MAKALAH

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kearsipan

Dosen Pengampu Srimiatun, S.E., M.M

Oleh :

Aprinda Tiara Sari

Administrasi Bisnis 3A

203101080

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI MADIUN

DESEMBER 2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat, nikmat, taufik, dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Prosedur Penyimpanan Arsip Elektronik”. Sholawat dan salam
tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah mengantarkan umatnya dari
zaman Jahiliyah menuju zaman Islamiyah.

Makalah ini disusun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai
sumber. Untuk itu, terima kasih kepada Ibu Srimiatun, S.E., M.M. selaku dosen mata
kuliah Kearsipan dan penulis juga menyampaikan terima kasih kepada semua sumber
yang telah membantu pembuatan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan.
Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk masa
yang akan datang. Saya selaku penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila ada
kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan makalah ini.

Ponorogo, 8 Desember 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR .................................................................................................... ii

DAFTAR ISI .................................................................. Error! Bookmark not defined.

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

A. Latar Belakang .................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .............................................. Error! Bookmark not defined.

C. Tujuan Penulisan ................................................ Error! Bookmark not defined.

D. Manfaat Penulisan .............................................. Error! Bookmark not defined.

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................ 4

A. Pengertian Arsip Elektronik............................................................................... 4

B. Manfaat Arsip Elektronik................................................................................... 5

C. Pentingnya Pengelolaan Arsip Secara Elektronik ............................................ 7

D. Pengelolaan Arsip Secara Elektronik ................................................................ 9

E. Prosedur Penyimpanan Arsip Elektronik ....................................................... 11

F. Komponen Sistem Arsip Elektronik ................. Error! Bookmark not defined.

G. Perangkat Pendukung Arsip Elektronik ......................................................... 16

H. Aplikasi Pendukung Pengelolaan Arsip Secara Elektronik ................. 1Error!

Bookmark not defined.

I. Praktik Pemanfaatan Aplikasi Opendocman .. Error! Bookmark not defined.

J. Praktik Pemanfaatan Aplikasi ICA-ATOM ................................................... 20

BAB III PENUTUP ...................................................................................................... 23

A. Kesimpulan......................................................................................................... 23

B. Saran ................................................................................................................... 24

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 25

iii
iv
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Teknologi digital merupakan teknologi yang sistem operasinya berjalan
secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi. Pada dasarnya
teknologi digital hanyalah sistem penghitungan sangat cepat yang memproses
semua bentuk-bentuk informasi sebagai nilai-nilai numerik atau kode digital.
Munculnya teknologi digital pada akhir dekade 70-an yang menandakan
terjadinya sebuah revolusi teknologi. Istilah digital sendiri merupakan antonim
atau lawan kata dari istilah analog. Dimana, teknologi digital merupakan bentuk
pengembangan dari teknologi analog, namun berbeda dengan teknologi itu.
Kemajuan Teknologi digital memberikan manfaat di berbagai sektor
kehidupan seperti: pendidikan, kedokteran, komunikasi, kegiatan produksi sampai
pemasaran. Perkembangan teknologi digital juga menumbuhkan berbagai hal baru
misalnya: koran digital, perpustakaan digital, tidak terkecuali dokumen atau arsip
digital. Di sisi lain tingkat kebutuhan masyarakat terhadap layanan arsip berbasis
teknologi informasi kini semakin tinggi. Hal ini bisa dimengerti karena
masyarakat menuntut untuk dapat mengakses informasi dengan cepat, mudah dan
murah.
Pemanfaatan dan penyimpanan arsip oleh sebagian orang, masih dianggap
kurang penting. Masih banyak orang yang merasa cukup puas dengan pengelolaan
arsip secara konvensional. Namun dengan berbagai keunggulannya, kini arsip
digital/elektronik sudah menjadi trend dan menjadi tuntutan masyarakat dalam
mengakses arsip yang dibutuhkan. Di era globalisasi dan teknologi informasi ini,
peran arsip digital jelas sangit penting, dan mampu menunjang keberhasilan suatu
institusi, pemerintah ataupun swasta dari berbagai segi (segi komersial,
institusional dan fungsional).
Secara teoritis, setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip.
Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan
organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah sehanisnya terbentuk
secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan.

1
 Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang
harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan
manajemen kearsipan akan berhasil.
Sebuah unit kerja perkantoran atau organisasi kerja lainnya, membutuhkan
pengelolaan kearsipan yang baik. Artinya pengelolaan arsipnya harus dikelola
dengan baik. Karena jika tidak, penyusunan arsip akan berantakan dan akan
mengalami kesulitan dalam penemuan kembali saat diperlukan. Manajemen arsip
memudahkan pencarian kembali informasi yang dibutuhkan.
Dengan adanya perkembangan teknologi digital yang semakin canggih,
pengelolaan arsip dapat memanfaatkan teknologi yang ada, dengan penerapan
arsip elektronik akan dapat membuat arsip lebih efektif dan efisien dari segi
bentuk (digital), tempat penyimpanan, dan lain sebagainya. Dengan penggunaan
arsip elektronik artinya perlu pemahaman yang baik terkait penyimpanan arsip
elektronik. Dengan demikian, penulis menyusun sebuah makalah mengenai
penyimpanan arsip elektronik dengan judul “Prosedur Penyimpanan Arsip
Elektronik”.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah dalam penulisan
makalah ini sebagai berikut:
1. Apakah pengertian dari arsip elektronik?
2. Apakah manfaat arsip elektronik?
3. Bagaimanakah pentingnya pengelolaan arsip secara elektronik?
4. Bagaimanakah pengelolaan arsip secara elektronik?
5. Bagaimanakah prosedur penyimpanan arsip elektronik?
6. Bagaimanakah komponen sistem arsip elektronik?
7. Apakah perangkat pendukung arsip elektronik?
8. Apakah aplikasi pendukung pengelolaan arsip secara elektronik?
9. Bagaimanakah praktek pemanfaatan aplikasi OPENDOCMAN?
10. Bagaimanakah praktek pemanfaatan aplikasi ICA-ATOM?

2
C. Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan makalah ini sebagai
berikut:
1. Untuk mengetahui pengertian dari arsip elektronik.
2. Untuk mengetahui manfaat arsip elektronik.
3. Untuk mendeskripsikan pentingnya pengelolaan arsip secara elektronik.
4. Untuk mendeskripsikan pengelolaan arsip secara elektronik.
5. Untuk mendeskripsikan prosedur penyimpanan arsip.
6. Untuk mendeskripsikan komponen sistem arsip elektronik.
7. Untuk mengetahui perangkat pendukung arsip elektronik.
8. Untuk mengetahui aplikasi pendukung pengelolaan arsip secara elektronik.
9. Untuk mendeskripsikan praktek pemanfaatan aplikasi OPENDOCMAN.
10. Untuk mendeskripsikan praktek pemanfaatan aplikasi ICA-ATOM.

D. Manfaat Penulisan
1. Bagi Ilmu Pengetahuan
Diharapkan dapat memberikan manfaat dan sumbangan terhadap ilmu
pengetahuan mengenai prosedur penyimpanan arsip elektronik.
2. Bagi Penulis
Untuk menambah wawasan mengenai prosedur penyimpanan arsip elektronik.
3. Bagi Masyarakat
Sebagai media informasi dan referensi terkait dengan prosedur penyimpanan
arsip elektronik.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip Elektronik

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan pada pasal 1 ayat 2 menyatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Maka dapat dikatakan bahwa arsip elektronik merupakan rekaman kegiatan
maupun peristiwa yang disimpan dalam media elektronik atau yang biasanya dikenal
dengan penyimpanan arsip berbasis komputer.
Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Autentikasi Arsip menyebutkan
bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang diciptakan, diproses, dan disimpan
menggunakan media atau alat komputer dengan format elektronik yang memudahkan
dalam melihat dan memproses arsip tersebut. Sedangkan di dalam Undang-Undang
No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik istilah arsip dikenal
sebagai dokumen elektronik yang didefinisikan sebagai informasi elektronik yang
dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal dan sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau
didengar melalui komputer atau sistem elektronik.
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara
pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan
teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-
documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan
dipergunakan kembali.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik
merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya
komputer yang dapat memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang
terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh
organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu,

4
 2013:2). Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya,
berupa :
a. teks, gambar, audio, dan video
b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Secara umum arsip elektronik dapat ditemui dalam berbagai bentuk yaitu bentuk
yang dibuat dari aplikasi komputer perkantoran baik online maupun offline, arsip yang
siciptakan dari aplikasi berbasis web, arsip dari hasil pengolahan gambar, audio, video,
pengolahan basis data. Dengan kata lain, arsip elektronik dapat diartikan sebagai
dokumen yang telah diciptakan, digunakan dan disimpan sebagai bukti dari transaksi,
aktivitas dan fungsi lembaga maupun individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem
komputer.

B. Manfaat Arsip Elektronik

Dengan adanya arsip elektronik dalam kegiatan perkantoran, maka dapat memudahkan
para pegawai maupun karyawan dalam mengelola arsip, baik arsip yang bersifat aktif
maupun arsip yang sudah inaktif. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan
arsip secara elektronik, yaitu:
1. Dapat meningkatkan pelayanan terhadap rekan kerja baik yang intern maupun
ekstern dan penanganan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis dengan cepat
tanpa perlu meninggalkan meja kerja;
2. Dapat mendistribusikan arsip dengan cepat dan dapat digunakan oleh khalayak
banyak dalam waktu yang sama;
3. Dapat menjamin keakuratan data serta memudahkan dalam menyimpan arsip yang
disimpan secara terpusat untuk menghindari duplikasi informasi;
4. Dapat menghemat kertas, tempat penyimpanan dan sarana prasarana serta
beriorientasi menjadi paperless society.
5. Dapat memudahkan pengindeksan dan memodifikasi indeks sesuai prosedur yang
telah ditetapkan organisasi serta menghemat waktu, tenaga dan biaya.

Menurut Sukoco dalam Sugiarto dan Wahyono (2014). Manfaat penggunaan Kearsipan
Berbasis IT dalam akses arsip adalah :

a. Arsip yang dibutuhkan cepat ditemukan

b. Visualisasi yang menarik

5
 c. Proses mengindeks yang fleksibel
d. Fasilitas pencarian informasi secara full text.
e. Kemungkinan kecil file tidak hilang, karena mengikuti prosedur membackup file
f. Fasilitas gambar dan suara
g. Menghemat volume ruang dikarenakan tidak membutuhkan ruang yang luas
h. Dapat mengarsip secara digital
i. Dapat saling berbagi arsip dengan mudah dan tidak terbatas ruang dan waktu
j. Dapat meningkatkan keamanan dari arsip tersebut
k. Mudah dalam melakukan recovery data
l. Dapat diatur retensi arsip atau data secara otomatis

Secara lebih singkat, Sugiarto dan Wahyono (2014) menyatakan bahwa manfaat
penggunaan media elektronik dalam pengolahan arsip adalah:

1. Kecepatan
2. Kemudahan
3. Kehematan

Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen makan akan

membantu tugas unit pengolah, unit pencipta arsip dan unit pengarah dalam hal
penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Dimana arsip
didokumentasikan dengan memanfaatkan komputer. Selain beberapa manfaat dari adanya
penanganan arsip elektronik, menurut Sugiarto dan Wahyono (2014) terdapat beberapa
kelemahan dari penanganan arsip secara elektronik, antara lain:

1. Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip secara elektronik

2. Memudahkan dalam memanipulasi data dan informasi
3. Tingginya biaya pengadaan alat dan sistem elektronik
4. Ketergantungan terhadap perangkat lunak dan keras yang terus berkembang pesat
Semakin cepatnya inovasi kemajuan teknologi dapat membuat media elektronik
dimiliki dapat menjadi lebih cepat using dan ketinggalan jaman.

Selain kekurangan tersebut diatas, ada beberapa hal kekuranga lain dalam penanganan
arsip secara elektronik yaitu:

6
 • Memberikan peluang untuk memanipulasi file (proses penciptaan proses
penyimpanan, memodifikasi arsip digital atau menghapus arsip tanpa hak dan
kewenangan).
• Dengan mengandalkan jaringan internet, maka kemungkinan saat membutuhkan
arsip yang diperlukan mengalami hambatan.
• Kurangnya proteksi file dari serangan virus sehingga kemungkinan file rusak.

C. Pentingnya Pengelolaan Arsip Secara Elektronik

Perubahan lingkungan yang terjadi akibat pengaruh perkembangan teknologi

informasi membawa dampak ke segala aspek kehidupan, Dampak perkembangan
teknologi adalah bermunculannya berbagai transaksi elektronik seperti e-tiket bus. kereta
api, atau kapal terbang, dan sebagainya. Selain perkembangan teknologi informasi,
perubahan lingkungan strategis yaitu adanya reformasi penyelenggaraan negara. Dengan
adanya perkembangan teknologi informasi juga berdampak terhadap perkembangan teori
kearsipan. Adapun dampak dari berkembangnya teknologi informasi terhadap
pengelolaan administrasi adalah Pratiwi (2012) dalam Muhidin dan Winata (2014):

1. Terjadinya perubahan dalam bekerja;

2. Terjadinya perubahan dalam berkomunikasi;
3. Terjadinya perubahan persepsi masyarakat mengenal
4. Terjadinya perubahan dalam tahapan penciptaan arsip. pengelolaan arsip dan
penggunaan informasi/arsip.
5. Terjadinya perubahan dalam pengelolaan arsip

Salah satu dampak teknologi informasi adalah perubahan cara berkomunikasi.

Beberapa tahun belakangan cara berkomunikasi masih menggunakan surat menyurat
secara konvensional setelah berkembangnya teknologi informasi surat menyurat
menggunakan electronic mail (e-mail). Perubahan cara berkomunikasi selain email
adalah munculnya berbagai website yang menggantikan media cetak untuk
berkomunikasi dengan khalayak umum. Dampak teknologi infromasi membuka lahan
baru bagi pengelolaan arsip. Dengan berkembangnya teknologi maka akan semula
pegawai/staf yang dalam penciptaan arsip menggunakan mesin ketik sebagai alat

7
penciptaan arsip maka dengan hadirnya teknologi akan beralih menggunakan aplikasi
word processing dengan menggunakan email dalam proses surat menyurat,

Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip secara elektronik mutlak

diperlukan. Akan tetapi dalam proses hukum, arsip konvensional masih diperlukan
sebagai alat bukti hukum. Arsip sebagai alat pertanggungjawaban baik pemerintahan,
perusahaan, organisasi publik, privat, perseorangan. Sebagai bukti akuntabilitas, perlu
penanganan arsip yang baik, baik arsip elektronik maupun konvensional dan perlu
memahami dengan seksama mengenai peraturan, standar dan juga pemahaman mengenai
manajemen kearsiapan, Sehinnga arsip konvensional perlu di alih mediakan.

Alih media arsip adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke
bentuk media lainnya dengan menggunakan alat pemindai dalam rangka menyelamatkan
fisik dan informasi arsip. Tujuannya adalah untuk mempercepat layanan akses (aktif dan
inaktif) dan untuk pelestarian arsip statis. Adapun tahapan dalam alih media arsip adalah
dengan menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmediakan, melakukan scanning,
membuat folder dalam komputer, membuat hyperlink, membuat kelengkapan
administrasi alih media misal Surat Keputusan Tim Alih Media, Berita Acara Persetujuan
Alih Media (Muhidin dan Winata, 2016).

Sebelum menerapkan dengan menggunakan teknologi Informasi maka perlu

dipertimbangan sebelum menggunakan komputerisasi

1. Volume arsip dengan berjalannya waktu semakin banyak dan terus berkembang
dengan cepat?
2. Sarana dan prasarana yang mendukung penyimpanan arsip elektronik sudah
mendukung?
3. Anggaran dana dalam penggunaan teknologi apakah sudah tersedia?
4. Sudah siapkah sumberdaya manusia yang akan mendukung dalam menangani
arsip elektronik baik dari sisi keamanan, kewenangan, dan pemahaman mengenai
pengelolaan arsip elektronik?
5. Jenis arsip yang akan dialih mediakan apakah dari arsip yang baru diciptakan dan
didalam proses diterima atau termasuk juga arsip yang sudah lama yang masih
termasuk jenis aktif, inaktif, statis, atau arsip yang dimusnahkan.

8
D. Pengelolaan Arsip Secara Elektonik
Dengan perkembangan teknologi informasi maka berdampak pula pada pengelolaan
arsip. Adapun pengelolaan arsip secara elekronik adalah:
1. Tahapan Penciptaan: penciptaan arsip elektronik dengan menggunakan aplikasi
tertentu.
2. Tahapan penyimpanan: setelah diciptakan arsip elektronik disimpan dalam
perangkat komputer tersebut.
3. Tahapan pendistribusian: setelah disimpan maka langkah selanjutnya adalah
didistribusikan kepada tujuan arsip tersebut diciptakan, baik didistribusikan
langsung maupun dengan memanfaatkan jaringan internet.
4. Tahapan pemeliharan: tahapan dimana terdapat proses backup file agar terhindar
dari hal yang dapat merusak file
5. Tahapan penyusutan : tahapan dimana file elektronik sudah waktunya untuk
dimusnahkan sesuai dengan JRA.

Perbandingan Tahapan Hidup Arsip Elektronik dengan Arsip Konvensional

No Arsip Elektronik Arsip Konvensional

1 Penciptaan Penciptaan
Penyimpanan dan Penemuan Pengelolaan dan Distribusi
2
Kembali
3 Manipulasi/Pengolahan Penggunaan
4 Distribusi Pemeliharaan
5 Penyusutan Penyusutan

Meskipun dengan pemanfaatan teknologi komputer membantu dalam proses

penyimpanan data (arsip), proses menemukan kembali data (arsip), dan menghasilkan
keluaran berupa print out, tetapi perusahaan/instansi/lembaga/organisasi/perorangan
harus tetap menyimpan fisik arsip. Informasi yang terkandung dari arsip dapat
dikomputerkan tetapi fisik arsip tetap ada yang dipergunakan sebagai bukti otentik
apabila terdapat masalah yang berkaitan dengan hukum. Dalam pengelolaan arsip
elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :

9
 a. Penciptaan arsip elektronik berupa:
- pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media
rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit
kerja di lingkungan Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang
penciptaannya dalam format elektronik dan arsip hasil proses alih media.
- penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri
atas arsip yang diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi
arsip.

Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:

- sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku

- dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di
lingkungan Kementerian Keuangan.

Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:

- Registrasi arsip elektronik

- Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan
dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan.
Kegiatan ini ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan,
antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas
(File), agregasi pada Tingkatan Item
b. Penggunaan arsip elektronik
- dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
- diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem
informasi pengelolaan arsip elektronik.
- harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip
elektronik.
c. Kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :
- antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem
elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

10
 1. migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat
yang telah usang ke perangkat terkini
2. konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke
format data untuk preservasi jangka Panjang
3. enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik,
metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk
membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang
4. emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem
sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan.
d. Penyusutan arsip elektronik
Pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :
- pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan. dilakukan pada arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi
inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilingkungan Kementerian Keuangan
dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan
- pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata
cara pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui
koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau
Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem dlan teknologi
informasi.
- penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap
arsip elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan
permanen dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di
lingkungan Kementerian Keuangan.

E. Prosedur Penyimpanan Arsip Elektronik

Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu :
1. Online / terkoneksi
Penyimpanan secara online maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik
sudah tidak membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan

11
 untuk digunakan maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya
bantuan dari pihak lain.
Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpan arsip elektronik
yang bersifat dinamis aktif yaitu arsip elektronik yang masih digunakan sebagai
administrasi harian. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat
penyimpanan arsip elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer,
harddisk komputer server, dan harddisk jaringan. Harddisk jaringan adalah tempat
simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu
terhubung dalam jaringan.
2. Offline / terputus

Penyimpanan jenis kedua adalah secara offline maksudnya adalah tempat

simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip
elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung
mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari pihak lain karena
diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya misalkan surat ijin dari
pemilik arsip. Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpan arsip
elektronik yang bersifat dinamis statis yaitu arsip elektronik yang disimpan secara
permanen karena memiliki nilai informasi yang berguna untuk masa depan.

Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip

elektronik secara offline adalah Compact Disk (CD), Digital Versatile Disc (DVD),
dan Magnetic Tape. CD adalah tempat simpan berbentuk piringan dengan lapisan
polikarbonat dimana jenis-jenis CD adalah CD-ROM (Read Only), CD-R
(Readable), dan CD-RW (Rewriteable). CD-ROM adalah jenis CD yang sudah terisi
data biasanya digunakan untuk distribusi, CD-R adalah jenis CD dengan data
kosong yang bisa ditulisi hanya 1 (satu) kali saja, sedangkan CD-RW adalah jenis
CD dengan data yang masih kosong dapat ditulisi berulangkali. Begitu juga dengan
DVD, terdiri dari tiga jenis DVD- ROM, DVD-R, dan DVD-RW atau sering juga
dituliskan dengan DVD-RAM (Random Access Memory). CD berkapasitas sampai
dengan 700 Mega Byte sedangkan DVD berkapasitas sampai dengan 9.4 Giga Byte.

Sedangkan Magnetic Tape adalah perangkat media simpan berbentuk kaset

yang didalamnya terdapat pita bermagnet, karena berbentuk pita magnet maka

12
 perawatan media ini sangat merepotkan seperti keharusan tidak boleh menyentuh
permukaan pita yang bermagnet, setelah digunakan harus dikembalikan pada posisi
awal (rewind), dan jika tidak pernah digunakan maka media inia harus diputar
secara cepat (forward maupun rewind) paling tidak sekali dalam 12 (dua belas)
bulan, karena jika tidak maka pita akan lengket sat sama lain.

3. Nearline / semi terkoneksi

Penyimpanan jenis ketiga adalah secara nearline maksudnya adalah tempat
simpan arsip elektronik masih sedikit membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika
arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung
mengambilnya tetapi harus mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu
sedikit adanya bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya registrasi
maupun administrasi, dengan kata lain bisa langsung diambil.
Cara penyimpanan seperti ini digunakan untuk tempat simpan arsip elektronik
yang bersifat dinamis inaktif yaitu arsip elektronik yang masih digunakan sebagai
administrasi harian namun frekuensi penggunaannya sudah berkurang, tidak ada
batasan baku berapa frekuensi penggunaan arsip baru bisa dikatakan inaktif. Media
yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara
nearline adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal adalah seperti harddisk
jaringan yaitu tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi
dengan koneksi jaringan sehingga tidak terhubung dalam jaringan.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

• Tempat penyimpanan arsip elektronik aktif yang paling baik adalah harddisk
lokal sehingga dapat cepat ditemukan mengingat fungsinya yang masing
digunakan dalam administrasi harian.
• Tempat penyimpanan arsip elektronik inaktif yang paling baik adalah harddisk
eksternal sehingga jika diperlukan dapat cepat diambil untuk digunakan.
• Terakhir untuk menentukan tempat penyimpanan arsip elektronik statis yang
paling baik harus dilakukan penilaian menggunakan beberapa parameter
karena sifat arsip elektronik statis yang harus dirawat dan dilestarikan
sedangkan teknologi media simpan terus berubah.

13
F. Komponen Sistem Arsip Elektronik
Komponen dasar yang bisa dijadikan dasar dalam memilih sistem kearsipan elektronik
menurut Haryadi (2009) adalah:
1. Kecepatan dalam memindahkan dokumen dengan menggunakan metode scanning,
conversion dan importing.
2. Kemampuan menyimpan dokumen : sistem penyimpanan dokumen harus mampu
mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu
bertahan dalam waktu yang lama.
3. Kemampuan mengindeks dokumen : dalam memilih sistem kearsipan elektronik
perlu memperhatikan dalam mengindeks dokumen. Ada tiga metode dalam
mengelola pengindeksan arsip elektronik yaitu : indeks fields, full text indexing,
folder atau file structure.
4. Kemampuan mengontrol akses perlu mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan
keamanan arsip dikarenakan dengan berbasis elektronik maka akan terhubung
dengan dengan pihak lain di dalam satu jaringan.

Sedangkan menurut Sugiarto dan Wahyono (2005) komponen yang membentuk sistem
arsip elektronik adalah :

1. Kabinet virtual
Kabinet virtual ini merupakan database yang meniru bentuk kabinet nyata yang
digunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam
kabinet nyata, kemampuan menampung arsip adalah terbatas, tetapi jika kabinet
maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi
adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Atribut-atribut
dalam kabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal sebagai berikut:
a. Kode kabinet
b. Nama cabinet
c. Fungsi cabinet
d. Lokasi
e. Kebutuhan pencatatan lainnya.
2. Map Virtual
Map virtual merupakan basis data yang atribut-atributnya seperti map
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti map

14
 konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map
virtual ini memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam menyimpan dokumen.
Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual adalah:
a. Kode peta
b. Nama peta
c. Peta lokasi
d. Dan lain-lain.
3. Lembaran Arsip Virtual
Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual bisa berbentuk file dokumen
atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel,
access, dan lain sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar
sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. Beberapa atribut
yang dicatat didalam basis datanya antara lain:
a. Kode arsip
b. Nama arsip
c. Klasifikasi
d. Tangggal arsip
e. Tanggal terima
f. Pengirim arsip
g. Penerima
h. Gambar
i. Lokasi File
j. Lokasi fisik file

Berikut ini perbedaan pengelolaan arsip berbasis konvensional dan Kearsipan Media Baru
yaitu:

Komponen Arsip Kovensional Arsip Elektronik

Berbentuk rak atau lemari arsip Kabinet virtual yang dibuat
Kabinet
database
Berbentuk map fisik dalam Berbentuk map virtual atau
Map rangka untuk menyimpan folder dalam rangka menyimpan
lembaran surat/arsip file dokumen elektronik

15
 Lembaran surat/arsip hardcopy Lembaran arsip/surat yang sudah
Arsip
ditransfer ke dalam media baru

G. Perangkat Pendukung Arsip Elektronik

Pengelolaan arsip elektronik pada hakekatnya mengelola informasi yang
terkandung didalamnya. Dalam pengelolaan arsip elektronik perlu diperhatikan
kemampuan perangkat keras dan perangkat lunak yang hendak digunakan. Perangkat
Keras atau hardware adalah piranti yang berbentuk fisik seperti piranti elektronik, baik
magnetik maupun mekanik. Perangkat keras pendukung pengelolaan arsip elektronik ini
sering disebut dengan perangkat komputer. Komputer adalah alat elektronik yang
menerima atau input, mengelolanya berdasarkan instruksi yang diberikan, dan
menghasilkan keluaran atau output yang diharapkan.
yang diharapkan.
Perangkat input yang diperlukan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah
mouse, keyboard, mic, modem, scanner, kamera digital, cd/dvdroom, video camera dan
perangkat inputan yang lainnya. Sedangkan perangkat proses adalah Motherboard
Processor, CPU, Memory, VGA Card, LAN Card, Kartu ekspansi dan Harddisk.
Perangkat output atau keluaran yang diperlukan dalam proses pengelolaan arsip
elektronik adalah Printer, Monitor, Speaker, plotter, fax dan lain sebagainya.
Selain perangkat keras, perangkat lunak adalah satu kesatuan yang membantu
dalam pengelolaan arsip elektronik. Perangkat lunak adalah kumpulan instruksi yang
membuat komputer dapat menjalankan aktivitas-aktifitas yang sesuai dengan instruksi
yang diberikan. Perangkat lunak dibedakan menjadi dua yaitu perangkat lunak sistem
dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak yang sering digunakan untuk mengelola
arsip elektronik adalah pengolah kata yang dapat dimanfaatkan untuk menciptakan arsip
baik secara offline maupun online misalnya Microsoft Word dan google docs, perangkat
lunak pengolah basis data yang dapat digunakan untuk penyimpanan basis data arsip,
perangkat lunak pengolah angka, misalnya Microsoft excel yang dapat digunakan untuk
menginvetarisir arsip elektronik maupun arsip konvensional.
Selain perangkat lunak tersebut ada beberapa aplikasi open source yang dapat
digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis baik elektronik maupun konvensional.
Kolaborasi antara Perangkat Perangkat keras dan lunak tersebut menghasilkan file yang

16
 berbentuk teks, file berbentuk data, file berbentuk gambar bergerak/diam, dan juga
berbentuk audio.

H. Aplikasi Pendukung Pengelolaan Arsip Secara Elektronik

ANRI sebagai lembaga pengelola kearsipan membuat sebuah model yaitu
pengelolaan arsip berbasis TIK secara fisik masih digunakan baik pengelolaan arsip
dinamis aktif, dinamis aktif dan perngeloaan arsip statis. Untuk arsip Dinamis
menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) sedangkan Pengelolaan
Arsip Statis membangun sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS). Diharapkan dari
Sistem tersebut menghasilkan sebuah sistem informasi kearsipan nasional.
Dalam mendukung pengelolaan arsip secara elektronik selain aplikasi yang
dibangun oleh ANRI, ada beberapa Software Document Management System baik
berbayar maupun open source yang dapat digunakan untuk mengelola arsip:
a. Enterprise DMS mengunjungi alamat situs webnya yaitu www.seeddms.org aplikasi
ini adalah sebuah aplikasi open source berbasis PHP dan MYSQL untuk
penyimpanan, berbagi arsip secara online dan berbasis situs web
b. Kimios : adalah aplikasi opensource management document system dan alamat
websitenya adalah www.kimios.com
c. OpenKM : halaman website adalah www.openkm.com dimana aplikasi ini adlah
opensource untuk pengelolaan arsip dinamis.
d. Opendocman : Aplikasi manajemen arsip/dokumen yang dapat diakses di
www.opendocman.com Opendocman adalh aplikasi gratis, berbasis PHP dan
MySQL.
e. ICA ATOM aplikasi opensource untuk pendeskripsian untuk mendownload aplikasi
dapat arsip.

Sebelum menentukan aplikasi apa yang akan digunakan dalam pengelolaan arsip secara
elektronik ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu

a. Penentukan dokumen yang akan 'dimasukkan' ke dalam sistem

b. Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
c. Registrasi
d. Klasifikasi
e. Klasifikasi arsip (skema klasifikasi bisnis)

17
 f. Klasifikasi keamanan dan akses (security and access class. Scheme)
g. Pengaksesan
h. Pelacakan
i. Penyusutan

I. Praktik Pemanfaatan Aplikasi Opendocman

Salah satu aplikasi yang dapat dimanfaatkan untuk alih media digital adalah
aplikasi OPENDOCMAN. OPENDOCMAN adalah aplikasi opensource manajemen
dokumen, berbasis web, dengan bahasa pemrograman PHP. Sebelum menginstal
Opendocman ada beberapa komponen yang dibutuhkan yaitu : hardware dan software.
Selain itu juga perlu disiapkan beberapa hal yaitu: Kebijakan dan prosedur.
Komponen yang dibutuhkan dalam membangun aplikasi DOCMAN adalah :
a. Perangkat Keras (perangkat keras)
b. Sistem Operasi (sistem operasi)
c. Basis Data (database)
d. Program aplikasi (program aplikasi)
e. DBMS (Sistem Manajemen Basis Data)
f. Data Dasar Administrator

Perangkat keras pendukung pengelolaan arsip dengan menggunakan OpenDocman

adalah:

1. Minimal Processor dengan Pentium IV

2. Memori dengan besaran 256 Mb
3. Standar VGA dengan dukungan warna 16-Bit
4. Perangkat keras tambahan seperti Scanner, Printer Laserjet

Selain perangkat keras, perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan adalah :

a. XAMPP : Apache, MYSQ

b. Web Browser : Mozilla/Chrome/SAFARI
c. Aplikasi OpenDocMan: www.opendocman.com

Langkah-langkah dalam membangun Open docman secara lokalhost di PC.

18
1) Aplikasi OpenDocman diunduh melalui internet di alamat
http://www.opendocman.com

Sumber : https://www.indowebsite.co.id/kb/cara-instalasi-opendocman-di-
softaculous/
2) Jika telah selesai diunduh, kemudian letakkan file tersebut ke dalam direktori root
C:/ atau D:/
3) Kemudian pastikan komputer Anda telah terinstal aplikasi kompresi seperti Winrar,
Winzip, atau 7zip
4) Lakukan extraksi opendocman tersebut dengan memilih opsi extract here
5) Tunggulah beberapa saat hingga proses extraksi le selesai dan hasilnya adalah
sebuah folder bernama opendocman
6) Ganti namanya sesuai dengan nama perusahaan
7) Double klik pada tombol apache start dan mysql, start
8) Jalankan aplikasi perambah (web browser)
9) Tuliskan alamat url http://localhost atau http://127.0.0.1 kemudian enter
10) Jika berhasil, maka akan muncul tampilan halaman Installasi
11) Untuk demo aplikasi OpenDocman dapat diakses dengan memilih menu DEMO

19
 Sumber : https://installatron.com/opendocman?locale=in

J. Praktik Pemanfaatan Apliaksi ICA-ATOM

Selain aplikasi Open Docman open source lain adalah ICA-Atom. ICA-Atom
adalah kepanjangan dari International Council on Archives-Access to Memory dap sejak
tahun 2007 berganti menjadi Atom. AtoM adalah sebuah aplikasi berbasis web,
mendukung impor atau eksport aplikasi opensource yang ditujukan untuk pendeskripsian
arsip dengan menggunakan deskripsi kearsipan standar, tersedia dalam beberapa bahasa
dan dapat digunakan untuk lokasi penyimpanan lebih dari satu tempat
Arsip menurut ICA adalah informasi yang direkam dimana dibuat, diterima dalam
proses perencanaan, pengendalian atau pengendalian, pelaksanaan, kemudian proses
penyelesaian kegiatan atau dimana terdiri dari isi, konteks, dan struktur yang memadai
untuk bisa menjadi bukti dari suatu. Sedangkan aplikasinya adalah Atom.
Komponen yang dibutuhkan dalam membangun aplikasi ICA Atom sama dengan
aplikasi DOCMAN adalah :
a. Perangkat Keras (perangkat keras)
b. Sistem Operasi (sistem operasi)
c. Basis Data (basis data)
d. Program aplikasi (program aplikasi)
e. DBMS (Sistem Manajemen Basis Data)
f. Data Dasar Administrator.

20
Perangkat keras pendukung pengelolaan arsip dengan menggunakan OpenDocman
adalah:

- Minimal Processor dengan Pentiun IV

- Memory dengan besaran 256 Mb
- Standart VGA dengan 16-Bit color support
- Perangkat keras tambahan seperti Scanner, Printer Laserjet

Dalam memanfaatkan aplikasi ICA-ATOM perangkat lunak yang dibutuhkan:

- XAMPP : Apaache, MySQL

- Web Browser : Mozilla/Chrome/SAFARI
- Aplikasi IcaAtom : www.ica-atom.org

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Download aplikasi ica-atom di www.ica-atom.org atau di

www.accesstomemory.org/en/

Sumber : https://digiarsip.id/tutorial_instalasi_aplikasi_ica-atom/
2. Jika telah selesai diunduh, kemudian letakkan file tersebut di drive C:/ atau D:/ di
komputer pribadi
3. Pastikan komputer pribadi, telah terinstal aplikasi kompresi seperti Winrar, Winzip,
atau 7zip
4. Ekstrak file opendocman yang telah diunduh dengan memilih opsi extract here di
salah satu drive
5. Proses extraksi dan hasilnya adalah sebuah folder bernama opendocman
6. Ganti namanya dengan nama perusahaan
7. Setelah proses penggantian nama maka aktifkan apache_start dan mysql_start
dengan cara melakukan klik ganda
8. Aplikasi perambah (web browser) yang tersedia di PC pribadi diaktifkan

21
9. Tuliskan di address bar personal komputer alamat url http://localhost atau
http://127.0.0.1 kemudian enter
10. Setelah di buka maka akan muncul tampilan halaman Installasi

22
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata
cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan
menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document
Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat,
dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Dengan adanya arsip elektronik
dalam kegiatan perkantoran, maka dapat memudahkan para pegawai maupun
karyawan dalam mengelola arsip, baik arsip yang bersifat aktif maupun arsip yang
sudah inaktif.
Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu
online/terkoneksi, offline/terputus, nearline/semi terkoneksi. Tempat penyimpanan
arsip elektronik aktif yang paling baik adalah harddisk lokal sehingga dapat cepat
ditemukan mengingat fungsinya yang masing digunakan dalam administrasi
harian.Tempat penyimpanan arsip elektronik inaktif yang paling baik adalah harddisk
eksternal sehingga jika diperlukan dapat cepat diambil untuk digunakan.Terakhir
untuk menentukan tempat penyimpanan arsip elektronik statis yang paling baik harus
dilakukan penilaian menggunakan beberapa parameter karena sifat arsip elektronik
statis yang harus dirawat dan dilestarikan sedangkan teknologi media simpan terus
berubah.
Perangkat input yang diperlukan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah
mouse, keyboard, mic, modem, scanner, kamera digital, cd/dvdroom, video camera
dan perangkat inputan yang lainnya. Sedangkan perangkat proses adalah
Motherboard Processor, CPU, Memory, VGA Card, LAN Card, Kartu ekspansi dan
Harddisk. Perangkat output atau keluaran yang diperlukan dalam proses pengelolaan
arsip elektronik adalah Printer, Monitor, Speaker, plotter, fax dan lain sebagainya.
Dalam mendukung pengelolaan arsip secara elektronik selain aplikasi yang
dibangun oleh ANRI, ada beberapa Software Document Management System baik

23
 berbayar maupun open source yang dapat digunakan untuk mengelola arsip:
Enterprise DMS, Kimios OpenKM, Opendocman, dan ICA ATOM.

B. Saran
1. Saran bagi pemerintah, penyimpanan arsip elektronik sebaiknya dilakukan oleh
seluruh perusahaan agar negara Indonesia dapat mengikuti perkembangan
teknologi baik teknologi digital maupun teknologi informasi dan komunikas.
Namun, perlu adanya keseragaman peraturan yang dibuat pemerintah terkait
penyimpanan arsip elektronik tersebut dan juga perlu adanya sosialisasi dan
pelatihan.
2. Bagi perusahaan, harus siap dan mampu mengikuti perkembangan teknologi yang
ada dan mulai menggunakan arsip elektronik dengan memahami beberapa manfaat.
3. Perlu adanya kerjasama yang baik antara pemerintah dan perusahaan untuk
terciptanya penyimpanan elektronik di negara Indonesia.
4. Saya sebagai penulis, menyadari bahwa makalah ini banyak kesalahan dan jauh dari
kesempurnaan. Tentunya, penulis akan terus memperbaiki makalah dengan
mengacu pada sumber yang dapat dipertanggungjawabkan nantinya. Oleh karena
itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran tentang perbaikan makalah ini.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Kementerian, Keuangan.2021 . “Pengelolaan Arsip Elektronik”. Dalam

https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/14030/Pengelolaan-Arsip-
Elektronik.html (diakses pada tanggal 9 Desember 2021).

Rosalin, Sovia. 2017. Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Press.

25