PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP

Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah sistem kearsipan

Dosen pengampu : Lintang Pamugar Mukti Aji, S.E., M.M.

Kelompok 5 :
1. Purwanti 20.61201.039
2. Muhammad Ashif M 20.61201.069
3. Abdurrahman Hadefi 20.61201.077.T

PROGRAM STUDI MANAJEMEN S1FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURAKARTA
TAHUN AKADEMIK 2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya
dapat menyelesaikan tugas makalah ini tepat pada waktunya.

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian
pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu,
kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Sukoharjo, 3 Maret 2021

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................
DAFTAR ISI.....................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................
A. LATAR BELAKANG ..................................................................................................
B. RUMUSAN MASALAH...............................................................................................
C. UJUAN PENELITIAN..................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN..................................................................................................
A. PENGERTIAN PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP.................................................
B. PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP YANG AKTIF..................................................
C .CARA MEMINJAM ARSIP YANG BAIK DAN BENAR..........................................
D. HAL- HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT PEMINJAMAN ARSIP........
E .KEWAJIBAN PENERIMA ARSIP...............................................................................
F. TIPS MENYIMPAN ARSIP AGAR AMAN DAN AWET...........................................
BAB III PENUTUP...........................................................................................................
A. KESIMPULAN..............................................................................................................
B. SARAN ..........................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian prosedur peminjaman arsip
2. Tata cara meminjam arsip yang baik dan benar
3. Hal-hal yang harus diperhatikan selama peminjaman arsip berlangsung
4. Tips menyimpan arsip agar aman dan awet

C. Tujuan
1. Agar dapat mengetahui pengertian prosedur peminjaman arsip.
2. Agar dapat mengetahui tata cara prosedur peminjaman arsip yang baik.
3. Agar dapat mengetahui cara menyimpan arsip yang aman dan awet.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian
Prosedur peminjaman arsip adalah serangkaian metode yang dilalui serta dipatuhi ketika
ingin melakukan peminjaman arsip. Prosedur ini diberlakukan untuk meminimalisir
kemungkinan hilangnya arsip disebabkan oleh aktivitas peminjaman yang tidak disertai dengan
administrasi sesuai tata tertib. Oleh sebab itu, petugas kearsipan akan menyediakan formulir
secara khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam dengan out slip atau bon pinjaman.
Prosedur peminjaman arsip yang baik dimulai dengan ketertiban para peminjam untuk
mematuhi tata tertib peminjaman. Jika tidak, maka berbagai kemungkinan seperti kehilangan
atau kerusakan arsip bisa terjadi.
Untuk itu, berbagai pihak yang dilibatkan, baik peminjam dan pengelola arsip wajib
mematuhi prosedur peminjaman yang baik dan benar. Mari simak ulasan lengkap berikut ini agar
lebih memahami bagaimana langkah-langkah yang benar ketika meminjam arsip.Semua
karyawan wajib mengetahuinya, baik yang bekerja di departemen kearsipan ataupun bukan.

B. Prosedur Peminjaman Arsip Aktif

Salah satu jenis arsip yang kerap kali dibutuhkan adalah arsip aktif. Sering disebut dengan
arsip dinamis aktif. Pengertian arsip aktif adalah arsip yang masih ada di kantor pemerintah baik
itu organisasi kemasyarakatan maupun swasta sebab masih dipergunakan secara langsung baik
itu untuk pelaksanaan maupun perencanaan. Untuk meminjam arsip aktif, peminjam harus
melalui beberapa prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai berikut:
 Kejelasan materi yang diminta pihak pengguna
 Terdapat kecocokan pemberkasan yang digunakan untuk kepentingan pemberkasan jenis
arsip
 Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan ketika pemberkasan jenis arsip dan
kemantapan sistem indeks (baik secara manual maupun mekanik). Ketepatan serta
kemantapan sistem klasifikasi. Tersedianya tenaga yang mempunyai pengetahuan dan
keterampilan yang memadai
 Pada umumnya, pengguna arsip saat meminta arsip menggunakan berbagai macam
sebutan yang disesuaikan dengan yang diminta oleh petugas arsip. Semua itu haruslah
cepat sehingga mampu menangkap maksud dari pengguna. Secara cepat pula bisa
mengidentifikasi informasi guna menetapkan ide.
  Bon pinjaman atau out slip ialah selembar kertas yang isinya keterangan-keterangan yang
bisa digunakan sebagai pengganti warkat maupun arsip yang telah dipinjam. Oleh sebab
itu, bon pinkam (out slip) harus ditempatkan di tempat warkat maupun arsip yang
dikeluarkan.

C. Tata Cara Meminjam Arsip yang Baik dan Benar

Prosedur peminjaman arsip adalah satu hal yang sangat pening sehingga benar-benar tepat
dan aman. Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui, maka jumlah,
tempat dan waktu harus dikembalikan. Petugas arsip harus menempuh tahapan sebagai berikut :
 Pertama, mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh pihak peminjam.
Selain itu, ada ketentuan yaitu:
 Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah dipinjam dan ditempatkan
di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam sebanyak 1 map, maka
map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika arsip yang
dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call card
nya.
 Untuk lembar kedua, akan diberikan pada peminjam.
 Di lembar ketiga, akan dijadikan bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis. Tepat pada unit
kearsipan, akan ditempatkan sebuah berkas peringatan yang disusun atas dasar tanggal
pengembalian. Kedua, petugas harus melakukan pemeriksaan berkas setiap saat.
Peringatan terhadap unit kearsipan dilakukan supaya arsip dikembalikan tepat waktu.
 Ketiga, pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa ialah apakah arsip masih
dalam kondisi baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, maka harus
diperbaiki, jika lewat jatuh tempo, maka peminjam harus diberi teguran.
 Keempat, menerima arsip bersamaan dengan bon pinjaman.
 Kelima, menempatkan kembali arsip di tempat penyimpanan semula dan mencabut out
slip dari folder.
 Keenam, bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder bisa
dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan akan disimpan sebagai bahan
pertimbangan guna menilai arsip, baik itu yang pasif atau semi pasif.

D. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Selama Proses Peminjaman Arsip Berlangsung

Di dalam perusahaan, peminjaman arsip biasa dilakukan oleh sesama rekan kerja di satu
departemen, karyawan dari departemen lain dan oleh atasan. Selama proses ini berlangsung,
sebaiknya tidak mengabaikan beberapa hal penting berikut:
 Siapa pihak yang memiliki wewenang meminjamkan arsip
 Siapa pihak yang diperbolehkan untuk meminjam arsip
 Jangka waktu pinjaman
 Dengan begitu, prosedur peminjaman arsip sudah bisa dikatakan benar dan efektif. Hal-
hal yang tidak diinginkan bisa semakin dihindari, sehingga minim risiko. Seperti yang diketahui
bersama, arsip adalah salah satu file penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan atau
melakukan evaluasi.
Oleh sebab itu, arsip tidak boleh rusak apalagi hilang. Selain melakukan penyimpanan yang
baik, prosedur peminjaman juga harus jelas dan tegas. Maksudnya, setiap karyawan yang secara
sengaja mengabaikan peraturan peminjaman arsip, maka berhak diberi sanksi. Semua demi
terciptanya lingkungan kerja yang kondusif.
E. Kewajiban Setiap Penerima Arsip yang Tidak Boleh Diabaikan
Setelah berhasil mendapatkan arsip yang ingin dipinjam, penerima tentu memiliki beberapa
kewajiban. Tanggung jawab utama mereka adalah merawat arsip dan mengembalikannya secara
utuh tanpa ada kekurangan apapun, seperti ketika meminjam. Peminjam harus memastikan arsip
senantiasa terawat dengan baik. Terhindar dari berbagai macam kerusakan, apalagi sampai
hilang. Tujuan dari mempertahankan kondisi arsip tetap baik adalah melindungi informasi
penting yang ada didalamnya.
Jika memang berniat ingin meminjam dalam waktu yang lama, ada baiknya Anda melakukan
scan dokumen untuk dicopy dalam bentuk file digital. Itu bisa dijadikan backup ketika arsip fisik
mengalami kerusakan. Karena yang dipentingkan adalah informasinya, sehingga tidak salah
apabila melakukan beberapa langkah untuk meminimalisir risiko. Seperti halnya melakukan scan
dokumen dan menyimpan dalam format digital. Selain merawat, penerima arsip juga wajib
mematuhi tenggat waktu kapan harus mengembalikan. Pada umumnya, tenggat waktu ini
diputuskan ketika Anda meminjam arsip. Soal berapa lama, itu bisa dinegoisasikan dengan pihak
kearsipan.

F. Tips Menyimpan Arsip Dengan Aman dan Tetap Awet

Bagaimana, apakah Anda sudah lebih paham tentang prosedur peminjaman arsip? Jika sudah,
sekarang mari kita masuk pembahasan selanjutnya dan tidak kalah penting. Yaitu bagaimana tips
menyimpan arsip agar tetap awet.
 Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan
bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap.
 Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir.
 Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. Sebut saja filing cabinet, rak,
lemari gambar, roll opack yang bermutu tinggi dan memenuhi standar. Penggunaan
lemari dan rak arsip yang terbuat dari bahan besi bisa menjadi pilihan terbaik.
Jika ingin lebih kuat, gunakan bahan baja. Baja dikenal anti kebakaran, kokoh dan tidak mudah
diserang karat.
Demikianlah informasi mengenai prosedur peminjaman arsip. Agar tidak menimbulkan masalah,
maka prosedur ini haruslah dipatuhi dengan seksama.
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan :
Dalam menangani masalah atau kendala penyimpanan arsip yang kurang teratur yaitu
menggunakan langkah- langkah prosedur penyimpanan arsip agar dalam penemuan kembali
arsip dapat berjalan dengan lancar. Menetapkan prosedur peminjaman arsip dengan melakukan
pencatatan pada buku peminjaman atau formulir peminjaman arsip untuk menyelesaikan kasus
yang terjadi agar dalam penemuan kembali arsip dapat di lakukan dengan cepat dan mudah.

Saran :
Pada bagian Legal Collateral Document Management
sebaiknya menetapkan prosedur dalam peminjaman arsip dan membuat lembar peminjaman
arsip.
 DAFTAR PUSTAKA

htps://akuntanmuslim.com/prosedur-peminjaman-arsip/