PROPOSAL

PERANCANGAN APLIKASI ELEKTRONIK ARSIP SURAT

DESA PAKUHAJI

Email WhatsApp
chandrikaika12@gmail.com 0822-9132-9029
fitrinurfebri@gmail.com 0881-0232-36359
regiwarlinardi@gmail.com 0858-4893-8499
rezapangestu@gmail.com 0895-3462-27151
sopianpra@gmail.com 0813-9527-7953

POLITEKNIK TEDC BANDUNG

Jalan.Pasantren-Politeknik, KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

Daftar Isi

Daftar Isi.....................................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................4
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................4
1.2 Rumasan Masalah........................................................................................................5
1.3 Batasan Masalah..........................................................................................................5
1.4 Tujuan..........................................................................................................................5
1.5 Manfaat........................................................................................................................5
BAB II RUANG LINGKUP PROYEK....................................................................................6
2.1 Gambaran Umum........................................................................................................6
2.2 Struktur Organisasi Proyek..............................................................................................6
2.3 Spesifikasi Tim Proyek....................................................................................................7
2.4 Waktu Proses Proyek.......................................................................................................7
2.5 Biaya.................................................................................................................................9
2.6 MockUp Aplikasi Elektronik Arsip Desa Pakuhaji..........................................................9
BAB III PENUTUP..................................................................................................................14
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi saat ini yang semakin maju memberikan dampak

terhadap penggunaan teknologi dalam kehidupan masyarakat. Perkembangan teknologi
sangat dibutuhkan masyarakat untuk mengatasi berbagai macam masalah yang dihadapi,
seperti pengarsipan surat menyurat atau dokumen penting lainnya. Pengarsipan surat atau
dokumen berkaitan dengan surat masuk dan surat keluar. Surat yang ada sering terjadi
kerusakan atau bahkan kehilangan, seperti dimakan rayap dan rusak karena terjadi
kebakaran.
Dokumen dan surat yang diarsipkan di daerah kampung Cukang Kawung sering
mengalami kerusakan dan hilang karena pengarsipan yang diterapkan masih secara
manual. Selain itu, dokumen yang sudah ada tidak memiliki backupan data. Beberapa
factor yang mengakibatkan hilangnya data, seperti kesalahan tempat penyimpanan
dokumen yang tidak sesuai dengan tempatnya dan kehilangan dokumen akibat rusak
dimakan rayap.
Dokumen warga tentunya sangat penting, sehingga perlu dibangun suatu aplikasi
yang akan memudahkan dalam proses pengarsipan dokumen dan mengurangi resiko
hilangnya data. Aplikasi dibuat berbasis web karena aplikasi tidak harus dinnstall terlebih
dahulu di computer, aplikasi bisa langsung dijalankan menggunakan web browser dan
aplikasi bisa diakses dimana saja melalui computer, laptop, smartphone dan tab untuk
mendapatkan informasi yang diinginkan. Aplikasi yang dibuat diharapkan bisa mengatasi
masalah yang ada di daerah kampung Cukang Kawung dalam mengelola dan mencari
dokumen yang telah diarsipkan, sehingga dapat mengurangi kehilangan atau kerusakan
dokumen penting karena telah tersimpan di database.
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

1.2 Rumasan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat diambil
suatu rumusan masalah yaitu bagaimana merancang Aplikasi Elektronik Arsip surat
masuk dan surat keluar Desa Pakuhaji ?.

1.3 Batasan Masalah

Perancangan Aplikasi Elektronik Arsip ini hanya dapat menyimpan data atau
dokumen surat masuk dan surat keluar saja.

1.4 Tujuan
Tujuan dari perancangan Aplikasi Elektronik Arsip ini antara lain :
1. Merancang Aplikasi Elektronik Arsip Desa Pakuhaji
2. Membuat database penyimpanan Arsip surat masuk dan surat keluar

1.5 Manfaat
Manfaat dari pembuatan Aplikasi Elektronik Arsip ini antara lain :
1. Memudahkan pegawai dan masyarakat dalam mencari data arsip yang telah ada
sebelumnya secara cepat.
2. Memudahkan Desa Pakuhaji dalam mengatur arsip data atau dokumen yang ada.
3. Penyimpanan data dalam bentuk database.
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

BAB II
RUANG LINGKUP PROYEK
2.1 Gambaran Umum
Aplikasi E-Arsip ini merupakan sebuah aplikasi penyimpanan atau pengarsipan
data dan dokumen penting Desa Pakuhaji. Dimana pada aplikasi ini pegawai dapat
menyimpan berbagai macam dokumen dan dapat mengaksesnya secara mudah dan cepat.
Aplikasi E-Arsip ini bersifat non-public, jadi yang bisa mengakses aplikasi ini hanya
pegawai Desa Pakuhaji dan juga Admin dari pihak Kelompok 1.
Pada aplikasi ini, Admin dapat melihat dan memodifikasi CRUD Pengguna, Surat
Masuk, dan Surat Keluar. Sedangkan untuk User, hanya dapat melihat dan memodifikasi
CRUD Surat Masuk dan Surat Keluar saja.

2.2 Struktur Organisasi Proyek

Proyek ini adalah proyek bersama antara Kelompok 2 dan Desa Pakuhaji untuk
melakukan implementasi Aplikasi E-Arsip berbasis Web di Desa Pakuhaji. Tujuan
dari kerjasama ini adalah sebagai berikut :

● Menjamin adanya transfer keahlian kepada Tim Desa Pakuhaji.

● Menjamin komitmen kerja penuh dari Desa Pakuhaji maupun Kelompok 2.
● Bersama - sama bekerja untuk keberhasilan implementasi dalam kurun waktu sesuai
dengan target.
Untuk memenuhi tujuan yang disebut di atas tim proyek terdiri dari personil Desa
Pakuhaji dan Kelompok 2, dibawah pimpinan Manajer Proyek dari Desa Pakuhaji dan
Kelompok 2.
Tim untuk Proyek ini adalah sebagai berikut :
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

2.3 Spesifikasi Tim Proyek

Adapun spesifikasi tim proyek :
1. Ketua
2. Project Manager
3. Bussiness Analyst
4. Koordinator
5. Database Engineer
6. Programmer
7. Administrasi & Dokumentasi

Susunan penanggung jawab proyek adalah sebagai berikut :

KELOMPOK 2

Steering Committee

Project Manager : Rizky Reza Pangestu

Bussiness Analyst : Chandrika Kumara Tungga

Technical Support

Koordinator : Nurfebi Fitriani

Anggota : 1. Database : M Sopian Pratama

Engineer

2. Programmer : Regi Warlinardi

Chandrika Kumara Tungga

Rizky Reza Pangestu

3. Administrasi & : Chandrika Kumara Tungga

Dokumentasi
Nurfebi Fitriani

2.4 Waktu Proses Proyek

Proyek ini dijalankan selama 4 bulan dengan rincian detail sebagai berikut :
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

Project Title Aplikasi Elektronik Arsip Berbasis Web Desa Pakuhaji

Project Start 01 Maret 2022
Project Finish 30 Juni 2022
Total Days 80 Hari

Adapun detail dari aktivitas perancangan Aplikasi Elektronik Arsip sebagai berikut :

Keterangan
No Aktivitas Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Membuat Desain
2 Membuat Database
Membuat Halaman
3
Welcome
Membuat Halaman
4
LogIn dan LogOut
Membuat Halaman
5
Dasboard
Membuat Halaman
6 Daftar User
Halaman Arsip
7 Surat Keluar dan
Surat Masuk
Membuat Halaman
8
Profile
9 Uji Coba Aplikasi
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

2.5 Biaya
No Profesi/Bidang IT Keterangan Biaya
1 Project Manager Rp. 900.000 x 80 Hari Rp. 72.000.000
2 Bussiness Analyst Rp. 300.000 x 80 Hari Rp. 24.000.000
3 Database Engineer Rp. 500.000 x 80 Hari Rp. 40.000.000
4 Programmer Rp. 800.000 x 2 x 80 Rp. 128.000.000
Hari
5 Administrasi & Rp. 120.000 x 2 x 80 Rp. 19.200.000
Dokumentasi Hari

Total Rp. 283.200.000

2.6 Tampilan Aplikasi Elektronik Arsip Desa Pakuhaji

- Tampilan LogIn

- Tampilan Register
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

- Halaman Dashboard

- Halaman Surat Masuk

Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

- Tambah Data Surat

- Edit Data Surat

Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

- Detail Surat

- Halaman Surat Keluar

Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

- Halaman Data User

- Halaman LogOut
Jalan. Politeknik-Pasantren KM. 2 Cibabat - Cimahi Utara 40513
Email : regiwarlinardi@gmail.com

BAB III
PENUTUP
Demikian lah proposal ini kami buat semoga proposal ini dapat diterima dan dapat
bermanfaat bagi kita semua. Tidak lupa saya ucapkan puji dan syukur kepada Allah swt.
Karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya saya dapat menyelesaikan proposal
penawaran ini. Atas segala waktu dan perhatiannya saya ucapkan terimakasih.