Kebijakan Kearsipan Nasional

[Keterkaitan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, UU No. 14 Tahun 2008

tentang KIP,
UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE dan
UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ]
Oleh

Gina Masudah Husni

Sekretaris Utama

Disampaikan pada:
Pelatihan Budaya Dokumentasi dan Sertifikasi Tingkat Dasar bagi Aparatur Pemerintah
Depok, 26 Mei 2015
HAL HAL YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN TERHADAP

UU NO.43 TAHUN 2009

TUJUAN KEARSIPAN
Pasal 3, UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan
perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
TUJUAN KEARSIPAN
d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan,
serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya.
PENGERTIAN ARSIP

UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

UU NO. 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN :

Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas
kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,
dibaca, atau didengar.
Organisasi Kearsipan
Unit Kearsipan
Unit Kearsipan Pasal 17 lanjutan.....
 PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS

 Reformasi Penyelenggaraan Negara

 Perkembangan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
 Perkembangan Teori Kearsipan

Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA) ,

beberapa universitas seperti University of British Columbia - UBC
(Kanada), University of Pittsburgh (Amerika), Monash University
(Australia) serta lembaga riset kearsipan “InterPARES”
(International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems)
 DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI
TERHADAP ADMINISTRASI

 Perubahan cara bekerja

 Perubahan cara berkomunikasi
 Perubahan persepsi tentang efisiensi
 Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan
penggunaan informasi/arsip
 Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola
arsip
 KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

• Penemuan kembali yang efisien

• Kontrol akses
• Akses jarak jauh
• On-line Finding Aid
• EAD: Encoded Archival Description
 Peran Kearsipan dalam
Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP
 KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA
UU No. 39/1999
Tentang HAM

National Security Act UU No. 25/2009

RUU Rahasia Negara Tentang Pelayanan Publik

Keterbukaan
Informasi
Publik UU No. 43/2009
Privacy Act Ttg Kearsipan

UU No. 11/2008
Personal Corporate TtgITE
Privacy Privacy
UU No. 40/1999
Ttg PERS
PENGELOLAAN ARSIP DALAM KAITANNYA DENGAN
UU NO. 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI DAN
TRANSAKSI ELEKTRONIK

Arsip Sebagai Alat Bukti

Pengelolaan arsip dalam mendukung

UU No 14 Tahun 2008

Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi

Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

UU ITE
ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)
Dalam Dictionary of Archival Terminology yang
dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip elektronik
adalah
“Records/archives usually in code, recorded on a
medium such as magnetic tape, punched card, whose
contents are accessible only by machine and organize
in accordance with the principle of provenance as
district from data archives”

17
Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam
bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau
didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna
atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu
memahaminya.

(UU ITE Pasal 1 angka 4)

18
 ASAS DAN TUJUAN ITE

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik

dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat,
kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih
teknologi atau netral teknologi.
(UU ITE Pasal 3)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi

Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:
a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari
masyarakat informasi dunia;
b. mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional
dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;
 ASAS DAN TUJUAN ITE
Tujuan lanjutan .....

c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;

d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang
untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang
penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi
seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan
e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum
bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.

(UU ITE Pasal 4)

AUTOMATION DALAM RECORDS
MANAGEMENT MELIPUTI KEPENTINGAN:

1. INFORMATION INTEGRITY
2. FINDING FILES (INDEXING)
3. SECURITY AND PRIVACY
4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)
5. SCHEDULING/DISPOSAL
6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL
7. LINKS TO PAPER FILES
8. BACK UPS
(RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS
MANAGEMENT)

21
“KOMPUTERISASI KEARSIPAN MELIPUTI”:

1. TATA PERKANTORAN
 WORD PROCESSING
 ELECTRONIC MAIL
 KEUANGAN & KEPEGAWAIAN
2. SISTEM INFORMASI
 PENGENDALIAN
 PENYUSUTAN ARSIP
 LOKASI ARSIP
 PENILIKAN ARSIP
 PEMINJAMAN ARSIP
 JALAN MASUK – INVENTARIS
(YULIANTI L. PARANI)
22
DAMPAK PENGGUNAAN OTOMASI
1. KETERGANTUNGAN MANUSIA
2. PENGAMANAN
A. SISTEM (SOFT WARE)
B. AKSES INFORMASI  PASSWORD
PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS)
3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)
4. FRAGILITAS KOMPUTER:
A. TERHADAP MEDIA
B. KONDISI LINGKUNGAN
C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI
D. MANUSIA

PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK

MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS
OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING
DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH
OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN

23
Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan otomasi
perlu mendapat perhatian, yaitu ketergantungan
manusia pada komputer menjadi tinggi, masalah
pengamanan yang meliputi pengamanan terhadap
sistem dan pengamanan terhadap akses informasi,
masalah legalitas pembuktian, dan penggunaan
teknologi komputer rawan terhadap medianya, kondisi
lingkungan, penyimpanannya, perkembangan teknologi
dan rawan terhadap tindakan manusia.

24
UU KIP
 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010
 UU ini mendorong peningkatan kualitas
pelayanan publik melalui pengelolaan dan
pelayanan informasi yang mudah diakses
masyarakat
 UU ini mendorong Reformasi birokrasi
 Sejak dini harus dipersiapkan berbagai
perangkat agar implementasi UU KIP dapat
dilakukan secara konsisten
Pengertian
• INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg
dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau
diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan
dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).
• BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif,
legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan
tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan
negara, yg sebagian atau seluruh dananya
berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).
• KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg
berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan
pelaksanaannya, menetapkan juknis standar
layanan informasi publik dan menyelesaikan
sengketa informasi publik melalui mediasi
dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).
 BAB X A
HAK AZAZI MANUSIA (PERUBAHAN II UUD 1945 TAHUN 2000)

Pasal 28F
Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh
informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan
sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh,
memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan
informasi dengan menggunakan segala saluran yang
tersedia.

Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi

manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa
dan bernegarayang demokratis
Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan
rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan
dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang
terbuka untuk umum)

Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789

(Liberte, Egalite, dan Fraternite)

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:

1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi
pemerintah masa lalu;
2. Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu
negara;
3. Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip
untuk masyarakat umum/publik
 PENGERTIAN
KETERBUKAAN DALAM KEARSIPAN DIKENAL ISTILAH:

1. Access:
- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result
both of legal authorisation and the existence of finding aids.
- In automatic data processing the method of placing data into
and
retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access,
sequential access.

2. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid

(legal authorisation)

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

PENGERTIAN LAIN
1. Clearance
An Administrative determination than an individual may have acces to
restricted records or information of a specified category
2. Resticted Access
A limitation on acces to records/archives or to individual documents to
information of specified type, imposed by general or specific regulations
detemining acces date or general exclussions from acces
3. Security Classification
The restriction on acces to and use of records/archives or information
therein imposed by a government in the interests of national security. The
records or information concerned are referect to classified records or
classified information

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

ISI ACCESS MENJELASKAN:
1. Pengguna (siapapun dilayani);
2. Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi);
3. Pembatasan ( dari instansi pencipta);
4. Standar dan Indeks (sarana temu balik);
5. Pelayanan Copy (arsip/dokumen);
6. Hak Cipta (intelektual);
7. Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding)
8. Kondisi fisik arsip (media rekam);
9. Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli
arsip/dokumen);
10.Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading
room).
PENGECUALIAN KETERBUKAAN
Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan
ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan
kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:

1. Arsip statis yang berisi tentang militer 3. Arsip tentang rahasia bisnis/
yang dapat mempengaruhi finansial perusahaan;
keamanan dan keselamatan bangsa
masa sekarang dan yang akan 4. Arsip yang berisi informasi pribadi
datang. Tidak semua arsip militer (privacy):
tertutup, arsip tentang sejarah militer − marital status
dapat dibuka untuk publik bila − finger print
pembukaannya tidak bertentangan − medical history
dengan keamanan dan keselamatan − personal information bank
negara; (TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And
2. Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Techniques)
Negeri, kebijaksanaan yang
menentukkan hubungan dari
pemerintah dengan pemerintah lain
yang bersifat peka harus tetap
tertutup untuk beberapa sebelum
dapat dibuka kepada publik 
declassified
 ASAS :

1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh

setiap Pengguna Informasi Publik.
2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas.
3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon
Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan
cara sederhana.
4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan
Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada
pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi
diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan
saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi
kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

(pasal 2 UU KIP)
 TUJUAN:

a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana

pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan
proses pengambilan keputusan publik, serta alasan
pengambilan suatu keputusan publik;
b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses
pengambilan kebijakan publik;
c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan
kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;
d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang
transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat
dipertanggungjawabkan;
(pasal 3 UU KIP)
TUJUAN Lanjutan…..:

d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi

hajat hidup orang banyak;
e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan
kehidupan bangsa; dan/atau
f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di
lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan
informasi yang berkualitas.

(pasal 3 UU KIP)
 KEWAJIBAN BADAN PUBLIK :
1. Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan
Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya
kepada Pemohon Informasi Publik
2. Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan
tidak menyesatkan
3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan
dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik
dan efisien
4. Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan
yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas
Informasi Publik
5. Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik,
ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman
negara
(pasal 7 UU KIP)
 Lanjutan……
6. Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media
elektronik dan noneletronik
(pasal 7 UU KIP)

7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan

dengan kearsipan dan pendokumentasian
Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan
peraturan perundang-undangan (UU No. 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan)

(pasal 8 UU KIP)
HAK BADAN PUBLIK :

Badan publik berhak menolak memberikan informasi

yang dikecualikan , yang mencakup:
1.Informasi yang dapat membahayakan negara
2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan
perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak
sehat
3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi
Lanjutan….

4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan

5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau
didokumentasikan
Pasal 13
1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan
sederhana, setiap Badan Publik :
a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi, dan
b. Membuat dan mengembangkan sistem
penyediaan layanan informasi secara cepat,
mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk
teknis standar layanan informasi publik yang
berlaku secara nasional.
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn
dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional
 Pasal 52
Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak
memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi
Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi
Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi
Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau
Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan
sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian
bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu)
tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima
juta rupiah).

(Pasal 52 UU KIP)
PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pimpinan Satuan kerja,

(Eselon II /unit kerja mandiri) PPID
Organisasi Dibantu : Arsiparis,
bertanggungjawab atas
Pranata Humas,
otentisitas dokumen yang tercipta Pranata Komputer

diumumkan
Tugas & Arsip
kegiatan
kegiatan Arsip Informasi terbuka
Fungsi

kebijakan program kegiatan Arsip

Arsip disediakan
Informasi
Dg alasan
pengambilan
keputusan publik
tertutup
kegiatan Arsip
Arsip Informasi Dg alasan:
politik, ekonomi,
sosial, dan
hankam
Pimpinan Satuan kerja, PPID
(Eselon II /unit kerja mandiri) Bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi
bertanggungjawab atas Dibantu oleh :
pengelolaan arsip yang tercipta Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

diumumkan
Unit Kearsipan

Arsip
Arsip Informasi
kegiatan Terbuka

kegiatan Arsip
Arsip
Arsip Informasi
disediakan

Tertutup

kegiatan Arsip
Arsip Informasi Alasan :
Politik, ekonomi,
Sosial, hankam
ALUR PERTANGGUNGJAWABAN
OTENTISITAS DAN RELIABILITAS DOKUMEN DAN INFORMASI
PADA BADAN PUBLIK

Unit kerja Unit kerja

Unit kerja kearsipan kehumasan
pemilik kegiatan

PPID
Kebijakan Program
Program Kegiatan
Program
Kegiatan
Dokumen
Dokumen
otentik
otentik

alasan
pengambilan
keputusan Dokumen
Dokumen Dokumen
Dokumen Dokumen
Dokumen
publik otentik
otentik otentik
otentik otentik
otentik
informasi
informasi
 PPID dan PUSAT LAYANAN INFORMASI DAERAH

KEPALA DPRD
DAERAH

SET.
BAWAS
DAERAH

SKPD INFO SKPD BIRO BIRO SET.

KOM humas WAN.

Camat

Lurah Lurah Desa

= Posisi PPID
= Pusat Layanan Informasi