PENGGUNAAN APLIKASI MICROSOFT OFFICE EXCEL

UNTUK MEMAKSIMALKAN PELAYANAN DI KANTOR DESA

KARYA TULIS ILMIAH

Disusun oleh :

CHOIRUL MUAWANAH

TAHUN 2017
 ii

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : CHOIRUL MUAWANAH

NIK : 3308146901920002

dengan ini menyatakan bahwa karya tulis ilmiah yang berjudul Penggunaan
Aplikasi Microsoft Office Excel Untuk Memaksimalkan Pelayanan Di
Kantor Desa benar bebas dari plagiat, dan apabila pernyataan ini terbukti tidak
benar maka saya bersedia menerima sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat pernyataan ini saya buat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.

Yang membuat pernyataan,

Choirul Muawanah
 iii

LEMBAR PERSETUJUAN

Karya Tulis Ilmiah yang berjudul Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel
Untuk Memaksimalkan Pelayanan Di Kantor Desa telah disahkan dan
disetujui pada :

Hari :

Tanggal :

Disetujui oleh :

TUTOR I TUTOR II

Muhammad Subhan, S.Kom Muhammad Zuhad, S.Kom

 iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limapahan rahmat dan
karuniaNya, sehingga karya tulis ilmiah yang berjudul Penggunaan Aplikasi
Microsoft Office Excel Untuk Memaksimalkan Pelayanan Di Kantor Desa
dapat terlesaikan tepat waktu tanpa ada halangan suatu apapun.

Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua penulis yang sudah memberikan dukungan moril maupun
materil.
2. Kepada Bapak Muhammad Subhan, S.Kom dan Bapak Muhammad Zuhad,
S.Kom selaku mentor atas bimbingan dan arahan serta masukan-masukan
dalam penyusunan karya ilmiah ini.
3. Segenap keluarga besar Pusdiklat Lentera atas segala bantuan dan
dukungannya.
4. Kepada rekan-rekan atas kerjasamanya selama kegiatan pembekalan karya
ilmiah ini.
5. Kepada teman-teman semua yang telah memberikan bantuan dan
dukungannya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan karya ilmiah ini masih

terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis memohon kritik dan saran
yang membangun sehingga penulisan yang akan datang menjadi lebih baik.
Semoga karya tulis ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi penulis pada
khususnya dan segenap pembaca pada umumnya.

Magelang, Oktober 2017

Penulis

Choirul Muawanah
 v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL....................................................................................................... i

SURAT PERNYATAAN ............................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... iii

KATA PENGANTAR ................................................................................................... iv

DAFTAR ISI .................................................................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ...................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................................... 1
C. Tujuan Pembahasan ............................................................................................ 1
D. Manfaat Pembahasan .......................................................................................... 2
E. Ruang Lingkup ................................................................................................... 2

BAB II ISI ....................................................................................................................... 3

A. Penggunaan Aplikasi Microsof Office Excel Untuk Memaksimalkan

Pelayanan Di Kantor Desa . ................................................................................ 3
B. Proses Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel Dalam Pelayanan Di
Kantor Desa ........................................................................................................ 3
C. Hasil dari Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel ................................... 9
D. Dampak dari Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel dalam
Pelayanan di Kantor Desa .................................................................................. 13
E. Keunggulan dan Kelemahan Aplikai Microsof Office Excel ............................ 13

BAB III Kesimpulan Dan Saran .................................................................................... 14

A. Kesimpulan ........................................................................................................ 14
B. Saran ................................................................................................................... 14
 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam rangka pembangunan nasional disebut juga pembangunan

infrastruktur penyelenggara pemerintahan sekarang ini desa menjadi titik awal
dari sebuah pembangunan nasional. Pemerintahan Desa diuntut untuk tertib
administrasi dan juga siap menampung serta menjadi wadah aspirasi maupun
keluh kesah masyarakat. Maka dari itu diperlukan manajemen pemerintahan
desa yang lebih efektif dan efisien. Perlu adanya penataan administrasi, penataan
administrasi merupakan pencatatan data dan informasi dalam mendukung
penyelenggaraan Pemerintahan Desa. Yang sering menjadi permasalahan dalam
hal ini adalah pemerintahan desa sebagai penyedia data penduduk yang kurang
akurat, dan juga pelayanan terhadap masyarakat yang kurang maksimal. Hal ini
dapat dilihat seperti dalam pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu
Keluarga (KK), surat pengantar dan lain sebagainya yang melibatkan
pemerintahan desa. Administrasi desa dinggap penting karena merupakan suatu
keharusan bagi pemerintah desa untuk mengetahui pelayanan administrasi yang
ada di desa, karena masih terdapat permasalahan di desa yang berkaitan dengan
administrasi desa terutama dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana cara mengatasi data penduduk desa yang sering hilang?
2. Bagaimana cara mengelola data penduduk yang akurat?
3. Bagaimana cara memberikan pelayanan yang efektif dan efisien terhadap
masayarakat?

C. Tujuan Pembahasan
1. Membuat database penduduk desa secara digital menggunakan Microsoft
Office Excel.
2. Membuat form data kependudukan.
 2

3. Meningkatkan pelayanan administrasi desa kepada masyarakat khususnya

pelayanan surat pengantar yang melibatkan pemerintah desa.

D. Manfaat Pembahasan
Penulisan karya ilmiah diharapkan dapat berguna sebagai tambah ilmu
pengetahuan dan dapat berguna bagi pemerintahan desa pada khususnya
dalam penataan administrasi desa serta memberikan kemudahan memberikan
pelayanan kepada masyarakat.

E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pembahasan ini penulis membatasi hanya sebatas pada
mempermudah dalam pembuatan surat pengantar dan penyimpanan data
penduduk, tidak melebar pada surat menyurat resmi antar lembaga
pemerintahan maupun bidang administrasi desa lainnya.
 3

BAB II

A. Penggunaan Aplikasi Microsof Excel Untuk Memaksimalkan Pelayanan

Di Kantor Desa.
Sebagian besar pemerintahan desa sekarang ini masih menggunakan
sistem manual dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat, contoh dalam
melayani surat pengantar untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP),
Kartu Keluarga (KK), atau surat pengantar lainnya. Serta penyimpanan data
penduduk yang masih manual dan tidak disusun secara rapi. Disini dalam
penggunaan aplikasi Microsoft Excel dapat membantu pemerintah desa dalam
menjalakan tugasnya khususnya yaitu penyimpanan data penduduk lebih
aman dan akurat serta lebih cepat dan efisien dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat khususnya surat pengantar.
Sebagian besar bahkan semua komputer yang digunakan di
pemerintahan desa sudah terinstal program Microsoft Excel, oleh karena itu
tidaklah sulit untuk memerapkan aplikasi ini. Meskipun terdapat beberapa
kelemahan akan tetapi lebih banyak keunggulannya dan tentu memberikan
manfaat yang lebih bagi pemerintahan desa khususnya untuk menyediakan
informasi data penduduk dan penyimpanannya, serta memudahkan dalam
membuat surat pengantar bagi masyarakat.

B. Prosedur Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel.

1. Membuat form database penduduk.

Gambar a.1
 4

Gambar a.2
Untuk memunculkan form input database block (select) kolom
database kemudian klik pada quick access pilih menu form. Selajutnya
input database menggunakan media form tersebut.

2. Membuat form data pemohon surat pengantar.

Gambar a.3
 5

3. Membuat link database penduduk ke form data pemohon.

Gambar a.4
Deskripsikan nama tabel (database) dengan cara block tabel yang
ada kemudian klik kanan pilih define nama, buat nama database yang
mudah digunakan contoh DAPEN.

Gambar a.5
 6

Kemudian pada kolom yang hendak diisi mengacu pada database

dengan nama DAPEN isikan formula berikut :
Nama : =VLOOKUP(C2;DAPEN;2;0).
Jenis Kelamin : =VLOOKUP(C2;DAPEN;3;0)
Agama : =VLOOKUP(C2;DAPEN;4;0).
Status : =VLOOKUP(C2;DAPEN;4;0)
Tempat/Tanggal Lahir : =VLOOKUP(C2;DAPEN;6;0)
Pekerjaan : =VLOOKUP(C2;DAPEN;7;0).
Alamat : =VLOOKUP(C2;DAPEN;8;0).

Untuk isian yang tidak mengacu pada form database penduduk

maka diisi secara manual contoh disini adalah keperluan, keterangan
lainlain dan berlaku mulai tanggal.

4. Membuat form surat pengantar

Gambar a.6
Gambar surat pengantar yang menjadi hasil cetakan (Print Out)
 7

5. Membuat link surat pengantar dengan data pemohon

Gambar a.7
Buat form cetak (bentuk/format surat pengantar) pada cell excel
dengan membuat link pada point tertentu diantaranya nama, jenis kelamin,
status, tempat tanggal lahir, agama, pekerjaan dan alamat. script
pembuatan link pada nama ='form Data'!C3.

Gambar a.8
 8

6. Mencetak dengan metode Macro VB

Gambar a.9
Buatlah tombol dengan menu insert shape dan add text tulis
CETAK 2X, kemudian klik kanan pilih Assign Macro.

Gambar a.10
Pilih cetak kemudian edit text.
 9

Gambar a.11
Setelah masuk pada menu Macro maka isikan formula sebagai berikut :
Sub cetak()
Sheet2.PrintOut copies:=2
End Sub

C. Hasil Dari Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel Pada Pelayanan

Administrasi Di Kantor Desa.
Adapun hasil dari penggunaan aplikasi Microsof Office Excel adalah
sebagai berikut :
1. Hasil dari penggunaan metode form untuk memudahkan pengisian
database penduduk.
 10

2. Hasil dari penggunaan formula pada pengisian kolom data pemohon,

hanya dengan memasukkan NIK pemohon maka data yang yang otomais
akan terisi.

3. Hasil dari metode link antara form cetak surat pengantar dengan data
pemohon, maka secara otomatis data akan terisi pada form cetak.
 11

4. Hasil dari penggunaan metode Macro VB untuk mempermudah mencetak.

5. Hasil cetak atau print out.

12
 13

D. Dampak Dari Penggunaan Aplikasi Microsoft Excel Dalam Pelayanan

Dikantor Desa.
Dampak dari penggunaan aplikasi ini membantu pemerintah desa
dalam menjalankan tugasnya, sebagai penyedia informasi data penduduk
mejadi lebih akurat serta penyimpanan lebih aman. Ketika memberikan
pelayanan kepada masyarakat berkaitan dengan surat pengantar menjadi lebih
efisien dan efektif. Hal tersebut sangat berpengaruh besar dalam terciptanya
tertib administrasi di pemerintahan desa.

E. Keunggulan dan kelemahan Aplikai Microsof Office Excel

Penggunaan Aplikasi Microsoft Office Excel dalam administrasi
pelayanan di kantor desa terdapat keunggulan dan kelemahannya yaitu :
1. Keunggulan.
a. Pelayanan lebih maksimal.
b. Penyimpanan data penduduk tersusun rapi dan akurat.
c. Pencarian data penduduk lebih cepat.
d. Mempermudah dalam memberikan pelayanan kepada penduduk
khususnya pemohon surat pengantar yang melibatkan pemerintah desa.
2. Kelemahan
a. PC atau Komputer harus terinstall Microsoft Office Excel
b. Hanya bisa digunakan pada Operating System Windows, tidak bisa
pada Operating System lain.
 14

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan.
Pemerintahan desa dalam rangka mewujudkan tertib administrasi
salah satunya dengan menyediakan informasi tentang kepndudukan secara
akurat dan tersusun rapi. Serta memberikan pelayanan kepada masyarakat
yang melibatkan pemerintahan desa dengan maksimal. Penggunaan
aplikasi Microsoft Office Excel tidaklah sulit untuk diterapkan dan
hasilnya pun sangat membantu pemerintahan desa dalam menjalankan
tugasnya lebih efektif dan efisien.

B. Saran.
Dalam penggunaan aplikasi Microsoft Office Excel penulis
menyarankan agar selalu upgrade dalam database penduduk, agar
informasi data penduduk lebih akurat dan update. Pada pengembangan
selanjutnya bisa menggunakan aplikasi ini untuk surat menyurat resmi dan
bidang administrasi desa lainnya.