MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2

SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR

Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh :

1. Ribut Hendra. S (K7407124)

2. Natanael Gunawan (X7407059)

3. Prasetyo Utomo (X7407064)

4. Riescha Fendry (X7407067)

5. Stepanus. Y (X7407084)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENDIDIKAN EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA
 2009
DAFTAR ISI

JUDUL………………………………………………………………………

DAFTAR ISI………………………………………………………………..

BAB I

• Definisi System.................................................................................

• Karakteristik system………………………………………………..

BAB II

• Definisi Prosedur Kantor…………………………………………

• Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja....…………………..

BAB III

• Manfaat system dan prosedur……………………………………

• Metode system…………………………………………………..

BAB IV

Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor………..

 BAB I

1.DEFINISI SYSTEM

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Contoh :
• Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware
• Sistem Akuntansi

1. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara
unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

2. Menurut ANATOL RAPOROT

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan
satu sama lain.

3. Menurut L. ACKOF
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian
dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

4. Menurut GR. Terry

Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas
utama

2. Karakteristik Sistem
 Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen
sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli
betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap
subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu
sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan
sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
 Batas Sistem (Boundary)
 Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.
 Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat
juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan
energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu
kelangsungan hidup dari sistem.
 Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan
(input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
 Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer,
program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data
adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
 Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang
informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
 Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-
bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data
transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh
manajemen.
 Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan
sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives)
dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas
dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem
akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis,
maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang
sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak
dibedaka.

BAB II

A. DEFINISI PROSEDUR KANTOR

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari
tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who)
yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya
George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management
and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical
steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted
way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan
menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih,
biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan
dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

B. Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja

Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan
sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit
waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses
yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya.
Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja,
maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
 Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua
oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti
 Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama
dan selanjutnya
 Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan
dapat bersifat teoritis.
 Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur
atau jenjang yang panjang
  Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan
ditempatkan secara berurutan.

BAB III

1. Keuntungan Sistem Dan Prosedur

a. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. System dan
prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan
dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model
gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen , divisi, unit, sub unit,
mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.

b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang

dianggap tidak perlu dilakukan.

Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang

karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan
diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig

Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin

menejerial

c. Keseragam,an aktivitas kerja tercapai

Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.

Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir.
Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah
system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan
di kerjakan sesuai urutan dan tempat.

d.Tinggkat kesalahan menjadi berkurang.

Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan
tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada
umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.

2. Metode System

A. BLACKBOX APPROACH.
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak
diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang
menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat
pada subsistem tingkat terendah.
Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan.

B. ANALITYC SISTEM.
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki
kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak
efektifan dan biaya.

Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :

a. Menentukan identitas dari sistem.
- sistem apa yang diterapkan
- batasannya
- apa yang dilaksanakan sistem tersebut
b. Menentukan tujuan dari sistem.
- output yang dihasilkan dari isi sistem
- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan
c. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian
tersebut.
- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain
d. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu
kesatuan.

BAB IV

Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor

Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan
tindakan apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa, dimana, dan bagaimana. Dalam hal ini,
pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung
sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.
 DAFTAR PUSTAKA

George R. Terry, Ph.D. 1975. Office Management and Contol: The Administratif
Managing of Information, Seventh Edition. London: Richard D. Irwin,Inc.

Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.

www.google.com