PENATAAN ARSIP

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian
arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
serta penyusutan arsip.

Pengelolaan Arsip Dinamis Meliputi:

1. VITAL , arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan , Dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak ,Dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
2. AKTIF; arsip yagn frekuensi penggunaannya tinggi dan /atau terus menerus
3. INAKTIF , arsip yang frekuensin penggunaannya telah menurun

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu
membuat:

1. Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan
tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
3. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman
retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing
urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak
dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi,
arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi

JENIS-JENIS ARSIP:
1. Arsip Berdasarkan Sifatnya:
a) Arsip tidak penting
b) Arsip biasa
c) Arsip penting
d) Arsip sangat penting
e) Arsip rahasia
f) Arsip Berdasarkan Sifatnya
2. Arsip Berdasarkan Fungsinya:
a) Arsip Dinamis : arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif
b) Arsip Statis
3. Arsip berdasarkan Nilai Gunanya:
a) Arsip bernilai informasi
b) Arsip bernilai hukum
c) Arsip bernilai administrasi
d) Arsip bernilai ilmiah
e) Arsip bernilai keuangan
f) Arsip bernilai sejarah
g) Arsip bernilai pendidikan
4. Arsip Berdasarkan Masalahnya:
a) Financial record
 b) Inventory record
c) Personal record
d) Sales record
e) Production record
5. Arsip Berdasarkan Keahliannya:
a) Arsip asli
b) Arsip salinan
c) Arsip tembusan
6. Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum:
a) Arsip autentik
b) Arsip tidak autentik
7. Arsip Berdasarkan Pemiliknya:
a) Lembaga Pemerintahan
b) Instansi Pemerintah/ Swasta
8. Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya:
a) Arsip Manual (Lembaran)
b) Arsip Digital

FUNGSI ARSIP

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil
keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi.

Fungsi Primer: adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut
sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh
lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi
administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

Fungsi Sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta
arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga
kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder
meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

TUJUAN KEARSIPAN

1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan.
2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan
perusahaan.
3. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
4. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
5. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang kita butuhkan
6. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
7. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
8. Untuk menjaga kelestarian arsip.
9. Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan,
tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan kemasyarakatan