MEDIA PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Arsip Elektronik

Dosen Pengampu : Siti Asiah Wahyuni Hawasyi, S.S., M.HUM

Disusun Oleh Kelompok 1 :

Royhan Rizki Saputra (404210041)

Muhammad Bintang Laksono (404210058)

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGRI SULTAN THAHA SYAIFUDIN

JAMBI
 BAB I

PENDAHULUAAN

A. LATAR BELAKANG

Banyak hal yang perlu dipahami dari perpustakaan terutama mengenai media-media
penyimpanan arsip elektronik, yang mana di perlakukan untuk pengaturan arsip-arsip di
perpustakaan. suatu perkembangan teknologi yang begitu pesat menimbulkan dampak positif dan
negatif, terkhusus di bidang kearsipan yang harus cepat melakukan diantisipasi. Prpses
perkembangan teknologi yang terus bergerak maju dengan menghasilkan prodak-prodak yang
bekualitas dan perubahan generasi dari waktu ke waktu.

Dunia kearsipan yang selama ini selalu berkaitan dengan kertas-kertas dan berbau
menyengat, yang lambat laun berubah dengan memanfaatkan teknologi yang ada sebagai alat
untuk mengelolah, mengakses, penyebaran dan pelestarian arsip. Penggunaan media elektronik
didunakan sebagai media peletakan arsip, dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,
diperkirakan arsip menjadi barang bukti sekaligus mampu menyajikan fakta dan peristiwa
sejarah dan mampu memberikan manfaat bagi kehidupan manusia. Sehingga yang dulunya arsip-
arsip yang hanya bisa diliat dan dibaca pada pusat arsip, kini dapat diakses secara online. Untuk
mengelola arsip dengan baik, terlebih arsip elektronik, pemahaman terhadap pengertian arsip
elektronik, peluang dan tantangan terkait dengan pengelolaan dan pelestarian arsip elektronik,
serta kerangka kerja teknologi yang diperlukan dalam mendukung proses implementasi suatu
sistem pengelolaan arsip elektronik merupakan hal yang sangat penting.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik adalah suatu sistem atau
tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk dokumen yang discan atau disimpan dengan
memakai teknologi komputer berupa dokumen eletronik yang bertujuan supaya dokumen dapat
ditemukan dan dipakai kembali. Penulis berupaya membuat makalah, agar membantu pembaca
memahami tentang teknologi-teknologi yang di gunakan pada bidang pengarsipan dan
bagaimana media tempat penyimpanan arsip elektronik tersebut.
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu arsip elektronik?
2. Bagaimana proses pengarsipan elektronik?
3. Apa kendala yang dihadapi arsip elektronik?
4. Apa saja jenis format file yang digunakan di arsip elektronik?
5. Apa keuntungan yang ditimbulkan dengan adanya arsip elektronik?
 BAB II

PEMBAHASAN

1. Apa Itu Arsip Elektronik

Di dalam jurnal ilmu informasi perpustakaan dan kearsipan ada beberapa definisi arsip
elektronik menurut para ahli:

Muhidin dan Winata (2016:426) menjelaskan bahwa Arsip elektronik adalah arsip yang
diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas, dan fungsi lemabaga
atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Hendy (2009: 52)
menjelaskan bahwa Arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data
scan yang dipindahkan ke media komputer secara elektronik atau dilakukan dengan digital
copy menggunakan resolusi tinggi kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk.
Menurut International Council on Archives (ICA) dalam buku Manajemen Arsip Elektronik
(Kuswantoro dan Saeroji. 2014:15) menjelaskan bahwa arsip elektronik adalah arsip yang
bisa dicopy yang digunakan untuk menyimpan arsip konvensional yang mempunyai informasi
penting dan diproses dengan menggunakan komputer digital1.

Menurut Dellia Santi Wulandari, dan Ismaya Arsip elektronik adalah arsip yang
dihasilkan, dikirim, disimpan, dan/atau diambil kembali melalui peralatan elektronik dan
disimpan dalam media penyimpanan elektronik2

2. Pengelolaan Arsip Elektronik

Rekaman elektronik telah diterima sebagai alat bukti hukum yang dapat diandalkan sejak
Undang-Undang Nomor 11 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik disahkan pada tahun
2008. Agar arsip elektronik dapat mempercepat tugas administrasi dan dapat diakses saat
diperlukan, diperlukan administrasi arsip elektronik yang baik dalam kegiatan administrasi
organisasi.

1
Wido Indra Putra , Malta Nelisa. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 8, No. 2, Desember 2020.
2
IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan Informasi Vol. 3, No. 2, December 2023, pp. 39-43
 Administrasi arsip elektronik menuntut alat yang berbeda, seperti halnya arsip cetak.
Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) menyusun aparatur. Perangkat keras
adalah komponen komputer yang terlihat dan taktil, seperti komputer desktop dan laptop,
pemindai dokumen, dan perangkat penyimpanan seperti flash drive, hard drive, CD, dan MMC.
Perangkat lunak, di sisi lain, adalah aplikasi komputer yang memfasilitasi pekerjaan. Beberapa
aplikasi ternama seperti SIMARDI, E-Filing, dan SIPAS dapat digunakan untuk menangani
dokumen elektronik.
Siklus pengelolaan arsip elektronik, sesuai dengan Read & Ginn, terdiri dari hal-hal
berikut (Martini, 2021):
1. Penciptaan dan Penyimpanan Arsip Elektronik Arsip elektronik dapat dibuat dan
disimpan sekaligus. Integrasi langsung ke sistem pengarsipan elektronik dimungkinkan
untuk file elektronik baru yang dibuat di komputer. Setiap arsip yang dihasilkan secara
digital perlu dikirim. Ada banyak teknik untuk mengirimkan media arsip, termasuk
pemindaian (proses pemindaian dokumen untuk membuat data dan gambar), konversi
(proses mengubah dokumen menjadi data gambar permanen), dan impor (transfer data
secara elektronik ke dalam sistem EDM). . Arsip harus disimpan dengan baik dan benar
dalam sistem penyimpanan setelah disiapkan dan didigitalkan. Saat menangani arsip
elektronik, sangat penting untuk mempertimbangkan sistem cadangan sehingga file
dapat dipulihkan jika terjadi kehilangan atau kerusakan yang disengaja atau tidak
disengaja. Ada tiga metode untuk menyimpan arsip elektronik: online (terhubung),
offline (terputus), dan nearline (semi-terhubung).
2. Distribusi dan Penggunaan Proses transmisi dan pemanfaatan datang berikutnya. Arsip
elektronik digunakan untuk tugas-tugas administrasi termasuk menyalin,
menggandakan, mengedit, atau membuka dan menyimpan kembali arsip elektronik.
Pemindahan arsip elektronik adalah proses pendistribusian yang dilakukan untuk
memelihara dan meningkatkan pemakaian. Dokumen dari bisnis atau organisasi sejarah
dapat disimpan dan diawetkan melalui arsip elektronik.
3. Pemeliharaan Mengamankan arsip elektronik, memelihara lingkungan penyimpanannya,
sistem manajemen, dan alat manajemen dokumen elektronik adalah contoh dari
pemeliharaan arsip elektronik. Mengembangkan prosedur operasi standar (SOP) untuk
melindungi data dari pihak yang tidak berwenang adalah bagaimana keamanan data
 arsip elektronik dilakukan. Arsip penting dapat diamankan oleh administrator arsip
dengan menguncinya. Administrator arsip juga harus memutakhirkan dan memelihara
perangkat keras dan perangkat lunak agar alat ini tetap mutakhir dengan kemajuan
teknologi.
4. Disposisi Tahap ini melibatkan konfirmasi keberadaan arsip elektronik yang dibangun.
Catatan penting disimpan di tempatnya, dan jika dokumen memenuhi persyaratan untuk
dimusnahkan, dokumen itu juga dimusnahkan.

Efektivitas Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia Berdasarkan tujuh indikator teori

efektivitas dari Gibson, dalam jurnal „Efektivitas Pengelolaan Arsip Elektronik Di Indonesia‟
(2020), yaitu:
1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai Tujuan penyelenggaraan arsip elektronik di
Indonesia sudah jelas: arsiparis dapat memelihara arsip secara benar dan tepat dengan
memanfaatkan peningkatan teknologi informasi untuk menangani arsip elektronik
secara efisien dan efektif.
2. Kejelasan strategi untuk mencapai tujuan Dengan merencanakan pelatihan staf, strategi
pengelolaan arsip yang praktis dan efisien dapat diterapkan. Namun, tidak semua
organisasi di Indonesia memberikan pelatihan bagi para arsiparis.
3. Analisis dan perumusan kebijakan yang kuat Peraturan Kepala ANRI No. 14 Tahun
2012 tentang Aturan Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik
merupakan landasan bagi pengembangan aturan penyelenggaraan arsip elektronik di
Indonesia. Kebijakan manajemen arsip elektronik yang sejalan dengan tujuan organisasi
dan undang-undang yang relevan harus ditetapkan oleh setiap organisasi yang
menggunakan sistem arsip elektronik.
4. Perencanaan yang matang Protokol penyimpanan arsip bagi pengelola arsip yang
menangani arsip elektronik telah disosialisasikan di setiap organisasi di Indonesia yang
menggunakan pengelolaan arsip elektronik.
5. Penyusunan program yang tepat Tidak semua perusahaan Indonesia yang menggunakan
sistem pengelolaan arsip elektronik menangani dokumen elektronik sesuai dengan
undang-undang yang berlaku.
 6. Tersedianya sarana dan prasarana Di Indonesia, belum semua organisasi yang
menerapkan sistem pengelolaan arsip elektronik memiliki sarana dan prasarana yang
memadai.
7. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik Di Indonesia, setiap
organisasi publik dan swasta mengawasi dan mengarahkan pengelola arsip melalui
bimbingan dan pendidikan.3

1. Komponen Sistem Arsip Elektronik

Menurut Priansa dan Garnida (2013:171) di dalam jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan menjelaskan bahwa ada 4 (empat) komponen dasar dalam
sistem kearsipan elektronik diantaranya :
 Memindahkan dokumen. Salah satu metode yang digunakan untuk
pemindahan dokumen yaitu dengan cara scanning;
 Menyimpan dokumen, Setelah dipindai kedalam sistem, dokumen harus
disimpan dengan benar. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung
perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan
dalam waktu lama;
 Mengindeks dokumen. Ketika dokumen berupa kertas disimpan dikantor,
dokumen itu harus dikelola agar bermanfaat untuk organisasi dengan
melakukan pelabelan, disortir, diindeks, ditempatkan pada folder, dan
dimasukkan di filling cabinet;
 Mengontrol akses, aspek penting dari sistem pengarsipan dokumen secara
elektronik, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu
membaca dokumen pada setiap komputer yang terhubung dengan LAN
(Local Area Network) di seluruh area kantor. Dari uraian diatas dapat
disimpulkan bahwa sistem kearsipan elektronik merupakan suatu
kombinasi dan penyusunan dari unsur-unsur dan komponen-komponen
sistem kearsipan yang didesain untuk mengatasi masalah-masalah

3
Muktikasari, R. A.,Yusuf, A., Arif, L. (2020). Efektivitas Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia. Jurnal Syntax
Transformation, 1(3), 47-55.
 kearsipan di dalam suatu perusahaan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat
tercapai dengan maksimal.

2. Sistem Penyimpanan Arsip

Sugiarto dan Wahyono (2005:51) menyatakan bahwa sistem penyimpanan adalah
sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Priansa dan Garnida (2013:164) menjelaskan bahwa Sistem penyimpanan arsip adalah
sistem yang dipergunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat
bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan.
Sugiarto dan Wahyono (2005:54) menjelaskan bahwa sistem penyimpanan arsip
tersebut antara lain sistem penyimpanan abjad, sistem penyimpanan nomor atau angka,
sistem penyimpanan subjek, sistem penyimpanan kronologis atau tanggal, sistem
penyimpanan berdasarkan wilayah dan sistem warna. Berikut penjelasan dari masing-
masing sistem penyimpanan arsip.
 Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan
abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan;
 Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
pengelompokan menurut nama tempat;
 Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi
dari dokumen bersangkutan;
 Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filling system);
 Sistem penyimpanan kronologis merupakan sistem penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu;
 Sistem Warna Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen
sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah
pengelompokkan dan pencarian dokumen.
 Berdasarkan penjelasan dari sistem penyimpanan arsip di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa penggunaan sistem nomor sangat tepat apabila diterapkan dalam
perusahaan yang memiliki kapasitas arsip yang cukup tinggi yang diterapkan pada
masing-masing organisasi/kantor/perusahaan yang digunakan untuk mengatur,
menyusun, dan menyimpan arsip secara sistematis sehingga dalam penemuan kembali
arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan sewaktu- waktu.
Dalam pengelolaan arsip elektronik, tidak jauh dari arsip manual yang sama-sama
membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk mengelola sebuah arsip. Perangkat
yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software
(perangkat lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi
sistem kearsipan elektronik berbasis komputer (Sugiarto & Wahyono, 2005 :127).

3. Tahapan Penyimpanan Arsip Elektronik

Muhidin dan winata (2016: 412) menjelaskan bahwa tahapan yang dapat
dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media
arsip dari media kertas ke media elektronik komputer.
 Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia;
 Melakukan scanning terhadap naskah/surat;
 Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau
naskah dinas yang telah di-scan;
 Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip dengan arsip hasil
scan;
 Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari:
a.) Surat Keputusan Tim Alih media,
b.) Berita acara persetujuan alih media,
c.) Berita acara legalisasi alih media,
d.) Daftar arsip usul alih media, dan
e.) Daftar Arsip Alih media.
 Tahapan Pengelolaan Arsip Digital Kegiatan pengelolaan arsip digital setidaknya
meliputi dua hal, yaitu:

 penyimpanan arsip dan

 penemuan kembali arsip.

Kegiatan penyimpanan arsip digital merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang

dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru.
Alih media arsip adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk media ke bentuk
media arsip lainnya, dengan menggunakan alat pemindai (scanner) dalam rangka
penyelamatan fisik dan informasi arsip. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang kearsipan Pasal 40, disebutkan bahwa alih media arsip merupakan salah
satu cara (kegiatan) dalam pemeliharaan arsip dinamis. Dalam pengelolaan arsip
elektronik, tidak jauh dari arsip manual yang sama- sama membutuhkan peralatan dan
perlengkapan untuk mengelola sebuah arsip. Perangkat yang digunakan dibagi menjadi
dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan
komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem kearsipan elektronik
berbasis komputer Sugiarto dan Wahyono, (2005 :127).

4. Tahapan Penemuan Kembali Arsip

Menurut Mulyadi (2016: 41-42) mengatakan ada beberapa faktor yang menunjang
dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan
kembali arsip adalah sebagai berikut:
 melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan
memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku;
 menciptakan suatu sistem yang baik;
 Unit arsip harus mengadakan penggadaan dan melayani peminjaman arsip
dengan sebaik-baiknya;
 mencatat dan menyimpan idato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari
dan dilengkapi dengan tanggal kejadiannya;
 mengadakan pengontrolan arsip secara periodik. Menurut Ramanda (2015)
menjelaskan bahwa temu kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dalam
 bidang kearipan yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan di
pergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi di suatu instansi dan
penemuan kembali arsip sangat erat hubungan nya dengan sistem pengelolaan
arsip.

Menurut Vitariza (2016) menjelasskan bahwa penemuan kembali arsip dapat

menggunakan dua sistem :
 sistem manual, sistem ini digunakan untuk dokumen yang belum masuk tertentu
ataupun surat-menyurat yang belum masuk, sistem ini mencakup
a) pemakain buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal
dokumen yang dikeluarkan dari rak penyimpanan;
b) pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan padda masing-masing arsip
yang dipinjam;
c) pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen
itu dipinjam seorang pengguna,
 menggunakan sistem terotomatis yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
a) perekam arsip yang dipinjam beserta catatan penggunaanya;
b) penggunaan berkode untuk melacak dokumen;
c) perekam secara elektronik atas arsip dapat dilakukan secara terpusat;
d) dengan menggunakan sensor”.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa temu kembali

arsip merupakan ssalah satu dari kegiatan penggelolaan arsip yang terdiri dari kegiatan
menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip yang mana
jika kegiatan pengelolaan arsip berjalan dengan baik maka proses temukembali arsip
akan berjalan dengan baik pula.
3. Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi
Informasi

Menurut Machsun Rifauddin (2016) Secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip
elektronik dibanding arsip manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa
pengelolaan arsip elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga. Adapun diantara
kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:

 Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan

meja kerja.
 Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat
dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
 Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan
elektonik.
 Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan
secara digital.
 Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan
teknologi internet dan LAN.
 Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di protect atau pasword sesuai
keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak
dapat untuk mengaksesnya.
 Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam
media penyimapanan yang compatible.

Sedangkan kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:

 Membutuhkan sumberdaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan

teknologi Informasi.
 Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server terserang
oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak sengaja.
 Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi tidak kuat.
 Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan teknologi
informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.
4. Jenis-jenis Format File Di Dalam Arsip Elektronik
Berdasarkan pada artikel pada layanan.arsip.go.id tentang alih media arsip. Dalam
kegiatan alih media kertas ke elektronik (digitalisasi), pemindaian dapat dilakukan dengan
alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada
format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk
perlindungan arsip. Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi
minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam
format tertentu seperti TIFF, JPEG, PNG, dan PDF. Arsip elektronik tersebut harus
memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya.
1. TIFF
Format ini sebenarnya adalah singkatan dari Tagged Image File Format yang
memanfaatkan kompresi algoritma lossless. Kompresi tersebut mampu
meningkatkan kualitas yang bisa Anda jumpai pada kebutuhan besar. Seperti
industri percetakan, penerbitan, dan transfer file antar platform.
Bahkan satu file mampu menyimpan gambar dengan kualitas maksimal 32 bit.
Jika Anda bertanya kebutuhan kualitas gambar dengan format TIFF untuk apa,
sudah sangat jelas untuk kebutuhan gambar berkualitas tinggi dengan
potensi noise yang sangat rendah.
Pada awalnya pemanfaatan format ini muncul untuk modul desktop scanner.
Khususnya untuk pemerataan format yang memanfaatkan format gambar biner
dengan hanya 2 nilai saja. Namun, format tersebut sudah semakin berkembang,
beriringan dengan perkembangan kapasitas dan teknologi yang sekarang dapat Anda
gunakan.
2. JPEG
Dalam artikel yang dibuat oleh kumparan.com JPEG adalah singkatan dari Joint
Photographic Experts Group. Ekstensi berkas JPEG adalah salah satu jenis data
yang sering digunakan saat ini untuk berbagi informasi.
Mengutip dari Jurnal KOMIK (Konferensi Nasional Teknologi Informasi dan
Komputer) Volume 4 Nomor 1 yang ditulis Mawati Zalukhu, JPEG merupakan
sebuah metode kompresi berkas (file) bitmap yang mampu menyimpan hasil foto
digital yang sebelumnya berukuran besar menjadi kecil
 Namun, pada kenyataannya perangkat penghasil gambar dengan ekstensi JPEG
masih menghasilkan ukuran gambar yang cukup besar sehingga membuat pengguna
kemungkinan melakukan kompresi.
Sementara itu, berdasarkan Jurnal Komputika Volume 9 Nomor 1 yang ditulis
Ardiansyah dkk., JPEG adalah sebuah standar kompresi internasional untuk
continuous-still image, baik untuk gambar jenis grayscale maupun berwarna.
Standar tersebut dirancang untuk dapat mendukung penggunaan gambar dan grafis
dengan kualitas tinggi pada perangkat digital. JPEG memiliki kelebihan, salah
satunya menjadi standar gambar di internet. Selain itu jenis datanya juga bisa
dikirim dan dilihat secara bebas, sehingga memudahkan untuk mengunduh foto.
Akan tetapi, JPEG tak begitu baik untuk menyimpan gambar pajangan atau
artistik. Format ini juga tak ideal untuk penggunaan typography, crips line, atau
bahkan hasil fotografi dengan sudut yang tajam. Sebab, suatu objek terkadang
menjadi samar atau blur pada media yang penyimpanannya terbatas.
3. PNG
PNG adalah singkatan dari Portable Network Graphics, yang merupakan format
gambar populer yang banyak digunakan di internet.
Keuntungan utama gambar PNG adalah dapat dikompresi tanpa kehilangan
kualitasnya, yang berarti jika kamu mengompresi gambar PNG beberapa kali,
gambar tersebut akan mempertahankan kualitas aslinya. Jika kamu sering
menggunakan gambar dengan latar transparan, maka gambar PNG akan
mendukungmu. Sehingga, format ini cocok untuk logo dan grafik lain yang perlu
berbaur mulus dengan situs web atau elemen desain lainnya.
Salah satu kekurangan gambar PNG adalah cenderung memiliki ukuran file yang
lebih besar dibandingkan dengan format gambar lainnya, seperti JPG
4. PDF.
Mengutip dalam sebuah artikel kumparan terdapat beberapa penjelasan mengenai
pdf beserta kelebihan dan kekurangannya, PDF adalah singkatan dari Portable
Document Format, sebuah teknologi penformatan dokumen yang dikembangkan
oleh Adobe Systems. PDF saat ini menjadi format yang paling umum digunakan
untuk berbagi dokumen atau berkas kerja.
 Mengutip Blogbastis: Jadikan Blog Anda Canggih dan Fantastis oleh Fahrurrozi
(2011: 9), PDF merupakan format berkas yang biasa digunakan dalam pertukaran
dokumen digital di internet. Format PDF berfungsi untuk membuat dan menyimpan
dokumen dua dimensi yang terdiri dari teks, huruf, gambar, tautan, dan grafik
vektor.
Format PDF memastikan bahwa tampilan sebuah dokumen dapat dilihat dan
dicetak dalam berbagai sistem operasi komputer secara konsisten dan tidak berubah.
Untuk membaca dokumen dengan format PDF, digunakan software atau aplikasi
PDF Reader. Ada banyak aplikasi PDF Reader yang tersedia di internet, salah
satunya adalah Adobe Acrobat Reader yang disediakan secara gratis oleh Adobe
 Kelebihan PDF
Dikutip dari PDF Mail Merger dan Logaster, berikut adalah
beberapa kelebihan format PDF
a. Dokumen PDF Aman
Dokumen dengan format PDF memiliki tampilan read-only yang
artinya hanya bisa dibaca dan tidak bisa diedit secara langsung atau
diperbarui. Dengan begitu, isi dokumen PDF tetap aman karena tidak
bisa diedit, kecuali dengan aplikasi khusus.
Saat mengonversi dokumen ke format PDF, dokumen asli
disimpan dalam format yang sama. Jadi, ketika dokumen PDF tersebut
dibuka dengan PDF Reader, maka tampilannya akan terlihat persis
sama dengan dokumen aslinya.
Tidak seperti jenis berkas lainnya, PDF juga dapat dilindungi kata
sandi. Ini menjadi pilihan yang tepat apabila berkas PDF ingin
dibagikan ke internet dan hanya orang-orang tertentu yang memiliki
kata sandi untuk bisa membukanya.
b. Tampilan Dokumen Konsisten di Semua Perangkat
Selain terlihat sama seperti aslinya, dokumen PDF juga
memperlihatkan tampilan yang sama di semua perangkat. Misalnya,
jika membuka sebuah dokumen PDF di aplikasi ponsel, maka
 dokumen tersebut akan terlihat sama persis seperti yang terlihat di
komputer.
c. Kompresi Berkas Berukuran Besar
PDF memungkinkan pengguna untuk mengompresi berkas
berukuran besar sehingga tidak memakan banyak memori. PDF dapat
dengan mudah dikompresi untuk mengurangi ukuran berkas tanpa
menurunkan kualitas isi dokumen (seperti gambar).
d. Nyaman dan Mudah Digunakan
Berkas PDF mudah digunakan dan dapat diakses oleh hampir
semua orang. Berkas dengan format ini dapat dibaca oleh semua sistem
operasi komputer, termasuk Microsoft Windows dan Apple Macintosh
OS.
Hal ini membuat PDF nyaman digunakan untuk mentransfer
berkas dari satu perangkat ke perangkat lainnya. Selain itu, PDF juga
merupakan pilihan yang bagus untuk berbagi informasi secara online
dan relatif mudah untuk mengonversi PDF ke jenis berkas lain,
misalnya berkas gambar JPEG.

 Kekurangan PDF
a. Berkas PDF Sulit untuk Diedit
Seperti yang diketahui, PDF dirancang dengan tampilan read-only
dan tidak memiliki fitur untuk pengeditan. Namun, pengeditan berkas
PDF tetap bisa dilakukan, hanya saja membutuhkan aplikasi khusus.
Biasanya, pengguna harus menggunakan aplikasi editor PDF
apabila ingin mengonversi PDF ke jenis berkas lain atau mengubah
isinya. Ada beberapa editor PDF gratis yang tersedia di internet, tetapi
sebagian besar cenderung memiliki fitur terbatas.
b. Sulit Dibaca di Layar
Karena dokumen PDF biasanya dalam format A4 atau berbentuk
potret, mungkin sulit untuk membaca dokumen tersebut di layar
 komputer atau ponsel. Sebagai contoh, rasio aspek layar komputer atau
laptop umumnya adalah 16:9 alias berbentuk lanskap.
Artinya, pengguna biasanya perlu memperbesar dokumen untuk
dapat membaca teks dan akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk
melihat keseluruhan PDF. Hal ini pula yang menyebabkan dokumen
PDF sulit dibaca di layar ponsel.
c. Kesulitan Menyalin Konten dari Berkas PDF
Dokumen yang tersimpan dalam format PDF pada dasarnya adalah
bentuk "gambar" dari dokumen asli. Hal ini tentunya menyulitkan
pengguna apabila ingin menyalin gambar, grafik, atau teks tertentu dari
dokumen PDF tersebut

5. Keuntungan Yang Di Timbulkan Dengan Adanya Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan bila
dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan
dari penyimpanan arsip elektronik adalah:
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka
akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi
atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media
arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang
bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan
mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap
masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat
sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini
diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam,
dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak
 terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur
memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya
apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
4. Pengematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan
untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin
kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip
elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem
temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses
informasi dapat dilakukan dengan cepat.
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita
akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk
mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan
kebakaran.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dapat di simpulkan bahwa Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan,
dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktifitas, dan fungsi lemabaga atau individu yang
ditransfer dan diolah dengan alat teknologi yang dapat dicopy. Administrasi arsip elektronik
menuntut alat yang berbeda, seperti halnya arsip cetak. Perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software) menyusun aparatur. Perangkat keras adalah komponen komputer
yang terlihat dan taktil, seperti komputer desktop dan laptop, pemindai dokumen, dan perangkat
penyimpanan seperti flash drive, hard drive, CD, dan MMC. Perangkat lunak, di sisi lain, adalah
aplikasi komputer yang memfasilitasi pekerjaan. Beberapa aplikasi ternama seperti SIMARDI,
E-Filing, dan SIPAS dapat digunakan untuk menangani dokumen elektronik.

Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format
image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip. Pemindaian arsip asli
direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan
dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu seperti TIFF, JPEG, PNG, dan PDF.
Arsip elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya.
 DAFTAR PUSTAKA

Dellia Santi Wulandari, dan Ismaya IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi dan
Informasi Vol. 3, No. 2, December 2023
Martini, T. (2021). Pengelolaan Arsip Elektronik. Jurnal Komputer Bisnis, 14(1),
12-20

Muhidin, S. A., dan Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV

Pustaka Setia. Mulyadi. (2016). Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta: PT
RajaGrafindo persada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40 tentang
kearsipan

Vitariza, U. (2016). Analisis Pengelolaan Dan Temu Kembali Arsip Inaktif

Titipan Satuan Kerja Perangkat Daerah Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah
Kabupaten Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan Vol 5, No 4. , 1-1

Muktikasari, R. A.,Yusuf, A., Arif, L. (2020). Efektivitas Pengelolaan Arsip

Elektronik di Indonesia. Jurnal Syntax Transformation, 1(3), 47-55.

Ramanda, R. S. (2015). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu

Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semerang. Jurnal Ilmu
Perpustakaan VOL 4, No. 3 ,

Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah

Al- Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2), 168-178

Sugiarto, A., dan Wahyono, T. (2005). “Manajemen Kearsipan Modern Dari

Konvensional Ke Basis Modern”. Yogyakarta : Gava Media

Wido Indra Putra , Malta Nelisa. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan Vol. 8, No. 2, Desember 2020.