MAKALAH

SISTEM MANAJEMEN SITEM ELEKTRONIK

Dosen pembimbing : : Baderi, S.Kom.,MM.

Di susun oleh :

1. Ervina Nova Ardhana (183210013)

2. Linda Nur Halisyah (183210025)

3. Siti Fatimatuz Zahro’ (183210039)

PROGRAM STUDI S1 KEPERAWATAN

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Insan Cendekia Medika

Jombang 2018/2019
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan syukur kepada Allah SWT, penulis telah dapat menyusun makalah
yang berjudul Sistem Informasi Kesehatan Nasional.

Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi
Kesehatan. Selain itu penulisan makalah ini dimaksudkan agar pembaca dapat mengerti dan
memahami mengenai system informasi kesehatan yang ada di Indonesia.

Penulis menyadari bahwa makalah ini belum sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran
dari pembaca sangat kami harapkan agar dapat menyempurnakan makalah ini dan dalam
pembuatan makalah selanjutnya agar lebih baik lagi. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan
terimakasih kepada Bapak Baequni SKM,M.Kes selaku dosen Sistem Informasi Kesehatan yang
telah membimbing kami.

Semoga penulisan makalah ini menjadi hal yang sangat bermanfaat bagi penulis
khususnya dan umumnya bagi masyarakat lingkungan Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan Universitas
Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka yang dapat menjadi sumbangan pemikiran ilmiah bagi dunia
pendidikan.

Jombang , 17 oktober 2019

 DAFTAR ISI

COVER

KATA PENGANTAR………………………………………………………………………i

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………..ii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang……………………………………………………………………,..1

1.2 Rumusan Masalah…………………………………………………….…………....2

1.3 Tujuan…………………………………………………………….……….………...2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik……………………………………………3

2.2 Proses Penciptaan Arsip……………………………...………………..…….……...4

2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik…………...…….……………………………….……6

2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik………..……………………………………………6

2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik…………………………………………………....7

2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik……………………………………………..8

2.4 Kelebihan dan Kelemaham Arsip Elektronik…………,………………………….8

2.5 Sistem Manajemen Dokumen /Arsip Elektronik………………………….…........9

2.5.1 Pengertian…………………………………………………………………………12

2.5.2 Tahapan kerja……………………………………………………………………..12

2.5.3 Karakteristik…………………………….………………………………………..12

2.5.4 Proses Kerja…………………………………………………………………….…12

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan…………………………………………………………………………….. 14

3.2 saran…………………………………………………………………………………… 14

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 latar belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak
positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai
kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di
bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan
sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun
tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola
kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin
agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar,
teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan
perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga
produk-produk  out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan
memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada
kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka
teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-
arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat
menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan
pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu
berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam
kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada
pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada
sistem layanan otomatis.
1.2 Rumusan Masalah

1. apa yang dimaksut dengan sistem manajemen arsip elektronik ?

2. bagaiman mana proses penciptaan arsip elektronik?
3. Bagaimana pengelolahan arsip elektronik ?
4. Apa saja kelebihan dan kelemahan arsip elektronik?
5. Pengertian sistem menejemen elektronik?

1.3 Tujuan
2. Memudahkan dalam pengelolaan dan pengaturan dokumen dalam bentuk digital.
3. Melalui proses digitalisasi dokumen maka instansi/organisasi sudah tidak perlu
lagi menyedikan gudang untuk menyimpan data-data tersebut, data-data digital
akan disimpan di dalam server ataupun media lainnya seperti Compact Disk, Flask
Disk, Micro Film dll.
4. Mempercepat proses penelusuran atau merunut kembali dokumen-dokumen yang 
telah tersimpan di dalam database.
5. Data-data digital dapat diperbanyak dan disimpan dalam beberapa media yang
dapat menyimpan data dalam jangka waktu lama dengan kapasitas besar.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya yaitu
suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan
disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management
System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan
dipakai kembali.

Berikut ini adalah definisi dari arsip elektronik menurut ahlinya.

1. Australian Archives (dalam buku Managing Elektronic Records)

Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang dicipta dan
dipelihara sebagai butk dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer
dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.

2. NARA (National Archives and Records Administration)

Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam
suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan
juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic
records yaitu informasi yang ada didalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau
dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

3. Sugiarto (2005)

Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto adalah pada dasarnya mempunyai konsep yang
sama dengan sistem kearsipan konvensional. Apabila pada kearsipan berbasis elektronik juga
mempunya kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual
berisi lembaran arsip yang telah dikonvensi ke dalam bentuk file digital.
 4. Priansa dkk (2013:23)

Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan menurut Priansa dkk adalah suatu
kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari
solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik

menurut International Council on Archives :

1. Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan
arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan
terpelihara.
2. Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan
terpelihara.
3. Adanya proses penilaian arsip elektronik.
4. Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat
tersedia, dapat diakses dan dimengerti.

2.2 Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1) Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara,
perekam video dan khususnya komputer.
2) Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi,
dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip
elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional
dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-
aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain
melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal
dan ruang simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :
1) Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip
dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,
berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan
apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar
penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain
buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2) Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada
prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses
pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3) Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin
yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah
“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak
mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan
mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut
lembar arsip.
4) Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan
pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi
tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi
tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan
menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli
dan autentik tercapai.
 5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional
kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan
dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail
dan jenis komputer yang digunakan.

2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami
akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan
untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip
tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga
mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali
arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat
konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan
karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik
merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer
yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine
Readable Record.

2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada
aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana
file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat
mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media
penyimpanan, antara lain :

a) Media Magnetik (magnetic Media)

b) Disk Magnetik (magnetic disk)
c) Pita magnetik (magnetic tape)
d) Kaset (cassette)
e) Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki
lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk
aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat
diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting
didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan
media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting
sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan
konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai
memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.

2.3.2 Pemeliharaan arsip elektronik

pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak
biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara
pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:

1. Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai

prosedur.
2. Menggunakan software asli (bukan bajakan)
3. Mem back up data secara berkala
4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas
yang berlebihan, dan air.
 5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan
kelembapan antara 45-65% RH.

Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik dengan baik, diharapkan data informasi
penting yang berada pada arsip elektronik akan bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut
dari pihak lain yang tidak berkepentingan.

2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik

1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (electronic document management system)

misalnya word processing, spreadsheets, presentasi, dll
2. Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system - EIS) yang akan mengelola
hasil pemindaian (scan);
3.   Software Manajemen Dokumen (records management software - RMS) yang akan
mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat
penyimpanan dokumen

2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik

Kelebihan dari penggunaan arsip elektronik, antara lain :

1. Cepat ditemukan atau Lebih fleksibel

2. Pencarian lebih mudah
3. Kemungkinan file hilang kecil
4. Hemat tempat
5. Mengarsip secara digital
6. Transfer dokumen lebih mudah
7. Meningkatkan keamanan
8. Mudah dalam recovery data

Kelemahan Arsip elektronik :

1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para hacker yang tak
bertanggung jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa mengubah, mengganda, atau
menghapus file yang disimpan.
 2. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu gangguan atau
hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan.
3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.

2.5 Sistem Manajemen Dokumen / Arsip Elektronik

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen

Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital
maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp,  dwg., avi, mkv, dll yang sudah di
upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian 
dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen
melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian
terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan
dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat
lain.

Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik. 
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya  yang
tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya. 
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara
elektronik. 
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi
lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang
digunakan. 
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen
dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.
Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem
manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan  beberapa
perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik
yang selama ini dilakukan. Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan
kerja yaitu:
1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC,
scanner, hub dll. apabila belum tersedia.
2. Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum
tersedia.
karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :
1) Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan,
retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform
management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik.
Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah
dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer
dengan mudah.
2) Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif
aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang
bertambah dan mempercepat  teknologi.
3) Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat
ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat
prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
4) Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan
gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian
dokumen dengan cepat dan mudah.
5) Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor
atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh pihak
yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut:
1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto
feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.
2. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no
rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index 
3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software  DMS ;
yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya. 
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut
dapat dihubungkan dengan LAN / Network. 
5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang
diinginkan.
Beberapa keuntungan dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:
1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat
elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih
cepat daripada jika dilakukan secara manual.
2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen
Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena
menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik
dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip
yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga
mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti
photo, poster, peta dan lain sebagainya.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan
Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
5. Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, Dapat di
integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi
dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE
dan lain sebagainya.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan dokumen
disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk mengatur
dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan,
pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki
workflow untuk semua dokumennya.
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik  memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan
pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam
pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna 
dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
2.5.1 Pengertian
Arsip elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya
yaitu suatu sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang direkam
dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik (Document Management
System/e-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan
dipakai kembali.

2.5.2 Tahapan Kerja

1).  Tahap Pemilihan
2). Tahap Pemindaian
3).  Tahap Penyesuaian
4).  Tahap pendaftaran
5) Tahap pembuatan berita acara
2.5.3 Karakteristik
1) Capture
2) Storage
3) Index
4) Retrieval
5) Access
2.5.4 Proses Kerja
1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto
feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm. 
2.  Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no
rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index 
3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software  DMS ;
yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya. 
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut
dapat dihubungkan dengan LAN / Network. 
.
 BAB III

PENUTUP

3.1 kesimpulan

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk diubah,
dihapus dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip
eletronik sangat terbatas, apabila semakin sering digunakan arsip elektronik akan semakin cepat
mengalami kerusakan. Dan untuk pemeliharaan fisik arsip elektronik juga memerlukan cara
penyimpanan yang baik.

Disamping ada beberapa kesulitan dalam pengelolaan arsip elektronik, juga terdapat
beberapa keunggulan yang dapat diperoleh dari pengelolaan arsip secara elektronik yang antara
lain : menghemat space, kapasitas simpan besar, akses informasi lebih cepat, menghemat SDM
dan memperkecil kehancuran data.

3.2 Saran

Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan oleh sebab itu
kami minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan penggunaan kata-kata, dan semoga
makalah kami bermanfaat bagi penulis khususnya dan untuk pembaca khususnya.

 
 DAFTAR PUSTAKA

Sistemmenejemen arsip elektronik

http://sistemmanajemendokumenelektronik.blogspot.com/ tanggal 22 oktober 2019

MedicalInformatics[Internet].2001;64(2-3):99--109.Available
from: http://www.sciencedirect.com/science/article/B6T7S-44CNRWH-
1/2/947b2fc59fe5c871f5377a5076fab54c

Kaelber DC, Bates DW. Health information exchange and patient safety. Journal of
biomedical informatics[Internet]. 2007 Dec [cited 2012 May 25];40(6 Suppl):S40--5.
Available from: http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/17950041

Frisse ME, Holmes RL. Estimated financial savings associated with health information
exchange and ambulatory care referral. Journal of Biomedical Informatics [Internet].
2007;40(6, Supplement):S27--32. Available
from: http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1532046407000883

Garg AX, Adhikari NKJ, McDonald H, Rosas-Arellano MP, Devereaux PJ, Beyene J, et al.
Effects of Computerized Clinical Decision Support Systems on Practitioner Performance
and Patient Outcomes: A Systematic Review. JAMA [Internet]. 2005;293(10):1223--38.
Available from: http://jama.amaassn.org/cgi/content/abstract/293/10/1223
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1. Berikut kriteria yang harus dimiliki dalam system kearsipan elektronik kecuali?

a. Rekod harus komprehensif

b. Rekod tidak dapat diubah

c. Rekod harus mutakhir

d. Rekod harys otentik

2. Suatu system atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang
direkam dan disimpan memakai teknologi komputer berupa dokumen elektronik
(document managemen system/e-documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah
dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali. Adalah pengertian dari?

a. Hardisk komputer

b. komputer

c. Dokumen elektronik

d. Arsip elektronik

3. Arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat
memprosesnya. Adalah pengertian arsip elektronik menurut para ahli?

a. Australian archives (dalam buku managing elektronic records)

b. NARA (national archives and records administration)

 c. Sugiarto (2005)

d. Priansa dkk (2013:23)

4. Arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi
lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah didalam dan diantara system komputer.
Adalah pengertian arsip elektronik menurut para ahli?

a. Australian archives (dalam buku managing elektronic records)

b. NARA (national archives and records administration)

c. Sugiarto (2005)

d. Priansa dkk (2013:23)

5. Pada dasarnya mempunyai konsep yang sama dengan system kearsipan konvensional.
Adalah pengertian arsip elektronik menurut para ahli?

a. Australian archives (dalam buku managing elektronic records)

b. NARA (national archives and records administration)

c. Sugiarto (2005)

d. Priansa dkk (2013:23)

6. Suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain
untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat
tercapai. Adalah pengertian arsip elektronik menurut para ahli?

a. Priansa dkk (2013:23)

 b. Sugiarto (2005)

c. Australian archives (dalam buku managing elektronic records)

d. NARA (national archives and records administration)

7. Yang termasuk kelebihan arsip elektronik, kecuali?

a. Pencarian lebih mudah

b. Hemat tempat

c. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang

d. Mengarsip secara digital

8. Yang termasuk kelemahan arsip elektronik, kecuali?

a. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang

b. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para hacker
yang tak bertanggung jawab

c. Keterbatasan jaringan local area network (lan) dapat menjadi suatu gangguan atau
hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan

d. Cepat ditemukan atau lebih fleksibel

9. Kenapa pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak?

a. Karena penggunaan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk, flasdisk), dengan

baik sesuai prosedur
 b. Karena menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-
22 c dan kelembapan antara 45-65% RH

c. Karena jika fisik arsip rusak biasanya data yang berada didalam fisik arsip
elektronik pun ikut rusak pula

d. Karena menyimpan arsip elektronik ditempat yang terlindung dari medan magnet,
debu, panas yang berlebihan, dan air

10. Hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan
distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Yaitu?

a. Retrieval

b. Access

c. Capture

d. storage