RESUME BUKU KEARSIPAN BAB I

1.1 Pengantar
Tidak mengherankan bahwa kita sering mendengar kata "arsip" karena setiap aktivitas
menghasilkan arsip. Tidak mengherankan jika orang awam menganggap arsip hanyalah
tumpukan kertas yang lusuh, berdebu, kotor, dan semrawut, serta pekerjaan yang melibatkan
kertas tersebut. Akibatnya, banyak arsip yang rusak dan tidak terurus bahkan diperjualbelikan
di pasar sebagai pembungkus sayur-sayuran, kue, kacang goreng, dan lain lain.
Karena keadaan sebagian besar arsip masih sangat memprihatinkan, pandangan di atas
tidak sepenuhnya salah. Ini terjadi karena pengelolaan kearsipan di Indonesia yang buruk,
termasuk menempatkan orang-orang "buangan" di bidang kearsipan, serta kurangnya
pemahaman masyarakat dan organisasi tentang ketentuan-ketentuan penting kearsipan di
Indonesia, termasuk organisasi, kewajiban, dan sanksi.
Bagi peneliti, khususnya mahasiswa Sejarah kondisi rusaknya atau hilangnya dokumen
arsip tentu akan menyulitkan bagi sebuah riset yang memerlukan arsip sebagai sumber
primer. Sedangkan bagi suatu instansi ataupun organisasi, arsip merupakan pusat ingatan
karena ia menjadi alat bukti yang terekam mengenai adanya suatu kegiatan. Arsip juga
sumber informasi dan acuan untuk merencanakan penyelanggaraan kegiatan selanjutnya.

1.2 Pengertian Arsip dan Batasan Penyelenggaraan Kearsipan

Istilah arsip berasal dari bahasa Belanda, “archief” diambil dari Bahasa Yunani,
“arche”.terjadi perubahan bentuk dari arche yang berarti awal atau permulaan menjadi
archea yang berarti dokumen atau catatan tentang pemerintahan dan archea menjadi archeon
yang berarti balaikota tempat dokumen/catatan.
Di dalam archivologi kita mengenal 3 istilah yaitu file,record, dan archieve
a. File adalah arsip dinamis inaktif yang oleh unit kerja tdan masih diperlukan dalam
proses administrasi secara aktif (secara langsung masih digunakan)
b. Record adalah arsip dinamis inaktif yang oleh unit kerja telah diadakan seleksi dan
diserahkan untuk disimpan ke unit kearsipan pada instansi pencipta arsip. Arsip
dinamis inaktif ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses kegiatan
administrasi sehari-hari.
c. Archieve adalah arsip statis, yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari hari.
 Pengertian arsip menurut seminar dokumentasi arsip kementrian kementrian di Jakarta
tanggal 28 februari sampai 2 maret 1957

a. Arsip adalah Kumpulan Kumpulan surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan,

aksi, transaksi, tindak tanduk dokumenter(dokumentaire handeling) yang disimpan ,

sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan
selanjutnya.

b. Arsip adalah badan, Dimana diadakan pencatatan,penyimpanan dan pengolahan

tentang surat-surat, baik di dalam pemerintahn maupun dalam soal umum, baik ke dalam
maupun ke luar sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Admosudirjo (1971) mendefinisikan arsip menjadi tiga :

1. Tempat penyimpanan secara terstuktur dari bahan bahan tertulis(geshreven stukken),

piagam-piagam(oorkonden), surat-surat(brieven), akte-akte(akten), Keputusan-
keputusan(bescheiden), daftar-daftar(registers), dokumen-dokumen(documenten),
peta-peta(kaarten).
2. Kumpulan teratur bahan-bahan kearsipan itu sendiri
3. Bahan-bahan yang harus diarsip

Pengertian arsip menurut UU No 7 tahun 1971

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-
badan oemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan Tunggal maupun
dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau
peorangan, dalam bentuk apapun baik dalam keadaan Tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pengertian arsip menurut UU No 43 tahun 2009,arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat atau diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan
bernegara.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang bertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar
yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang
terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas film (slide, film strip, mikrofilm), media
computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas fotocopy, dan lain-lain.

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

(a) Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional.
(b) Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah.
(c) Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
(d) Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
(e) Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komperehensif dan terpadu.
(f) Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(g) Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, poltik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
(h) Meningkatkan kualitax pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.

1.3 Lingkup Kegiatan Kearsipan

Peranan kegiatan kearsipan sangatlah penting dalam setiap kegiatan manusia di bidang
apapun.Manusia memiliki keterbatasan daya ingat dan tidak mungkin mengetahui
segalanya.Dengan demikian, manusia dalam kegiatan sehari-hari selalu memerlukan catatan
atau rekaman sebagai alat bantu untuk mengingat setiap kegiatan yang dilakukannya, baik di
bidang administrasi, hukum, maupun kepentingan lain yang memerlukan pembuktian otentik,
dan lain sebagainya
Kegiatan kearsipan dilakukan mulai dari penggunaan alat bantu/catatan sederhana
misalnya buku agenda maupun dengan peralatan modern berupa komputer.Bukti atau
rekaman yang dihasilkan dan diperlukan dari setiap kegiatan itulah yang perlu ditata secara
sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan.
Pada kegiatan manusia di kantor pemerintah, swasta, maupun pabrik niscaya juga
banyak menggunakan arsip. Arsip-arsip tersebut, dapat terjadi karena adanya proses kegiatan
administrasi dan komunikasi internal ataupun eksternal sehari-hari.
Para pejabat sering menyimpan arsip-arsip penting untuk disimpan sebagai bahan
pertimbangan dalam mengambil keputusan.Oleh karena itu, tertatanya arsip secara sistematis
tentu sangat menguntungkan para pejabat dalam kecepatan dan ketepatan mengambil
keputusan karena data (arsip) telah tersedia dengan baik.
Kantor-kantor pemerintah dalam kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan
masyarakat, misalnya kantor pajak, BPJS, perbankan, rumah sakit, universitas, kepolisian,
Komisi Pemilih Umum, dinas-dinas di pemerintahan dan lain sebagainya.Dengan demikian,
file arsip yang sistematis tertata dengan baik, sangat membantu pelayanan masyarakat yang
efisien dan efektif. Begitupun dengan para karyawan yang bertugas di unit-unit kerja
pembukuan, pemasaran, tata usaha, pengawasan, personalia, keuangan, humas, perlengkapan,
juga sangat membutuhkan file-file arsip.
Dari paparan di atas, dapat kita ketahui betapa pentingnya kerja kearsipan. Lingkup
kerja kearsipan memang luas, bahkan pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran
administrasi suatu program (kegiatan), mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga
pengawasan.

1.4.1 Ketentuan Pokok Mengenai Organisasi Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan nasional yang handal dan sesuai dengan prinsip, kaidah,
dan standar kearsipan sangat diperlukan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan. Dalam Undang-Undang tentang Kearsipan, Pasal 16 Ayat 1
disebutkan bahwa organisasi kearsipan di Indonesia, terdiri atas unit kearsipan pada pencipta
arsip dan lembaga kearsipan. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan
lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Unit kearsipan wajib dibentuk oleh
setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik
negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD).

Guna melaksanakan tugas, wewenang, dan penyelenggaraan kearsipan nasional

Pemerintah membentuk organisasi kearsipan di Indonesia yang terdiri atas:

a. ANRI, yaitu lembaga kearsipan di tingkat pusat yang memiliki tugas

melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip
tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota,
dan arsip perguruan tinggi;
b. Arsip daerah provinsi, yaitu lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi. Arsip
daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi, arsip
daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah
kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh perguruan
tinggi negeri;
c. Arsip daerah kabupaten/kota, yaitu lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota
kabupaten/kota;
d. Arsip perguruan tinggi, yaitu lembaga kearsipan di perguruan tinggi yang
memiliki tugas melaksanakan pengelolaan arsip di perguruan tinggi negeri

1.4.2 Ketentuan Pokek Mengenai Kewajiban Kearsipan

ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
berskala nasional yang diterima dari; a) lembaga negara, b) perusahaan, c) organisasi politik,
d) organisasi kemasyarakatan, e) perseorangan.

Arsip daerah provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari;
a) satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi,
b) lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota, c) Perusahaan, d) organisasi
politik, e) organisasi kemasyarakatan, f) perseoranga.
 Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Kearsipan Pasal 22
ayat 4 bahwa arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan;

a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi
dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.

Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang

diterima dari: a) satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota, b) desa atau yang disebut dengan nama lain, c)
perusahaan, d) organisasi politik, e) organisasi kemasyarakatan, f) perseorangan.

Selain itu, arsip daerah kabupaten kota memiliki tugas melaksanakan:

a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah
kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah
kabupaten/kota.

1.4.3 Ketentuan Pokok Mengenai Sanksi Pidana

Ketentuan mengenai pidana dan sanksi diatur dalam pasal 81 Bahwa setiap orang yang
dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam
pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 tahun atau denda paling banyak Rp. 250.000.000.

Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip
yang tidak berhak sebagaimana dimaksud dalam pasal 42 ayat 1 dipidana dengan pidana
penjara paling lama 3 tahun atau denda paling banyak Rp. 125.000.000.

Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan
Arsip Negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 42
ayat 3 dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 tahun atau denda paling banyak Rp.
25.000.000.
 Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat 1 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10
tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000.

Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup
sebagaimana dimaksud dalam pasal 44 ayat 2 dipidana dengan pidana penjara paling lama 5
tahun atau denda paling banyak Rp. 250.000.000.

Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar
sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat 2 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10
tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000.

Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam
pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp.
500.000.000.

Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai
dengan anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 58 ayat 3 dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 tahun atau denda paling banyak Rp. 250.000.000.

1.5 Perbedaan Kearsipan dengan Dokumentasi, Perpustakaan, dan

Musium

Dokumentasi atau informasi yang terekam yang dihasilkan oleh perorangan maupun
badan korporasi untuk berbagai jenis keperluan. Contohnya universitas saat mahasiswa
melakukan penelitian lalu hasil penelitian tersebut dituangkan dalam bentuk artikel, skripsi
dan lain-lain yang berbentuk dokumen. Dalam bidang administrasi badan korporasi juga
menghasilkan dokumen, seperti surat-menyurat salinan formulir dan lain-lain dengan adanya
dokumen yang dihasilkan maka dibentuklah badan yang bertugas untuk mengumpulkan
dokumen tersebut seperti kearsipan, museum, dan perpustakaan.

Kearsipan merupakan sebuah ilmu pengetahuan dan ilmu terapan. Kearsipan menjadi
sebuah ilmu pengetahuan karena secara umum telah memiliki kaidah seperti dapat dipelajari
dan memiliki metodologi. Kearsipan sebagai ilmu terapan karena bersifat aplikatif mulai dari
tahap penciptaan hingga penyusutan memerlukan keahlian dan keterampilan khusus sehingga
arsip dapat digunakan secara optimal. Kearsipan juga bagian kecil dari kegiatan dokumentasi.
Istilah dokumentasi berasal dari bahasa latin “documentum” yang artinya pengajaran,
perumpamaan, percobaan, piagam. Bidang yang dikerjakan oleh dokumentasi lebih luas
dibandingkan kearsipan, perpustakaan, dan museum seperti yang dirumuskan oleh
Federation International Dcumentation, dokumentasi merupakan kegiatan mengumpulkan,
dan mengelompokkan, serta mengedarkan macam-macam dokumen dalam setiap aktivitas.
Dokumentasi adalah tiap pandangan apakah bentuknya tertulis foto atau dengan peralatan
lain yang dapat dikumpulkan dan ditata sehingga dapat digunakan.

Bidang perpustakaan, ya itu bekerja untuk mengumpulkan, mengelompokkan, dan

menyiapkan buku untuk dibaca. Sedangkan museum bertugas untuk mengumpulkan barang
kuno, dikelompokkan, dan disiapkan. Dokumentasi adalah induk dari ilmu perpustakaan,
kearsipan, dan permuseuman.

1.5.1 Perbedaan antara Kearsipan dan Dokumentasi

Istilah dokumentasi sudah dikenal sejak abad ke-16 di Inggris. Hal itu dibuktikan
dengan adanya berbagai tulisan yang menyebut istilah documentation. Tetapi masih sulit
untuk membedakan kearsipan dan dokumentasi. Hal ini menjadi wajar karena dokumentasi
dianggap mencakup semua kegiatan pengumpulan pencatatan dan penyebaran informasi
terekam. Istilah dokumentasi berasal dari bahasa Latin “ dokumentasi termasuk”, berarti
pengajaran, perumpamaan, percobaan, piagam. Tetapi dokumentasi memiliki bidang yang
lebih luas dibandingkan kearsipan, perpustakaan, dan museum, dokumentasi dan kearsipan
memiliki tugas yang hampir sama tetapi kearsipan dikhususkan untuk mengumpulkan surat-
surat yang dapat dipergunakan sewaktu-waktu, sedangkan dokumentasi adalah tiap
penglihatan yang bentuknya tertulis, foto, dan lain-lain yang dapat diarsipkan juga dan untuk
digunakan sewaktu-waktu saat diperlukan. Kesimpulannya dokumentasi lebih luas dari
kearsipan karena dokumentasi juga termasuk dalam berbagai kegiatan kearsipan.
Dokumentasi juga bertugas untuk membuat dokumen baru yang tidak bisa dilakukan oleh
arsip.

1.5.2 Perbedaan antara Kearsipan dan Perpustakaan

Kearsipan dan perpustakaan merupakan sebuah Lembaga yang sangat berkepentingan

dalam pengelolaan dokumen. Dokumen di Lembaga kearsipan sering disebut dengan
Khazanah arsip yang dikelola oleh seorang arsiparis, sedangkan dokumen di Lembaga
perpustakaan disebut bahan Pustaka yang dikelola oleh seorang pustakawan

Perpustakaan mempunyai fungsi utama sebagai tempat menyimpan dan menyediakan

koleksi buku dan bahan tercetak lainnya. Arsip kadang-kadang juga memiliki buku dan
dokumen tercetak lainnya (umumnya dokumen rujukan). Namun fungsi utama kearsipan
adalah memelihara akumulasi arsip dinamis ataupun statis.

Dari sisi bentuk materi dan tujuan pendokumentasian sebuah arsip sangat berbeda
antara Lembaga kearsipan dengan perpustakaan. Bentuk materi arsip sendiri dari berbagai
bentuk yang memerlukan kondisi khusus dalam penggunaannya. Ciri khas materi arsip
tersebut, antara lain : berkas kasus, memorandum, naskah korespondensi, catatan harian,
naskah tekstual lainnya yang tidak diterbitkan

Disamping arsip konvensional (media kertas), arsip juga ada dalam bentuk media baru
(video,microfilm, dan sebagainya). Walaupun bahan yang ditangani berbeda, Lembaga
kearsipan dan perpustakaan memiliki kegiatan dan misi yang sama, yaitu memelihara,
mengorganisasikan, dan menyediakan informasi dalam bentuk dokumentasi. Lembaga
kearsipan dan perpustakaan merupakan instiusi yang mempunyai misi menjaga ingatan
berguna akumulasi pengetahuan disediakan untuk penggunaan masa kini dan masa yang akan
datang.

1.5.3 Perbedaan antara Kearsipan dan Musium

Guna mengetahui perbedaan kearsipan dan musium, maka perlu diketahui terlebih
dahulu definisi Musium. Menurut International Council of Museums dalam Basuki sebagai
berikut Museum adalah sebuah Lembaga permanen, nirlaba, yang melayani Masyarakat dan
perkembangannya, dan terbuka untuk umum ; yang memperoleh, melestarikan, meneliti,
mengkomunikasikan dan memamerkan, untuk keperluan kajian, Pendidikan, bukti material
dari manusia dan lingkungannya

Dari pengertian di atas, maka dapat kita ketahui perbedaan antara kearsipan dan museum,
yaitu

1. Menyangkut media yang ditangani. Arsip menangani media yang banyak berupa
kertas dan media lain sebagai hasil dari kegiatan Lembaga atau instansi. Sementara itu
 , museum memusatkan pada materi berupa artefak atau objek tiga dimensi asli yang
merupakan bukti perkembangan umat manusia atau lingkungan tempat hidup manusia
2. Menyangkut benda yang disimpan. Arsip menyimpan produk yang dihasilkan oleh
sebuah Lembaga sebagai kegiatan yang berlangsung terus menerus dalam sebuah
proses. Meskipun bendanya sama, arsip menyimpan benda yang berasal dari sebuah
kegiatan organik satu instansi atau Lembaga, sedangkan museum menyimpan benda
(dokumen) yang tidak terbatas dan kongkret
3. Menyangkut Teknik pengelolaan. Teknik yang digunakan oleh kearsipan dengan
museum tentu berbeda dalam pengelolaan dan mecapai sasaran tujuannya. Baik
masalah akuisisi,konservasi, penelitian, dan lain sebagainnya
4. Menyangkut penggunaannya. Penggunaan arsip terlebih terbatas jika dibandingkan
dengan penggunaan museum. Pengguna arsip lebih terbatas dibanding museum,
Dimana museum terbuka untuk umum. Bahkan pada pusat penyimpanan arsip
dinamis hanya orang terentu saja yang berhak menggunakannya.

1.6 Rangkuman

● Arsip >>> merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk bisa

bertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, maupun gambar yang memiliki
tujuan tertentu yakni sebagai bahan komunikasi serta informasi, yang terekam dalam kertas
(kartu, formulir), kertas film (slide, film, strip, microfilm), media computer (disket, rekaman,
piringan, pita tape), kertas foto copy, dan sebagainya.

● Penyelenggaraan kearsipan >>> ialah semua kegiatan yang termasuk kebijakan,

pembinaan kearsipan, serta pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, jugsa sarana, dan sumber daya lainnya.

-Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI,

-Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi,

-Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan

kabupaten/kota, serta

-Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab dari perguruan tinggi
itu sendiri.
 ● Lingkup kerja kearsipan begitu luas serta memiliki pengaruh besar kepada

kelangsungan administrasi suatu kegiatan, yang terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, sampai
pengawasan. Namun, ketentuan-ketentuan pokok kearsipan yang ada di Indonesia, meliputi;
ketentuan pokok organisasi kearsipan, kewajiban kearsipan, juga saksi pidana dalam UU
Kearsipan Pasal 81.

● Ada pula organisasi kearsipan yang ada di Indonesia, terdiri dari 2 yakni unit

kearsipan terhadap penciptan arsip dan lembaga kearsipan. Unit arsip adalah satuan kerja
pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola arsip. Sedangkan
lembaga kearsipan merupakan lembaga yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
di bidang pengelolaan arsip statis dan pengembangan arsip statis.

● ANRI wajib menyelenggarakan arsip statis tingkat nasional yang diperoleh dari:

(a) Badan-badan negara.

(b) Perusahaan.

(c) Organisasi politik.

(d) Organisasi masyarakat.

dan (e) Secara individu.

Arsip Daerah Negara wajib melakukan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :

(a) Satuan Kerja Daerah Negara Bagian dan Penyelenggara Pemerintah Daerah Negara
Bagian.

(b) Instansi pemerintah negara bagian dan kabupaten/kota;

(c) Perusahaan.

(d) Organisasi politik.

(e) Organisasi masyarakat.

(f) Individu.

Daerah Kabupaten/Kota wajib melakukan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:

(a) Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten atau Kota dan Pengurus Kabupaten atau Kota.
(b) disebut desa atau dengan nama lain;

(c) Perusahaan.

(d) Organisasi politik.

(e) Organisasi masyarakat.

(f) Individu.

Arsip Universitas wajib mengelola arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan
universitas dan dari civitas akademika di lingkungan universitas.

Dokumentasi dikelompokkan dalam 3 bidang kegiatan, yaitu: (1)Bidang Kearsipan

(Dokumentasi Privat); (2) Bidang Perpustakaan (Dokumentasi Literair/Publik); (3) Bidang
Musium (Dokumentasi Korporil).

● Ilmu dokumen merupakan induk dari ilmu perpustakaan, ilmu kearsipan, dan ilmu

museum (museum science). Fungsi utama perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan
koleksi buku dan bahan cetakan lainnya. Lembaga kearsipan dan perpustakaan memiliki
perbedaan yang signifikan dalam format materi dan tujuan pendokumentasian arsipnya.
Bahan arsip tersedia dalam berbagai format dan ketentuan khusus berlaku untuk
penggunaannya. Museum adalah lembaga tetap, nirlaba yang melayani masyarakat dan
perkembangannya serta terbuka untuk umum: Museum melestarikan, dan mempelajari bukti
fisik tentang manusia dan lingkungannya untuk tujuan penelitian sebagai sarana pendidikan,
dan hiburan.