BIODATA NARASUMBER

Pengalaman Pendidikan:
• S1 Ilmu Hukum - Universitas Jambi
(lulus 1990)
• Kajian Ilmu Perundang-undangan
Universitas Indonesia (lulus 1995)
• S2 Ilmu Hukum Bisnis Universitas Krisna
Dwipayana (lulus 2010)

Pengalaman Kepemimpinan Jabatan Struktural:

• Kasubbag Hukum dan Ortala (1995-1999)
• Kasubid Evaluasi (1999-2001)
• Kabid Pengumpulan Data Arsip (2001-2002)
• Kabid Jaringan Lembaga Kearsipan (2002-2003)
• Kabid Jasa Sistem dan Pembenahan Kearsipan
RUDI ANTON, S.H., M.H. (2003-2007)
• Kepala Pusat Jasa Kearsipan (2007-2011)
Nomor HP (0812-8715-3902) • Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan
Alamat e-mail Sistem Kearsipan (2011-2014)
rudi.anton@anri.go.id • Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan (2014-2020)
• Direktur Akuisisi (2020-sekarang)
STRATEGI PENYELAMATAN ARSIP NEGARA
SECARA SISTEMIK DAN TERKENDALI
Di Lingkungan Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan
(Basarnas)

Rudi Anton
DIREKTUR AKUISISI
K E D E P U T I A N B I D A N G K O N S E RVA S I A R S I P
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
RABU, 17 FEBRUARI 2021
 DEFINISI

Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

Pasal 1 Angka 2
UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 Dokumen Perusahaan
UU 8/1997 adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh
DOKUMEN PERUSAHAAN
PASAL 1 ANGKA 2 perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.

Dokumen Elektronik
UU 11/2008
INFORMASI DAN adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
TRANSAKSI ELEKTRONIK (ITE) disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang
PASAL 1 ANGKA 1 dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik,
termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna
atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Informasi Publik
UU 14/2008
KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh
PASAL 1 ANGKA 2 suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara
dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan
Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
 Pasal 3 Huruf (f) dan (g)
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Tujuan
Penyelenggaraan Kearsipan:

• menjamin keselamatan dan keamanan arsip

sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
• menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
 Perencanaan dan Dukungan
1 2
Pengambilan Keputusan Pelayanan Publik

Pelindungan Hak Bahan

manfaat
3 4
Keperdataan Rakyat Pertanggungjawaban

Pembelajaran
arsip yang rapi dan tertib Pelindungan Aset
5 6 Bagi Anak Cucu
dan Kekayaan Intelektual (Sumber Ilmu Pengetahuan)

Identitas dan Pelindungan

7 8
Memori Kolektif Eksistensi Bangsa

Alat Bukti Hukum

ARSIP MILIK NEGARA

PASAL 33 DAN PENJELASANNYA

U U N O M O R 4 3 TA H U N 2 0 0 9
T E N TA N G K E A R S I PA N

Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga

negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai
arsip milik negara.
“arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD,
termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber
dana negara.
SANKSI PIDANA UU Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan

PASAL 81
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai
dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri
atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau
denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah).
KONDISI DI LAPANGAN
Kualitas pengelolaan arsip menjadi salah satu instrumen pengukuran
capaian Reformasi Birokrasi.

Hal tersebut ini dilakukan dengan melihat kondisi apakah penataan

arsip pada instansi pemerintah telah sesuai dengan Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015
tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan.

Peraturan Menteri PAN RB Nomor 30/2018

 DAMPAK PERMASALAHAN KEARSIPAN
YANG TERJADI DI KEMENTERIAN/LEMBAGA
1. Inefisiensi pengelolaan arsip terutama untuk ruang simpan dan
peralatan pengelolaan arsip;
2. Inefektifitas pengelolaan arsip terutama kesulitan dalam penemuan
kembali (retrieval) arsip ketika dibutuhkan;
3. Penumpukan arsip di unit-unit kerja maupun di gudang atau depo
dokumen sehingga menyita ruang kerja untuk pegawai dan
ketidaknyamanan dalam bekerja;
4. Ketidakpastian hukum dalam pengelolaan arsip kaitannya dengan arsip
sebagai alat bukti hukum;
Munculnya kasus-kasus dalam pemusnahan arsip terkait dengan
dampak hukum di kemudian hari terkait dengan kadaluwarsa suatu
tuntutan.
5. Penyelamatan arsip statis tidak berjalan secara sistemik dan
terkendali.
 PENYEBAB PERMASALAHAN KEARSIPAN
DI KEMENTERIAN/LEMBAGA

Belum terbangunnya pengorganisasian pengelolaan arsip

1 dinamis di masing-masing Kementerian/Lembaga.
Penempatan Central File dan Records Center akibatnya mekanisme penyusutan arsip tidak
berjalan sebagaimana mestinya.

Belum fokusnya SDM Kearsipan dalam pengelolaan arsip

2 dinamis dan penempatannya tidak sejalan dengan sistem
pengorganisasiannya sehingga penataan arsip dinamis
tidak berjalan optimal.
 PENYEBAB PERMASALAHAN KEARSIPAN
DI KEMENTERIAN/LEMBAGA

3 Belum terbangunnya sistem pengelolaan arsip (belum sinkronnya 3 pilar

pengelolaan arsip dinamis: Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis).
Akibatnya:
• Sangat sulit untuk melakukan penyelamatan arsip secara sistemik (dalam membangun
sistem informasi/aplikasi penyusutan arsip)
• Hal tersebut juga berdampak terhadap hak akses masyarakat (publik) terhadap informasi
publik (arsip).

4 Belum terbangunnya sistem informasi penyelamatan arsip

(Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara/SIMPAN).
 3 IN 1
THREE IN ONE
Sebuah panduan yang menggabungkan antara
tiga instrumen pokok kearsipan, yaitu Klasifikasi Arsip,
Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis.

Panduan ini akan memudahkan masing-masing

Kementerian/Lembaga dalam menyusun instrumen
kearsipannya secara tepat dan akurat.
 1 2
P E N E TA PA N
PENGORGANISASIAN
PIMPINAN PENCIPTA ARSIP
MENETAPKAN TERLEBIH DAHULU
PENGORGANISASIAN KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN MASING-MASING
SECARA BERJENJANG, SEJAK UNIT
PENGOLAH HINGGA
UNIT KEARSIPAN
3 4
P E N E M PATA N
S D M K E A R S I PA N
PIMPINAN PENCIPTA ARSIP
MENETAPKAN PENEMPATAN SDM
KEARSIPAN (ARSIPARIS ATAU
PENGELOLA ARSIP) SESUAI JENJANG
PENGORGANISASIAN
MELALUI KONSEP
AMBASSADOR
K E B I J A K A N K E A R S I PA N
PENCIPTA ARSIP MENYELARASKAN KODE
SOLUSI
P E N G UATA N
DUKUNGAN
PIMPINAN
PIMPINAN LEMBAGA NEGARA
MENDUKUNG UPAYA PENYELAMATAN
ARSIP NEGARA SECARA TERTIB,
SISTEMIK, DAN TERKENDALI MELALUI
PENYELARASAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
PENYELARASAN
DAN JENIS ARSIP PADA KLASIFIKASI
ARSIP, JADWAL RETENSI ARSIP, DAN
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP
( 3 in 1 )
5
PEMBANGUNAN
DA N I M P L E M E N TA S I
S I M PA N
SISTEM INFORMASI PENYELAMATAN
ARSIP NEGARA (SIMPAN) DIGUNAKAN
OLEH LEMBAGA KEARSIPAN DAN
PENCIPTA ARSIP UNTUK MEWUJUDKAN
PENYELAMATAN ARSIP NEGARA SECARA
SISTEMIK DAN TERKENDALI
PENCIPTAAN ARSIP TATA NASKAH DINAS (TND)

MEMBUTUHKAN
PENGGUNAAN ARSIP SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN
AKSES ARSIP DINAMIS (SKKAAD)

PEMELIHARAAN ARSIP KLASIFIKASI ARSIP (KA)

PENYUSUTAN ARSIP JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

Contoh urusan dalam JRA Basarnas
Contoh 3in1 urusan Pencarian dan Pertolongan
Contoh Skema 1 Pengorganisasian dan Penempatan SDM Kearsipan

RC = Record Centre /Pusat Arsip

CF = Central File

CF

CF CF
RC

CF CF CF
CF CF CF
Contoh Skema 2 Pengorganisasian dan Penempatan SDM Kearsipan
RC = Record Centre /Pusat Arsip
CF = Central File
PPAT = Pusat Pengelolaan Arsip Terpadu (RC + CF)

PPAT
Ruang Lingkup Ruang Lingkup SIMPAN terletak pada proses

SIMPAN penyusutan arsip yang dapat dikendalikan dalam

sebuah sistem informasi secara nasional dan terukur.

PEMINDAHAN ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP PENYERAHAN ARSIP
INAKTIF
STATIS
 Tersusunnya skema klasifkasi arsip

1 secara benar sesuai dengan

pengelompokkan jenis arsip yang
tercipta dari pelaksanaan tugas dan
fungsi masing-masing urusan di
Lingkungan Pencipta Arsip

Manfaat Kode Klasifikasi dan Jenis Arsip

Penggunaan
SIMPAN
2 yang Tercipta di Lingkungan
Kementerian/Lembaga akan
selaras pada Klasifikasi, JRA, dan
SKKAAD

Terwujudnya penyelamatan arsip

3 negara yang tertib, sistemik, dan

terkendali hingga dapat ditentukan
aksesnya kepada publik
 Kebijakan kearsipan yang tepat dan

4 akurat dapat mendorong

meningkatnya kualitas
tata kelola pemerintahan secara
efektif dan efisien

Terkendalinya penyelamatan arsip

Manfaat
Penggunaan 5 negara mewujudkan kepastian
hukum dalam proses penyusutan
dan akses arsip

SIMPAN
Kebijakan kearsipan yang tepat dan

6 akurat mendorong peningkatan

reformasi birokrasi
Percepatan terwujudnya big data secara nasional
yang telah ditetapkan melalu Perpres 39/2019
tentang SATU DATA INDONESIA dan
OPEN GOVERNMENT INDONESIA (OGI)
 Proses Bisnis
/ LK
 Implementasi Secara Nasional
Why We Exist

To drive sustainability for

ZIMCORE HUBS | NEW HIRE LAUNCHPAD

people, profit and planet

PEMINDAHAN PEMUSNAHAN PENYERAHAN
 SANKSI PIDANA
Tahun 2009 tentang Kearsipan
PASAL 81
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai
dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri
atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau
denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah).
PASAL 82
Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan
arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak
berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42
ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling
lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak
Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta
rupiah).
UU Nomor 43
PASAL 83
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip
negara yang terjaga untuk kepentingan negara
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3)
dipidana dengan pidana penjara paling lama 1
(satu) tahun atau denda paling banyak
Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
PASAL 84
Pejabat yang dengan sengaja tidak
melaksanakan pemberkasan dan
pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
43 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling
lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak
Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
 SANKSI PIDANA UU Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan

PASAL 85
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga
kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 44 ayat (2) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda
paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima
puluh juta rupiah).
PASAL 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau
menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah
ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal
53 dipidana dengan pidana penjara paling lama
10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak
Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

PASAL 86 PASAL 88
Setiap orang yangdengan sengaja Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip
memusnahkan arsip di luar prosedur yang yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai
benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 dengan anggaran negara sebagaimana
ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling dimaksud dalam Pasal 58 ayat (3) dipidana
lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak dengan pidana penjara paling lama 5
Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). (lima) tahun atau denda paling banyak
Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh
juta rupiah).
Terima Kasih
dit.akuisisi@anri.go.id