mikrofilm, CD-ROM, DLT, dan lainnya
3. Pemindahan arsip: Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga.
4. Pemusnahan arsip: Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Alat yang digunakan ialah: Gunting, mesin penghancur kertas, dan
kantong plastik

B. Menyimulasikan penemuan kembali dan penyusutan arsip

Mensimulasikan penemuan kembali dan penyusutan arsip berarti melakukan

simulasi atau percobaan terhadap kegiatan penemuan kembali dan penyusutan
arsip. Simulasi ini bertujuan untuk menguji efektivitas dan efisiensi dari sistem
pengelolaan arsip yang telah diterapkan. Dalam simulasi ini, dapat dilakukan
beberapa jenis penemuan kembali arsip, seperti penemuan kembali arsip secara
manual atau mekanik, serta beberapa jenis penyusutan arsip, seperti pemindahan
arsip dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, dan program penyusutan arsip berpedoman
pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
JRA merupakan suatu sistem yang menentukan jangka waktu simpan suatu
arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Penyusutan arsip dapat
dilakukan melalui beberapa kegiatan seperti pengaturan fisik arsip, pengolahan
informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat
informasi tentang pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi,
uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, dan keterangan.
Sedangkan penemuan kembali arsip bertujuan untuk menemukan kembali arsip
yang akan digunakan dalam proses administrasi di suatu instansi. Penemuan
kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik, dan
harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan (Wahyudi, R.
2018).

Dalam simulasi penemuan kembali dan penyusutan arsip, pertama,

identifikasi arsip yang akan dicari dengan mengacu pada kriteria tertentu, seperti
tanggal atau jenis dokumen. Selanjutnya, terapkan proses penyusutan dengan
menghapus atau memindahkan arsip yang sudah tidak relevan atau tidak
diperlukan lagi. Pastikan untuk mencatat perubahan dan menyimpan data yang
masih relevan secara teratur untuk menjaga integritas arsip.
Untuk menyimulasikan penemuan kembali dan penyusutan arsip, terdapat
beberapa langkah yang dapat dilakukan:
1. Penyusutan arsip: Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume
arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip.
Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku, seperti Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Kepala ANRI
Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai
Arsip.
2. Pemindahan arsip inaktif: Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun. Pemindahan arsip inaktif dilakukan dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga
Negara atau badan-badan Pemerintahan masing-masing.
3. Pemusnahan arsip: Pemusnahan arsip dilakukan untuk arsip yang tidak
berdasarkan JRA atau arsip yang retensi tahun 10 tahun keatas.
Pemusnahan arsip melibatkan penyusunan daftar arsip yang mencakup
informasi tentang pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi,
dan keterangan.
4. Penyerahan arsip statis: Penyerahan arsip statis dilakukan setelah
dibuatkan daftar dan berita acara. Keberhasilan kegiatan penyerahan arsip
statis bagi suatu instansi adalah sukses dan prestasi tersendiri dalam
rangka pelaksanaan amanat undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang
Kete tuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
 5. Penemuan kembali arsip: Dalam penemuan kembali arsip, terdapat dua
metode, yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak
langsung. Metode penemuan kembali arsip langsung melibatkan
penggunaan informasi arsip yang disimpan sebelumnya, sementara
metode penemuan kembali arsip tidak langsung melibatkan penggunaan
daftar arsip yang disimpan sebelumnya untuk menjaga kerahasiaan
informasi arsip yang disimpan.
Dalam menjalankan proses penyusutan arsip, penting untuk memastikan
kepentingan generasi yang akan datang dan memastikan bahwa arsip tersebut
benar-benar arsip statis. Selain itu, penyusutan arsip juga dilakukan untuk
mengurangi jumlah arsip, memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka
pelayanan informasi, dan meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip
Untuk menyimulasikan penemuan kembali dan penyusutan arsip, terdapat
beberapa langkah yang dapat dilakukan. Terdapat tiga cara teknis pelaksanaan
penyusutan arsip,
1. yaitu pemindahan arsip inaktif dari central file ke record center,
pemusnahan, dan penyerahan arsip
2. Program penyusutan arsip juga berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
3. serta pedoman umum untuk menentukan Nilai Arsip
Dalam penemuan kembali, terdapat dua metode, yaitu metode penemuan
langsung dan metode penemuan tidak langsung. Selain itu, penyusutan arsip
juga dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip, memudahkan penemuan kembali
arsip, dan meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip

C. Mengkomunikasikan cara penemuan kembali dan penyusutan arsip

Penemuan kembali dan penyusutan arsip merupakan dua proses penting

dalam pengelolaan arsip. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan melalui
metode penemuan langsung dan tidak langsung, yang bertujuan untuk
memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Sementara itu,
penyusutan arsip melibatkan kegiatan pengurangan jumlah arsip, seperti
pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip bertujuan
untuk menjaga ruang penyimpanan arsip agar tetap efisien dan memastikan
keberlangsungan operasional pencipta arsip.
Untuk mengkomunikasikan cara penemuan kembali dan penyusutan arsip,
dapat membuat panduan yang jelas. Sertakan langkah-langkah pencarian arsip,
alat bantu yang digunakan, dan metode penyusutan yang diterapkan. Pastikan
untuk menyampaikan informasi ini kepada semua pihak terkait dan menjelaskan
prosedur dengan detail. Adapun untuk mengkomunikasikan cara penemuan
kembali dan penyusutan arsip, dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1. Edukasi tentang Metode Penemuan Kembali: Sosialisasikan metode penemuan
kembali arsip, seperti metode penemuan langsung dan tidak langsung, kepada
seluruh pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip.
2. Penyusutan Arsip: Jelaskan pentingnya penyusutan arsip untuk menjaga
efisiensi ruang penyimpanan dan keberlangsungan operasional pencipta arsip.
Sosialisasikan kebijakan pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
3. Pembuatan Tata Naskah Dinas: Dukung pencipta arsip dalam pembuatan tata
naskah dinas yang baik untuk memudahkan penemuan kembali arsip dinamis.
4. Penggunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA): Pastikan pencipta arsip
menggunakan JRA sebagai pedoman dalam penyimpanan dan penyusutan
arsip.
5. Pengelolaan dan Penataan Arsip: Berikan panduan tentang pengelolaan dan
penataan arsip aktif dan inaktif, termasuk pembuatan daftar arsip inaktif dan
skema pengelompokan arsip.
6. Pengunaan Metode Penemuan Tidak Langsung: Jelaskan penggunaan metode
penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang
disimpan
Dengan mengkomunikasikan langkah-langkah di atas, diharapkan pengelolaan
arsip dapat dilakukan secara efisien dan efektif, serta memudahkan penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Penemuan kembali dan penyusutan arsip merupakan dua proses penting dalam
pengelolaan arsip. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan melalui metode
penemuan langsung dan tidak langsung, yang bertujuan untuk memudahkan
pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Sementara itu, penyusutan arsip
melibatkan kegiatan pengurangan jumlah arsip, seperti pemindahan arsip inaktif,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip bertujuan untuk menjaga ruang
penyimpanan arsip agar tetap efisien dan memastikan keberlangsungan
operasional pencipta arsip.

B. Saran
Penggunaan sistem kearsipan yang sesuai sangat diperlukan untuk
menggunakan sistem kearsipan yang sesuai dengan aturan, perlengkapan, dan
peralatan arsip agar mudahkan prosedur penyimpanan, penemuan kembali, dan
penyusutan arsip.

DAFTAR PUSTAKA

Faridah. 2023. Manajemen Kearsipan. Penerbit Deepublish (Grup Penerbit

CV BUDI UTAMA); Yogyakarta
Ikhsan, Icha Kinanty. 2020. Buku Saku Pengelolaan Kearsipan. Tim Kukerta
Integrasi UR. Hal. 13 -14.
Suyanto, B. 2017. E-Government dan Penataan Kembali Arsip Negara. Penerbit:
LPP UNS Surakarta.
Tuginem, dkk. 2018. Kearsipan. Penerbit PT Gramedia Widiasarna Indonesia;
Jakarta.
Wahyudi, R. 2018. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengelolaan Arsip
Modern. Penerbit: ANDI. Jogjakarta.