BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip adalah setiap catatan yang
tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang
terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media
komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.
6
b. Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu
sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
e. Bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat
terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman
dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai
kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
Mengingat : Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
2.1.1.Fungsi Arsip
a. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Fungsi ini memiliki 2 macam, yaitu fungsi dinamis aktif
(pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi ini terdiri atas fungsi
permanen dan mati.
Contoh: ijazah SMA bagi mahasiswa.
8
3. Berdasarkan sifat
Arsip tertutup, Arsip terbuka, Arsip sentral, Arsip pemerintah, Arsip unit
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
9
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip keuangan, Arsip kepegawaian, Arsip pendidikan, Arsip
pemasaran, Arsip penjualan, dan sebagainya.
2. Secara ekstern berarti sebuah arsip diterima dari pihak lain, baik dari
perorangan maupun dari perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat
dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan tertentu, hal itu menyebabkan
surat yang diterima suatu perusahaan akan berbeda satu dengan yang lainnya,
terutama pada susunan ataupun standarisasi surat.
2. Tahap Penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima
merupakan surat dinas atau pribadi. jika surat tersebut merupakan surat dinas, berarti
surat tersebut memerlukan pemprosesan atau pengendalian lebih lanjut. Surat pribadi
dapat diserahkan langsung kepada yang dituju. Perbedaan antara surat pribadi dengan
surat dinas antara lain sebagai berikut:
13
a. Sampul surat
Sampul surat pribadi tidak ada kepala surat, tidak ada stempel/cap perusahaan, tidak
ada nomor surat, sedangkan surat dinas adalah salah satunya.
b. Alamat luar
Alamat luar surat pribadi ditujukan kepada nama karyawan, bukan jabatan, terkadang
menggunakan bahasa pergaulan, sedangkan surat dinas menggunakan bahasa resmi,
ditujukan kepada nama orang yang disertai jabatan dan nama perusahaan.
c. Alamat pengirim
Alamat pengirim surat pribadi tertulis hanya nama orang, atau sebutan kekeluargaan
seperti ayahanda, ibunda, kakanda, ananda, kakek, nenek dan sebagainya, sedangkan
surat dinas dari nama perusahaan atau organisasi, nama orang yang disertai jabatan.
3. Tahap Pencatatan/Registrasi
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan atau
registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,
tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Adapun tujuan pencatatan
surat adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.
b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari,
setiap bulan,dan setiap tahun.
c. Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain
maupun yang dibuat oleh perusahaan.
d. Agar tertib administrasi.
14
4. Tahap Distribusi
Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan
tujuan surat. Misalnya untuk pimpinan, unit kerja, atau yang mewakili. Tahap
distribusi ini juga memegang peranan yang sangat penting. Jangan sampai surat yang
seharusnya sudah disampaikan kepada orang yang dimaksud tetapi belum juga
diterima. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda. Hal ini
untuk mencegah terjadinya keterlambatan terhadap proses surat yang harus dilakukan
oleh orang yang bersangkutan.
Pendistribusian surat juga sebaiknya juga sebaiknya dilakukan pencatatan,
orang yang menerima surat membubuhkan tanda tangannya sebagai bukti bahwa
surat sudah diterima. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi.
Selain surat dari pihak luar, surat dari dalam perusahaan sendiri terkadang harus di
distribusikan, misalnya surat edaran tentang kegiatan olahraga hari jumat yang dibuat
oleh pimpinan dan harus diketahui oleh seluruh karyawan. Pendistribusian yang baik,
cepat dan tepat memberikan sumbangan yang besar terhadap keberhasilan
perusahaan.
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka
memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut:
17
d. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harhus dilaksanakan, antara lain:
1) Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.
19
e. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain.
2. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah menjada arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai
berikut:
a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana
dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana
penjara selama-lamanya 10 tahun.
b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a
UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan
pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi.
Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum
diatur pada KUHP maupun KUHD.
Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan
arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal.
a. Faktor Internal
1) Kualitas kertas.
2) Tinta.
3) Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas.
20
b. Faktor Eksternal.
a) Lingkungan.
b) Sinar matahari.
c) Debu.
d) Serangan dari kutu dan sejenisnya.
e) Jamur dan sejenisnya.
Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.
Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk member
kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih
baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.
Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa
cara yaitu:
a. Pembakaran
Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan memakn waktu
cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip
yang dimusnahkan tidak banyak.
b. Pencacahan
Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap,
artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan
secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin
pencacah kertas.
21
c. Penghancuran
Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya
karena bahan kimia yang digunakan dapat melukai pericikannya badan.
Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi,
pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip
dengan saksi-saksi.