RENCANA KEGIATAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP

PADA SUATU ORGANISASI

Dosen Tutor :

Bachrul Ilmi,S. Ptk., M. Hum.

Disusun oleh :

Nama : FITRI
NIM : 045187553
Prodi : D-IV Kearsipan
Matkul/Kelas : Manual Kearsipan ASIP4205.03

PROGRAM STUDI D-IV PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN

INFORMASI
FAKULTAS HUKUM, ILMU SOSIAL, DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS TERBUKA
TANGERANG SELATAN
2023.1
 KATA PENGANGTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh puji syukur atas kehadirat Allah SWT akan
semua limpahan rahmat dan hidayah nya kepada kita semua karena masih diberi kesehatan dan
dapat melaksanakan perkuliahan ini dengan penuh rasa semangat dan percaya diri serta dapat
menyelesaikan tugas makalah mata kuliah Manual Kearsipan ASIP4205.03
dengan judul “RENCANA KEGIATAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP PADA
SUATU ORGANISASI”.

Pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada tutor
mata kuliah Manual Kearsipan yang telah memberikan tugas ini agar saya dapat belajar membuat
makalah yang baik dan benar melalui paduan dari buku modul.

Dengan kerendahan hati serta lapang dada saya juga menyadari bahwa makalah yang saya buat
masih belum bisa dikatakan sempurna. Oleh itu karena keterbatasan waktu yang saya miliki
diharapkan untuk Tutor memberikan kritik serta saran yang membangun untuk memperbaiki
pembuatan makalah kedepannya. Senantiasa saya harapkan semoga makalah ini dapat bermanfaat
bagi para pembaca khususnya pihak yang memerlukan informasi yang terdapat didalam makalah
saya. Sekian dan Terima Kasih atas perhatiannya.

Sabtu, 3 Juni 2023

Penulis,

Fitri

1
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………..1

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………….2

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………….3

 1.1 Latar Belakang…………………………………………………........................3

 1.2 Rumusan Masalah……………………………………...…………....................3

 1.3 Tujuan Penulisan………………………………………………...……………..3

BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………..……………...4

 2.1 Rencana Penyusutan dan Pemusnahan Arsip………………………….............5

 2.2 Jenis-Jenis Arsip yang Perlu dilakukan Penyusutan dan Pemusnahan.....…….6

BAB III PENUTUP……………………………………………………….........................7

 3.1 Kesimpulan……………………………………………………….....................7

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………...8

2
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Keresahan terkait permasalahan terhadap tidak dikelolanya arsip dengan baik sejauh ini masih
menjadi polemik dan problem yang selalu menimbulkan kecemasan, bagaimana tidak? ternyata
selama ini masih banyak ditemui hambatan serta kesalahan dalam pengelolaan dokumen salah
satunya dengan mengabaikan masalah penyusutan arsip, dibutuhkan perencanaan sejak awal dari
diadakankan penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, temu kembali, retensi, pemindahan, penyerahan
atau pemusnahan. Pengelolaan arsip yang baik adalah dengan merencanakan terkait dengan masa
hidup suatu dokumen arsip apakah akan berakhir di simpan secara permanen karena menyimpan
informasi yang sangat penting yang menyangkut tentang kepentingan lembaga/organisasi atau
dimusnahkan karena sudah tidak berlaku lagi, adanya pemusnahan arsip ini agar dokumen atau
berkas yang telah habis masa pemakaiannya tidak disalah gunakan oleh pihak-pihak luar untuk
melaksanakan tindak kejahatan.

Penyusunan makalah ini saya buat untuk memberikan edukasi terkait perencanaan atau
pendekatan terkait pembuatan jadwal retensi suatu dokumen arsip yang tersimpan pada sebuah
instansi karena tak jarang masih timbul masalah seperti arsip yang hilang, arsip tersisip di laci lain
atau bukan pada tempatnya, arsip yang sebenarnya penting justru dimusnakan akibat tidak diseleksi
dengan baik, oleh karena itu saya harapkan dengan adanya makalah ini dapat dijadikan pedoman atau
pembelajaran bagi pegawai kearsipan dalam mengelola dan menentukan rancangan terkait
penyusutan dan pemusnahan arsip serta ragam arsip apa saja yang perlu dimusnahkan dan mana yang
tidak perlu dimusnakan melainkan disimpan dengan baik.

1.2 Rumusan Masalah

Berikut ini adalah rumusan masalah yang akan menjadi topik utama dalam pembahasan makalah
mengenai pengelolaan arsip :

1. Mengapa menciptakan perencanaan awal terkait penyusutan dan pemusnahan suatu arsip
sangatlah penting bagi suatu instansi?

2. Apa saja jenis arsip yang perlu dilakukan pemusnahan dan penyusutan ?

1.3 Tujuan Penulisan

Berikut adalah tujuan atau capaian yang diharapkan dalam penulisan makalah :

1. Supaya memahami cara membuat rancangan jadwal retensi arsip.

2. Supaya memahami pentingnya mengelola arsip dari tahap diciptakan hingga ke tahap
pemusnahan.

3. Agar mampu mengklasifikasi arsip yang perlu disusutkan serta dimusnahkan.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Rencana Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Dalam menyusutkan suatu arsip kita dapat menggunakan prinsip yang tertuang dalam
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 mengenai pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang ditegaskan dalam pasal 56 yang menyatakan
bahwa aktivitas penyusutan arsip diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan pemindahan arsip inaktif dari departemen pengolah ke departemen kearsipan;
2. Kegiatan memusnahkan arsip yang telah habis masa retensinya dan sudah tidak memiliki nilai
manfaat dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
3. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip ke organisasi kearsipan.

Selanjutnya dalam pasal 57 dijelaskan juga bahwa aktivitas pemindahan arsip inaktif di suatu instansi
adalah sebagai berikut :
1. Upaya pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan didasari oleh bentuk dan sarana arsip.
2. Lalu pemindahan arsip inaktif dilakukan melalui tahapan aktivitas seperti berikut,
a. Dengan melaksanakan penyortiran arsip inaktif
b. Membuat daftar arsip inaktif yang akan ditransfer
c. Melaksanakan penyusunan arsip inaktif yang akan ditransfer
d. Setiap instansi pemerintah yang dinaungi oleh negara seperti pemda provinsi, pemda
kabupaten/kota, PTN (Perguruan Tinggi Negeri), serta BUMN/D terdapat ketentuan secara
spesifik terkait pemindahan arsip inaktif yang dimilikinya.

Dari ketentuan pasal-pasal yang berlaku dapat ditemui rangkuman sehubungan dengan prosedur
penyerahan arsip yang dimaksudkan ialah penyerahan arsip statis dari pencipta terhadap organisasi
kearsipan dapat dilaksanakan untuk arsip yang mempunyai nilai manfaat kesejahteraan dan terdapat
keterangan bahwa arsip tersebut dipermanenkan sesuai dengan jadwal retensi arsip dari pencipta, lalu
penyerahan arsip statis perlu dilaksanakan oleh seluruh lembaga/instansi yang berada di bawah
naungan negara atau pemerintah maupun lembaga swasta, arsip statis suatu organisasi di tingkat
pusat wajib diberikan kepada ANRI, arsip statis yang terdapat dipemerintahan provinsi perlu
menyerahkan ke lembaga kearsipan daerah provinsi, dan pada pemerintahan kabupaten/kota
diserahkan ke lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota masing-masing, penyerahan arsip statis
menjadi kewajiban dari pemimpin pencipta arsip, jika arsip yang diserahkan tidak mengandung unsur
autentik maka pencipta arsip harus melaksanakan autentikasi, arsip statis yang diserahkan wajib yang
bersifat autentik, valid, dan juga dapat digunakan kembali. Selanjutnya dalam menyerahkan arsip
statis terdapat pedoman yang perlu dipatuhi diantaranya,

1. Penyortiran dan penciptaan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di departemen kearsipan.
2. Panitia arsip akan melaksanakan penilaian mengenai daftar arsip usul serah.
3. Pemberian pengumuman terkait penyerahan arsip statis dari pemimpin pencipta arsip
bahwa arsip yang diserahkan terbukti autentik, valid, genap dan juga dapat dimanfaatkan.
4. Pemeriksaan dan persetujuan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan zona
kewenangannya.
5. Menetapkan arsip yang akan diberikan oleh pemimpin pencipta arsip.
6. Kegiatan serah terima arsip statis oleh pemimpin pencipta arsip terhadap kepala lembaga
kearsipan dengan disertai pengumuman acara dan daftar arsip yang akan diberikan.
7. Penyerahan arsip dilakukan dengan cara memperhatikan format dan sarana arsip yang
diserahkan.
8. Arsip yang dibuat dari prosesi penyerahan arsip diwajibkan untuk dilakukan penyimpanan
oleh pencipta arsip serta lembaga kearsipan, dan dianggap sebagai arsip vital.

4
 Dalam melaksanakan penyusutan arsip hal yang harus dijadikan alasan utama yaitu untuk
memenuhi kepentingan kerja masa kini atau di masa yang akan datang, berikutnya tersinkronisasi
dengan persyaratan hukum dimana manajemen rekaman mengenai pelaksanaan kerja harus menjamin
terikat dengan peraturan perundang-undangan perlu juga didokumentasikan, diketahui, dan
ditetapkan, lalu dapat memenuhi kepentingan pihak internal dan eksternal harus berhubungan dengan
baik di waktu sekarang atau di masa depan dengan melakukan investigasi kepentingan yang sah dari
pihak yang berurusan yang terdapat pada pelestarian rekaman lebih lama, lalu menginvestigasi serta
menilai keuntungan legal finansial, politik, sosial atau yang lainnya, mematuhi peraturan lembaga
pembina rekaman yang sesuai, lalu rekaman yang diperkirakan harus bertahan selamanya yaitu yang
memenuhi syarat seperti mampu memberikan bukti terkait kebijakan, aktivitas, interaksi,
memberikan hibah kepada pembangunan ingatan lembaga terkait bidang keilmuan, sejarah serta
budaya, lalu memiliki bukti mengenai kepentingan yang berpengaruh pada pihak internal dan
eksternal.

Berikut merupakan langkah awal dalam melaksanakan tata cara penyusutan dokumen
berdasarkan manual JRDP-PT. PLN INDONESIA disebutkan tata urutannya ialah,

A. Penyusutan dokumen arsip dilaksanakan sebagai berikut :

B. Prosedur penyusutan dokumen arsip,
1. Dari hasil penyortiran dikategorikan menjadi 3 bagian yaitu:
a. tetap disimpan
b. diserahkan
c. dimusnahkan/dihancurkan
2. Penyerahan Dokumen Arsip :
a) Penyerahan secara vertikal, Penyerahan dokumen dinamis inaktif oleh Departemen
Pengolah ke Pusat dokumen departemen operasi ke Kantor Kearsipan Daerah, Lalu
pada penyerahan dokumen statis dari Pusat Dokumen PT.PLN ke ANRI, penyerahan
dokumen arsip statis dari Pusat Dokumen Departemen/Daeah Operasi ke Kantor
Arsip Daerah.

b) Penyerahan secara horizontal, Pengiriman dokumen dinamis semi aktif ataupun

inaktif yang sudah tidak dipakai lagi dari suatu Departemen Pengolah ke
Departemen Pengolah lainnya yang masih digunakan. Contohnya ialah Dokumen
SDM yang terdapat pada fungsi kepegawaian diserahkan ke fungsi SDM.

Untuk pelaksanaan aktivitas penyerahan dokumen perlu melakukan pemeriksaan jenis

dokumen, menetapkan usia penyimpanan dokumen sesuai JRDP-PT.PLN, menetapkan penyerahan
dengan cara vertikal atau horizontal, menyiapkan daftar pertelaan dokumen, menyiapkan dokumen-
dokumen permohonan untuk melakukan penyerahan ke ANRI seperti surat permohonan penyerahan
arsip statis; surat pernyataan pimpinan pencipta arsip; surat keputusan pembuatan panitia penilai
arsip; notula rapat panitia penilai; surat pertimbangan panitia penilai arsip.

Lalu pada tahap pemusnahan dokumen aktivitas yang dilakukan ialah dengan menghancurkan
bentuk fisik dokumen arsip secara total sehingga tidak dapat di identifikasi lagi baik dari isi maupun
wujudnya, arsip yang dimusnakan adalah arsip yang telah melampaui batas waktu wajib simpan;
tidak lagi memiliki manfaat bagi perusahaan dan nasional; tidak terikat dengan peraturan undang-
undang maupun perkara pidana/perdata yang masih dalam pengerjaan. Dalam melakukan
penghancuran dapat menggunakan cara dibakar, dicacah menggunakan mesin, ataupun dilebur
menggunakan bahan kimia. Pemusnahan dokumen yang memiliki waktu retensi sekitar diatas 2 tahun
perlu melampirkan Berita Acara Penilaian dilengkapi dengan daftar pertelaan dan telah disahkan.
Pelaksanaan pemusnahan dokumen dilakukan oleh pusat atau fungsi yang direkomendasikan,
sedangkan untuk dokumen yang retensinya sampai kurun waktu 2 tahun, duplikat dan nondokumen
hanya memakai daftar pertelaan dokumen yang telah disahkan oleh petinggi yang direkomendasi.

5
2.2 Jenis-Jenis Arsip yang Perlu dilakukan Penyusutan dan Pemusnahan

Menurut undang-undang Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
2012 mengenai Pedoman Pemusnahan Arsip tertera pada Bab II Ketentuan Umum:

1. Arsip yang tidak berhubungan dengan proses hukum atau sebagai bukti pidana ataupun
perdata karena dikhawatirkan apabila dimusnahkan terlebih dahulu padahal perkara belum
berakhir maka akan menjadi permasalahan yang sangat fatal dan merugikan suatu
instansi.

2. Arsip yang tidak terikat dengan peraturan perundang-undangan negara yang menyatakan
melarang adanya pemusnahan terhadap dokumen tersebut.

3. Arsip yang telah habis masa retensinya dan terdapat keterangan permohonan untuk
dimusnakan berdasarkan yang tertulis di JRA (Jadwal Retensi Arsip). Contoh JRA
Keuangan pemerintah pusat, JRA Kepegawaian, JRA Subtentif.

4. Arsip yang tidak memiliki nilai fungsi (manfaat) baik nilai fungsi yang primer atau nilai
fungsi sekunder. Pengertian dari arsip yang bernilai guna primer merupakan arsip yang
muncul dikarenakan keperluan pencipta arsip itu sendri baik instansi ataupun lembaga
yang menerbitkan arsip tersebut contohnya ada dokumen administratif (SKCK dan KTP),
dokumen legalitas, dokumen keuangan (kuitansi, cek giro, dan lain-lain), Dokumen
penelitian (tesis,paper,skripsi), dokumen pendidikan (buku bahan ajar, modul, dan
lainnya), dokumen bernilai sejarah (maklumat kenegaraan, teks proklamasi, kebijakan
tertulis, dan lain-lain). Sedangkan pengertian arsip yang bernilai guna sekunder
merupakan arsip yang memprioritaskan kepada pemanfaatan untuk instansi ataupun
masyarakat publik diluar dari lembaga pembuat ataupun pencipta arsip, Contohnya ada
arsip pembuktian dan juga arsip informasi yang berguna untuk penelitian dan sejarah yang
tidak berhubungan dengan lembaga/organisasi yang menciptakannya.

6
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Setelah kita mengetahui cara merencanakan susunan dan langkah-langkah dalam

menyusutkan dan memusnahkan arsip ternyata harus sesuai dengan pedoman dari Undang-
Undang yang berlaku agar tidak salah dalam menentukkan arsip yang akan dimusnahkan
karena retensi nya yang sudah habis atau karena faktor lain. Semoga dengan adanya makalah
ini dapat memberikan kita pengetahuan serta wawasan terkait penyusutan dan pemusnahan
arsip bahwa tidak semua dokumen harus dimusnahkan dokumen yang masih terikat dengan
hukum serta permasalahan pidana karena akan menimbulkan problem. Untuk itu kita sebagai
arsiparis harus pandai dalam menangani dan mengelola dokumen arsip dengan baik agar tidak
terjadi kesalahan di masa yang akan datang serta aktivitas di lembaga kearsipan dapat berjalan
dengan lancar tanpa adanya hambatan dalam mengerjakan kegiatan kearsipan.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Sumrahyadi, Toto Widyarsono. 2022. Manual Kearsipan Edisi Ketiga. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka. BMP ASIP4205. Modul 8 . Kegiatan Belajar 1 tentang manual penyusutan
arsip. Halaman 8.8-8.13

Sumrahyadi, Toto Widyarsono. 2022. Manual Kearsipan Edisi Ketiga. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka. BMP ASIP4205. Modul 8. Kegiatan Belajar 2 tentang manual penyusutan
arsip. Hal 8.20-8.24

https://anri.go.id/layanan-publik/layanan-penyerahan-arsip

https://anri.go.id/download/mekanisme-pengajuan-usul-musnah-arsip-1572166074

https://pengadaan.penerbitdeepublish.com/nilai-guna-arsip/