SISTEM PENGOLAHAN ARSIP BERBASIS MANUAL

DI UPT KEARSIPAN UNS

Oleh : Eka Sri Puspita, Elfri Yasni, Ika Cahya
Mahasiswi Universitas Sebelas Maret Surakarta

Arsip merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam pertanggungjawaban sebuah administrasi dalam
pengelolaan birokrasi baik pemerintah maupun perusahaan/instansi. Arsip dibagi menjadi tiga dimensi
kegunaan bahan informasi/bukti yakni : 1) Masa yang akan datang, 2) Masa kini, 3) Masa lampau. Banyak
permasalahan yang terjadi hanya diakibatkan oleh salah urusnya sistem pengolahan arsip pada setiap
organisasi atau sistem birokrasi pemerintah selama ini. Sistem pengolahan arsip adalah suatu paduan tata cara
yang sistematis dalam mengolah informasi agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan dengan mudah
sewaktu diperlukan.
Kata kunci : Sitem, Pengolahan, Arsip

I. PENDAHULUAN
Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang, maka
semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena
masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga
apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan
penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor oleh karena itu untuk menjaga daur hidup
arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta
pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar benar.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 tahun 2009).
Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig. Wursanto, 1989 : 12).
Deikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan
benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemidahan serta pemusnahannya. Didalam
pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan
penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan dapat
diketemukan dengan mudah, cepat dan tepat.
Guna memberdayakan dan menyelamatkan arsip yang berkaitan dengan bukti status
intelektual dan pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual
bagi kepentingan internal manajemen perguruan tinggi, masyarakat , dan memori kolektif
bangsa, serta seiring dengan Tridharma PT, maka perlu dibentuk sebuah unit mandiri di
lingkungan PT yang bernama Arsip Universitas (University Archives) dengan fungsi dan
tugas , mengelola arsip inaktif dan statis , membina kearsipan di lingkungan PT yang
bersangkutan (Pasal 62,63,64 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan )

II. PEMBAHASAN

Sistem Pengelolaan Arsip

Dalam sistem pengelolaan arsip, terdapat sistem atau yang dikenal dengan tiga azas
yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan
desentralisasi. Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang
dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip atau pusat Arsip.
Sentralisasi adalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja
khusus yang disebut sentral arsip. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam
pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah
menyimpan arsipnya.

L
1
P
A
D
S
I
.
R
E
i
N
S
M
S
l
C
I
B
T
I
P
A
a
E
P
G
M
k
D
T
S
A
I
A
T
u
N
A
K
k
A
T
E
a
M
R
I
A
I
S
R
n
I
S
P
I
P
AArsip Dinamis
Jenis
N
1. Arsip Vital : Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2. Arsip aktif : Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. Arsip Inaktif : Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Proses Pengelolaan Arsip
 PROSES UMUM
PENGELOLAAN ARSIP

Pengurusan Surat Menjadi Arsip Secara Manual

Proses Penataan Berkas Arsip Aktif

 Klasifikasi
Proses
ProsesKode
Indeks
Folder Simpan
disimpa surat
n di dalam
filing folder
cabinet dalam
berdasa bentuk
SISTEM PEMBERKASAN (FILING rkan SYSTEM) berkas
urutan
Sistem pemberkasan / sistem (file)dan penyimpanan arsip
filing adalah sistem pengaturan
klasifikanomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf
aktif secara logis & sistematis, menggunakan
si
sebagai identitas arsip yang bersangkutan .
Tujuan dari fillying system adalah menyatukan informasi arsip; memudahkan temu
balik arsip dengan cepat, tepat, lengkap, aman; memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.
Macam-macam sistem pemberkasan di UPT Kearsipan diantaranya adalah ;
1. Pemberkasan Alphabetis
2. Pemberkasan Numerik
3. Alpha Numerik

PROSEDUR SISTEM PEMBERKASAN

1. Pemeriksaan (inspecting)
Tanda file atau disposisi simpan, kelengkapan (lampiran), apakah disatukan dengan
surat atau dipisahkan karena bentuk fisik berbeda.
2. Penentuan indeks (indexing)
Syarat Indeks :
a. Singkat, jelas, mewakili isi arsip
b. Harus mengandung makna tunggal, tidak ganda
c. Kata yang digunakan harus sudah lazim
d. Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya
e. Harus kata benda atau yang dibendakan
3. Pemberian kode (coding)
Realisasi dari indexing (pemberian tanda pada kode yang ditentukan)
Pola Klasifikasi
KODE MASALAH
 PP PENDIDIKAN & PENGAJARAN
00 Penerimaan Mahasiswa Baru
00 Daya Tampung Mahasiswa
01 Administrasi & Seleksi Mhs Baru
02 Naskah Soal
dst.
01 Registrasi Mahasiswa
00 Registrasi Administrasi (bukti pembayaran)
01 Registrasi Akademik
KM KEMAHASISWAAN
00 Status Mahasiswa
00 Cuti/Selang Mahasiswa
00 Cuti/Selang Mahasiswa

FOLDER

4. Tunjuk silang (cross reference) digunakan apabila :

a. ada arsip yang mempunyai keterkaitan dengan arsip yang lain
b. ada pergantian nama (orang, organisasi/perusahaa, tempat, dsb.)
c. bentku lampiran surat yg berbeda dgn surat (disket, buku, foto, dsb.)

TUNJUK SILANG NAMA

5. Penyortiran (sorting)
Pengelompokan arsip sesuai kelompoknya, dilakukan jika arsip yang akan
diberkaskan cukup banyak.
 6. Pelabelan (labeling)
Penulisan indeks dan kode klasifikasi pada laci, guide atau folder.
7. Penyimpanan berkas (filing)
Memasukkan arsip ke dalam folder yang sesuai kelompoknya dan pada rak
file, klip logam diganti plastik, perbaiki dan periksa kelengkapan arsip,
disusun secara kronologis (waktu terbaru di depan)
8. Pembuatan daftar berkas dan isi berkas
9. Penemuan Kembali

PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara : (Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
3. Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
Tujuan dari sistem penyusutan arsip adalah
1. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsip
2. Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip instansi
3. Mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan
4. Memudahkan dalam penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan
5. Terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilaguna dan sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional

SISTEM PENYUSUTAN KEARSIPAN DI UPT ARSIP UNS

UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49

Ketentuan penyusutan arsip (UU 43/2009 PS. 47 & PP 28/2012 PS.52, PS.53 AYAT 1 & 2)
1. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.
2. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, dan BUMD
wajib memiliki JRA.
3. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, BUMN, dan BUMD setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala
ANRI.
1. Pemindahan Arsip Inaktif di UPT Kearsipan UNS
a. Pemindahan arsip yg memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah
ke unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja
dengan sebutan lain;
b. Pemindahan arsip yg memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun dilakukan dari
unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan
sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Menjadi Tanggungjawab Pimpinan Unit Pengolah
(PP Nomor 28 Th 2012 pasal 62)
 UK UK SATUAN KERJA SATUAN
KERJA LAIN

Teknik pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

1. Menentukan kapan waktu arsip dipindahkan

2. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan:
Menyeleksi arsip inaktif berdasarkan JRA
Menata arsip inaktif
 Membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan
3. Meminta persetujuan pimpinan
4. Berkoordinasi dengan Unit Kearsipan
Pembuat berita acara pemindahan arsip
Tempat
5. Melaksanakan pemindahan arsip ke unit kearsipan