SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK

MAKALAH

untuk memenuhi tugas matakuliah

Manajemen Kearsipan Elektronik

yang dibina oleh Bapak

Andi Basuki, S.Pd,.M.Pd

Kelompok 4 Oleh :

1. Adelia Ayu Salsabila (170412617569)

2. Agita Intan Mahira (190412630007)
3. Aditya Putra Arrahman (190412630164)
4. Andre Fradana Putra P.S (190412630070)
5. Benz Bagas Des Ridho (190412630154)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

MARET 2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa telah melimpahkan

rahmat, petunjuk serta karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan
penulisan dalam bentuk makalah yang berjudul Macam-Macam Strategi
Pembelajaran yang dibina oleh Bapak Andi Basuki, S.Pd.,M.Pd . Adapun makalah
ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kerasipan Elektronik.

Kami menyadari apabila dalam penulisan makalah ini masih banyak

kekurangan. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan bagi pembaca untuk
menyampaikan saran atau kritik yang dapat dijadikan perbaikan demi tercapainya
makalah yang lebih baik.

Kami berharap semoga makalah ini dapat dimanfaatkan untuk menambah

pengetahuan mengenai Sistem Kearsipan Eleketronik. Kami berterimakasih
terhadap bantuan, dorongan serta bimbingan yang telah di berikan kepada kami
dalam menyusun makalah ini semoga mendapat balasan yang setimpal dari Allah
SWT.

Malang, Maret 2021

Penulis

2
 DAFTAR ISI
BAB I................................................................................................................................4
PENDAHULUAN.............................................................................................................4
A. Latar Belakang.....................................................................................................4
B. Rumusan Masalah................................................................................................4
C. Tujuan Penelitian.................................................................................................4
BAB II...............................................................................................................................5
PEMBAHASAN...............................................................................................................5
A. Persyaratan Sistem Kearsipan Elektronik.........................................................5
B. Alat/ Perlengkapan/ Bahan Arsip Elektronik....................................................5
C. Pemilihan Hardware dan Software.....................................................................6
D. Manfaat Sistem Kearsipan Elektronik...............................................................7
BAB III.............................................................................................................................9
PENUTUP.........................................................................................................................9
A. Kesimpulan...........................................................................................................9
B. Saran.....................................................................................................................9
DAFTAR RUJUKAN.....................................................................................................10

3
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta
potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan,
pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan
kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan
informasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparasi dan
akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan. Pengelolaan arsip elektronik
yang baik akan menjamin ketersediaan bukti keputusan serta kegiatan
pemerintah, menunjukkan pemenuhan akuntabilitas pencipta arsip,
mendukung fungsi dan tugas melalui penciptaan arsip yang andal serta
dapat digunakan, berkontribusi terhadap efisiensi dan efektivitas kegiatan,
serta mengurangi risiko dengan menjamin bahwa arsip yang tepat
diciptakan untuk mempertahankan kinerja.
Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau
sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan
terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah
ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang
diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan
lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. Arsip elektronik adalah
definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu suatu
sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen
yang direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen
elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan
supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
Arsip elektronik memiliki pola kehidupan yang sama dengan arsip
konvensional, dimulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan
kembali, pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Perbedaan antara
arsip elektronik dan konvensional adalah pada kecepatan dan ketepatan
dalam penemuan arsip kembali.

B. Rumusan Masalah
1. Apa Persyaratan Sistem Kearsipan Elektronik ?
2. Apa Alat/ Perlengkapan/ Bahan Arsip Elektronik ?
3. Bagaimana Pemilihan Hardware dan Software ?
4. Apa Saja Manfaat Sistem Kearsipan Elektronik ?

C. Tujuan Penelitian
1. Mengetahui Persyaratan Sistem Kearsipan Elektronik
2. Mengetahui Alat/ Perlengkapan/ Bahan Arsip Elektronik
3. Memahami Pemilihan Hardware dan Software
4. Mengetahui Manfaat Sistem Kearsipan Elektronik

4
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Persyaratan Sistem Kearsipan Elektronik

Untuk memastikan bahwa ini yang terkandung dalam arsip
elektronik terjaga dengan baik, maka organisasi pencipta arsip harus
menjamin bahwa setiap arsip elektroniknya mempunyai unsur-unsur
bentuk intelektual. Unsur-unsur tersebut adalah penanggalan secara
kronologis baik pengiriman maupun penerimaan, tempat arsip itu dibuat
dan/atau dari mana arsip tersebut dikirim, alamat pengirim, nama,tanda
tangan penulis atau pengarang, alamat penerima, penerima,
siubjek/perihal,disposisi. (Laksmi dkk.20008:181)
Pada ayat 1, penggunaan arsip elektronik dimungkinkan sebagai
alat bukti, sesuai dengan ketentuan berikut : informasi elektronik
dokumen elektronik hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah
apabila menggunakan system elektronik sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam undang-undang.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Bab III Pasal 5, syarat
kearsipan elektronik yaitu : a. surat yang dibuat dalam bentuk tertulis, b.
surat beserta dokumennya harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta
yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
Terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4)
yang mensyaratkan bahwa : a. suatu informasi harus berbentuk tertulis
atau asli, b. informasi elektronik/dokumen elektronik dianggap sah
sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses,
ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan
sehingga menerangkan suatu keadaan(Undang-undang Republik Indonesia
Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Bab III
Pasal 6).

B. Alat/ Perlengkapan/ Bahan Arsip Elektronik

Dalam pengelolaan arsip elektronik, tidak jauh dari arsip manual
yang sama halnya membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk
mengelola sebuah arsip.Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua:
1. hardware (perangkat keras)
2. software (perangkat lunak)
merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem
kearsipan elektronik berbasis komputer.
Komputer sebagai suatu sistem, terdiri dari subsistem yang saling
berhubungan sehingga dapat memiliki satu tujuan dalam melaksanakan
tugas yang diberikan. Sub sistemyang dimaksud adalah seperti Hardware

5
 (perangkat keras), Software (perangkat lunak), Brainware (Manusia
sebagai perangkat akal), prosedur dan sumber daya Perangkat lunak
(Software) adalah program yang berisi perintah untuk mengolah data.
Secara praktis sistem komputer tersebut bertugas untuk mengolah data
disimpan untuk suatu kepentingan tertentu. Sedangkan perangkat keras
adalah peralatan fisik komputer.
Sistem I/O dalam skema komputer terdiri dari 5 bagian besar,
yaitu:media masukan (input devices), Central Processing Unit (CPU) dan
memori utama (main memory), media keluaran (output devices), media
penyimpanan selain seperangkat komputer, perangkat yang lazim
digunakan dalam preservasi arsip dengan menggunakan media elektronik
adalah mikrofilm, mikrofilm adalah alat yang memprosesfotografi, dengan
cara arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk
memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Pemilihan peralatan dan
perlengkapan yang tepat, akan semakin memperlancar kegiatan kearsipan
organisasi tersebut. Contoh Alat / Perlengkapan / Bahan Arsip Elektronik:
Laptop/Komputer, CD,Flashdisk, Dll.

C. Pemilihan Hardware dan Software

1. Pemilihan Hardware
Beberapa kategori yang perlu diperhatikan dalam pemilihan
hardware adalah sebagai berikut:
1. Kemampuan hardware, menyangkut kemudahan melakukan input,
kecepatan proses, kapasitas penyimpanan, kualitas keluaran.
2. Keandalan hardware, berhubungan dengan tingkat atau frekuensi
kegagalan proses secara teknik.
3. Biaya, harus memperhitungkan harga beli, biaya pemasangan dan
pemeliharaan, dan biaya operasi (upah dan kegunaan).
4. Fleksibilitas dan kompatibilitas, perangkat yang dipilih harus
kompatibel apabila dihubungkan dengan perangkat yang lain agar
tidak membatasi gerak arsip dan mempersulit kegiatan kearsipan.

2. Analisis Pemilihan Software

Tujuan dilakukan analisis terhadap software yang akan
digunakan dalam system arsip elektronik adalah agar dapat memilih
sesuai dengan system dan mudah dalam mengoperasikannya. Untuk
mendapatkan perangkat lunak, kita data memilih satu dari beberapa
item berikut:
1. Membeli perangkat lunak yang sudah ditulis atau dibuat
perusahaan software. Cara ini memang praktis tetapi memakan
biaya yang cukup banyak karena harga softwarenya yang masih
mahal.
2. Menyewa program aplikasi dengan internet. Jasa penyimpanan
data atau dokumen secara online dapat dimanfaatkan untuk arsip
elektronik, selain tidak memakan biaya yang banyak penggunaan
ini dapat mempermudah akses penyimpanan dan pengambilan

6
 dokumen serta tidak perlu khawatir akan virus yang kemungkinan
menyerang komputer.
3. Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang
disesuaikan dengan kondisi perusahaan. keuntungan dari system ini
jelas memberikan kemudahan bagi kantor karena programnya telah
disesuaikan dengan kebutuhan sedangkan kelemahannya adalah
program ini harus dikerjakan oleh ahli arsip dan ahli pemrograman
komputer.

D. Manfaat Sistem Kearsipan Elektronik

1. Cepat ditemukan
Arsip elektronik cepat ditemukan, karena ketika kita ingin mencari
suatu arsip, kita tidak perlu mencari arsip tersebut satu persatu, tetapi
hanya dengan mengetik kode arsip tersebut. Maka arsip dapat langsung
ditemukan.
2. Pengindeksan yang fleksibel
File yang sudah disusun secara abjad atau numbering akan lebih
mudah ditemukan. Dan lebih efesien dan dapat menghemat tenaga.
3. Pencarian secara full text
Pencarian secara full text yaitu pencarian yang dapat berdasarkan kata
kunci yang telah dibuat oleh user tersebut.
4. Kecil kemungkinan file tidak akan hilang
Apabila suatu perusahaan kebakaran, lalu arsip manual juga ikut
hangus terbakar, tetapi apabila kita sudah memasukkan arsip tersebut
ke dalam arsip elektronik, kecil kemungkinan file akan hilang. Karena
file tersebut sudah tersimpan didalam computer. Dan apabila hilang,
data tersebut bisa dibackup dengan menggunakan aplikasi yang bisa
didownload untuk mengembalikan file yang sudah hilang.
5. Bisa dibackup melalui cd
File elektronik bisa di backup melalui cd dengan cara memburning
data tersebut, agar file-file tersebut bisa tersimpan dengan baik. Tidak
mudah hilang atau rusak. keuntungannya file tersebut dibackup dengan
cd yaitu lebih banyak kapasitas untuk penyimpanan file-file tersebut
sehingga mamudahkan user menyimpan data dan mencari data
sewaktu diperlukan,
6. Berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan
Apabila kita ingin mencari kembali File yang telah disimpan bisa
dengan menggunakan kata atau nama file apabila kita tidak sengaja
memindahkan file tersebut ke folder lain.
7. Menghemat tempat
Menyimpan file secara elektronik dapat menghemat tempat
penyimpanan karena tidak memerlukan lemari untuk menyimpan file
tersebut.
8. Mengarsip secara digital
Mengarsip secara digital dapat mengurangi kerusakan arsip tersebut
karena disimpan terlalu lama.
9. Berbagi arsip secara mudah

7
 Arsip elektronik dapat mempermudah kita dalam mencari suatu data
yang kita butuhkan. Bisa menggunakan akses internet.
10. Meningkatkan keamanan
File yang disimpan secara elektronik dapat menjaga keamanan karena
tidak semua orang bisa membuka file tersebut. Hanya orang tertentu
saja yang memiliki username yang dapat membuka file tersebut.
11. Mudah dalam merecovery data
Apabila file-file tersebut hilang, maka dapat dikembalikan dengan
menggunakan harddisk, flashdisk atau media simpan lainnya. Apabila
file tersebut sudah dapat ditemukan maka harus dipindahkan ke tempat
yang lebih aman.

8
 BAB III

PENUTUP
A. Kesimpulan
Untuk memastikan bahwa ini yang terkandung dalam arsip
elektronik terjaga dengan baik, maka organisasi pencipta arsip harus
menjamin bahwa setiap arsip elektroniknya mempunyai unsur-unsur
bentuk intelektual. Dalam pengelolaan arsip elektronik, tidak jauh dari
arsip manual yang sama halnya membutuhkan peralatan dan perlengkapan
untuk mengelola sebuah arsip. Perangkat yang digunakan dibagi menjadi
dua hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) yang
merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem
kearsipan elektronik berbasis komputer.
Untuk menghindari terjadinya hal-hal yang dapat merusak kinerja
PC kita, supaya dapat bertahan lama dan tetap prima ketika dipakai maka
kita harus menjaga dan memerhatikan kebersihan hardware kita dengan
cara merawatnya secara rutin dan baik. Baik secara fisik hardware maupun
yang bukan termasuk hardware seperti penyimpanan file yang teratur.
Sedangkan software sebagai sarana interaksi antar pengguna dan
perangkat keras. melalui software inilah, bahasa manusia di terjemahkan
kedalam bahasa mesin sehingga kita dapat mengatur mesin komputer
dengan mudah. Terdapat beberapa manfaat dari sistem kerasipan
elektronik yaitu cepat ditemukan, pengindeksan yang fleksibel, kecil
kemungkinan file hilang, menghemat tempat, dan meningkatkan
keamanan.

B. Saran
Penulis mengharapkan kepada pembaca makalah ini, supaya
senantiasa meninggalkan pesan yang mungkin saja kesalahan yang muncul
di luar dari titik sadar dan pengawasan penulis. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan pembaca dapat menyampaikan kritik dan juga sarannya
terhadap hasil penulisan makalah penulis.

9
 DAFTAR RUJUKAN

Profio. 2020. Digitalisasi arsip dalam mengelola dokumen. (online)

https://profio.co.id/digitalisasi-arsip-dalam-mengelola-dokumen/

Harianto, W. (2013). Penerapan arsip elektronik di badan perpustakaan dan

kearsipan provinsi Jawa Timur. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran
(JPAP), 1(3), 1–17.
https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/3453

Safitri,Mutia. 2016. Resume perkuliahan ke 4 keuntungan kelemahan arsip

elektronik. (online)
https://muthiasafitri.wordpress.com/2016/04/16/resume-perkuliahan-ke-4-
manfaat-keuntungan-kelemahan-arsip-elektronik/

10