REGULASI PENGGUNAAN ELEKTRONIK RECORD DI INDONESIA

Ritha Pry’ adhani Hermawan

NIM. P1337420721019

Tugas Sistem Informasi Kesehatan

PRODI KEPERAWATAN MAGELANG

TAHUN 2022
A. DEFINISI
1. Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Archium” yang artinya peti
penyimpanan atau “Arkheion” yang berarti Balai Kota. Pada zaman Yunani
arsip dikenal sebagai julukan tempat atau lokasi penyimpanan dokumen.
Penegrtian dari bahasa Inggris sendiri istilah arsip dikenal sebagai “Archive”
yang artinya kumpulan warkat atau rekod suatu dokumen. Menurut SO 15489-
1 (Record Managementart 1 : General) arsip adalah dokumen yang dibuat,
diterima, dan disimpan untuk bukti serta informasi sebuah badan, organisasi,
orang dan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis (Nyfantoro
et al., 2020).
2. Arsip Elektronik
Electronic Archive (e-archive) adalah sistem pengumpulan serta
penyimpanan suatu informasi menjadi bentuk dokumen elektronik yang
bertujuan memudahkan untuk dilihat, dikelola, ditemukan, dan digunakan
kembali. Menurut International Council of Archives (ICA) arsip elektronik
merupakan dokumen yang mudah dirubah, dipindahkan, dan diolah dengan
computer. Pendapat dari National Archives and Record Administration
(NARA) arsip elektronik adalah arsip yang disimpan serta diolah menggunakan
format melalui komputer. Dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip elektronik
adalah sekumpulan dokumen yang berisi informasi dibuat, direkam, diolah atau
dipindahkan menggunakan alat elektronik serta dapat disimpan ke berbagai
jenis format elektronik. Format suatu arsip dibagi menjadi empat, yaitu:
berbasis teks, berbasis gambar, berbasis audio, dan berbasis video (Nyfantoro
et al., 2020).
Arsip elektronik mempunyai kekuatan hukum dan diakui dengan alat bukti
meskipun berbentuk elektronik. Hal ini bersadarkan Undang-Undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Pasal 5 ayat (1)
menyebutkan “Informasi Elektronik atau Dokumen Elektronik hasil cetaknya
adalah alat bukti hukum yang sah”, selanjutnya pasal 5 ayat (2) “Dokumen
Elektronik yang disebutkan pada pasal 5 ayat (1) adalah perluasan dan alat
bukti yang sah serta sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia”.
 Kegiatan administrasi setiap instansi, baik milik pemerintah ataupun swasta
sama saja dengan pengelolaan arsip cetak, sehingga produk administrasi arsip
elektronik harus dapat dipertanggungjawabkan keberadaannya serta dapat
mempermudah kegiatan operasional sebuah organisasi (Anugrah, 2020).
B. PERKEMBANGAN ARSIP ELEKTRONIK
Perkembangan teknologi, informasi, serta komunikasi menawarkan banyak
kemudahan untuk masyarakat begitupun dengan peemrintah. Penciptaan arsip
pemerintah sendiri saat ini tidak berupa cetak lagi namun berupa elektronik,
sehingga disebutlah dengan arsip elektronik. Arsip elektronik ini diciptakan dan
disimpan dengan bentuk elektronik. Instansi saat ini sudah banyak melakukan
digitasi pada arsip dengan bentuk tercetak, yaitu mengubah arsip awal
berbentuk cetak menjadi bentuk elektronik. Penyimpanan arsip elektronik
secara spesifik tidak membutuhkan tempat yang luas (Anugrah, 2020).
Pengelolaan arsip elektronik berbeda dengan arsip cetak. Siklus dari
pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution and
use, maintenance, dan disposition. Perbedannya dengan arsip cetak terdapat
pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung pada satu tahap,
dan proses distribusi serta penggunaannya berada dalam satu tahap, sedangkan
pengelolaan arsip cetak terdiri dari masing-masing tahap yang berlangsung
selama proses kegiatan (Anugrah, 2020).
C. MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
Arsip yang dikelola secara elektronik memiliki banyak manfaat terutama
mempermudah penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Beberapa manfaat
yang didapat, antara lain:
1. Mudah dan cepat ditemukan kembali sehingga arsip bisa digunakan
kembali tanpa meninggalkan meja kerja
2. Indeks yang fleksibel dan mudah dimodifikasi
3. Pencarian secara full-text
4. Kemungkinan file hilang adalah kecil
5. Menghemat tempat atau ruang penyimpanan
6. Membantu mengurangi risiko kerusakan arsip
7. Memudahkan berbagi arsip
 8. Keamanan meningkat
9. Mudah dalam proses recovery data.
D. SYARAT DOKUMEN RECORD
Menurut ISO 15489-1 (2001, hal 7) Rekod merupakan informasi yang
dibuat, diterima serta dipelihara untuk bukti dan informasi pada suatu organisasi
atau orang yang sesuai dengan kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Panduan
praktik yang diberikan ISO harus dikelola untuk memastikan tetap otentik,
handal, lengkap, tidak berubah, dan dapat digunakan. Pedoman ICA
menyebutkan rekod merupakan bukan hanya kumpulan data, namun merupakan
konsekuensi dari suatu peristiwa dan terkait dengan suatu kegiatan bisnis. Agar
suatu dokumen disebut sebagai rekod, dokumen itu harus mempunyai
karakteristik, diantaranya adalah:
1. Keaslian. Rekod bisa dibuktikan dengan maskud aslinya yang telah
dibuat atau dikirim oleh orang yang membuat atau mengirimnya.
2. Kehandalan. Rekod bisa dipercaya untuk bukti yang akurat, transaksi,
dan dapat diandalkan saat transaksi berikutnya.
3. Integritas. Data yang lengkap dan tidak berubah, dapat dilindungi dari
perubahan yang tidak sah.
4. Dapat digunakan. Rekod bisa ditemukan, diambil, disimpan, dan
diinterpretasikan (Supriadi & Putri, 2020).
E. PENTINGNYA ARSIP DIGITAL DI INDONESIA
Perkembangan dari teknologi informasi dan komputer (TIK) berdampak
pada pengelolaan arsip yang dilakukan secara elektronik. Perkembangannya
memberikan peluang pada pengelolaan arsip. Beberapa alasan yang menjadikan
perlunya penanganan arsip secara elektronik, yaitu:
1. Perkembangan kehidupan saat ini berada dalam fase teknologi,
misalnya kartu-kartu identitas dengan barcode untuk transaksi dengan
bank, perpustakaan, kereta api, dan pesawat.
2. Pertumbuhan volume arsip yang semakin tinggi membutuhkan banyak
tempat.
3. Bervariasinya jenis teknologi informasi dapat dimanfaatkan, seperti
word processing, text retrieval, email, dan basis data.
 Selain itu di Indonesia pentingnya arsip digital ini merujuk pada perundang-
undangan yang telah dikeluarkan oleh pemerintah dan menjadi landasan dalam
pengelolaan arsip secara elektronik, antara lain:
1. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi
Nasional Pembangunan E-Government, yakni : “Pemerintah harus
memanfaatkan kemajuan teknologi agar dapat mengolah, mengelola,
menyalurkan, dan mendistribusikan informasi serta pelayanan publik.”
2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik dalam Pasal 5 ayat (3) menyebutkan “Informasi
elektronik atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila
menggunakan sistem elektronik yang sesuai dengan peraturan dalam
undang-undang ini.”
3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik, Pasal 7 menyebutkan :
(1) Badan publik wajib menyediakan, memberikan, dan menerbitkan
informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada
Pemohon informasi publik selain informasi publik yang
dikecualikan sesuai ketentuan
(2) Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat,
benar, dan tidak menyesatkan
(3) Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana yang dimaksud pada
ayat (2), badan public harus membangun dan mengembangkan
sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi
Publik secara baik dan efisien sehingga bisa diakses dengan mudah.
4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 40
ayat (1), menyebutkan : “Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan agar
menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu
sistem untuk memenuhi persyaratan sebagai berikut: a) andal; b)
sistematis; c) utuh; dan d) sesuai norma, standar, prosedur, dan
kriteria.” (Muhidin et al., 2016).
F. TAHAPAN PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (PERANRI)
Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik pada Pasal 9
menyebutkan:
(1) Tahap pengelolaan PAE sebagai berikut:
a. Pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik;
b. Pengunaan Arsip Elektronik;
c. Penyimpanan Arsip Elektronik;
d. Pemeliharaan dan alih media Arsip Elektronik;
e. Penyusutan Arsip Elektronik;
f. Akuisisi Arsip Elektronik;
g. Deskripsi dan pengolahan Arsip Elektronik;
h. Preservasi Digital; dan
i. Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik.
(2) PAE sebagaimana yang dimaskud pada ayat (1) dilaksanakan secara efisien,
efektif, dan sistematis.
Berdasarkan PERANRI No. 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip
Elektronik pada Pasal 10 tentang Pembuatan dan Penerimaan Arsip Elektronik,
menyebutkan “Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 9 ayat (1) huruf a merupakan kegiatan merekam informasi dalam suatu
media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan
tugas dan fungsi instansi.”
Berdasarkan PERANRI No. 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip
Elektronik pada Pasal 11 Pembuatan Arsip Elektronik sebagaimana yang
dimaksud dalam Pasal 10, dijalankan dengan proses:
a. Membuat draft naskah dinas berdasarkan Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
oleh pejabat yang berkewenangan;
b. Mengoreksi draft naskah dinas oleh pejabat yang berwenangan dan
memberikan paraf persetujuan secara elektronik;
c. Menandatangani secara elektronik naskah dinas;
d. Melakukan registrasi naskah dinas dengan ketentuan sebagai berikut:
 1. Dilakukan secara lengkap dan konsisten;
2. Dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi
ringkas mengenai Arsip; dan
3. Apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka
harus dilakukan pencatatan perubahan;
e. Melakukan distribusi naskah dinas dengan mengirimkan naskah dinas
ke unit kerja lain atau instansi tujuan naskah dinas, dilaksanakan
berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
1. dilakukan setelah dinyatakan lengkap; dan
2. Dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman dengan
berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis;
f. Melakukan pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk
mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah
didistribusikan secara elektronik; dan
g. Melakukan pendokumentasian naskah dinas melalui kegiatan
pencatatan naskah dinas/surat keluar dalam agenda elektronik.
Berdasarkan PERANRI No. 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip
Elektronik pada Pasal 12 menyebutkan “Penerimaan Arsip Elektronik
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a merupakan kegiatan
yang berhubungan dengan pengaturan Arsip yang berasal dari pihak luar
organisasi dan/atau individu.”
Berdasarkan PERANRI No. 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip
Elektronik pada Pasal 13, menyebutkan Penerimaan Arsip Elektronik
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, dilaksanakan melalui proses:
a. Melakukan registrasi naskah dinas dengan melakukan pencatatan
naskah dinas kedalam sistem kearsipan dengan berdasarkan ketentuan
sebagai berikut:
1. Dilakukan secara lengkap dan konsisten dengan memperhatikan
integrity naskah dinas;
2. Dilakukan dengan memberikan kode unik untuk merekam informasi
ringkas mengenai naskah dinas; dan
 3. Apabila diperlukan perubahan karena terjadi kesalahan teknis, maka
harus dilakukan pencatatan perubahan;
b. Melakukan distribusi naskah dinas dengan kegiatan mengarahkan
naskah dinas sesuai tujuan naskah dinas/surat masuk ke unit kerja,
berdasarkan ketentuan sebagai berikut:
1. Dilakukan setelah naskah dinas dinyatakan lengkap dan memenuhi
prinsip integritas; dan
2. Dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman;
c. Melakukan pengendalian naskah dinas melalui sarana pencatatan untuk
mengetahui posisi dan tindak lanjut dari naskah dinas yang telah
didistribusikan secara elektronik;
d. Melakukan pendokumentasian naskah dinas/surat masuk melalui
pencatatan naskah dinas/surat masuk dalam agenda elektronik (Arsip,
2021).
G. ELEKTORNIK RECORD DI BIDANG KESEHATAN
Menurut Pasal 1 angka 1 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis adalah “berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.”. Rekam
medis mempunyai makna yang luas, bukan hanya catatan biasa karena di
dalamnya terdapar segala informasi yang berhubungan dengan seorang pasien
untuk dijadikan dasar dalam menentukan tindakan lebih lanjut atau intervensi
(Octarina et al., 2017).
Menurut Permenkes Nomor 749/1989 yang mengatur tentang manfaat
rekam medis, yaitu:
1. Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
2. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum
3. Bahan untuk kepentingan penelitian
4. Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
5. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan
Menurut DEPKES RI, bentuk dari pelayanan rekam medis, diantaranya:

1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas. Ini termasuk cara manual yaitu
rekam medis yang beisikan lembar administrasi dan medis yang diolah
dan disimpan secara manual.
2. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi. Rekam
medis berbasis komputerisasi ini hanya sebatas pada pendaftaran, data
pasien masuk, dan data pasien keluar sedangkan lembar administrasi
dan medisnya masih manual.
3. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan terbatas.
4. Pelayanan Sistem Informasi Terpadu. Rekam medis ini menggunakan
Computerized Patient Record (CPR) dengan mengambil dokumen
secara langsung dari sistem image dan sistem dokumen yang telah
berubah.
5. Pelayanan MIK dengan Rekam Kesehatan Elektronik (WAN). Sistem
pendokumentasian berubah menjadi Electronic Health Record (EHR)
(Octarina et al., 2017).
 DAFTAR PUSTAKA

Anugrah, E. P. (2020). Electronic Record Keeping to Support Indonesia E-

Government Implementation. Record and Library Journal, 6(1), 31.
https://doi.org/10.20473/rlj.v6-i1.2020.31-44
Arsip, K. R. N. (2021). Peranri No. 6 Tahun 2021 Pengelolaan Arsip Elektronik.
1–24.
Muhidin, S. A., Hendri, W., & Santoso, B. (2016). Pengelolaan arsip digital.
Pendidikan Bisnis & Manajemen, 2(3), 178–183.
http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/view/1708
Nyfantoro, F., Salim, T. A., & Mirmani, A. (2020). Perkembangan Pengelolaan
Arsip Elektronik Di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis. Diplomatika:
Jurnal Kearsipan Terapan, 3(1), 1.
https://doi.org/10.22146/diplomatika.48495
Octarina, N. F., Wajdi, M. B. N., Setiawan, M. I., Sukoco, A., Purworusmiardi, T.,
& Kurniasih, N. (2017). Tinjauan terhadap UU ITE untuk Penerapan Rekam
Medis Berbasis Online pada Penduduk Muslim di Indonesia.
Ejournal.Kopertais4.or.Id, 5(2), 78–94.
http://ejournal.kopertais4.or.id/mataraman/index.php/tahdzib/article/view/32
53
Supriadi, & Putri, P. (2020). Jurnal Administrasi Bisnis Terapan. Jurnal Bisnis
Terapan, 2(2), 130–137.